公司出差及差旅費管理制度

.公司出差及差旅費管理制度第一章 總則為規(guī)范公司出差行為，提高工作效率，加強(qiáng)差旅費及有關(guān)費用開支的控制管理，特制定本制度。第二章 出差流程1. 出差申請與報告1.1 根據(jù)部門工作目標(biāo)或業(yè)務(wù)需求，由部門經(jīng)理或分管主管視具體情況確認(rèn)出差人和出差期限，并依照程序核定。1.2 被委派出差人應(yīng)填寫出差申請單，出差申請單必須詳細(xì)填寫出差地點、出差時間、出差路線、事由、計劃及出差費用預(yù)算等內(nèi)容，并依照程序找對應(yīng)主管核定并簽字確認(rèn)后方可出差，否則出差費用一律不予報銷。1.3 主管對出差申請進(jìn)行審批時，除須對申請人員所填具之出差目的及時間安排進(jìn)行審核外，還應(yīng)對其所提出的出差費用預(yù)算進(jìn)行合理性測算。1.4 將出差申請單送至行政部留存、記錄考勤。原則上出差出發(fā)時間在中午12點以前的可以不來公司報到，出差出發(fā)時間在中午12點以后的要來公司報到，特殊原因不來公司的必須有部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報行政部備案。1.5 出差返回時間（以車票、機(jī)票上的到達(dá)時間為準(zhǔn)）在中午12點以前的要來公司報到；出差返回時間在中午12點以后的經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報行政部后可不來公司報到。1.6 出差后須按出差申請單中擬定的時間、路線、擬計劃拜訪客戶名錄等事項開展出差工作。出差人員出差期間需每天向部門主管報告工作進(jìn)展及下一步工作計劃安排。1.7 出差途中生病、遇意外或因工作實際，需要延長差旅時間的，應(yīng)打電話向公司請示，不得因私事或借故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。1.8 出差人員返回后均需提報出差報告，出差報告中需將本次出差的任務(wù)完成情況（包括出差目的達(dá)成情況、費用支出情況等內(nèi)容）做詳細(xì)說明，同時該報告也是出差費用報銷的依據(jù)之一。1.9 出差報告的審核及審批流程同出差申請單。1.10 出差結(jié)束后，應(yīng)于3日之內(nèi)提交出差報告，并在5日內(nèi)到財務(wù)部費用報銷。未按以上手續(xù)辦理出差手續(xù)或未經(jīng)審批所發(fā)生的費用，公司將不予報銷。1.11 為強(qiáng)化出差費用管控及提升遠(yuǎn)途出差（本市以外）成本效益，遠(yuǎn)途出差人員在填具差旅費報銷單時，必須與相對應(yīng)的出差申請表上所載明的預(yù)算金額相接近，如高于預(yù)算金額10%或超過300元者，則必須提出說明并經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)后超出部分才可報銷。1.12 當(dāng)日可往返的出差，出差報告可不填寫，相關(guān)內(nèi)容合并至員工每日的工作報告內(nèi)。2. 出差的審核決定權(quán)限如下：2.1當(dāng)日出差出差當(dāng)日可能往返，由直接主管核準(zhǔn)。2.2 遠(yuǎn)途出差由部門經(jīng)理核準(zhǔn)，報主管副總審批，部門經(jīng)理以上人員一律由總裁核準(zhǔn)。3. 交通工具的選擇標(biāo)準(zhǔn)：員工出差應(yīng)根據(jù)實際距離與公務(wù)緊急程度酌情選擇適當(dāng)?shù)慕煌ǔ鲂泄ぞ?，未按?guī)定乘坐交通工具的，費用超支部分由個人承擔(dān)。3.1市內(nèi)或鄰市短途出差（車程3小時以內(nèi)）一般選擇汽車作為交通工具，必要時也可乘坐火車。3.2 遠(yuǎn)途出差：3.2.1 距目的地600公里以內(nèi)一般選擇火車作為交通工具，車程超過六個小時可以選擇臥鋪出行，超過600公里，有合適的夜間列車車次也可選擇臥鋪出行；3.2.2 特殊情況下，經(jīng)主管批準(zhǔn)，也可采用汽車出行；3.2.3 行程超過600公里，公務(wù)較緊急且無合適的列車車次時，可申請選擇乘坐飛機(jī)。機(jī)票及航班艙位的選擇，應(yīng)以節(jié)約為前提。在符合出行要求的時間段內(nèi)，且無限時抵達(dá)要求的差旅安排，首選最低折扣的航班的經(jīng)濟(jì)艙位。如因公務(wù)需要，要求限時抵達(dá)目的地且不具備選擇經(jīng)濟(jì)艙位的條件下而必須升艙的，必須報經(jīng)當(dāng)事人所在部門經(jīng)理和分管副總批準(zhǔn)，經(jīng)同意后方可升艙。3.3 票務(wù)訂購3.3.1 員工出差所需的飛機(jī)票、火車票由行政分部委派專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一訂購，出差員工選定行程及交通工具的種類、班次后，以郵件形式通知人事行政中心專項負(fù)責(zé)人，并電話告知；3.3.2行政分部專項負(fù)責(zé)人應(yīng)在接到相關(guān)郵件后，嚴(yán)格按照郵件內(nèi)所述行程、車次或航班要求，及時使用公司指定賬戶訂票，并應(yīng)就購票過程中出現(xiàn)的信息變更等問題及時與出差員工進(jìn)行溝通。由公司指定賬戶產(chǎn)生的返點、贈品或其他優(yōu)惠福利均屬公司所有。3.4 自駕出差規(guī)定3.4.1 自駕車出差范圍應(yīng)小于500公里，超過500公里則不允許自己駕車出差，若遇重大或緊急事件需自駕車超過500公里，必須由主管副總審批。3.4.2燃油費補(bǔ)助：汽油價格以公司所在地現(xiàn)行市價為準(zhǔn)，自駕車?yán)锍虜?shù)按照列車時刻表上所列里程數(shù)計算，往返路程按列車時刻表中里程數(shù)2倍計算。報銷燃油費補(bǔ)助應(yīng)填寫差旅費報銷單，寫明報銷出差起止地點及相應(yīng)里程附報銷單相應(yīng)金額的正規(guī)燃油發(fā)票。油耗標(biāo)準(zhǔn)表：汽車排量耗油標(biāo)準(zhǔn)1.3L以下（含1.3L）8升/每百公里1.3L1.8L10升/每百公里1.8L以上（含1.8L）12升/每百公里即：燃油費補(bǔ)助=往返里程數(shù)油耗標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)?shù)仄蛢r3.4.3路橋費：出差范圍內(nèi)的路橋費根據(jù)發(fā)票實報，需填入差旅費報銷單，歸為其他費報銷。3.4.4自駕出差補(bǔ)助、出差當(dāng)天數(shù)計算同差旅費報銷制度中相關(guān)規(guī)定。3.4.5自駕出差可使用員工自有車輛，如要使用公司車輛，可向直接主管和行政分部車輛負(fù)責(zé)人申請使用本公司車輛。第三章 差旅費及補(bǔ)助1. 差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)定 1.1 為保障員工出差時的住宿條件和安全，如非公務(wù)特殊需要，所有員工住宿應(yīng)優(yōu)先選擇公司于當(dāng)?shù)氐暮灱s商務(wù)合作酒店，并應(yīng)以交通方便及就近為原則，選擇適合入住的酒店。行政分部將根據(jù)業(yè)務(wù)需要及員工要求，定期調(diào)整合作酒店；1.2 一般非商務(wù)活動需要，應(yīng)首選經(jīng)濟(jì)型酒店，住宿標(biāo)準(zhǔn)為一線城市300元/人/天，其余城市250元/人/天。公司提倡兩同性員工同行時合住同一房間，作為鼓勵，住宿標(biāo)準(zhǔn)可調(diào)整至一線城市400元/間/天，其余城市350元/間/天。副總以上級別人員出差住宿采取實報實銷方式。1.3 因公務(wù)特殊需要住宿標(biāo)準(zhǔn)超過上述規(guī)定時，必須提前獲得直接主管的書面批準(zhǔn)。1.4 住宿費以外的其他費用不在報銷范圍，如房間電話費、洗衣費及休閑娛樂費用等。 1.5 在出差地選擇住親戚朋友家或其它方式自行解決住宿的，按住宿標(biāo)準(zhǔn)的60%發(fā)放住宿補(bǔ)償費。1.6 出差參觀、學(xué)習(xí)、考察，由主辦單位或受訪單位統(tǒng)一安排住宿的，如果收取費用可據(jù)實報銷，如不收取費用則不再補(bǔ)償、報銷住宿費。2. 差旅補(bǔ)助2.1 公司按每人每天100元的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)向出差員工提供差旅補(bǔ)助，其中包含餐費、非公務(wù)交通費及雜費。長期派駐的員工另享受通訊費補(bǔ)助； 2.2 員工出差期限按照實際出差天數(shù)計算：2.2.1 啟程當(dāng)天中午12點前出發(fā)的按一天計算補(bǔ)助，12:00以后出發(fā)的按半天計算補(bǔ)助。2.2.2 回程當(dāng)天，12:00以前到達(dá)公司所在地的按半天計算補(bǔ)助，12:00以后到達(dá)的按一天計算補(bǔ)助。2.3 差旅補(bǔ)助將與月工資合并計算、發(fā)放，并需按照國家相關(guān)規(guī)定繳納個人所得稅。2.4 員工短途出差，當(dāng)天返回?zé)o需在外住宿的，不另外發(fā)放出差補(bǔ)貼。駕駛自由車輛的，相關(guān)費用包含在車補(bǔ)內(nèi)；非自駕出差的，只根據(jù)發(fā)票報銷交通費；駕駛公司車輛的，一般不報銷任何費用。2.5 外出參觀、學(xué)習(xí)、考察，由主辦單位或受訪單位統(tǒng)一安排用餐的，如果收取費用可正常享受補(bǔ)助，如不收取費用則按補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的50%執(zhí)行。2.5 出差不享受休息待遇，不得報支加班費，要保證每天工作8小時和一定的工作績效，但法定節(jié)假日（春節(jié)、元旦、勞動節(jié)、國慶節(jié)、中秋節(jié)、端午節(jié)等）按照國家規(guī)定給予補(bǔ)貼。3. 差旅費用報銷程序及相關(guān)規(guī)定3.1 出差借款與報銷3.1.1 公司堅持“先預(yù)算后開支”的費用控制制度，出差員工在出差申請單需填寫出差費用總預(yù)算，并由對應(yīng)主管審核確認(rèn)，原則上不支出計劃外費用，特殊情況報分管副總審批。3.1.2 借款的首要原則“前賬不清，后款不借”。3.1.3 需借支的出差人員依據(jù)審批后的出差申請單填制借款單，財務(wù)部門收到經(jīng)核簽的出差申請及借款單時，需再對出差費用預(yù)算進(jìn)行合理性測算，若認(rèn)為合理則給以辦理借支，若認(rèn)為有不合理之處，可與申請人進(jìn)行溝通，溝通后如未獲共識則交付分管副總進(jìn)行裁決。3.1.4 出差或其他用途需借大筆現(xiàn)金時，應(yīng)提前向財務(wù)預(yù)約，并有總裁審批；3.1.5 借款要及時清還，公務(wù)結(jié)束后5日內(nèi)到財務(wù)部結(jié)算還款。無正當(dāng)理由過期不結(jié)算者，財務(wù)部直接于最近期發(fā)放工資時扣減該員所預(yù)支之金額，直至扣清為止。3.1.6 款額度與借款人工資掛鉤，參照出差費用標(biāo)準(zhǔn)，原則上不得超過借款人的月工資收入。特殊用途超過標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)上報到分管副總標(biāo)明原因?qū)徟?.2報銷程序及出差費用的報銷3.2.1 差旅費報銷應(yīng)以正規(guī)的發(fā)票為依據(jù)，并且由機(jī)器打印的發(fā)票，必須以公司名稱作為發(fā)票抬頭。原則上不允許使用收據(jù)報銷，特殊情況無正規(guī)發(fā)票的，需寫清原由并經(jīng)部門主管簽字確認(rèn)后才可報銷。發(fā)票丟失，應(yīng)由個人寫出書面說明，經(jīng)部門主管或同行人證明后方可報銷，否則個人負(fù)擔(dān)丟失部分的費用。3.2.1 差旅費報銷按財務(wù)規(guī)范粘貼差旅費報銷單直接主管或經(jīng)理審核簽字財務(wù)部核實分管副總審批財務(wù)領(lǐng)款報銷。3.2.2 出差人員需于出差返回5日內(nèi)向財務(wù)部門提報經(jīng)部門主管簽核的該行次差旅費報銷單和出差報告，財務(wù)部門依據(jù)相關(guān)財務(wù)規(guī)定進(jìn)行初次審核，同時還需對費用支出的合理性進(jìn)行審核。審核無誤的，按照報銷單的金額，每月的11號由財務(wù)部直接發(fā)放現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬至員工工資卡內(nèi)。3.2.3 員工差旅出發(fā)前因公務(wù)需要更改車次、航班、航線、簽轉(zhuǎn)、退票產(chǎn)生的額外費用，可通知行政分部對應(yīng)負(fù)責(zé)人辦理，時間緊急時也可由員工先行支付；出發(fā)后產(chǎn)生的各項改票費用均由員工先行支付，返回后報部門主管簽字確認(rèn)，由員工憑收據(jù)到財務(wù)部報銷。因員工個人原因造成誤車、誤機(jī)所產(chǎn)生的費用，由員工自行承擔(dān)。3.2.4 公司對出差人員在出差期間因公務(wù)發(fā)生的交通費、招待費、禮品費實行實報實銷，需提前打電話給部門主管申請，同意后才可進(jìn)行，同時另列報銷清單，在返回后報部門主管簽字確認(rèn)，按財務(wù)規(guī)定向財務(wù)部提供有效票據(jù)，并詳細(xì)注明費用緣由，否則相關(guān)費用不予報銷。3.2.5 公司承擔(dān)由員工辦公本地至差旅目的地之間的往返旅費，如因個人原因去往第三方目的地，則“差旅目的地”至“第三方目的地”、“第三方目的地”至“辦公本地”間兩段路程產(chǎn)生的旅費，公司只報銷其中的一段。且該段費用與“辦公本地”至“差旅目的地”的旅費金額相比，將以較低金額作為報銷額度。反方向亦然；3.2.6 出差費用的報銷項目中，不可包含差旅補(bǔ)助已經(jīng)涵蓋的費用。第四章員工出差活動的監(jiān)管1. 各部門經(jīng)理對自己部門的員工出差活動負(fù)責(zé)進(jìn)行監(jiān)督管理，定期（按月）開展檢查，對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為應(yīng)及時處理。違規(guī)處罰標(biāo)準(zhǔn)：1.1 員工出差未辦理申請手續(xù)的，處罰責(zé)任人20100元/次，期間產(chǎn)生的費用不得報銷入賬。1.2 出差人員未按時辦理費用報批手續(xù)并入賬的，處罰20100元/次，對超期報銷的出差費用按90%報銷入賬。1.3 出差費用報批存在弄虛作假的，按照作假部分的金額處罰責(zé)任人，同時做假部分的費用不得入賬，已入賬的應(yīng)進(jìn)行剝離。2. 財務(wù)部門未按相關(guān)規(guī)定審核報銷票據(jù)，存在違規(guī)的，處罰責(zé)任人20200元/次，如因此造成的直接經(jīng)濟(jì)損失由審核人承擔(dān)。5、出差不享受休息待遇，不得報支加班費或輪休，要保證每天工作8小時和一定的工作績效，