內(nèi)部管理循環(huán)

東翰電子科技（昆山）有限公司內(nèi)部管理循環(huán)目錄發(fā)行版次/日期文件編號文件名稱ABCDEAD01印鑑管理作業(yè)AD02票據(jù)領(lǐng)用管理AD03財產(chǎn)管理制度AD04職務(wù)授權(quán)制度AD05職務(wù)代理制度AD06制度管理作業(yè)AD07信用額度控管辦法文件編號AD編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料AD01印鑑管理作業(yè)1目的有效控管公司印鑑之使用，確保用印之適當(dāng)，以保護(hù)公司之法定權(quán)益，並促使公司內(nèi)各單位之印鑑管理工作制度化。2範(fàn)圍21本作業(yè)程序適用於公司內(nèi)各種印鑑之鐫刻、文件用印、印鑑攜出與銷毀作業(yè)。22印鑑依使用權(quán)限分二大類，第一類平時業(yè)務(wù)使用，第二類對外具法律效力，使用需經(jīng)主管核準(zhǔn)。3內(nèi)容31刻印申請311流程圖號無312程序說明一申請單位依業(yè)務(wù)需求申請印鑑鐫刻，應(yīng)填立印鑑申請表，填妥印鑑用途、樣式、種類等需求，依核決權(quán)限呈核後，送印鑑管理單位審核無誤後辦理委外鐫刻。二印鑑刻印完成，印鑑管理單位應(yīng)立即於印鑑申請表及印鑑保管清冊建立印信式樣後，印鑑申請表併同刻印廠商開立之發(fā)票收據(jù)，依採購及付款循環(huán)零用金作業(yè)或應(yīng)付款項(xiàng)作業(yè)辦理請款。三印鑑管理單位應(yīng)將印鑑保管清冊併同刻製完成之印鑑交印鑑保管人，經(jīng)保管人簽收後，印鑑交保管人妥善存放，並依原申請用途使用，印鑑保管清冊則由印鑑管理單位依日期順序存檔備查。附件印鑑申請表印鑑保管清冊用印申請單參考文件採購及付款循環(huán)零用金作業(yè)採購及付款循環(huán)應(yīng)付款項(xiàng)作業(yè)編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料四公司重要印鑑應(yīng)分別由專人保管，且大小印鑑保管人不得互為職務(wù)代理人，印鑑保管人應(yīng)妥善保管印鑑。五背書保證有關(guān)印章之保管人應(yīng)報經(jīng)董事會同意；變更時亦同。六保管人如因職務(wù)調(diào)動或離職，其所保管之印鑑必須列入工作移交清冊辦理移交，並更新印鑑保管清冊之保管人。32用印及攜出321流程圖號無322程序說明一申請人因執(zhí)行公務(wù)需要用第二類印鑑時，應(yīng)填立用印申請單，註明用途並檢附用印文件合約，依核決權(quán)限呈核後，向印鑑保管人申請。若係印鑑攜出者，應(yīng)註明預(yù)計(jì)歸還時間。二申請文件用印者，印鑑保管人於審核相關(guān)文件無誤，方於文件用印。用印完成後，應(yīng)於用印申請單登載用印式樣後，文件合約交申請人據(jù)以執(zhí)行公務(wù)，用印申請單則由印鑑保管人依申請日期歸檔存查。三印鑑須攜出者，保管人應(yīng)視需求會同申請人攜出或?qū)⒂¤a交付申請人執(zhí)行公務(wù)，並應(yīng)由攜出使用人於用印申請單簽收；公務(wù)結(jié)束歸還印鑑時，印鑑保管人於核對印鑑無誤後，應(yīng)於用印申請單登載歸還紀(jì)錄，依申請日期歸檔存查。33印鑑銷毀331流程圖號無編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料332程序說明一凡印鑑因遺失、損毀或因業(yè)務(wù)需要換新而申請銷毀時，印鑑保管人須填具印鑑申請書，敘明欲銷毀印鑑之原因，呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後，連同該印鑑送印鑑管理單位辦理。二印鑑管理單位接獲印鑑申請書，經(jīng)與印鑑保管清冊資料核對無誤後，視情況簽註保留或銷毀意見，呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。三申請銷毀之印鑑擬予保留者，印鑑管理單位應(yīng)於印鑑保管清冊登錄停用記錄後，暫時保管印鑑。印鑑擬予銷毀者，印鑑管理單位應(yīng)將印鑑予以截角作廢，並於印鑑申請書蓋上截角式樣後，據(jù)以於印鑑保管清冊登錄作廢日期。四印鑑管理單位應(yīng)將印鑑申請書併同印鑑保管清冊按日期順序歸檔存查。34控制重點(diǎn)341印鑑須由專人保管，並登錄印鑑保管清冊予以控制。342印鑑管理單位應(yīng)妥善保存印鑑保管清冊，俾於必要時核對。343背書保證有關(guān)印章保管人應(yīng)報經(jīng)董事會同意；變更時亦同。344印鑑保管人變更時，應(yīng)確實(shí)登錄保管人移交記錄。345用印申請之用途應(yīng)登錄完整並經(jīng)主管核準(zhǔn)。編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料346印鑑保管人員俟文件經(jīng)權(quán)責(zé)單位主管核準(zhǔn)後，依規(guī)定使用印鑑。347印鑑保管人於印鑑攜出時，應(yīng)依用印申請單跟催印鑑之歸還情形。348印鑑之銷毀暫時保管應(yīng)由權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)，並由印鑑管理單位統(tǒng)籌辦理該手續(xù)。349公司印章應(yīng)詳予登記，並不定時盤點(diǎn)。編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料AD02票據(jù)領(lǐng)用管理1目的為有效控管公司空白票據(jù)之領(lǐng)用，特制定本作業(yè)，以供相關(guān)人員遵循。2範(fàn)圍本管理辦法適用於空白票據(jù)領(lǐng)取及使用之相關(guān)控制程序。3內(nèi)容31流程圖號無。32程序說明321當(dāng)新開支票帳戶或支票本即將用盡時，財務(wù)單位票據(jù)保管人應(yīng)填立支票領(lǐng)取證格式依銀行規(guī)定，依核決權(quán)限呈核及用印後，向銀行申請空白支票。322票據(jù)保管人員收到銀行交付的空白支票，應(yīng)確定支票號碼是否完整且連號，將所領(lǐng)取之空白支票起訖號碼及數(shù)量登記於票據(jù)領(lǐng)用控制表上。323財務(wù)單位支票開立人員於依採購及付款循環(huán)付款作業(yè)開立支票付款後，應(yīng)將支票開立情形登錄於票據(jù)領(lǐng)用控制表，定期呈報權(quán)責(zé)主管核閱。票據(jù)領(lǐng)用控制表由財務(wù)單位依銀行別及日期順序歸檔存查，以掌握票據(jù)之使用狀況。324空白票據(jù)應(yīng)按編號依序開立，同時在存根聯(lián)記錄受款人、金額、開立日及到期日等。若有票據(jù)作廢，應(yīng)將作廢票據(jù)號碼剪下貼於該張票根上，註明作廢字樣，並應(yīng)將作廢票據(jù)號碼及數(shù)量登錄票據(jù)領(lǐng)用控制表。325空白未使用之票據(jù)，應(yīng)妥善存放於安全附件票據(jù)領(lǐng)用控制表參考文件採購及付款循環(huán)付款作業(yè)編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料的地方。326票據(jù)應(yīng)由負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人核準(zhǔn)後方得簽發(fā)。327公司不得開立空白未填寫金額之票據(jù)，且開立之金額應(yīng)與送交會計(jì)記帳之金額相符。328票據(jù)開立後至交付持票人前，應(yīng)指定專人保管，以防票據(jù)被故意變造。329空白票據(jù)保管人員應(yīng)定期盤點(diǎn)空白票據(jù)，另應(yīng)由票據(jù)保管人員及會計(jì)以外之第三人不定期盤點(diǎn)。33控制重點(diǎn)331空白票據(jù)應(yīng)由保管印鑑或會計(jì)以外之第三人負(fù)責(zé)保管。332空白票據(jù)應(yīng)妥善控制，使用時應(yīng)於票據(jù)領(lǐng)用控制表填註使用記錄，定期呈報權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。333票據(jù)應(yīng)依序開立，並於存根聯(lián)記錄受款人、金額、開立日及到期日等。334作廢票據(jù)應(yīng)將支票號碼黏貼於存根聯(lián)備查。335不得開立空白未填寫金額之票據(jù)。336票據(jù)之簽發(fā)應(yīng)由負(fù)責(zé)人或授權(quán)人之核準(zhǔn)方得為之。337票據(jù)簽發(fā)完成至交付前應(yīng)經(jīng)適當(dāng)之控管。338票據(jù)保管人應(yīng)不定期盤點(diǎn)空白票據(jù)，並由稽核單位不定期盤點(diǎn)，並向銀行函證領(lǐng)取數(shù)量。編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料AD03財產(chǎn)管理制度1目的為有效運(yùn)用費(fèi)用性資產(chǎn)，特制定本作業(yè)程序。2範(fàn)圍本管理作業(yè)適用於非屬固定資產(chǎn)，但仍應(yīng)登記列管之費(fèi)用性資產(chǎn)（2,000元以下者，且耐用年限二年以上之列管性資產(chǎn)）之管理事宜。至於固定資產(chǎn)之管理，應(yīng)依固定資產(chǎn)循環(huán)辦理。3內(nèi)容31流程圖號無。32程序說明321權(quán)責(zé)單位有關(guān)財產(chǎn)之採購、驗(yàn)收及保管等作業(yè)之權(quán)責(zé)單位，其規(guī)定同固定資產(chǎn)循環(huán)。322分類及編碼一應(yīng)依財產(chǎn)編碼原則確實(shí)辦理。二財產(chǎn)編號為8碼，其編碼原則如下（A）（B）（C）D（A）財產(chǎn)大分類A土地B房屋及建物改良C機(jī)器設(shè)備D運(yùn)輸設(shè)備E辦公設(shè)備F其他資產(chǎn)（B）部門編號0不分部門1技術(shù)部附件無。參考文件採購及付款循環(huán)固定資產(chǎn)循環(huán)2金型部3成型部4品保部5管理部6營業(yè)部7財務(wù)部8總經(jīng)理室9塗裝部（C）小類別（D）流水號323取得及保管依採購及付款循環(huán)購置之費(fèi)用性列管資產(chǎn)，於取得後每月財務(wù)將新增明細(xì)列出交管理部總務(wù)單位編妥財產(chǎn)編號並印製財產(chǎn)標(biāo)籤交由保管單位黏貼。各部門應(yīng)有專人維護(hù)列管資產(chǎn)清冊。324修護(hù)處理費(fèi)用性列管資產(chǎn)故障或受損時比照固定資產(chǎn)循環(huán)維修作業(yè)由各部門填制作/安裝/維修申請單經(jīng)主管核準(zhǔn)後交管理部辦理修護(hù)事宜。325調(diào)撥因業(yè)務(wù)上需要，得依固定資產(chǎn)循環(huán)調(diào)撥作業(yè)，由撥入單位與撥出單位協(xié)調(diào)後同意調(diào)撥時，填寫資產(chǎn)異動單經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後由總務(wù)單位及調(diào)出入部門據(jù)以更新列管資產(chǎn)帳冊。326處分費(fèi)用性列管資產(chǎn)出售及報廢時依固定資產(chǎn)循環(huán)出售、報廢作業(yè)，由使用資產(chǎn)單位填具資產(chǎn)異動單，呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後，將報廢品交由管理部總務(wù)單位處理，或是出售該資產(chǎn)所得填繳款單給財務(wù)部入帳。327盤點(diǎn)總務(wù)單位得不定期根據(jù)部門別列管財產(chǎn)清冊，配合稽核單位抽點(diǎn)各部門財產(chǎn)使用狀況，並記錄盤點(diǎn)差異情形。若有差異，應(yīng)追查原因，並更正列管資產(chǎn)清冊。33控制重點(diǎn)331依規(guī)定編號並黏貼標(biāo)籤識別管理。332修護(hù)支出不得資本化。333財產(chǎn)調(diào)撥或處分後應(yīng)確實(shí)更新列管資產(chǎn)管理檔案。334財產(chǎn)盤點(diǎn)應(yīng)切實(shí)，且對各部門之抽點(diǎn)週期應(yīng)平均。編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料AD04職務(wù)授權(quán)制度1目的制定職務(wù)授權(quán)制度的制定及修正程序，確保職務(wù)授權(quán)依法令規(guī)定及職能分工之原則制定。2範(fàn)圍本作業(yè)適用於公司財務(wù)運(yùn)用、經(jīng)營管理決策與作業(yè)執(zhí)行等主管之授權(quán)規(guī)定。3內(nèi)容31流程圖號無。32程序說明321制定程序一應(yīng)予納入職務(wù)授權(quán)規(guī)範(fàn)之項(xiàng)目，悉依下列原則列述規(guī)範(fàn)1內(nèi)部控制制度規(guī)定之核決權(quán)限項(xiàng)目。2有關(guān)法令規(guī)定應(yīng)予規(guī)範(fàn)之事項(xiàng)。3基於管理需要應(yīng)予規(guī)範(fàn)之事項(xiàng)。二人事單位根據(jù)前述規(guī)範(fàn)原則彙整職務(wù)授權(quán)之項(xiàng)目，並依法令規(guī)定及職能分工之原則，制定各授權(quán)項(xiàng)目之分層負(fù)責(zé)權(quán)限，彙總編定核決權(quán)限表。三核決權(quán)限表依規(guī)定呈請總經(jīng)理核定後，公佈施行。322未依本授權(quán)規(guī)定行事，以致引發(fā)公司損失時，應(yīng)依公司相關(guān)獎懲規(guī)定辦理。323遇下列情形時，人事單位得修訂核決權(quán)限表，並依規(guī)定提報董事長核定。一管理及控制重點(diǎn)改變。二與政府有關(guān)法令相抵觸。附件核決權(quán)限表參考文件無。編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料三所載職務(wù)名稱已修改，或組織層級增刪。四業(yè)務(wù)範(fàn)圍擴(kuò)增或作業(yè)重組。五其他有修訂之必要者。33控制重點(diǎn)331核決權(quán)限表應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理核定，其修正時亦同。332核決權(quán)限之制定，應(yīng)依循法令規(guī)定及職能分工之原則。編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料AD05職務(wù)代理制度1目的制定職務(wù)代理制度，確保關(guān)鍵職務(wù)人員暫時無法執(zhí)行職務(wù)時，有適當(dāng)之人員可代為執(zhí)行，使公司仍能維持正常運(yùn)作。2範(fàn)圍本作業(yè)適用於公司所有關(guān)鍵職務(wù)人員，包括主管級人員及位居重要職務(wù)之人員，其不在單位執(zhí)行職務(wù)時之代理程序。3內(nèi)容31流程圖號無。32程序說明321本制度所稱關(guān)鍵職務(wù)人員係指主管人員，包括部門主管、經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長。322制定程序一人事單位為職務(wù)代理制度制訂、執(zhí)行部門。1主管級職務(wù)代理人選，由各單位提報職務(wù)代理人名單，經(jīng)人事單位彙整轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理核定。2主管級職務(wù)代理原則為以下代上，由所屬部門同類相當(dāng)工作的主管人員代理，惟對於下列事項(xiàng)宜由上代下或上級指示A請款核準(zhǔn)權(quán)限。B付款權(quán)限。C其他法令規(guī)定事項(xiàng)。3重要職務(wù)人員因職務(wù)特殊，宜由部門主管指定適任之職務(wù)代理人。附件職務(wù)代理人名單職務(wù)代理人變更表參考文件無。編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料二經(jīng)核定之職務(wù)代理人名單應(yīng)影印分送各單位，作為業(yè)務(wù)執(zhí)行之依據(jù)。三修訂原則1遇有下列情況時，應(yīng)修訂職務(wù)代理人名單A主管或單位已裁併變更。B因應(yīng)業(yè)務(wù)需求擴(kuò)增單位或職務(wù)。C所載單位名稱與現(xiàn)制不符。D重要職務(wù)人員異動。E主管人員異動。F職務(wù)代理人員異動。G其他情形需修訂者。2職務(wù)代理人變更各單位應(yīng)定期複查職務(wù)代理人名單之正確性及適當(dāng)性，如欲變更時，由修改單位填寫職務(wù)代理人變更表，經(jīng)單位主管核準(zhǔn)後，交人事單位轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)。人事單位再依變更表修訂職務(wù)代理人名單並公布實(shí)施。人事單位至少一年檢討職務(wù)代理人名單一次，若發(fā)現(xiàn)有上述1之情事，需重擬職務(wù)代理人名單呈總經(jīng)理核準(zhǔn)後公布實(shí)施。323代理程序一員工或主管因差、假、開會或接受訓(xùn)練等因素不在單位執(zhí)行職務(wù)時，應(yīng)依編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料各有關(guān)規(guī)定辦理申請手續(xù)，並知會職務(wù)代理人。二各職務(wù)代理人若因差、假暫時無法履行代理職務(wù)時，可由上級主管暫代或另行指定，不須更改職務(wù)代理人名單。三主管級人員因請假、出差或其他事務(wù)致影響業(yè)務(wù)運(yùn)作時，人事單位應(yīng)公告職務(wù)代理事由及期間。324注意事項(xiàng)一該項(xiàng)職務(wù)涉及重大決策時，其職務(wù)代理人應(yīng)有處理能力。二代理職務(wù)以不影響原職務(wù)為原則。33控制重點(diǎn)331不相容之工作不可互為代理。332代理職務(wù)以不影響原職務(wù)為原則。編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料AD06制度管理作業(yè)1目的為有效控制本公司之各項(xiàng)制度、手冊、程序等書面文件及表單記錄，使其不致因各項(xiàng)變動有所遺漏。2範(fàn)圍21本作業(yè)程序適用於公司內(nèi)各種手冊、作業(yè)程序書、管理辦法、作業(yè)手冊、表單及記錄等。3內(nèi)容31流程圖號無32程序說明321制度部門提出制度制定修訂廢止時機(jī)1上級指示2部門間運(yùn)作協(xié)調(diào)後之需求3因應(yīng)法令或管理上需求4其他322制定部門經(jīng)提出與相關(guān)部門討論決議要制定新程序或辦法後，召集相關(guān)單位共同制定通過，填寫文件新增/修訂/補(bǔ)發(fā)/廢除申請單經(jīng)權(quán)責(zé)主管核定後，由系統(tǒng)管理課編號發(fā)行；經(jīng)審核退回申請時，則由提出單位決定終止申請或再修正申請內(nèi)容。323制度修訂應(yīng)於修訂一覽表記述下列事項(xiàng)A項(xiàng)次B修訂日期C版本D頁次附件文件新增/修訂/補(bǔ)發(fā)/廢除申請單修訂一覽表分發(fā)/回收記錄表文件一覧表參考文件無。編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料E修訂內(nèi)容324制度制定完成核準(zhǔn)後系統(tǒng)管理課應(yīng)編號列管。編號原則DHX，XAZ，若AZ已循環(huán)完，則再往後編一碼區(qū)別，並由AZ循環(huán)，舉例若編號編至DHZ，則下一個號碼為DHAA，至DHAZ後，下一號碼為DHBA。本辦法所規(guī)定之編號為不同文件系統(tǒng)間之編號，例如ISO、內(nèi)控書面制度、ERP上線各作業(yè)所編製之SOP，為三套不同的文件系統(tǒng)，其編碼依上段說明編列不同號碼。各系統(tǒng)內(nèi)之子系統(tǒng)編號由各辦法自行編製。325文件首次正式發(fā)行後之修正，應(yīng)填文件新增/修訂/補(bǔ)發(fā)/廢除申請單經(jīng)主管核準(zhǔn)後發(fā)行各相關(guān)單位。制度分發(fā)應(yīng)依業(yè)務(wù)需求決定分發(fā)對象及份數(shù)。分發(fā)部門及數(shù)量應(yīng)列表管制，分發(fā)時亦應(yīng)請受文部門簽收。若屬修訂制度，應(yīng)收回舊版文件加以銷毀。文件之分發(fā)及回收均應(yīng)記載於分發(fā)/回收記錄表做為管制。所有發(fā)行文件應(yīng)記載於文件一覧表。33控制重點(diǎn)331制度文件應(yīng)依規(guī)定編號列管並依序歸檔。編號作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程