行政前臺工作流程圖

1、.行政前臺工作流程（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查工作流程：1、每天早上9：00、中午14：00和下午17：25檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；2、保持辦公區(qū)空氣清新，定期在每周五下班前五分鐘噴灑除蟲藥物或除臭劑；3、及時向行政主管領(lǐng)用垃圾桶、衛(wèi)生用紙等用品，填寫消耗品領(lǐng)用登記，保障公司后勤配備；4、每天早上9：10整理當日的報紙歸納至董事長室報夾，將更換下來的報刊統(tǒng)一放置，每兩個月以廢品處理，所得費用交由行政主管記入備用金流水帳簿中上繳財務(wù)。注意事項：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物

2、品擺放整齊；2、及時補給衛(wèi)生用紙等后勤配備；3、報刊整理整潔有序，廢舊報刊處理及時。相關(guān)記錄：消耗品領(lǐng)用登記行政主管備用金流水帳簿行政主管管理辦法：若未及時發(fā)現(xiàn)并處理以上流程中的各項工作，罰款3050元；（二）接待客戶來訪工作流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；2、登記客戶來訪登記薄，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；3、如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；4、準備招待茶水飲料；5、通知相關(guān)工作人員有人來訪；6、每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及

3、煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；8、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在客戶來訪登記簿上登記，及時通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在客戶來訪登記簿上注明；9、及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復(fù)；10、及時將用完的客戶來訪登記薄交由行政主管歸檔。注意事項：1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；2、客戶來訪登記薄的詳細記錄；并及時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；3、及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。相關(guān)記

4、錄：客戶來訪登記薄前臺管理辦法：未按照以上流程完成任一項接待工作，相關(guān)崗位負責(zé)人將受到1030元罰款。（三）電話的接聽和記錄工作流程：1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語； 2、電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；3、接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；4、對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；5、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；6、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。7、將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在電話記錄上；8、記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程

5、,并確認對方接收信息正確無誤。9、及時將用完的來電記錄表交由行政主管歸檔。注意事項：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在來電記錄表上記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；3、如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息，（通知方法詳見“通知流程”）；相關(guān)記錄：來電記錄表前臺管理辦法：1、來電接聽不主動、不及時，接聽電話用語粗魯，罰款1030元；2、未及時和詳細記錄來電信息，忘記轉(zhuǎn)達、轉(zhuǎn)達不及時或傳達信息錯誤，罰款50100元；3、來電記錄表不及時交行政主管歸檔，罰款3050元。（四）日常的打印、復(fù)印以

6、及相關(guān)設(shè)備的使用管理工作流程：1、每天早上上班時間準時開啟并且檢查打印機、復(fù)印機，并及時補充所需的紙張；2、負責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；3、打印機、復(fù)印機或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時填寫設(shè)備報修單并聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護人員進行檢查維修；（詳見“固定資產(chǎn)的報修與報廢流程”）；4、及時將用完的設(shè)備報修單交由行政主管歸檔。注意事項：1、熟練操作打印、復(fù)印機，并及時補充用紙；2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；3、打印、復(fù)印機等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進行維修；4、不得

7、私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)申報行政主管同意付費再使用；5、節(jié)約資源，愛惜紙張；6、及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。相關(guān)記錄： 設(shè)備報修單前臺管理辦法：1、未按時完成公司日常的打印、復(fù)印工作，浪費紙張，罰款3050元2、私自利用公司資源用于個人用途和無關(guān)于公司的其它商業(yè)用途，罰款3050元3、對打印、復(fù)印機等設(shè)備的報修和維修情況不記錄，不及時將記錄表交由行政主管歸檔，罰款3050元；（五）收發(fā)工作匯報表工作流程：1、每月1日分發(fā)工作匯報表；2、每月30/31日收集工作匯報表，檢查填寫是否正確，并交由行政主管審核；3、行政主管審核后交總經(jīng)理查閱簽字，并將總經(jīng)理簽字的

8、工作匯報表連同考勤統(tǒng)計一并交財務(wù)造工資表；4、最后工作匯報表返行政主管歸檔。注意事項：1、每月1日發(fā)，30/31日收回，檢查后并交行政主管審核；2、行政主管交總經(jīng)理查閱簽字，和考勤統(tǒng)計一起作為造工資依據(jù)交財務(wù)；工資表完成后將工作匯報表返行政主管歸檔。相關(guān)記錄：工作匯報表前臺管理辦法：1、填寫工作匯報表的人員填寫不規(guī)范、完整，超過三次罰款1030元；2、收發(fā)工作匯報表不及時，或收到的工作匯報表填寫不完整，超過三次罰款1030元；3、其他相關(guān)人員未按流程不及時完成或未完成的罰款3050元。（六）人員外出登記（前臺提醒督促）工作流程：1、所有外出人員需提前電話聯(lián)系對方，讓對方做好準備；2、外出前在外

9、出人員登記表上登記出發(fā)時間、目的地、事由等；3、回到公司在外出人員登記表上登記回來時間以及辦事情況；4、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；5、前臺人員負責(zé)提醒并督促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統(tǒng)計核對。注意事項：1、外出前的準備并與對方聯(lián)系；2、在外出人員登記表上詳細記錄外出辦事情況；3、前臺人員負責(zé)提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。4、及時將用完的外出人員登記表交由行政主管歸檔。相關(guān)記錄：外出人員登記表前臺管理辦法：1、任何未登記的外出人員以早退處理；2、前臺人員未提醒外出人員登記，罰款1030元；3、外出登記與考勤統(tǒng)計不符的，罰款3050元；4、不及時將記錄交由

10、行政主管歸檔，罰款3050元。（七）考勤統(tǒng)計工作流程：1、熟悉考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；2、如有員工請假，需到前臺填寫請假單并注明請假原因、時間及時數(shù)；前臺交行政主管及總經(jīng)理簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級不同意，需注明理由再返回申請人；3、每月30/31日將考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；4、行政主管將考勤統(tǒng)計連同工作匯報表交由財務(wù)作為造工資表的根本依據(jù)，財務(wù)完成工資表后一起交由總經(jīng)理查閱；5、總經(jīng)理返回后原件由行政主管歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計公示。注意事項：1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后

11、交行政主管審核簽字；2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，連同工資表交總經(jīng)理查閱，返回后原件由行政主管歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計公示。相關(guān)記錄：考勤統(tǒng)計前臺請假單前臺管理辦法：1、不按時統(tǒng)計考勤或統(tǒng)計考勤有誤，超過三次罰款1030元；2、其他相關(guān)人員未按流程不及時完成或未完成的罰款3050元。（八）文件的收發(fā)A、紙質(zhì)文件的收發(fā)工作流程：1、前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時在收文明細/發(fā)文明細中登記文件收/發(fā)文件的時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；3、前臺復(fù)印2份，1份交項目負責(zé)人，1份交總經(jīng)理；4、前臺將

12、原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認。5、發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點，并填寫文件外送單由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；7、將收文明細/發(fā)文明細以及文件外送單分別按項目分類交檔案管理員歸檔。注意事項：1、詳細填寫收文明細/發(fā)文明細或文件外送單，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；2、及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；3、按項目分類交檔案管理員歸檔。相關(guān)記錄：收文明細前臺發(fā)文明細前臺文件外送單前臺管理辦法：相關(guān)崗位負責(zé)人若未按以上流程完成，罰款1030元。B、電子文件的收發(fā)工

13、作流程：1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等； 2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”/“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾； 3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項目文件夾中，并同樣在收文明細/發(fā)文明細中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明； 4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負責(zé)人，并確認對方收到； 5、當天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。注意事項：1、了解所收/發(fā)文件內(nèi)容，按收/發(fā)時間、項目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；2、及時將收

14、/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負責(zé)人，并確認是否收到；3、按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。相關(guān)記錄：收/發(fā)電子文件夾前臺收文明細/發(fā)文明細前臺管理辦法：相關(guān)崗位負責(zé)人若未按以上流程完成，罰款1030元。（九）對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查工作流程：1、了解外用保潔、植物租擺租賃的服務(wù)內(nèi)容；2、對每次相關(guān)服務(wù)做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關(guān)記錄；3、及時將相關(guān)記錄交檔案管理員歸檔。注意事項：1、對外用單位相關(guān)服務(wù)進行審核；2、做好相關(guān)記錄，并及時上交存檔。相關(guān)記錄：植物租擺維養(yǎng)記錄前臺植物租擺更換記錄前臺保潔情況記錄表前臺管理辦法：相關(guān)負責(zé)人若未完成罰款103

15、0元。（十）對設(shè)備遙控板、個人辦公區(qū)域的管理工作流程：1、空調(diào)遙控板和液晶電視遙控板的集中管理； 2、上、下班時檢查所有的電源開關(guān)； 3、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。 4、人員外出記事欄的更新注意事項：1、遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還； 2、人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機、燈的電源是否斷開； 3、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。相關(guān)記錄：員工違規(guī)（紀）記錄表行政主管。管理辦法：相關(guān)人員罰款1030元。（十一）辦公室臨時安排的其他工作1. 若不給自己設(shè)限，則人生中就沒有限制你發(fā)揮的藩籬。2. 若不是心寬似海，哪有人生風(fēng)平浪靜。在紛雜的塵世里，為自己留下一片純靜的心靈空間，不管是潮起潮落，也不管是陰晴圓缺，你都可以免去浮躁，義無