物業(yè)檔案管理和管理制度

1、.管理制度和檔案建立管理物業(yè)管理規(guī)章制度明細(xì)豪之英物業(yè)管理中有嚴(yán)格的規(guī)章制度，以下制度是我公司現(xiàn)場(chǎng)配置的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度目錄，進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)后，公司運(yùn)行部將根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況，制定和現(xiàn)場(chǎng)相適應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)行培訓(xùn)教育。物業(yè)檔案管理措施物業(yè)管理是長(zhǎng)期細(xì)致的管理工作，涉及建筑物的硬件軟件、政府機(jī)關(guān)、客戶等各個(gè)方面。詳實(shí)準(zhǔn)確的檔案管理，有助于保持管理信息的連貫真實(shí)，利于資產(chǎn)管理和客戶服務(wù)，是非常重要的管理工作。 項(xiàng)目管理的檔案可以分為客戶檔案和管理檔案兩大部分?？蛻魴n案：主要包括個(gè)科室基本情況，各科室緊急聯(lián)絡(luò)人、投訴和意見(jiàn)處理記錄、客戶滿意度調(diào)查等內(nèi)容管理技術(shù)檔案：主要包括項(xiàng)目圖紙、審批手續(xù)等法律技術(shù)資料、各物業(yè)

2、管理專業(yè)的工作方案、 iso9001 工作記錄、工作計(jì)劃及報(bào)告、客戶及政府機(jī)關(guān)工作指示、往來(lái)信函公文等。檔案管理職責(zé)1. 公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合辦公室統(tǒng)籌管理。二級(jí)管理是指各職能部門、服務(wù)提供部門的檔案資料管理工作。2. 公司檔案由專人負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)歸屬綜合辦公室。 各職能部門、服務(wù)提供部門指定人員，兼職檔案資料管理工作。3. 公司檔案管理人按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定， 以及公司檔案工作制度、 作業(yè)規(guī)程統(tǒng)一管理公司的檔案。各職能部門、 服務(wù)提供部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。4. 檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管

3、理規(guī)定， 認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。5. 公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案保管的目的1. 便于查閱。2. 保證檔案的安全。1 / 4.3. 防止檔案損壞。4. 采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。檔案保管的責(zé)任部門1. 項(xiàng)目所有檔案由檔案管理員統(tǒng)一歸檔、保管。2. 各部門日常工作記錄由部門檔案負(fù)責(zé)人于每月 1 號(hào)統(tǒng)一遞交檔案管理員歸檔。檔案的保管程序1. 各部門將需要保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交檔案管理員。2. 檔案管理員將該資料登記在檔案目錄中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。3. 檔案原則上保管原件。檔案的查閱權(quán)限1. 項(xiàng)目經(jīng)理可查閱所有檔

4、案。2. 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門相關(guān)的所有檔案。3. 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。檔案的查閱 / 借閱 / 復(fù)制1. 查閱 / 借閱 / 復(fù)制人員到檔案室在文件查閱 / 借閱 / 復(fù)制登記表中登記。2. 檔案管理員審核其查（借）閱資格。3. 權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán) / 審批）的按正常手續(xù)辦理。4. 權(quán)限外的，檔案員開(kāi)具文件查閱 / 借閱 / 復(fù)制審批單給查閱人辦理審批手續(xù)。5. 屬公司或 iso9000質(zhì)量體系檔案，由項(xiàng)目經(jīng)理審批。6. 屬部門檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批。7. 借閱檔案原則上需當(dāng)日歸還， 如不能當(dāng)日歸還的， 應(yīng)嚴(yán)格按申請(qǐng)的歸還日期歸還檔案，檔案管理員負(fù)責(zé)驗(yàn)收保證檔案完好、整潔交還檔案室。

5、8. 需復(fù)制檔案： 一般和涉密檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。 機(jī)密和絕密檔案報(bào)部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目經(jīng)理逐級(jí)審批。檔案的銷毀1. 檔案管理員依據(jù)檔案保管期限，編制計(jì)劃，填寫檔案銷毀記錄經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。2. 屬公司檔案，由項(xiàng)目經(jīng)理審批。3. 屬部門檔案，由部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目經(jīng)理逐級(jí)審批。4. 屬 iso9000質(zhì)量體系檔案，需報(bào)分公司總經(jīng)理審批。2 / 4.檔案管理相關(guān)制度歸檔制度1. 凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、物業(yè)管理服務(wù)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。2. 凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。3. 歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用

6、于報(bào)批不能歸檔或各部門須保留的，保存人必須到綜合辦公室登記，辦公室保存復(fù)印件。4. 由公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、 函件承辦后均要及時(shí)歸檔： 以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5. 業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)， 屬付款性質(zhì)的， 由計(jì)劃財(cái)務(wù)部保存原件。屬人力資源問(wèn)題的，由人事部保存原件。其他重要報(bào)告，在公司資料歸檔范圍內(nèi)的連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交綜合辦公室， 在工程資料歸檔范圍的， 連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后， 根據(jù)具體情況移交工程維護(hù)部或綜合辦公室、 相關(guān)項(xiàng)目部。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。6. 由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同， 均保留兩份原件，綜合辦公室、計(jì)劃

7、財(cái)務(wù)室各存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)， 財(cái)務(wù)部保存原件，辦公室保存復(fù)印件并注明原件存放處。7. 公司的收文、發(fā)文等文書資料在綜合辦公室歸檔。檔案保管制度1. 各職能部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置專門存放檔案的文件柜并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2. 歸檔資料要進(jìn)行登記，編制全行目錄。3. 科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄。根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。4. 檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)合理。5. 庫(kù)存檔案必須圖物相符，賬物相符。6. 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。7. 根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情

8、況， 確定檔案保管期限， 每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、 剔除。8. 經(jīng)鑒定需銷毀的檔案， 由綜合辦公室編造銷毀清冊(cè)， 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。3 / 4.9. 嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。10. 公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。11. 項(xiàng)目部的管理檔案除國(guó)家規(guī)定外保存期為三年。 項(xiàng)目結(jié)束后， 所有檔案資料需要移交給客戶保管。檔案借閱制度1. 檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。2. 借閱部門保管的檔案、材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱非本部門經(jīng)辦的檔案、材料須經(jīng)綜合辦公室項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。閱檔必須在綜合辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合辦公室項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。3. 借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4. 借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合辦公室項(xiàng)目經(jīng)理并報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)。5. 借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代