《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》1

建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范1總則101為加強建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的工程檔案，制定本規(guī)范。102本規(guī)范適用于建設(shè)工程文件的歸檔整理以及建設(shè)工程檔案的驗收。專業(yè)工程按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。103建設(shè)工程文件的歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行有關(guān)標準的規(guī)定。說明103建設(shè)工程文件歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T118222000、技術(shù)制圖復(fù)制的折疊方法（GB/10609389）等規(guī)范的規(guī)定。電子文件和聲像檔案的歸檔整理，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2術(shù)語201建設(shè)工程項目（CONSTRUCTIONPROJECT）經(jīng)批準按照一個總體設(shè)計進行施工，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個或若干個具有內(nèi)存聯(lián)系的工程所級成。202單位工程（SINGLEPROJECT）具有獨立的設(shè)計文件，竣工后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項目的組成部分。203分部工程（SUBPROJECT）單位工程中可以獨立組織施工的工程。204建設(shè)工程文件（CONSTRUCTIONPROJECTDOCUMENT）在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。205工程準備階段文件（SEEDTIMEDOCUMENTOFACONSTRUCTIONPROJECT）開程開工以前，在立頂、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標等工程準備階段形成的文件。206監(jiān)理文件（PROJECTMANAGEMENTDOCUMENT）監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。207施工文件（CONSTRUCTINGDOCUMENT）施工單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。208竣工圖（ASBUILDDRAWING）工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣。209竣工驗收文件（HANDINGOVERDOCUMENT）建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。2010建設(shè)工程檔案（PROJECTARCHIVE）在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。2011案卷（FILE）由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。2012立卷（FILING）按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類的整理成案卷，亦稱組卷。2013歸檔（PUTTINGINTORECORD）文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。說明2013對一個建設(shè)工程而言，歸檔有兩方面含義一是建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機構(gòu)移交；二是勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。3基本規(guī)定301建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責范圍。302在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責1在工程招標及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；2收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應(yīng)進行立卷歸檔；3負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；4收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；5在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當?shù)氐某墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；6對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向當?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。303勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。304建設(shè)工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設(shè)工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交。305城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導。在工程竣工驗收前，應(yīng)對工程檔案進行預(yù)驗收，驗收合格后，須出具工程檔案認可文件。4工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求41工程文件的歸檔范圍411對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。說明411此條款為確定歸檔范圍的基本原則。412工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)范附錄A的要求。說明412對建設(shè)工程項目文件歸檔范圍和保管期限表中所列城建檔案館接收范圍，各城市可根據(jù)本地情況適當拓寬和縮減。42歸檔文件的質(zhì)量要求421歸檔的工程文件應(yīng)為原件。422工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。說明422監(jiān)理文件按建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范（GB5031292000）編制；市政工程施工技術(shù)文件及其竣工接收文件在建設(shè)部印發(fā)的市政工程施工技術(shù)資料管理規(guī)定（城建1994469號）編制，建筑安裝工程施工技術(shù)文件及其竣工驗收文件在建設(shè)部沒有作出規(guī)定以前，按各省有關(guān)規(guī)定編制?？⒐D的編制應(yīng)按國家建委1982年建發(fā)施字50號關(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的幾項暫行規(guī)定執(zhí)行。地下管線工程竣工圖的編制，應(yīng)按1995年中華人民共和國行業(yè)標準城市地下管線探測技術(shù)規(guī)程（CJJ6194）中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。423工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。424工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。425工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。426工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297MM210MM）。圖紙宜采用國家標準圖幅。427工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件。428所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。1竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。2竣工圖章示例如下（圖428）3竣工圖章尺寸為50MM80MM4竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標欄上方空白處。429利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當重新繪制峻工圖。4210不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法（GB/10609389）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297MM210MM），圖標欄露在外面。5工程文件的立卷51立卷的原則和方法511立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。說明511此條款為立卷的基本原則。512一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。513立卷可采用如下方法1工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；2工程準備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；3監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；5峻工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；6竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。514立卷過程中宜遵循下列要求1案卷不宜過厚，一般不超過40MM2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。52卷內(nèi)文件的排列521文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。522圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。523既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。53案卷的編目531編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定1卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。2頁號編寫位置單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在下角。3成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。532卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定1卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄B的要求。2序號以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。3責任者填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，蓁用“等”代替。4文件編號填寫工程文件原有的文號或圖號。5文件題名填寫文件標題的全稱。6日期填寫文件形成的日期。7頁次填寫文件在卷內(nèi)文件首頁之前。8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。533卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定1卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范附錄C的要求。2卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。說明533案卷備考表的說明，主要說明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。534案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定1案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄D的要求。2案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。3檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。4檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。5案卷題名應(yīng)簡明、準確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。6編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形式單位或主要責任者。7起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。8保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限見附錄A。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。9密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。說明534城建檔案館的分類號依據(jù)建設(shè)部城市建設(shè)分類大綱（建辦檔1993103號）編寫，一般為大類號加屬類號。檔號按城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范（GB/T503232001）編寫。案卷題名中“工程名稱”一般包括工程項目名稱、單位工程名稱。編制單位工程準備階段文件和竣工驗收文件的編制單位一般為建設(shè)單位；勘察、設(shè)計文件的編制單位一般為工程的勘察、設(shè)計單位；監(jiān)理文件的編制單位一般為監(jiān)理單位；施工文件的編制單位一般為施工單位。535案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。54案卷裝訂541案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。542裝訂時必須剔除金屬物。55卷盒、卷夾兩種形式。551案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。1卷盒的外表尺寸為310MM220MM,厚度分別為20、30、40、50MM。2卷夾的外表尺寸為310MM220MM，厚度一般為2030MM。3卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸紙制作。552案卷脊背案卷脊背的內(nèi)容包括檔號、案卷題名。式樣宜符合附錄E。6工程文件的歸檔601歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定1歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程。文件材料歸檔范圍詳見附錄A。文件材料的質(zhì)量符合42的要求。2歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。602歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定1根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。2勘察、設(shè)計單位應(yīng)當在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。603勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。604工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當?shù)爻墙n案館（室）。605勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字，蓋章后方可交接。606凡設(shè)計，施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和本規(guī)定附錄A的要求單獨立卷歸檔。7工程檔案的驗收與移交701列入城建檔案館（室）檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理機構(gòu)出具的認可文件，不得組織工程竣工驗收。702城建檔案管理機構(gòu)在進行工程檔案預(yù)驗收時，應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容1工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；2