集團公司非招標采購方式管理辦法

1、集團公司非招標采購方式管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范X公司（以下簡稱公司）采購行為，加強對采用非招標采購方式采購活動的監(jiān)督管理，維護公司的合法權(quán)益，依據(jù)公司采購管理制度的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本辦法。第二條承擔采購人職責的相關(guān)單位采用非招標采購方式采購貨物、工程和服務的，適用本辦法。本辦法所稱非招標采購方式，是指競爭性談判、單一來源采購和詢（比）價采購方式。本辦法所稱的競爭性談判，是指談判小組與符合資格條件的供應商就采購貨物、工程和服務事宜進行談判，供應商按照談判文件的要求提交響應文件和最后報價，承擔采購人職責的相關(guān)單位從談判小組提出的成交候選人中確定成交供應商的采購方式。本辦法所稱的

2、詢（比）價，是指詢價小組向符合資格條件的供應商發(fā)出采購貨物詢價通知書，要求供應商一次報出不得更改的價格，承擔采購人職責的相關(guān)單位從詢價小組提出的成交候選人中確定成交供應商的采購方式。本辦法所稱的單一來源采購，是指承擔采購人職責的相關(guān)單位從某一特定供應商處采購貨物、工程和服務的采購方式。第三條承擔采購人職責的相關(guān)單位經(jīng)公司采購主管部門及分管領(lǐng)導同意，可以由采購主管部門聘請采購代理機構(gòu)代理采購。采購代理機構(gòu)從公司招標代理機構(gòu)名錄庫中選取。第四條適用于公司本部、分公司及全資子公司以非招標方式進行的物資、服務與工程采購活動。第二章競爭性談判小組或詢價小組的組成、職責和義務第五條競爭性談判小組或者詢價小

3、組由承擔采購人職責的相關(guān)單位代表和評審專家共三人以上單數(shù)組成，其中評審專家人數(shù)不得少于競爭性談判小組或者詢價小組成員總數(shù)的三分之二。達到公開招標數(shù)額標準的貨物或者服務采購項目，或者達到招標規(guī)模標準的公司采購工程，競爭性談判小組或者詢價小組應當由五人以上單數(shù)組成。采用競爭性談判、詢價方式采購的公司采購項目，評審專家應當由采購主管部門從公司采購評審專家?guī)靸?nèi)相關(guān)專業(yè)的專家名單中選取。第六條競爭性談判小組或者詢價小組在采購活動過程中應當履行下列職責：（一）確認或者制定談判文件、詢價通知書；（二）從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判或者詢價；（三）審查供應商的響應文件并作出評價

4、；（四）要求供應商解釋或者澄清其響應文件；（五）編寫評審報告；（六）告知承擔采購人職責的相關(guān)單位在評審過程中發(fā)現(xiàn)的供應商的違法違規(guī)行為。第七條競爭性談判小組或者詢價小組成員應當履行下列義務：（一）遵紀守法，客觀、公正、廉潔地履行職責；（二）根據(jù)采購文件的規(guī)定獨立進行評審，對個人的評審意見承擔法律責任；（三）參與評審報告的起草；（四）配合承擔采購人職責的相關(guān)單位、采購代理機構(gòu)答復供應商提出的質(zhì)疑；（五）配合財政部門的投訴處理和監(jiān)督檢查工作。第三章非招標采購方式適用條件與采購程序第一節(jié)競爭性談判適用條件與采購程序第八條符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式采購：（一）招標后沒有供應商投

5、標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；（二）技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；（三）非承擔采購人職責的相關(guān)單位所能預見的原因或者非承擔采購人職責的相關(guān)單位拖延造成采用招標所需時間不能滿足用戶或公司緊急需要的；（四）因?qū)＠?、專有技術(shù)或者服務的時間、數(shù)量事先不能確定等原因不能事先計算出價格總額的；（五）采購的工程單筆價值在X萬元以上、X萬元以下，采購的貨物或服務單筆價值在X萬元以上、X萬元以下的。第九條采用競爭性談判方式采購的，應當遵循下列程序：（一）確定競爭性談判采購需求，要求競爭性談判采購需求中的技術(shù)、服務等要求應當完整、明確，符合相關(guān)法律、行政法規(guī)和公司采購政策的規(guī)定

6、。（二）成立談判小組。談判小組由承擔承擔采購人職責的相關(guān)單位職責的相關(guān)單位派出的代表和公司其他單位派出的有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。（三）制定談判文件。談判文件應當明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。（四）確定邀請參加談判的供應商名單。談判小組從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判，并向其提供談判文件。從談判文件發(fā)出之日起至供應商提交首次響應文件截止之日止不得少于三個工作日。（五）響應文件的評審。談判小組應當對響應文件進行評審，并根據(jù)談判文件規(guī)定的程序、評定成交的標準等事項與實質(zhì)性響應談判文件要求的

7、供應商進行談判。未實質(zhì)性響應談判文件的響應文件按無效處理，談判小組應當告知有關(guān)供應商。（六）談判。談判小組所有成員集中與單一供應商分別進行談判，并給予所有參加談判的供應商平等的談判機會。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應商的技術(shù)資料、價格和其他信息。談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應當以書面形式通知所有參加談判的供應商。提交首次響應文件截止之日前，承擔采購人職責的相關(guān)單位、采購代理機構(gòu)或者談判小組可以對已發(fā)出的談判文件進行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的內(nèi)容作為談判文件的組成部分。澄清或者修改的內(nèi)容可能影響響應文件編制的，應當順延提交首次響應文件截止之日。（七）提出成交候選

8、人。談判結(jié)束后，談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，提交最后報價的供應商不得少于三家。最后報價是供應商響應文件的有效組成部分。談判小組應當從質(zhì)量和服務均能滿足采購文件實質(zhì)性響應要求的供應商中，按照最后報價由低到高的順序提出X名以上成交候選人，并編寫評審報告。采購代理機構(gòu)應當在評審結(jié)束后X個工作日內(nèi)將評審報告送承擔采購人職責的相關(guān)單位確認。（八）確定成交供應商。承擔采購人職責的相關(guān)單位應當在收到評審報告后五個工作日內(nèi)，從評審報告提出的成交候選人中，根據(jù)質(zhì)量和服務均能滿足采購文件實質(zhì)性響應要求且最后報價最低的原則，提出成交供應商名單，報請公司分管采購的領(lǐng)導批準后確定成交供

9、應商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應商。第十條在談判過程中，談判小組可以根據(jù)談判文件和談判情況實質(zhì)性變動采購需求中的技術(shù)、服務要求以及合同草案條款，但不得變動談判文件中的其他內(nèi)容。實質(zhì)性變動的內(nèi)容，須經(jīng)承擔采購人職責的相關(guān)單位代表確認。第十一條已提交響應文件的供應商，在提交最后報價之前，可以根據(jù)談判情況退出談判。承擔采購人職責的相關(guān)單位、采購代理機構(gòu)應當退還退出談判的供應商的保證金。第二節(jié)詢（比）價適用條件與采購程序第十二條符合下列情形之一的工程、貨物或者服務，可以依照本制度采用詢（比）價方式采購：（一）采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的；（二）采購的工程單筆價值

10、在X萬元以上、X萬元以下的；（三）采購的服務單筆價值在X萬元以上、X萬元以下的。第十三條采取詢價方式采購的，應當遵循下列程序：（一）確定詢價采購需求，要求詢價采購需求中的技術(shù)、服務等要求應當完整、明確，符合相關(guān)法律、行政法規(guī)和公司采購政策的規(guī)定。（二）成立詢價小組。詢價小組由承擔承擔采購人職責的相關(guān)單位職責的相關(guān)單位派出的代表一人和公司其他單位派出的有關(guān)專家二人組成。詢價小組應當對采購項目的價格構(gòu)成和評定成交的標準等事項作出規(guī)定。（三）制定詢價文件。詢價文件應當明確詢價程序、詢價內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。（四）確定被詢價的供應商名單。詢價小組根據(jù)采購需求，從符合相應資格條件

11、的供應商名單中確定不少于三家的供應商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。從詢價通知書發(fā)出之日起至供應商提交響應文件截止之日止不得少于三個工作日。（五）提交詢價響應文件。參加詢價采購活動的供應商，應當按照詢價通知書的規(guī)定一次報出不得更改的價格。參加詢價采購活動的供應商提交響應文件截止之日前，承擔采購人職責的相關(guān)單位、采購代理機構(gòu)或者詢價小組可以對已發(fā)出的詢價通知書進行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的內(nèi)容作為詢價通知書的組成部分。澄清或者修改的內(nèi)容可能影響響應文件編制的，應當順延提交響應文件截止之日。（六）詢價響應文件的評審。詢價小組應當對響應文件進行評審，并根據(jù)詢價文件規(guī)定的程序、評定成交的標準等

12、事項與實質(zhì)性響應詢價文件要求的供應商進行談判。未實質(zhì)性響應詢價文件的響應文件按無效處理，詢價小組應當告知有關(guān)供應商。（七）提出成交候選人。詢價小組應當從質(zhì)量和服務均能滿足采購文件實質(zhì)性響應要求的供應商中，按照報價由低到高的順序提出三名以上成交候選人，并編寫評審報告。詢價小組或采購代理機構(gòu)應當在評審結(jié)束后二個工作日內(nèi)將評審報告送承擔采購人職責的相關(guān)單位確認。（八）確定成交供應商。承擔采購人職責的相關(guān)單位應當在收到評審報告后五個工作日內(nèi)，從評審報告提出的成交候選人中，根據(jù)質(zhì)量和服務均能滿足采購文件實質(zhì)性響應要求且報價最低的原則，提出成交供應商名單，報請公司分管采購的領(lǐng)導批準后確定成交供應商，并將結(jié)

13、果通知所有參加詢價的未成交的供應商。第十四條詢價小組在詢價過程中，不得改變詢價通知書所確定的技術(shù)和服務等要求、評審程序、評定成交的標準和合同文本等事項。第三節(jié)單一來源采購適用條件與采購程序第十五條符合下列情形之一的工程、貨物或者服務，可以依照本制度采用單一來源方式采購：（一）只能從唯一供應商處采購的；（二）發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；（三）必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的；（四）聯(lián)合投標項目中標后，按照共同投標協(xié)議約定相關(guān)貨物或服務只能由聯(lián)合體成員提供的；（五）工程單筆價值在X萬元以下，貨

14、物或服務單筆價值在X萬元以下的。第十六條采用單一來源采購方式采購的，承擔采購人職責的相關(guān)單位、采購代理機構(gòu)應當組織具有相關(guān)經(jīng)驗的專業(yè)人員與供應商商定合理的成交價格并保證采購項目質(zhì)量。第十七條單一來源承擔采購人職責的相關(guān)單位員工應當編寫協(xié)商情況記錄，主要內(nèi)容包括：（一）協(xié)商日期和地點，承擔采購人職責的相關(guān)單位員工名單；（二）供應商提供的采購標的成本、同類項目合同價格以及相關(guān)專利、專有技術(shù)等情況說明；（三）合同主要條款及價格商定情況。第十八條協(xié)商情況記錄應當由采購全體人員簽字認可。對記錄有異議的承擔采購人職責的相關(guān)單位員工，應當簽署不同意見并說明理由。承擔采購人職責的相關(guān)單位員拒絕在記錄上簽字又不

15、書面說明其不同意見和理由的，視為同意。第四章相關(guān)規(guī)則第一節(jié)達到公開招標數(shù)額標準的項目改采非招標方式采購的申請第十九條達到公開招標數(shù)額標準的貨物、服務采購項目，擬采用非招標采購方式的，應當符合本辦法的規(guī)定，且承擔采購人職責的相關(guān)單位應當在采購活動開始前獲得公司分管采購的領(lǐng)導同意并報公司總經(jīng)理批準。第二十條根據(jù)前條申請采用非招標采購方式采購的，承擔采購人職責的相關(guān)單位應當向公司采購主管部門提交以下材料并對材料的真實性負責：（一）承擔采購人職責的相關(guān)單位名稱、采購項目名稱、項目概況等項目基本情況說明；（二）項目預算金額、預算批復文件或者資金來源證明；（三）擬申請采用的采購方式和理由。第二節(jié)談判文件與

16、詢價文件第二十一條談判文件、詢價通知書應當根據(jù)采購項目的特點和承擔采購人職責的相關(guān)單位的實際需求制定，并經(jīng)承擔采購人職責的相關(guān)單位書面同意。承擔采購人職責的相關(guān)單位應當以滿足實際需求為原則，不得擅自提高經(jīng)費預算和資產(chǎn)配置等采購標準。談判文件、詢價通知書不得要求或者標明供應商名稱或者特定貨物的品牌，不得含有指向特定供應商的技術(shù)、服務等條件。第二十二條談判文件、詢價通知書應當包括供應商資格條件、采購邀請、采購方式、采購預算、采購需求、采購程序、價格構(gòu)成或者報價要求、響應文件編制要求、提交響應文件截止時間及地點、保證金交納數(shù)額和形式、評定成交的標準等。談判文件除本條第一款規(guī)定的內(nèi)容外，還應當明確談判

17、小組根據(jù)與供應商談判情況可能實質(zhì)性變動的內(nèi)容，包括采購需求中的技術(shù)、服務要求以及合同草案條款。第二十三條承擔采購人職責的相關(guān)單位應當從公司建立的供應商庫中選擇邀請不少于X家符合相應資格條件的供應商參與競爭性談判或者詢價采購活動。第二十四條供應商應當按照談判文件、詢價通知書的要求編制響應文件，并對其提交的響應文件的真實性、合法性承擔法律責任。第二十五條承擔采購人職責的相關(guān)單位、采購代理機構(gòu)可以要求供應商在提交響應文件截止時間之前交納保證金。保證金應當采用支票、匯票、本票、網(wǎng)上銀行支付或者金融機構(gòu)、擔保機構(gòu)出具的保函等非現(xiàn)金形式交納。保證金數(shù)額應當不超過采購項目預算的X%。供應商為聯(lián)合體的，可以由

18、聯(lián)合體中的一方或者多方共同交納保證金，其交納的保證金對聯(lián)合體各方均具有約束力。第三節(jié)供應商響應與響應文件的評審第二十六條供應商應當在談判文件、詢價通知書要求的截止時間前，將響應文件密封送達指定地點。在截止時間后送達的響應文件為無效文件，承擔采購人職責的相關(guān)單位、采購代理機構(gòu)或者談判小組、詢價小組應當拒收。供應商在提交詢價響應文件截止時間前，可以對所提交的響應文件進行補充、修改或者撤回，并書面通知承擔采購人職責的相關(guān)單位、采購代理機構(gòu)。補充、修改的內(nèi)容作為響應文件的組成部分。補充、修改的內(nèi)容與響應文件不一致的，以補充、修改的內(nèi)容為準。第二十七條談判小組、詢價小組在對響應文件的有效性、完整性和響應

19、程度進行審查時，可以要求供應商對響應文件中含義不明確、同類問題表述不一致或者有明顯文字和計算錯誤的內(nèi)容等作出必要的澄清、說明或者更正。供應商的澄清、說明或者更正不得超出響應文件的范圍或者改變響應文件的實質(zhì)性內(nèi)容。談判小組、詢價小組要求供應商澄清、說明或者更正響應文件應當以書面形式作出。供應商的澄清、說明或者更正應當由法定代表人或其授權(quán)代表簽字或者加蓋公章。由授權(quán)代表簽字的，應當附法定代表人授權(quán)書。供應商為自然人的，應當由本人簽字并附身份證明。第二十八條談判小組、詢價小組應當根據(jù)評審記錄和評審結(jié)果編寫評審報告，其主要內(nèi)容包括：（一）邀請供應商參加采購活動的具體方式和相關(guān)情況，以及參加采購活動的供

20、應商名單；（二）評審日期和地點，談判小組、詢價小組成員名單；（三）評審情況記錄和說明，包括對供應商的資格審查情況、供應商響應文件評審情況、談判情況、報價情況等；（四）提出的成交候選人的名單及理由。評審報告應當由談判小組、詢價小組全體人員簽字認可。談判小組、詢價小組成員對評審報告有異議的，談判小組、詢價小組按照少數(shù)服從多數(shù)的原則推薦成交候選人，采購程序繼續(xù)進行。對評審報告有異議的談判小組、詢價小組成員，應當在報告上簽署不同意見并說明理由，由談判小組、詢價小組書面記錄相關(guān)情況。談判小組、詢價小組成員拒絕在報告上簽字又不書面說明其不同意見和理由的，視為同意評審報告。第四節(jié)采購成交與合同簽訂第二十九條

21、承擔采購人職責的相關(guān)單位或者采購代理機構(gòu)應當在成交供應商確定后X個工作日內(nèi)，向成交供應商發(fā)出成交通知書。第三十條承擔采購人職責的相關(guān)單位與成交供應商應當在成交通知書發(fā)出之日起X日內(nèi)，按照采購文件確定的合同文本以及采購標的、規(guī)格型號、采購金額、采購數(shù)量、技術(shù)和服務要求等事項簽訂公司采購合同。承擔采購人職責的相關(guān)單位不得向成交供應商提出超出采購文件以外的任何要求作為簽訂合同的條件，不得與成交供應商訂立背離采購文件確定的合同文本以及采購標的、規(guī)格型號、采購金額、采購數(shù)量、技術(shù)和服務要求等實質(zhì)性內(nèi)容的協(xié)議。第三十一條承擔采購人職責的相關(guān)單位或者采購代理機構(gòu)應當在采購活動結(jié)束后及時退還供應商的保證金，但因供應商自身原因?qū)е聼o法及時退還的除外。未成交供應商的保證金應當在成交通知書發(fā)出后五個工作日內(nèi)退還，成交供應商的保證金應當在采購合同簽訂后五個工作日內(nèi)退還。有下列情形之一的，保證金不予退還：（一）供應商在提交響應文件截止時間后撤回響應文件的；（二）供應商在響應文件中提供虛假材料的；（三）除因不可抗力或談判文件、詢價通知書認可的情形以外，成交供應商不與承擔采購