工程項(xiàng)目檔案管理制度

1、.工程項(xiàng)目檔案管理制度一、目的為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項(xiàng)目建議批文，中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購(gòu)合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書，開(kāi)工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。三、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)公司指定專人負(fù)責(zé)檔案

2、管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；2、檔案材料的保管和銷毀；3、檔案材料的查借閱、催還。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記（見(jiàn)附表一）。4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號(hào)、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二）。5、在檔案的次頁(yè)設(shè)“合同概要”、“主

3、要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。五、檔案的管理1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。2、每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。六、檔案要求1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安全。2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。

4、4、公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。八、檔案的銷毀1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)（見(jiàn)附表三）。2、檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷毀失效檔案。3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說(shuō)明。4、銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。5、銷毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。九、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱申請(qǐng)單，由核準(zhǔn)人簽字同意，方可查閱（見(jiàn)附表四）。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、資料員對(duì)文件的查（借）閱情況要進(jìn)行登記（見(jiàn)附表五）。4、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管及時(shí)處理。6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能帶出。7、公司對(duì)調(diào)閱制度實(shí)行分級(jí)制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級(jí)的評(píng)定，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)印件借閱”。十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。3、