doc-蘇州市東吳物業(yè)管理有限公司管理手冊(cè)(doc53)-物業(yè)管理

蘇州蘇大教育服務(wù)投資發(fā)展集團(tuán)SOOCHOWUNIVERSITYEDUCATIONALSERVICESINVESTMENTDEVELOPMENTGROUPCO,LTD蘇州市東吳物業(yè)管理有限公司SOOCHOWDONGWUPROPERTYMANAGEMENTCO,LTDDWWY/QBGS3001管理手冊(cè)版本/修訂狀態(tài)A/0受控狀態(tài)分發(fā)號(hào)實(shí)施日期20060301編制/日期審批/日期目錄01批準(zhǔn)頁(yè)102手冊(cè)說(shuō)明203公司概況304公司組織結(jié)構(gòu)圖（質(zhì)量管理體系）405質(zhì)量管理體系職能分配表506質(zhì)量方針/目標(biāo)607職責(zé)、權(quán)限與溝通71文件控制管理制度112記錄控制管理制度153文書管理制度174檔案管理制度185招聘管理制度196培訓(xùn)管理制度217業(yè)主使用人接待反饋制度248回訪制度259來(lái)訪接待制度2610護(hù)衛(wèi)管理制度2711治安管理制度2912消防安全管理制度3013保潔工作管理制度3114設(shè)施設(shè)備管理制度3315變配電管理制度3416停車場(chǎng)、車庫(kù)管理制度3617電梯管理制度3718空調(diào)設(shè)備管理制度3819供水設(shè)備管理制度4020水泵設(shè)備管理制度4121水箱、水池清潔制度4222多媒體設(shè)備管理制度4323倉(cāng)庫(kù)管理制度4424物業(yè)管理項(xiàng)目開(kāi)發(fā)程序4501批準(zhǔn)頁(yè)頒布令為規(guī)范公司的內(nèi)部管理，確立公司的良好聲譽(yù)，并根據(jù)公司的服務(wù)宗旨持續(xù)滿足顧客對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)的需求，特本著“簡(jiǎn)明、實(shí)用、有效”的原則，編寫了符合GB/T190012000IDTISO90012000標(biāo)準(zhǔn)和蘇州蘇大教育服務(wù)投資發(fā)展（集團(tuán)）有限公司質(zhì)量管理體系文件要求的管理手冊(cè)。本手冊(cè)是蘇州蘇大教育服務(wù)投資發(fā)展（集團(tuán)）有限公司質(zhì)量管理體系的支持性文件，是公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行所必須遵循的規(guī)范性文件，是公司下屬各單位和公司全體員工在實(shí)施、保持、改進(jìn)質(zhì)量管理體系中所必須遵守的法規(guī)性文件，也是公司下屬各單位和公司全體員工在為顧客進(jìn)行服務(wù)提供時(shí)所必須遵循的服務(wù)提供準(zhǔn)則。本手冊(cè)已經(jīng)集團(tuán)管理者代表審核批準(zhǔn)，現(xiàn)予以頒布。希公司全體員工認(rèn)真學(xué)習(xí)、遵照?qǐng)?zhí)行。本手冊(cè)自2006年3月1日正式實(shí)施。公司總經(jīng)理年月日修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q30010頁(yè)次1/102手冊(cè)說(shuō)明1目的證實(shí)公司有能力提供滿足顧客需求和各種所適用的法律法規(guī)要求的產(chǎn)品和服務(wù)，并能通過(guò)質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行（包括持續(xù)改進(jìn)和預(yù)防不合格），不斷增強(qiáng)顧客的滿意程度2適用范圍21適用于ISO90012000標(biāo)準(zhǔn)的全部要求22適用于公司物業(yè)管理（包括后勤服務(wù)、樓宇管理、宿舍管理、校園綠化管理、水電氣管理、接待/客房/賓館服務(wù)、餐飲/休閑服務(wù)）服務(wù)3術(shù)語(yǔ)和定義本手冊(cè)采用GB/T190012000IDTISO90012000質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)的術(shù)語(yǔ)和定義4本手冊(cè)為公司的受控文件，經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)后，再由總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布執(zhí)行。手冊(cè)管理的相關(guān)事宜均由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得將手冊(cè)提供給公司以外的人員。手冊(cè)持有者調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將手冊(cè)交還給辦公室，由辦公室人員辦理核收登記5手冊(cè)持有者應(yīng)注意妥善保管，不得損壞、丟失、或隨意涂改6在手冊(cè)使用期間，如有修改建議，應(yīng)由各單位負(fù)責(zé)人將有關(guān)意見(jiàn)進(jìn)行匯總，并及時(shí)反饋到辦公室；適當(dāng)時(shí)，由辦公室根據(jù)文件控制程序的有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)對(duì)手冊(cè)的適用性、有效性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)再對(duì)手冊(cè)進(jìn)行修改7法律法規(guī)71中華人民共和國(guó)合同法72中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法73中華人民共和國(guó)計(jì)量法74中華人民共和國(guó)物業(yè)管理?xiàng)l例75中華人民共和國(guó)食品衛(wèi)生法修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q30010頁(yè)次1/103公司概況蘇州市東吳物業(yè)管理有限公司隸屬于蘇州蘇大教育服務(wù)投資發(fā)展（集團(tuán)）有限公司，是順應(yīng)黨和國(guó)家關(guān)于高校后勤社會(huì)化改革的要求，于2000年11月成立，并具有獨(dú)立法人資格的有限責(zé)任公司。公司注冊(cè)資本為500萬(wàn)元；公司具有國(guó)家物業(yè)管理企業(yè)二級(jí)資質(zhì)；公司現(xiàn)為中國(guó)物業(yè)管理協(xié)會(huì)的會(huì)員單位。公司具有健全、高效的組織機(jī)構(gòu)，實(shí)行董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。公司設(shè)有辦公室、人資與品管部（綜合部）、市場(chǎng)與護(hù)衛(wèi)部、工程部（水電中心兼）等四個(gè)直屬部室和15個(gè)按專業(yè)化設(shè)置的物業(yè)管理中心/分部。公司擁有員工378人（其中大專以上42人，中級(jí)職稱以上35人，擁有建設(shè)部頒發(fā)的物業(yè)管理經(jīng)理、管理員上崗資格的人員44人，占部門經(jīng)理和管理員總?cè)藬?shù)的85以上）。公司于2003年6月順利通過(guò)2000版ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證。公司堅(jiān)持以專業(yè)化的手段為業(yè)主提供24小時(shí)不間斷的安全護(hù)衛(wèi)、公共保潔、工程維修、裝修監(jiān)管、綠化設(shè)計(jì)施工和其它各種物業(yè)管理服務(wù)。公司立足于蘇州大學(xué)校內(nèi)物業(yè)管理市場(chǎng)，定位于蘇州市科、教、文、衛(wèi)、金融等特種物業(yè)市場(chǎng)，著眼于（并已經(jīng)或正在不斷開(kāi)拓）江蘇省全省范圍內(nèi)的特種物業(yè)大市場(chǎng)。公司以“追求卓越，崇尚誠(chéng)信”的企業(yè)精神，通過(guò)自身的不斷努力，并依托蘇州大學(xué)的優(yōu)勢(shì)，已經(jīng)取得了較好的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益和環(huán)境效益。近幾年來(lái)，公司所管轄的一些物業(yè)項(xiàng)目曾先后獲得了“江蘇省高校花園式校園”、“江蘇省園林式單位”、“全國(guó)部門造林綠化400佳單位”、“優(yōu)秀大廈”等榮譽(yù)。特別是，在2003年10月，省建設(shè)廳派專家組對(duì)公司管轄的總面積約為15萬(wàn)平方米的蘇州大學(xué)校區(qū)物業(yè)管理進(jìn)行了嚴(yán)格的評(píng)審，評(píng)審專家對(duì)公司的物業(yè)管理水平給予了高度的評(píng)價(jià)，并一致通過(guò)將蘇州大學(xué)校區(qū)物業(yè)管理評(píng)定為“省級(jí)優(yōu)秀物業(yè)管理項(xiàng)目”。目前公司的物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目主要有蘇州大學(xué)各個(gè)校區(qū)及相關(guān)高校各校區(qū)的物業(yè)管理，蘇州大學(xué)及相關(guān)高校的學(xué)生宿舍管理，政府、企事業(yè)單位綜合寫字樓物業(yè)管理，設(shè)施設(shè)備維保、綠化、餐飲、休閑服務(wù)等；管理的總面積約為200萬(wàn)平方米。其特點(diǎn)主要是項(xiàng)目種類較多、涉及面較廣；而專業(yè)化的綜合寫字樓、教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、公寓樓和高檔住宅區(qū)的物業(yè)管理則始終是公司最鮮明的特征?？傊?，努力為蘇州大學(xué)乃至為整個(gè)社會(huì)提供更多更好的物業(yè)服務(wù)是公司永恒的宗旨；努力為進(jìn)一步推動(dòng)和深化中國(guó)高校后勤服務(wù)工作的社會(huì)化改革當(dāng)先鋒、樹(shù)典范、作貢獻(xiàn)是公司不懈的追求；“以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)，不斷開(kāi)拓、不斷創(chuàng)新”是公司邁向未來(lái)的最強(qiáng)音修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q30010頁(yè)次1/1東吳物業(yè)管理有限公司辦公室人資與品管部市場(chǎng)與護(hù)衛(wèi)部工程部文化休閑中心后莊物業(yè)分部獨(dú)墅湖校區(qū)物業(yè)分部樓宇物業(yè)服務(wù)中心校區(qū)后勤服務(wù)中心校本部北區(qū)南區(qū)東區(qū)留學(xué)生與成人接待中心校園綠化服務(wù)中心學(xué)生宿舍管理服務(wù)中心水電管理服務(wù)中心社會(huì)委托物業(yè)管理城物業(yè)分部園區(qū)物業(yè)分部昆山分公司04公司組織結(jié)構(gòu)圖（質(zhì)量管理體系）修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q30010頁(yè)次1/105質(zhì)量管理體系職能分配表章節(jié)號(hào)05標(biāo)題質(zhì)量管理體系過(guò)程職能分配表修訂狀態(tài)A/0職能部門相互關(guān)系體系要求公司管理層辦公室人資與品管部市場(chǎng)與護(hù)衛(wèi)部水電管理中心/工程部校區(qū)后勤服務(wù)中心東區(qū)后勤服務(wù)中心北區(qū)后勤服務(wù)中心南區(qū)后勤服務(wù)中心獨(dú)墅湖校區(qū)物業(yè)分部樓宇物業(yè)服務(wù)中心學(xué)生宿舍服務(wù)中心后莊物業(yè)分部園區(qū)物業(yè)分部城區(qū)物業(yè)分部昆山分公司校園綠化服務(wù)中心文化休閑中心接待服務(wù)中心41總要求421總則422質(zhì)量手冊(cè)423文件控制424記錄控制50管理職責(zé)61資源提供621總則622能力、意識(shí)和培訓(xùn)63基礎(chǔ)設(shè)施64工作環(huán)境71產(chǎn)品/服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃721與產(chǎn)品有關(guān)的要求的確定722與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評(píng)審723顧客溝通73設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)74采購(gòu)751生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制752生產(chǎn)和服務(wù)提供過(guò)程的確認(rèn)753標(biāo)識(shí)和可追溯性754顧客財(cái)產(chǎn)755產(chǎn)品防護(hù)76監(jiān)視和測(cè)量裝置的控制81總則821顧客滿意822內(nèi)部審核823過(guò)程的監(jiān)視和測(cè)量824產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量83不合格品控制84數(shù)據(jù)分析851持續(xù)改進(jìn)852糾正措施853預(yù)防措施注1為主要職能部門為主要配合部門注2由于公司下屬各單位都具有相對(duì)獨(dú)立性、因此同一要求各單位都有“”修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q30010頁(yè)次1/106質(zhì)量方針/目標(biāo)集團(tuán)質(zhì)量方針追求卓越，崇尚誠(chéng)信，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足顧客需求和法律法規(guī)要求。其內(nèi)涵是A）追求卓越是集團(tuán)長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)。首先是指集團(tuán)員工須具備卓越超群（高校后勤群體）、逾越自身及同行的質(zhì)量意識(shí)，其次是指產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量要持續(xù)改進(jìn)，追求更高、更好的品質(zhì)，第三，要有科學(xué)的質(zhì)量保障體系以實(shí)現(xiàn)品質(zhì)卓越的目標(biāo)。B）崇尚誠(chéng)信是指服務(wù)經(jīng)營(yíng)要講誠(chéng)實(shí)，守信用，按現(xiàn)代管理的要求，與時(shí)俱進(jìn)，與國(guó)際接軌，不斷提高集團(tuán)美譽(yù)度。C）為學(xué)校教學(xué)、科研和師生生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是教服集團(tuán)的根本宗旨，因此，集團(tuán)的質(zhì)量方針應(yīng)與集團(tuán)的宗旨相適應(yīng)和協(xié)調(diào)。D）滿足顧客需求，以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)是集團(tuán)生存和發(fā)展的根本方針。E）滿足法律法規(guī)要求是集團(tuán)安全、健康、持續(xù)發(fā)展的保證。上述質(zhì)量方針由總經(jīng)理組織制定、批準(zhǔn)，并傳達(dá)到集團(tuán)下屬各部門、單位的全體員工貫徹執(zhí)行?？偨?jīng)理在管理評(píng)審時(shí)對(duì)質(zhì)量方針的持續(xù)適宜性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)可對(duì)其進(jìn)行修改以適應(yīng)集團(tuán)的發(fā)展需要。集團(tuán)質(zhì)量目標(biāo)為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針，本集團(tuán)質(zhì)量目標(biāo)為為對(duì)方提供服務(wù)與產(chǎn)品而簽訂的書面合同履約率100項(xiàng)目峻工驗(yàn)收一次合格率100服務(wù)設(shè)施完好率95及以上無(wú)重大消防、醫(yī)療、飲食安全衛(wèi)生事故顧客滿意度80及以上，其中教學(xué)、科研服務(wù)項(xiàng)目達(dá)85及以上生活服務(wù)項(xiàng)目達(dá)775及以上其它項(xiàng)目達(dá)775及以上公司質(zhì)量目標(biāo)投訴處理回訪率100報(bào)修完成率100急修及時(shí)率95服務(wù)設(shè)施完好率95服務(wù)對(duì)象滿意度（混合）80以上無(wú)重大安全責(zé)任事故修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q30010頁(yè)次1/107職責(zé)、權(quán)限與溝通L目的對(duì)公司各單位的職能及其相互關(guān)系予以規(guī)定與溝通，以進(jìn)行有效的質(zhì)量管理。2范圍適用于公司內(nèi)部對(duì)質(zhì)量管理體系有關(guān)的管理層及各職能部門和有關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限的規(guī)定。3職責(zé)權(quán)限31總經(jīng)理311負(fù)責(zé)制定公司質(zhì)量方針、確定質(zhì)量目標(biāo)，對(duì)作出的管理承諾和產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量負(fù)責(zé)。312明確與質(zhì)量管理體系有關(guān)的機(jī)構(gòu)設(shè)置，并規(guī)定其職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系。313批準(zhǔn)公司的管理手冊(cè)，并主持管理評(píng)審，以確保質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有效性和適宜性。314以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)、實(shí)施各種管理要求和與顧客的溝通315負(fù)責(zé)配備和確保質(zhì)量活動(dòng)所需的各項(xiàng)資源32副總經(jīng)理321協(xié)助制定公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃，參與方針和目標(biāo)的策劃并組織實(shí)施322協(xié)助總經(jīng)理抓好公司服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等相關(guān)工作。323分別負(fù)責(zé)指導(dǎo)所分管單位質(zhì)量管理體系文件的實(shí)施及質(zhì)量策劃文件的批準(zhǔn)324分別負(fù)責(zé)所分管單位與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件的審核或批準(zhǔn)325參與對(duì)所分管單位持續(xù)改進(jìn)的策劃、對(duì)存在或潛在的不合格（項(xiàng)）簽發(fā)糾正和預(yù)防措施處理單，并跟蹤驗(yàn)證效果326協(xié)助總經(jīng)理建立健全分管條線工作上的各項(xiàng)規(guī)章制度。327協(xié)助總經(jīng)理召開(kāi)分管條線工作上重要的會(huì)議，討論、研究工作中的重大問(wèn)題，處理緊急的突發(fā)事件。33市場(chǎng)部與護(hù)衛(wèi)部331負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研，信息的收集與分析。332負(fù)責(zé)對(duì)潛在項(xiàng)目或客戶的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研或拜訪。333負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)新項(xiàng)目投標(biāo)書的制作和與投標(biāo)相關(guān)的其它工作。334負(fù)責(zé)就新項(xiàng)目投標(biāo)書主要內(nèi)容（部分）和經(jīng)營(yíng)服務(wù)理念進(jìn)行必要的培訓(xùn)。335負(fù)責(zé)向基層統(tǒng)計(jì)部門送交公司統(tǒng)計(jì)報(bào)表。336負(fù)責(zé)公司保安崗前培訓(xùn)、統(tǒng)籌調(diào)配及對(duì)各單位護(hù)衛(wèi)人員進(jìn)行考核監(jiān)督管理。337完成上級(jí)交辦的其他工作。34人資與品管部341負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督指導(dǎo)公司人員的招聘工作。342負(fù)責(zé)公司考勤考績(jī)工作的指導(dǎo)、匯總、分析與監(jiān)督。343負(fù)責(zé)組織公司中層以上管理人員的培訓(xùn)，對(duì)下屬單位的培訓(xùn)工作進(jìn)行指導(dǎo)并監(jiān)督。07職責(zé)、權(quán)限與溝通修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q30010修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q30010頁(yè)次1/4頁(yè)次2/4345協(xié)助、指導(dǎo)各項(xiàng)目部品質(zhì)管理工作，配合編制、修改各項(xiàng)目部ISO質(zhì)量管理文件。346負(fù)責(zé)實(shí)施日常品質(zhì)工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出建議或開(kāi)具糾正和預(yù)防措施處理單，并跟蹤驗(yàn)證效果。347配合市場(chǎng)部完成新項(xiàng)目的前期介入工作。348完成上級(jí)交辦的其他工作。35辦公室351負(fù)責(zé)公司內(nèi)外信息的收集、日常事務(wù)的處理和相應(yīng)的日常文秘工作。352負(fù)責(zé)公司各類規(guī)章、質(zhì)量管理體系文件/記錄的控制和管理，并定期組織對(duì)文件的評(píng)審。353負(fù)責(zé)顧客滿意度的監(jiān)視測(cè)量和顧客抱怨/投訴來(lái)信來(lái)訪的登記，識(shí)別顧客的抱怨/投訴，確定顧客抱怨/投訴的責(zé)任部門，監(jiān)督并跟蹤驗(yàn)證糾正措施。354負(fù)責(zé)對(duì)公司和各部門可測(cè)量質(zhì)量目標(biāo)有關(guān)數(shù)據(jù)的收集、匯總與分析，并及時(shí)將有關(guān)信息轉(zhuǎn)告各部門。355負(fù)責(zé)對(duì)各部門統(tǒng)計(jì)技術(shù)應(yīng)用的指導(dǎo)或培訓(xùn)。356負(fù)責(zé)公司的宣傳工作。357完成上級(jí)交辦的其他工作。36水電服務(wù)中心/工程部361負(fù)責(zé)配電房、水泵房的管理和供電、供水工作及對(duì)水、電管網(wǎng)線路的維修和維護(hù)362配合學(xué)?；?、水電（外管、外線）大中修、氣、訊工程項(xiàng)目的管理363負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查物業(yè)中心（分部）對(duì)所管轄的設(shè)備設(shè)施建立帳；364負(fù)責(zé)檢查、督促設(shè)施設(shè)備的日常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)；365參與公司大中修項(xiàng)目改造及設(shè)備添置的必要性論證工作；366配合做好物業(yè)開(kāi)拓項(xiàng)目中設(shè)備設(shè)施的考察和配置，會(huì)同物業(yè)分部做好物業(yè)前期接管驗(yàn)收工作；367由公司安排的其它相關(guān)工作。37校本部后勤服務(wù)中心371負(fù)責(zé)校本部區(qū)域內(nèi)普通教學(xué)樓和部分科研、機(jī)關(guān)辦公樓的物業(yè)管理372負(fù)責(zé)為校本部師生提供郵件收發(fā)、洗浴和飲用水供應(yīng)服務(wù)等后勤服務(wù)保障工作373負(fù)責(zé)校本部區(qū)域內(nèi)的衛(wèi)生清掃保潔工作374負(fù)責(zé)校本部區(qū)域內(nèi)室外公共場(chǎng)所道路照明系統(tǒng)的零星維修和污雨水管網(wǎng)系統(tǒng)的清洗工作375負(fù)責(zé)校本部區(qū)域內(nèi)的教師家屬宿舍公共部位的零星維修服務(wù)376負(fù)責(zé)校本部區(qū)域內(nèi)的防訊防臺(tái)等相關(guān)工作38東區(qū)后勤服務(wù)中心381負(fù)責(zé)為東校區(qū)師生提供郵件收發(fā)、洗浴和飲用水供應(yīng)服務(wù)等后勤服務(wù)保障工作382負(fù)責(zé)東校區(qū)區(qū)域內(nèi)的衛(wèi)生清掃保潔工作383負(fù)責(zé)東校區(qū)區(qū)域內(nèi)室外公共場(chǎng)所道路照明系統(tǒng)的零星維修和污雨水管網(wǎng)系統(tǒng)的清洗工作384負(fù)責(zé)東校區(qū)區(qū)域內(nèi)的教師家屬宿舍公共部位的零星維修服務(wù)07職責(zé)、權(quán)限與溝通385負(fù)責(zé)東校區(qū)區(qū)域內(nèi)的防訊防臺(tái)等相關(guān)工作39南區(qū)后勤服務(wù)中心391負(fù)責(zé)南校區(qū)所有教學(xué)樓、辦公樓和學(xué)校第三會(huì)議室、南區(qū)學(xué)術(shù)報(bào)告廳的物業(yè)管理392負(fù)責(zé)為南校區(qū)師生提供郵件收發(fā)、洗浴和飲用水供應(yīng)服務(wù)等后勤服務(wù)保障工作393負(fù)責(zé)南校區(qū)區(qū)域內(nèi)的衛(wèi)生清掃保潔工作394負(fù)責(zé)南校區(qū)區(qū)域內(nèi)室外公共場(chǎng)所道路照明系統(tǒng)的零星維修和污雨水管網(wǎng)系統(tǒng)的清洗工作395負(fù)責(zé)南校區(qū)區(qū)域內(nèi)的教師家屬宿舍公共部位的零星維修服務(wù)396負(fù)責(zé)南校區(qū)區(qū)域內(nèi)的防訊防臺(tái)等相關(guān)工作310北區(qū)后勤服務(wù)中心3101負(fù)責(zé)北校區(qū)教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、辦公樓、藝教樓、土產(chǎn)大樓的物業(yè)管理3102負(fù)責(zé)為北校區(qū)師生提供郵件收發(fā)、洗浴和飲用水供應(yīng)服務(wù)等后勤服務(wù)保障工作3103負(fù)責(zé)北校區(qū)區(qū)域內(nèi)的衛(wèi)生清掃保潔工作3104負(fù)責(zé)北校區(qū)區(qū)域內(nèi)室外公共場(chǎng)所道路照明系統(tǒng)的零星維修和污雨水管網(wǎng)系統(tǒng)的清洗工作3105負(fù)責(zé)北校區(qū)教師家屬宿舍區(qū)的護(hù)衛(wèi)和公共部位的零星維修服務(wù)3106負(fù)責(zé)北校區(qū)區(qū)域內(nèi)的防訊防臺(tái)等相關(guān)工作311獨(dú)墅湖校區(qū)物業(yè)分部3111負(fù)責(zé)蘇州大學(xué)獨(dú)墅湖校區(qū)區(qū)域內(nèi)教學(xué)、科研、辦公等場(chǎng)所的物業(yè)管理（包括醫(yī)學(xué)樓、生農(nóng)化樓、公共教學(xué)樓等辦公、教學(xué)樓）3112負(fù)責(zé)為獨(dú)墅湖校區(qū)師生提供郵件收發(fā)、洗浴和飲用水供應(yīng)服務(wù)等后勤服務(wù)保障工作3113負(fù)責(zé)獨(dú)墅湖校區(qū)內(nèi)學(xué)生宿舍的日常服務(wù)提供，負(fù)責(zé)學(xué)生宿舍區(qū)內(nèi)公共環(huán)境衛(wèi)生、保潔工作和公用設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)與管理、水電使用管理，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生宿舍內(nèi)部的衛(wèi)生、安全、行為規(guī)范的檢查、督促，負(fù)責(zé)向?qū)W生提供日常零維修、代辦復(fù)印、五金工具、自行車打氣、針線包借用、代理信件發(fā)放、天氣預(yù)報(bào)等服務(wù)項(xiàng)目312樓宇物業(yè)服務(wù)中心3121負(fù)責(zé)理工實(shí)驗(yàn)大樓、紅樓會(huì)議中心、校本部圖書館、逸夫樓、凌云樓、東區(qū)新教學(xué)樓、北區(qū)工科大樓、東區(qū)文成、文思樓的物業(yè)管理（保安、保潔、零星維修和會(huì)場(chǎng)服務(wù)等）。313學(xué)生宿舍服務(wù)中心3131負(fù)責(zé)學(xué)校各區(qū)域內(nèi)學(xué)生宿舍區(qū)的安全護(hù)衛(wèi)和公共環(huán)境清潔保潔3132負(fù)責(zé)學(xué)校各區(qū)域內(nèi)學(xué)生宿舍區(qū)公用設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)與管理3133負(fù)責(zé)學(xué)校各區(qū)域內(nèi)學(xué)生宿舍區(qū)的水電使用管理3134配合學(xué)校學(xué)生管理科做好對(duì)學(xué)生的宿舍室內(nèi)衛(wèi)生和安全、行為規(guī)范等方面的檢查與督促3135負(fù)責(zé)向?qū)W生提供日常零星維修、代辦復(fù)印、五金工具、自行車打氣、針線包借用、代理信件發(fā)放和天氣預(yù)報(bào)等服務(wù)314后莊學(xué)生宿舍服務(wù)中心3141負(fù)責(zé)后莊學(xué)生宿舍區(qū)的安全護(hù)衛(wèi)和公共環(huán)境清潔保潔3142負(fù)責(zé)后莊學(xué)生宿舍區(qū)公用設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)與管理修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q30010頁(yè)次3/407職責(zé)、權(quán)限與溝通3143負(fù)責(zé)后莊學(xué)生宿舍區(qū)的水電使用管理3144配合學(xué)校學(xué)生管理科做好對(duì)后莊學(xué)生宿舍區(qū)學(xué)生的宿舍室內(nèi)衛(wèi)生和安全、行為規(guī)范等方面的檢查與督促3145負(fù)責(zé)向后莊學(xué)生宿舍區(qū)學(xué)生提供日常零星維修、代辦復(fù)印、五金工具、自行車打氣、針線包借用、代理信件發(fā)放和天氣預(yù)報(bào)等服務(wù)315校園綠化服務(wù)中心3151負(fù)責(zé)全校（各區(qū)）日常綠化和養(yǎng)護(hù)管理（包括樹(shù)木、草坪的修剪和相應(yīng)的清潔工作）3152負(fù)責(zé)學(xué)校各類活動(dòng)（含重大活動(dòng)）時(shí)的環(huán)境布置、會(huì)議室（會(huì)場(chǎng)）擺花及代理勞務(wù)等業(yè)務(wù)3153負(fù)責(zé)出售或租賃各種盆花和提供花卉養(yǎng)護(hù)咨詢業(yè)務(wù)316接待服務(wù)中心3161負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)部函授生的住宿3162負(fù)責(zé)教工食堂、莘園餐廳的日常用餐服務(wù)3163負(fù)責(zé)莘園客房住宿接待、服務(wù)和住宿人員的洗衣服務(wù)等317文化休閑中心3171負(fù)責(zé)為師生提供休閑、娛樂(lè)、閱讀及休閑食品，中西餐點(diǎn)心、包廂、電話等服務(wù)318社會(huì)委托物業(yè)管理（園區(qū)物業(yè)分部，城區(qū)物業(yè)分部，昆山分公司）3181按合同約定的范圍提供物業(yè)服務(wù)4內(nèi)部溝通41目的確保公司和公司各單位在不同層次和職能之間，就質(zhì)量管理體系的過(guò)程（包括質(zhì)量要求、質(zhì)量目標(biāo)、完成情況以及實(shí)施的有效性）進(jìn)行溝通，達(dá)到相互了解、相互信任、全員參與的效果。42要求公司和各單位對(duì)質(zhì)量管理體系有關(guān)的各種信息的溝通應(yīng)采用通過(guò)各種會(huì)議、個(gè)別交談、開(kāi)具工作聯(lián)系單、查閱質(zhì)量記錄文件、報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表或通過(guò)其它媒體等方法進(jìn)行。具體執(zhí)行按教服集團(tuán)程序文件數(shù)據(jù)分析程序要求辦理。修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q30010頁(yè)次4/41文件控制管理制度1目的對(duì)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保質(zhì)量管理體系運(yùn)行的各個(gè)場(chǎng)所使用有效版本文件2適用范圍適用于東吳物業(yè)管理有限公司各單位（部門/中心/分部）與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的控制3職責(zé)31辦公室編制和組織實(shí)施文件控制管理規(guī)定，負(fù)責(zé)文件的識(shí)別、登記、評(píng)審、發(fā)放、回收和歸檔。32公司總經(jīng)理（管理者代表）負(fù)責(zé)審批、發(fā)布管理手冊(cè)，負(fù)責(zé)審批各單位管理規(guī)范。33各單位（部門/中心/分部）負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)所在單位管理規(guī)范的編制，單位下屬項(xiàng)目部、班組作業(yè)指導(dǎo)書的審核。34公司人資與品管部負(fù)責(zé)各單位下屬項(xiàng)目部、班組作業(yè)指導(dǎo)書的批準(zhǔn)。35各單位辦公室負(fù)責(zé)本單位文件的編制、標(biāo)識(shí)、更改、報(bào)批、發(fā)放、回收、登記和歸檔4程序41文件的分類411質(zhì)量管理體系文件A公司管理手冊(cè)B各單位管理規(guī)范、各單位下屬項(xiàng)目部、班組作業(yè)指導(dǎo)書C支持性文件如與質(zhì)量活動(dòng)相關(guān)的投標(biāo)文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、制度、圖紙等412行政文件與質(zhì)量活動(dòng)相關(guān)的人事任免、授權(quán)書、機(jī)構(gòu)變動(dòng)、通知、規(guī)定等文件413其他相關(guān)文件4131合同文件4132采購(gòu)文件合格供方清單、物資、設(shè)備采購(gòu)的計(jì)劃等4133各類標(biāo)準(zhǔn)A國(guó)家頒布的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)B國(guó)家、行業(yè)發(fā)布的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收規(guī)范等C企業(yè)發(fā)布經(jīng)政府主管部門備案的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)發(fā)布的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范D國(guó)家、行業(yè)發(fā)布的適用的法律法規(guī)4134承載媒體不是紙張的文件，如光盤、軟件、聲錄象帶等414各種記錄表式42文件的編號(hào)與標(biāo)識(shí)421質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)注對(duì)于各單位XXX為1文件控制管理制度修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300101頁(yè)次2/4修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300101頁(yè)次1/4/（空格）（空格）XXX辦公室BGS、人資與品管部RP、市場(chǎng)與護(hù)衛(wèi)部SH、工程部GCB、東區(qū)服務(wù)中心XFD、校部服務(wù)中心XFA、北區(qū)服務(wù)中心XFB、南區(qū)服務(wù)中心XFC、獨(dú)墅湖校區(qū)物業(yè)分部DSH、樓宇物業(yè)中心LYWY、學(xué)生宿舍服務(wù)中心SG、后莊物業(yè)分部HZ、水電服務(wù)中心SD、綠化服務(wù)中心LW、留學(xué)生與成教接待服務(wù)中心JD、文化休閑中心XX、園區(qū)物業(yè)分部YQWY、城區(qū)物業(yè)分部CQWY、昆山分公司KSWY。A公司碼東吳物業(yè)公司固定為DWWY。B文件類別ISO9000文件為Q，記錄為QD；ISO9000與ISO14001整合型體系文件為QE，記錄為QED；C文件階層3三階文件各單位管理規(guī)范，作業(yè)指導(dǎo)書固定為34四階文件記錄、表單D流水號(hào)001、002、003等序號(hào)4215外來(lái)文件的說(shuō)明外來(lái)文件包括國(guó)內(nèi)外技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家及行業(yè)的法規(guī)性文件、蘇州大學(xué)的文件等仍沿用原編號(hào)，不再另行編號(hào)。公司外來(lái)文件由公司辦公室統(tǒng)一更新，并發(fā)布在公司OA系統(tǒng)內(nèi)部交流論壇中，供各單位負(fù)責(zé)人選擇參照?qǐng)?zhí)行。4216行政文件的編號(hào)東吳物業(yè)字XXXXXX號(hào)發(fā)放文件順序號(hào)發(fā)文年份如2002東吳物業(yè)管理有限公司的簡(jiǎn)稱422公司內(nèi)部其他文件可采用4213或4216規(guī)定編寫43文件的版號(hào)與修訂狀態(tài)431文件的版號(hào)以英文大寫字母A、B、C表示，A表示第一版、B表示修訂后的第二版，以此類推1文件控制管理制度流水號(hào)文件階層部門代碼（可無(wú)）（可文件類別公司代碼修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300101頁(yè)次3/4432修訂狀態(tài)以阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2、3表示修改次數(shù)，0表示未修改433修改狀態(tài)的標(biāo)記為注文件封面只需注明版號(hào)即可A/0表示修改次數(shù)，“0”為未修改，“1”為第一次修改，依此類推表示第一版，“B”為第二版，以此類推44文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放文件實(shí)行二級(jí)管理，分級(jí)審批，發(fā)放前對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，并應(yīng)得到授權(quán)人批準(zhǔn)，確保文件是充分、適宜的，質(zhì)量管理體系文件的最后部分應(yīng)有該文件的“修改記錄”具體格式參照本文件。441管理手冊(cè)由辦公室負(fù)責(zé)編寫，公司總經(jīng)理（管理者代表）負(fù)責(zé)審批、發(fā)布管理手冊(cè)。442文件實(shí)行二級(jí)發(fā)放，各單位（部門/中心/分部）質(zhì)量管理體系文件由各單位負(fù)責(zé)編寫，各單位管理規(guī)范由各單位負(fù)責(zé)人編制，送總經(jīng)理（管理者代表）審批后實(shí)施。各單位下屬項(xiàng)目部、班組負(fù)責(zé)編制作業(yè)指導(dǎo)書，由本單位負(fù)責(zé)人審核后交公司人資與品管部批準(zhǔn)后實(shí)施。443應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都能得到相關(guān)文件現(xiàn)行有效的適用版本，文件發(fā)放、回收應(yīng)填寫文件發(fā)放/回收記錄，按規(guī)定的發(fā)放范圍發(fā)放。45文件的受控狀況451文件分“受控”和“非受控”凡與質(zhì)量管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件為“受控”文件，文件清單由各單位提出，報(bào)辦公室編制現(xiàn)行修訂狀態(tài)文件清單，經(jīng)公司管理者代表批準(zhǔn)后執(zhí)行452文件發(fā)放前，對(duì)接受更改控制的文件，加蓋“受控文件”印章，并注明分發(fā)號(hào)，對(duì)不接受更改控制的受控文件只進(jìn)行編號(hào)，各單位“受控文件”印章如下辦公室（2）、東區(qū)服務(wù)中心（21）、校部服務(wù)中心（22）、南區(qū)服務(wù)中心（23）、北區(qū)服務(wù)中心（24）、城區(qū)物業(yè)分部25、樓宇物業(yè)中心（26）、后莊物業(yè)分部（27）、學(xué)生宿舍服務(wù)中心（28）、水電服務(wù)中心29、綠化服務(wù)中心（210）、留學(xué)生與成教接待中心（211）、文化休閑中心（212）、昆山分公司（213）、獨(dú)墅湖校區(qū)物業(yè)分部（214）、園區(qū)物業(yè)分部（215）。46文件的更改461管理手冊(cè)的更改由辦公室組織；具體操作時(shí)由辦公室填寫文件申請(qǐng)單，由公司管理者代表審核并報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后由公司總經(jīng)理頒布實(shí)施，并由辦公室負(fù)責(zé)保留文件更改內(nèi)容的記錄。462其他文件的更改由各相應(yīng)單位填寫文件申請(qǐng)單，經(jīng)原審批單位審批；如指定其他單位審批時(shí)，該單位應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。463所有被更改的原文件必須由辦公室收回，文件被更改處作好“”或“”標(biāo)記，文件修改頁(yè)上做適當(dāng)記錄，以確保有效文件的唯一性。47文件的領(lǐng)用、保存、作廢與銷毀具體參見(jiàn)教服集團(tuán)程序文件文件控制程序5相關(guān)文件51記錄控制管理制度52公司現(xiàn)行修訂狀態(tài)文件清單1文件控制管理制度6記錄61文件發(fā)放/回收記錄62文件申請(qǐng)單63歸檔登記表64單位受控文件清單65外來(lái)文件登記表修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300101頁(yè)次4/42記錄控制管理制度1目的對(duì)質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制,為產(chǎn)品/服務(wù)符合規(guī)定要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)和改進(jìn)依據(jù)。2適用范圍適用于質(zhì)量管理體系內(nèi)所有的相關(guān)記錄,和來(lái)自供方的部分記錄的控制。3職責(zé)31辦公室編制和組織實(shí)施記錄控制管理規(guī)定,負(fù)責(zé)記錄格式的審定、標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置的控制。32各單位負(fù)責(zé)本單位記錄的設(shè)計(jì)、收集、整理、保管和保存期的確定和處置。33記錄的填寫,使用人員對(duì)所記錄的每一個(gè)數(shù)據(jù)、文字負(fù)責(zé)。4程序41記錄的分類與控制411記錄分為以下幾類A與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄B與產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量要求有關(guān)的記錄C來(lái)自供方的記錄412記錄原則上采用“發(fā)生地歸口管理”的辦法,即由產(chǎn)生記錄的單位負(fù)責(zé)管理,記錄的編號(hào)執(zhí)行文件控制程序中的有關(guān)規(guī)定42記錄的收集、保管、與歸檔421管理評(píng)審記錄、內(nèi)審記錄、用戶投訴、不合格品/不合格服務(wù)記錄和糾正和預(yù)防措施的記錄由辦公室、品管部收集和保存422下列記錄分別由各單位收集和整理A合同評(píng)審記錄,供方的質(zhì)量記錄,供方的評(píng)價(jià)記錄B監(jiān)視和測(cè)量記錄產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄,服務(wù)質(zhì)量特性檢查記錄,顧客滿意程度的測(cè)量記錄C設(shè)備和設(shè)施的維修,保養(yǎng)記錄,監(jiān)視和測(cè)量裝置的周期檢定記錄D操作控制、項(xiàng)目及產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程的相關(guān)作業(yè)記錄,服務(wù)記錄及糾正和預(yù)防措施記錄E各單位組織的人員培訓(xùn)記錄公司組織的人員培訓(xùn)記錄由公司人力資源部收集和保存F其他與產(chǎn)品/項(xiàng)目/服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的記錄和質(zhì)量管理體系策劃、運(yùn)行、控制的記錄43各單位負(fù)責(zé)各自記錄的設(shè)計(jì)/編制和更改431每年十二月份,各單位應(yīng)編制本單位使用的記錄清單,并送交公司辦公室432品管部將各單位的記錄清單匯總，編制公司的記錄清單，經(jīng)公司管理者代表審批后執(zhí)行44記錄填寫原則441記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改,若因某種原因不能填寫的項(xiàng)目,應(yīng)說(shuō)明理由,并將該項(xiàng)目用單杠劃去,相關(guān)人員簽名,不允許空白修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300102頁(yè)次1/2442各類記錄,表單必須按時(shí)正確逐項(xiàng)填寫,簽名必須用全名443填寫錯(cuò)誤時(shí),只能劃改,并在劃改處圈出,旁注劃改人,用單杠劃去原數(shù)據(jù)/文字,蓋或簽上更改2記錄控制管理制度人的章或姓名、日期45記錄的保存、保護(hù)451各單位辦公室把所有記錄分類,按日期順序整理好,存放于干燥、通風(fēng)的地方所有記錄保持清潔,按規(guī)定期限保存記錄452記錄保存期限由各單位根據(jù)使用要求或可追溯性要求規(guī)定,一般至少保存一年以上,五年以下,設(shè)施檔案等保存至設(shè)施報(bào)廢后兩年,有行業(yè)規(guī)定的按行業(yè)規(guī)定對(duì)記錄進(jìn)行保存，公司品管部每年檢查一次各單位記錄使用和管理情況453對(duì)電子媒體形式的記錄,如軟盤等應(yīng)保存在防磁、防熱、防潮的環(huán)境下,并作好標(biāo)識(shí)46記錄的處置超過(guò)保存期的記錄,由各部門填寫文件申請(qǐng)單,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀5相關(guān)文件51文件控制管理制度6記錄61文件申請(qǐng)單62記錄清單各單位修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300102頁(yè)次2/23文書管理制度1目的為使文書管理制度化，以提高工作效率，制定本規(guī)定。2適用范圍東吳物業(yè)公司各類文書的管理。3職責(zé)公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理,公司辦公室和各單位辦公室具體負(fù)責(zé)。4管理制度41文書管理包括收文和發(fā)文兩種。42外來(lái)文件包括公文、電報(bào)、傳真等項(xiàng)。發(fā)文主要是公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件。43收文由公司辦公室承辦，登記到收文登記簿。44發(fā)文由相關(guān)職能部門擬稿后，填寫擬文稿紙后，由公司辦公室編列文號(hào)，印制下發(fā)。（1）收文處理流程圖（2）公文傳閱流程圖收文填寫傳閱文件登記簿交有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)傳閱閱文簽字交還辦公室人員分類存檔或返還。注文件不能橫向傳閱，第一位閱示人文件看完簽字后應(yīng)交辦公室，由辦公室再傳遞第二位閱示人，以此類推。（3）公文承辦流程圖辦公室人員閱文登記填寫辦文單填寫擬辦意見(jiàn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示交承辦部門辦理填寫承辦結(jié)果辦文單存檔。（4）發(fā)文處理流程圖擬稿人擬稿辦公室人員核稿、編號(hào)送有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)會(huì)稿總經(jīng)理簽發(fā)辦公室人員繕印、校對(duì)、填寫發(fā)文登記簿復(fù)印、蓋印、投送相關(guān)部門或人員。辦公室簽收分類登記分送相關(guān)部門或相關(guān)人員外來(lái)文件或上級(jí)來(lái)文修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300103頁(yè)次1/14檔案管理制度1目的為規(guī)范檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案于各項(xiàng)工作的開(kāi)展，對(duì)檔案管理過(guò)程中涉及的各項(xiàng)因素進(jìn)行控制，以滿足質(zhì)量保證體系的目標(biāo)要求，特制訂本程序。2范圍本程序適用于東吳物業(yè)管理有限公司的文書和電子檔案管理。3術(shù)語(yǔ)與定義檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子信息等不同形式的歷史記錄。4管理內(nèi)容41檔案類型分文書檔案、行政執(zhí)法檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案。42檔案案卷排列要有條理，主次分明，便于取放。43存放檔案庫(kù)房要保持整潔、通風(fēng)，要有防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防塵、防潮等保護(hù)措施。44搬運(yùn)檔案時(shí)，要輕放、輕拿，不得隨意把檔案放在地上。45庫(kù)存檔案，每年進(jìn)行一次全面檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。46對(duì)借閱超過(guò)期限的檔案，要定期催還，以免損失，以利于充分發(fā)揮檔案的作用。47檔案的接收、移轉(zhuǎn)、查閱、借用均需及時(shí)準(zhǔn)確辦理登記手續(xù)。48機(jī)密檔案一般不得復(fù)印，如特殊情況需要復(fù)印時(shí)，須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。49檔案員不得私自把機(jī)密檔案帶出檔案室。修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300104頁(yè)次1/15招聘管理制度1目的為加強(qiáng)本公司員工隊(duì)伍建設(shè)，提高員工基本素質(zhì)，統(tǒng)一管理和規(guī)范本公司及下屬各部門/中心/分部招聘錄用工作，特制訂本規(guī)定。2適用范圍本規(guī)定適用于公司及下屬各部門/中心/分部員工的招聘、錄用。3職責(zé)公司下屬各部門/中心/分部負(fù)責(zé)向人資與品管部上報(bào)進(jìn)人計(jì)劃與用工申請(qǐng)；負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門/中心/分部除特殊工種以外的生產(chǎn)、服務(wù)一線人員、一般技術(shù)人員的招聘。人資與品管部負(fù)責(zé)審批下屬各部門/中心/分部進(jìn)人計(jì)劃、用工申請(qǐng)；制定公司人員招聘計(jì)劃；負(fù)責(zé)組織實(shí)施公司管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和其它特殊工種人員（保安員、保管員、前臺(tái)服務(wù)員、采購(gòu)員、文秘兼資料管理員等）的招聘。4相關(guān)規(guī)定與程序41招聘工作原則411招聘原則先公司內(nèi)部、再社會(huì)公開(kāi)。（公司內(nèi)部推薦應(yīng)聘者，推薦者必須提交推薦書說(shuō)明推薦理由、且推薦者與應(yīng)聘者不可安排同在一個(gè)部門工作）。412錄用標(biāo)準(zhǔn)主要依據(jù)崗位、工種要求及職位條件。一般通過(guò)審查應(yīng)聘人員有關(guān)書面資料及應(yīng)聘簡(jiǎn)歷、面試、測(cè)試、試用等程序后確定錄用人員；管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和其它關(guān)鍵性崗位人員，需進(jìn)行一般知識(shí)和專業(yè)知識(shí)或技能的考試。必要時(shí)可對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行背景了解。面試結(jié)果由招聘小組集體決定。42招聘計(jì)劃與用工申請(qǐng)421公司下屬各部門/中心/分部根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和人員使用狀況，每年12月上旬向人資與品管部填報(bào)“年度進(jìn)人計(jì)劃”（包括招聘崗位、數(shù)量、上崗條件、到崗時(shí)間等），7、8月份報(bào)“補(bǔ)充進(jìn)人計(jì)劃”，由人資與品管部匯總后根據(jù)公司年度人力資源規(guī)劃，制定公司年度招聘計(jì)劃。“公司年度招聘計(jì)劃”、“下屬部門/中心/分部年度進(jìn)人計(jì)劃、補(bǔ)充進(jìn)人計(jì)劃”分別由公司總經(jīng)理、下屬各部門/中心/分部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。422公司下屬各部門/中心/分部因規(guī)模擴(kuò)大、開(kāi)設(shè)新服務(wù)、人員離職而需補(bǔ)充調(diào)整人員時(shí)。屬公司人資與品管部管轄范圍的人員招聘，下屬各部門/中心/分部應(yīng)至少提前20天填報(bào)“用工申請(qǐng)”；其它下屬各部門/中心/分部招聘的人員由各部門/中心/分部招聘錄用后填寫“用工登記表”報(bào)人資與品管部。43管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和其它關(guān)鍵性崗位人員招聘431程序修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300105頁(yè)次1/25招聘管理制度44生產(chǎn)、服務(wù)一線招聘441程序442相關(guān)規(guī)定4421由人資與品管部組織招聘的管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和其它關(guān)鍵性崗位人員，人員錄用后由人資與品管部負(fù)責(zé)辦理錄用手續(xù)。4422由下屬各部門/中心/分部組織招聘的生產(chǎn)、服務(wù)一線、一般技術(shù)人員由各部門/中心/分部辦理錄用手續(xù)，填寫用工登記表報(bào)人資與品管部備案。新錄用人員簽訂勞動(dòng)合同或勞務(wù)合同，須報(bào)人資與品管部審核。相關(guān)記錄年度進(jìn)人計(jì)劃補(bǔ)充進(jìn)人計(jì)劃用工申請(qǐng)公司年度招聘計(jì)劃部門/中心/分部上報(bào)“年度進(jìn)人計(jì)劃”、“用工申請(qǐng)”、“補(bǔ)充進(jìn)人計(jì)劃”下屬各單位上報(bào)人員補(bǔ)充（編制內(nèi)）用人單位確定錄用人員試用，報(bào)人資與品管部備案通過(guò)各種形式招聘生產(chǎn)、服務(wù)一線管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和其它關(guān)鍵性崗位人員由人資與品管部按43程序招聘人資與品管部審核批準(zhǔn)部門/中心/分部上報(bào)“年度進(jìn)人計(jì)劃”、“用工申請(qǐng)”、“補(bǔ)充進(jìn)人計(jì)劃”人資與品管部匯總后公司招聘計(jì)劃根據(jù)綜合招聘考試的成績(jī)擇優(yōu)錄取。用工部門/中心/分部負(fù)責(zé)人、人資與品管部、必要時(shí)公司總經(jīng)理、相關(guān)專業(yè)人員一同進(jìn)行招聘考試初選并安排考試（筆試、面試）匯同專業(yè)人員實(shí)施招聘確定錄用人員，體檢合格后，辦理錄用手續(xù)招聘小組組織應(yīng)聘人員面試，人力資源部參與（必要時(shí)筆試）修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300105頁(yè)次2/26培訓(xùn)管理制度1目的為規(guī)范公司培訓(xùn)管理工作，推廣新的管理經(jīng)營(yíng)理念、推行先進(jìn)技術(shù)，提高公司及其下屬各部門員工（管理/操作）的管理能力與技術(shù)水平，滿足公司各崗位能力的要求，特制訂本規(guī)定。2適用范圍適用于公司人資與品管部及各下屬單位舉辦的各類培訓(xùn)，外送培訓(xùn)的審批、組織與實(shí)施。3職責(zé)31公司人資與品管部311負(fù)責(zé)擬定公司總體培訓(xùn)方案、預(yù)算；制訂公司“半年度培訓(xùn)計(jì)劃”報(bào)總經(jīng)理審批，并認(rèn)真實(shí)施培訓(xùn)。312了解公司各級(jí)各類的培訓(xùn)需求,負(fù)責(zé)組織實(shí)施助理以上管理人員管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，舉辦公司共同性培訓(xùn)課程；313負(fù)責(zé)監(jiān)督下屬各單位的培訓(xùn),督促下屬各單位落實(shí)二級(jí)培訓(xùn)計(jì)劃。32公司下屬各單位321負(fù)責(zé)擬訂本單位半年度培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)預(yù)算，認(rèn)真組織安排培訓(xùn)，并上報(bào)培訓(xùn)實(shí)施成果。322負(fù)責(zé)選定培訓(xùn)對(duì)象,安排本單位新員工崗前培訓(xùn)。323負(fù)責(zé)本單位員工崗位培訓(xùn)與培訓(xùn)檔案的收集與管理。33公司市場(chǎng)與護(hù)衛(wèi)部331負(fù)責(zé)組織公司新進(jìn)護(hù)衛(wèi)人員的集中崗前培訓(xùn)，并對(duì)護(hù)衛(wèi)人員的二級(jí)培訓(xùn)情況進(jìn)行監(jiān)督管理。5相關(guān)規(guī)定與程序51培訓(xùn)需求的識(shí)別與實(shí)施應(yīng)識(shí)別從事影響質(zhì)量管理體系活動(dòng)的人員的能力要求，分別對(duì)新職工、在崗員工、轉(zhuǎn)崗員工、各類專業(yè)人員、特殊工種人員、質(zhì)量檢查人員、內(nèi)審員等根據(jù)他們的崗位職責(zé)制定并實(shí)施培訓(xùn)需求。A助理以上人員由公司人資與品管部識(shí)別，制定并實(shí)施培訓(xùn)需求。B各單位員工由各單位分別識(shí)別，制定并實(shí)施培訓(xùn)需求。52公司培訓(xùn)體系種類培訓(xùn)對(duì)象崗前培訓(xùn)新員工培訓(xùn)和轉(zhuǎn)崗人員崗位技能培訓(xùn)服務(wù)、各類操作、維修、技術(shù)、營(yíng)銷、文秘、財(cái)會(huì)等崗位技能性培訓(xùn)管理能力培訓(xùn)以提高管理能力為目的針對(duì)各層次管理人員開(kāi)展的培訓(xùn)521崗前培訓(xùn)5211新員工培訓(xùn)修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300106頁(yè)次1/3A）公司基礎(chǔ)教育包括公司簡(jiǎn)史、組織體系、員工紀(jì)律、質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量和安全意識(shí)、相關(guān)法律法規(guī)、質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)知識(shí)和體系文件等的培訓(xùn)，在入公司一個(gè)月內(nèi)，由人資與品管部或各部門分別組織培訓(xùn)（護(hù)衛(wèi)人員的崗前培訓(xùn)由市場(chǎng)與護(hù)衛(wèi)部負(fù)責(zé)實(shí)施）。6培訓(xùn)管理制度B）中心/分部基礎(chǔ)教育學(xué)習(xí)本中心/分部工作與生產(chǎn)服務(wù)的主要內(nèi)容，由所在單位負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行。C）崗位技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)服務(wù)規(guī)范、服務(wù)提供規(guī)范、質(zhì)量控制要求、操作規(guī)程、安全知識(shí)、緊急情況的應(yīng)變等，由所在單位負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)臅婵己恕?212轉(zhuǎn)崗人員培訓(xùn)培訓(xùn)必須按照以上B）、C）要求“先培訓(xùn)，后上崗”使之符合新崗位的要求。522崗位技能培訓(xùn)A）質(zhì)量管理體系內(nèi)審員應(yīng)由認(rèn)證或認(rèn)證咨詢機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、考核、持證上崗。B）相關(guān)專業(yè)特殊工種人員，國(guó)家規(guī)定的需持執(zhí)業(yè)資格上崗的人員，應(yīng)由相關(guān)專門機(jī)構(gòu)培訓(xùn)（包括外送培訓(xùn)）合格持證上崗，由人資與品管部或各中心/分部提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)。523管理能力培訓(xùn)指公司人資與品管部組織的對(duì)助理以上的經(jīng)理人員在工作過(guò)程中所涉及到的具有普遍適用性的管理技能、管理方法和管理模式的培訓(xùn)，本類培訓(xùn)主要采取觀看錄像與外送的方式。53培訓(xùn)計(jì)劃531各中心/分部應(yīng)當(dāng)分別在每年元旦之前與9月份開(kāi)學(xué)前識(shí)別、確定本公司下年度培訓(xùn)需求并向人資與品管部上報(bào)本單位下個(gè)半年度培訓(xùn)計(jì)劃。532人資與品管部匯總各中心/分部培訓(xùn)計(jì)劃后制定公司下個(gè)半年度培訓(xùn)計(jì)劃。533各中心/分部在收到人資與品管部確定的年度培訓(xùn)計(jì)劃后，應(yīng)當(dāng)對(duì)照本單位原計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并將新的計(jì)劃報(bào)人資與品管部備案。534人資與品管部及各中心/分部嚴(yán)格按照計(jì)劃實(shí)施培訓(xùn)，培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)有策劃有記錄有評(píng)價(jià)。535在個(gè)人、中心/分部、人資與品管部發(fā)現(xiàn)了年初沒(méi)有預(yù)料到的培訓(xùn)需求后，當(dāng)立即策劃培訓(xùn)并對(duì)年初制定的培訓(xùn)計(jì)劃作補(bǔ)充培訓(xùn)說(shuō)明。54培訓(xùn)程序541內(nèi)部培訓(xùn)A公司下屬單位，應(yīng)就本單位特性，每學(xué)期安排不少于48小時(shí)的培訓(xùn)課程（其中不包括公年底識(shí)別、確定培訓(xùn)需求制定培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施培訓(xùn)培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)培訓(xùn)反饋補(bǔ)充培訓(xùn)（培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整）臨時(shí)培訓(xùn)需求修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300106頁(yè)次2/3司人資與品管部統(tǒng)一安排的內(nèi)訓(xùn)課程），要求所屬員工參與培訓(xùn)，其課程由單位負(fù)責(zé)人策劃，開(kāi)課前策劃方案報(bào)人資與品管部核定后實(shí)施。6培訓(xùn)管理制度B內(nèi)訓(xùn)的講師，以各中心/分部負(fù)責(zé)人擔(dān)當(dāng)為原則，必要時(shí)也可聘請(qǐng)學(xué)有專精的同仁或外聘專家擔(dān)當(dāng)。C內(nèi)訓(xùn)預(yù)算費(fèi)用由各單位在課程策劃中注明，并將在各單位員工福利費(fèi)中支出，公司員工擔(dān)當(dāng)非本單位培訓(xùn)講師者，經(jīng)人資與品管部審核，酌情給付525元/小時(shí)的講課費(fèi)。外聘專家的根據(jù)市場(chǎng)行情價(jià)酌情給付。D內(nèi)訓(xùn)時(shí)間的安排，以不影響部門工作任務(wù)進(jìn)行為原則；經(jīng)安排受訓(xùn)者不得無(wú)故缺席，因故無(wú)法出席者，應(yīng)提前請(qǐng)假。542外送培訓(xùn)5421程序5422相關(guān)規(guī)定A本公司正式員工，如確有需要通過(guò)特定的教育培訓(xùn)來(lái)提高目前所從事工作的能力與效率者（或認(rèn)為特定的教育培訓(xùn)對(duì)于將來(lái)必然從事的工作有直接聯(lián)系者），經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人上報(bào)，經(jīng)人資與品管部審核，公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，可以參加外派受訓(xùn)。B外訓(xùn)于不影響該部門正常工作的前提下，參加專業(yè)團(tuán)體或正式教育機(jī)構(gòu)所辦得專業(yè)課程。C擬參加外訓(xùn)者，應(yīng)如實(shí)填寫外送培訓(xùn)申請(qǐng)單，并附課程簡(jiǎn)介資料，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)人資與品管部備案后，呈請(qǐng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)生效。55培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)評(píng)價(jià)所提供培訓(xùn)的有效性551培訓(xùn)期間或培訓(xùn)結(jié)束，公司人資與品管部及各單位分別負(fù)責(zé)對(duì)組織的培訓(xùn)作多方面、多角度的效果評(píng)價(jià)活動(dòng)，并將評(píng)價(jià)結(jié)果記錄，必要時(shí)反饋給培訓(xùn)對(duì)象和相關(guān)人員。552培訓(xùn)評(píng)價(jià)的考核結(jié)果與績(jī)效考核掛鉤，管理人員崗前培訓(xùn)必須在培訓(xùn)評(píng)價(jià)合格后持證上崗。553評(píng)價(jià)原則主要考核、評(píng)估受訓(xùn)者通過(guò)培訓(xùn)在實(shí)際工作中工作行為的改進(jìn)以及工作得到的成效。554評(píng)估檢查與反饋各單位應(yīng)對(duì)參加培訓(xùn)的員工,在工作崗位上要進(jìn)行嚴(yán)格的督促檢查,考查培訓(xùn)后在工作態(tài)度和工作績(jī)效的表現(xiàn),將結(jié)果反饋至培訓(xùn)組織。555每年四季度人資與品管部組織各單位負(fù)責(zé)人評(píng)價(jià)人員能力要求，評(píng)價(jià)被培訓(xùn)人員是否具備了所需能力，其中管理人員由人資與品管部考評(píng)，各部門人員由各部門領(lǐng)導(dǎo)班子考評(píng)，外送培訓(xùn)需求填寫外送培訓(xùn)申請(qǐng)單中心/分部負(fù)責(zé)人簽字人力資源部核準(zhǔn)所在公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300106頁(yè)次3/3并分別做好人員年度考核表以便制定下年度培訓(xùn)計(jì)劃。7業(yè)主使用人接待反饋制度1目的為樹(shù)立公司良好形象、規(guī)范接待人員行為及語(yǔ)言，確保業(yè)主及使用人的反饋信息在公司得到傳達(dá)與溝通。2適用范圍本制度適用于公司所有受委托的物業(yè)管理項(xiàng)目。3反饋內(nèi)容分類31報(bào)修32求助33建議34問(wèn)訊35質(zhì)疑36投訴4接待要求41接待來(lái)訪工作由管理分部或大樓主管或前臺(tái)值班人員負(fù)責(zé)，并公布辦公地點(diǎn)、聯(lián)系電話，讓業(yè)主反饋有門。42任何管理人員在遇到業(yè)主來(lái)訪或反饋時(shí)，都應(yīng)給予熱情接待、主動(dòng)詢問(wèn)或耐心解釋。43對(duì)業(yè)主談到的問(wèn)題，接待人員應(yīng)及時(shí)做好記錄和歸檔保存，并于當(dāng)天進(jìn)行調(diào)查，核實(shí)，或處理；處理結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄；下級(jí)不能處理解決的問(wèn)題應(yīng)逐級(jí)向上匯報(bào)（大樓主管或管理分部負(fù)責(zé)人；直至公司各級(jí)相關(guān)負(fù)責(zé)人），并由上級(jí)各相關(guān)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)或配合處理。44責(zé)任部門在處理反饋時(shí)，要熱誠(chéng)、主動(dòng)、及時(shí)，要堅(jiān)持原則，突出服務(wù)，不得推委責(zé)任；問(wèn)題處理完畢后應(yīng)將處理結(jié)果及時(shí)回復(fù)業(yè)主；要做到事事有著落，件件有回音。修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300107頁(yè)次1/18回訪制度1目的為加強(qiáng)物業(yè)管理與業(yè)主的聯(lián)系，在接受業(yè)主和使用人的報(bào)修、求助、建議、問(wèn)訊、質(zhì)疑、投訴等信息后，對(duì)相關(guān)措施的完成情況與質(zhì)量進(jìn)行了解。2適用范圍本制度適用于公司所有受委托的物業(yè)管理項(xiàng)目。3回訪形式31對(duì)處理問(wèn)題的結(jié)果進(jìn)行抽樣電話回訪。32單位負(fù)責(zé)人或具體項(xiàng)目部主管每年抽樣進(jìn)行12次登門回訪。33每年召開(kāi)一次業(yè)主座談會(huì)，征求意見(jiàn)。34有針對(duì)性地對(duì)業(yè)主發(fā)放“滿意度調(diào)查表“，作專題調(diào)查，聽(tīng)取意見(jiàn)。35對(duì)于留下聯(lián)系人姓名、地址或聯(lián)系電話的顧客投訴，應(yīng)確保百分之百地全部進(jìn)行回訪（回訪率達(dá)100）。4具體要求41利用辦公自動(dòng)化設(shè)備對(duì)客戶信息進(jìn)行登記。42對(duì)每一次業(yè)主和使用人的報(bào)修、求助、建議、問(wèn)訊、質(zhì)疑、投訴等具體情況進(jìn)行記錄，并跟蹤采取措施的完成情況。43以上兩類資料由專人負(fù)責(zé)管理。44設(shè)置回訪記錄表格。45每次處理問(wèn)題或投訴結(jié)束后一周內(nèi)抽樣回訪（致電），聽(tīng)取客戶意見(jiàn)和建議。46適時(shí)登門拜訪，回訪重點(diǎn)業(yè)主/用戶。47回訪筆錄結(jié)果由相關(guān)人簽字（回訪人、用戶）。48回訪問(wèn)題解決期限及時(shí)匯報(bào)、當(dāng)即解決。49定期將回訪結(jié)果上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。修訂狀態(tài)A/0編號(hào)DWWY/Q300108頁(yè)次1/19來(lái)訪接待制度1目的使外部來(lái)訪接待工作由章可循，有條不絮2適用范圍本程序適用于公司重大對(duì)外活動(dòng)、來(lái)賓來(lái)訪、參觀及會(huì)議等接待工作。3職責(zé)31總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司重要對(duì)外接待工作、參觀申請(qǐng)的審核，檢查組織、安排情況。32辦公室主任負(fù)責(zé)一般參觀申請(qǐng)的審批、通知，重要對(duì)外接待、會(huì)議和政府部門接待工作的組織、安排，車輛調(diào)用等。33各單位負(fù)責(zé)本單位事務(wù)受理的來(lái)電來(lái)訪接待工作。4程序41會(huì)議接待程序412重要會(huì)議公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提前通知辦公室根據(jù)會(huì)議規(guī)格組織采購(gòu)、資料準(zhǔn)備及會(huì)場(chǎng)布置工作。并根據(jù)情況做好車輛調(diào)配及攝影、攝像人員安排。413會(huì)場(chǎng)內(nèi)需準(zhǔn)備有茶水，另外根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求準(zhǔn)備水果等其他物品。414會(huì)議召開(kāi)前15分鐘打開(kāi)會(huì)議室、開(kāi)電燈，開(kāi)空調(diào)。415辦公室提前通知參會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容及參會(huì)要求。會(huì)議召開(kāi)前15分鐘需達(dá)會(huì)場(chǎng)，做好參會(huì)人員的簽到及有關(guān)聯(lián)絡(luò)工作。做好會(huì)議記錄。416當(dāng)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備茶水時(shí)，工作人員應(yīng)每隔20分鐘續(xù)倒一次茶水。417臨時(shí)通知的會(huì)議，辦公室按照412414步驟完成會(huì)議的接待工作。42參觀接待程序421各單位接到要求參觀信息后，應(yīng)問(wèn)清情況，及時(shí)報(bào)辦公室，辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)意見(jiàn)，通知有關(guān)單位人員做好接待準(zhǔn)備工作