工程檔案管理策劃書

1、.目 錄總 則.2第一章 檔案管理流程.3第一節(jié) 項目文件的收集.4第二節(jié) 項目文件的整理.8第三節(jié) 項目文件的移交 .8第二章 檔案管理內(nèi)容.9第一節(jié) 計劃、統(tǒng)計報表的編制與傳遞.10第二節(jié) 信息管理.10第三節(jié) 竣工資料及施工記錄移交.11第一章 總 則本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了通天國際電力工程有限公司檔案的管理工作的流程和內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于通天國際電力工程有限公司檔案管理工作。引用標(biāo)準(zhǔn)中華人民共和國檔案法（中華人民共和國主席令1987第 58 號）中華人民共和國檔案法實施辦法（國家檔案局令 第 5 號）國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002）科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

2、（GB/T 11822-2008）重大建設(shè)項目檔案驗收辦法（檔發(fā)20062 號）建設(shè)項目（工程檔案驗收辦法（國檔發(fā)19928 號）電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-2002）中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范（Q/CSG 21804-2009）中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司項目檔案管理規(guī)定（Q/CSG213058-2013）第二章檔案管理流程 我項目部檔案管理以單項工程為管理單位，收集保存從項目開工至竣工投產(chǎn)的全套工程檔案資料。按項目檔案管理過程分為項目文件收集、項目文件整理、項目文件移交歸檔三個流程。 第一節(jié) 項目文件的收集 一

3、、收集要求 1、文件材料必須收集齊全、完整。各單位參照本規(guī)定附錄B中的歸檔范圍進(jìn)行項目文件的收集，包括文字、圖表、聲像、照片、電子文件等不同形式和紙質(zhì)、錄像帶、錄音帶、光盤等不同載體的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的全部項目文件。 2、質(zhì)量要求：歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，一般不使用復(fù)印件；字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認(rèn)可手續(xù)完備；歸檔文件材料幅面要求采用A4紙(297210mm)尺寸；文 件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙書寫和簽批，熱感傳真紙應(yīng)復(fù)印后歸檔；錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；長期存儲的電子文件使用不可擦除型光盤。 3、各類文件應(yīng)按文件形成

4、的先后順序或項目完成情況及時收集。 二、收集方法 應(yīng)使用收集袋(盒)對項目文件材料進(jìn)行存放。收集袋是在文件收集過程中所使用的用以分門別類裝放文件的袋子(盒)，收集文件時分類保存并擬出案卷題名，標(biāo)示在文件袋上即可形成收集袋。 第二節(jié) 項目文件的整理 一、整理要求 項目所形成的全部項目文件應(yīng)按檔案管理的要求，在檔案人員的指導(dǎo)下，由文件形成部門（單位）負(fù)責(zé)整理，將項目文件進(jìn)行分類后，按其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷（組卷）。案卷質(zhì)量應(yīng)符合中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司項目檔案管理規(guī)定（Q/CSG213058-2013）的要求，分類、組卷、排列、編目規(guī)范、系統(tǒng)。 二、組卷原則 組卷應(yīng)遵循工程建設(shè)各階段項目文件

5、材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于項目檔案的保管和利用。 3、 組卷方法 我單位形成的施工文件，按單項工程、單位工程組卷。原材料質(zhì)量證明文件，一般應(yīng)按專業(yè)、品種、型號組卷。設(shè)備文件按專業(yè)、臺件組卷。成冊、成套的項目文件宜保持其原有形態(tài)。同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 四、卷內(nèi)文件的排列 (1) 文字材料按時間、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。 (2) 圖紙按專業(yè)、圖號順序排列。 (3) 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。有譯文的外文資料，譯

6、文在前，原文在后。五、案卷的編目 (1) 編制卷內(nèi)文件頁號 卷內(nèi)文件按有書寫內(nèi)容的頁面編號，單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。以件為單位編寫頁號，每份文件頁號均從“1”開始。 印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。 竣工圖每冊自成一卷，不必重新編寫頁號。 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號，案卷脊背裱裝于案卷裝具脊背處。 (2) 編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背的樣式具體見附錄 C。由建設(shè)單位向各參建單位提供項目檔案分類編號方案，各參建單位在項目文件移交前，檔號、案卷題名一

7、般用鉛筆在檔案裝具上臨時編制，通過電子檔案管理信息系統(tǒng)著錄案卷、卷內(nèi)目錄，待項目文件 通過歸檔審查移交給建設(shè)單位進(jìn)行匯總整理，統(tǒng)一編目后，再打印案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背裝盒。案卷按照“案卷封面卷內(nèi)目錄文件材料備考表”的順序進(jìn)行排列。 (3) 編制檢索工具 參建單位完成整理后，編制好科技檔案分類目錄和卷內(nèi)目錄作為案卷清冊，準(zhǔn)備接受項目文件歸檔審查。 建設(shè)單位辦公室部門完成項目檔案的匯總整理后，為每一個單項工程設(shè)立相應(yīng)的項目檔案目錄夾。檔案目錄夾按照“竣工檔案立卷說明 科技檔案分類目錄 對應(yīng)分類目錄中的卷內(nèi)目錄”的順序排列?？⒐n案立卷說明標(biāo)題字體采用二號黑體、正文字體采用三號仿宋體。

8、 竣工檔案立卷說明應(yīng)包含下列內(nèi)容： 工程概況：包括工程名稱、開工時間、竣工時間、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、運(yùn)行維護(hù)單位、工程造價等。立卷依據(jù)、案卷數(shù)量、信息化程度及保管條件、檔案編制有關(guān)人員等。 六、 案卷的裝訂 (1) 案卷的裝訂要求 文件右下頁邊齊整、無倒頁；破損的文件應(yīng)修復(fù)；去掉留存在文件材料上的金屬物；文件幅面參差不齊的應(yīng)折疊或托裱為統(tǒng)一幅面。 圖紙按 GB/T10609.3 技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法進(jìn)行折疊，一般要求向內(nèi)折疊后幅面為A4（297mm210mm ）尺寸，標(biāo)題欄外露。 案卷內(nèi)文件可采用整卷裝訂或以件為單位裝訂兩種形式，圖紙可不裝訂。 裝訂時應(yīng)采用棉繩三孔一

9、線左側(cè)裝訂或使用裝訂寶裝訂，也可采用不銹鋼鋼釘進(jìn)行裝訂（永久保存的除外）。裝訂的案卷厚度一般不超過40mm。以件為單位裝訂的文件或不裝訂的圖紙在每份文件材料的右上角加蓋檔號章，檔號章樣式見附錄E。 (2) 裝具規(guī)格及制成材料 檔案盒采用 220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。 檔案盒外表尺寸為310mm220mm，厚度分別為10、20、30、40、50、60mm。 案卷表格（案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表）規(guī)格為：297mm210mm，宜采用 70g 以上白色書寫紙制作。 案卷封面、案卷脊背和案卷表格中的字跡要清晰端正。 第三節(jié) 項目文件的移交 一、 移交項目檔案時，應(yīng)同時移交紙質(zhì)和電子文件，以

10、及音像、照片等其它載體形式的文件。項目電子文件的歸檔應(yīng)依據(jù)中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范執(zhí)行。 二、 收集整理的項目文件與工程建設(shè)階段同步歸檔，工程建設(shè)每完成一個階段，相應(yīng)的職能部門即向辦公室部門移交經(jīng)整理的項目文件歸檔。除后評價文件外，各職能部門收集整理的項目文件最遲在工程投產(chǎn)后90天內(nèi)完成歸檔。 三、 除保管自身形成的檔案，還應(yīng)根據(jù)本規(guī)定的條款，適當(dāng)增加項目檔案的制作和移交份數(shù)。向建設(shè)單位移交的項目檔案要求至少為兩套，在工程投產(chǎn)后 45 天內(nèi)完成歸檔。 第二章 檔案管理內(nèi)容第一節(jié) 計劃、統(tǒng)計報表的編制與傳遞工程項目經(jīng)理部結(jié)合公司經(jīng)營部，負(fù)責(zé)計劃、統(tǒng)計報表的編制與傳遞，每月按

11、規(guī)定時間向公司、監(jiān)理方及建設(shè)方提交各類統(tǒng)計報表。一、工程開工前所報資料工程開工前，應(yīng)向項目法人或監(jiān)理工程師提交下列文件：A-01工程開工報審表（W）A-03施工組織設(shè)計報審表（H）A-04 專項/重要施工方案報審表（H）A-05 _方案報審表（H）A-08 人員資格報審表（W）A-09 主要施工機(jī)械/工器具/安全用具報審表（W）A-11主要測量計量器具/試驗設(shè)備檢驗報審表（W）A-13 進(jìn)度計劃報審表（W）二、施工過程中每月按時上報施工過程中，每月按時向公司本部、監(jiān)理工程師及項目法人單位報送以下各表：當(dāng)月工程形象進(jìn)度表；施工實物工程量完成情況統(tǒng)計表；完成投資額統(tǒng)計表；施工質(zhì)量報表，綜合反映報告

12、期內(nèi)的施工質(zhì)量狀況、存在的問題和采取的措施；提出下一月的工程計劃和要求；第2節(jié) 信息管理一、信息管理的目標(biāo)保證信息可靠、快速、準(zhǔn)確的流通和傳遞，充分發(fā)揮信息的引導(dǎo)與勾通作用，提高工程質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，提高顧客滿意度。信息管理流程圖：設(shè)備材料供貨商項目法人及其代表項目經(jīng)理部監(jiān)理工程師公司本部施工隊、班組設(shè)計單位指令流反饋流信息流二、信息管理的措施施工現(xiàn)場由技術(shù)員、材料員、及其它管理人員組成信息流通渠道，及時向項目經(jīng)理匯報整理相關(guān)信息，利用項目部網(wǎng)絡(luò)或傳真及時快捷的與各相關(guān)部門勾通。及時向業(yè)主方匯報以下信息：按業(yè)主的相關(guān)要求及規(guī)定的格式，提供投資計劃完成情況統(tǒng)計報表；施工實物工程量完成情況統(tǒng)計報表，

13、形象進(jìn)度情況（應(yīng)與投資統(tǒng)計報表相一致）；施工質(zhì)量狀況報表，應(yīng)反映報告期內(nèi)的施工質(zhì)量狀況、存在的問題和采取的措施；物資統(tǒng)計報表，其中應(yīng)反映各種材料定貨、加工、運(yùn)輸、到貨情況、質(zhì)量情況、是否滿足施工要求以及存在的問題。各種計劃、統(tǒng)計資料均實行計算機(jī)管理，書面資料和電子文檔同時提交與項目法人。利用公司信息管理平臺，及時上網(wǎng)進(jìn)入相關(guān)模塊反映現(xiàn)場的各種進(jìn)度與問題，使公司上級清楚現(xiàn)場的情況與存在的問題，給予幫助解決。也及時的根據(jù)現(xiàn)場情況調(diào)整網(wǎng)絡(luò)計劃，合理的控制工期。利用電腦及相關(guān)的軟件對實際工程量、材料供應(yīng)情況、設(shè)備管理情況等進(jìn)行合理的統(tǒng)計。第3節(jié) 竣工資料及施工記錄移交竣工資料及施工記錄及時整理，按照G

14、B/T19001-ISO9001質(zhì)量體系文件竣工資料編制交付程序進(jìn)行，并結(jié)合業(yè)主方的要求，編制竣工資料電子版予以移交。一、工程竣工資料及施工記錄u 工程開工、竣工報告；u 竣工圖紙及施工圖會審紀(jì)要；u 設(shè)計變更通知單，材料代用清單及簽訂；u 自購材料的供貨商資質(zhì)證明、出廠質(zhì)量合格證明及試驗報告；u 項目法人供應(yīng)材料的資質(zhì)證明、產(chǎn)品合格證及試驗報告；u 工程實驗報告及試驗記錄；u 施工缺陷處理明細(xì)表、附圖以及工程遺留問題；u 中間檢查、竣工驗收記要及工程啟動驗收證書等驗收文件。以上所有施工記錄表應(yīng)簽字，手續(xù)齊全，并有監(jiān)理工程師簽證。二、資料移交和要求1、資料驗收移交程序.竣工資料和施工記錄的移交

15、工作由項目部負(fù)責(zé)，各施工隊協(xié)助，公司工程部把關(guān)。 .分部、分項工程完工后，由施工隊質(zhì)檢員負(fù)責(zé)將原始施工記錄收集、檢查、整理，上交給項目部質(zhì)檢員及技術(shù)員審核、匯總后，提交監(jiān)理工程師審驗。 .監(jiān)理工程師審驗后，按照原始施工記錄把數(shù)據(jù)輸入計算機(jī)，并打印出要求份數(shù)，再對照原始記錄簽字和經(jīng)監(jiān)理工程師簽證。 .所有承包范圍內(nèi)的全部工程達(dá)到溪洛渡右岸電站送電廣東500kV 同塔雙回直流輸電工程-昭通換流站工程施工驗收規(guī)范的規(guī)定后，將竣工驗收報告報給監(jiān)理工程師，監(jiān)理工程師復(fù)核確認(rèn)具備竣工驗收條件后，簽署意見，并報項目法人批準(zhǔn)，組織正式竣工驗收。 .竣工驗收現(xiàn)場檢查結(jié)束后，根據(jù)驗收組提出的工程缺陷及修改意見，立即組織人員消除缺陷，消缺工作完成后，向項目法人提出復(fù)檢申請。 .工程復(fù)檢合格后，由項目部向項目法人