采購流程doc.doc

采購部門,歷來被視為油水多的部門,人人都想去采購部干阻力也來自于此,看著別人撈油水,原來采購部門當然不平衡了不患均,而患不公消除阻力,首先要作到公開,公平,公正,讓人們看到這都是為了公司的利益,而不是為了某些人的利益搞的集權(quán)斗爭,這點最重要1,可以把分公司原先采購部門的人員適當?shù)恼{(diào)來幾個,這樣作到互相監(jiān)督,也可以增強總分公司的溝通2,對與大額的采購任務(wù),應(yīng)該實施公開招標,讓大家伙看到對于集中采購的優(yōu)勢3,剛開始實行時,分公司的人員可能會由于不滿,而故意施行阻力,影響集中采購的效果和效率,不及時申報要買的東西,導致該買的東西不能及時買回來,這樣你讓分公司采購部調(diào)來的人員負責及時申報各個分公司需要采購的物品,讓他必須及時申報4,對于大額大宗的物品采購,要讓幾個采購出去貨比三家,最后由領(lǐng)導開會決定購買誰家的,對于表現(xiàn)好的采購人員,要進行提成獎勵,同時加強采購部門作弊采購和工作不力的懲治力度,責任到人,如果他干不好馬上換人5,對新成立的總部采購中心的工作加強監(jiān)督力度,允許分公司對已購物品的價格進行市場調(diào)研6,對新成立的總部采購中心,給于足夠重視,操作流程和規(guī)章制度要編的簡潔高效,嚴格執(zhí)行萬事開頭難,只要開頭加強執(zhí)行力度,以后就好辦了,好的開始是成功的一半操作流程和制度用不用我給你提供一份?我覺得那個很簡單,如果需要的話,我再給你吧我是的專業(yè)是財務(wù),不過專門研究過內(nèi)控的,現(xiàn)在搞集團管理,以我的經(jīng)驗,集團管理最大的難度就是領(lǐng)導多,人員多，口舌多,最可行的辦法就是公平辦事,用剛剛的事實賭住他們的嘴一 組織結(jié)構(gòu)圖略二、崗位職責1、采購部經(jīng)理1.1根據(jù)開發(fā)部及生產(chǎn)部工作計劃、統(tǒng)籌、采購員作。1.2絕對配合開發(fā)及生產(chǎn)要求，滿足開發(fā)及生產(chǎn)正常工作。1.3評估供應(yīng)商供貨能力，配合生產(chǎn)需求。1.4定期進行市場價格調(diào)查,保證材料成本。1.5協(xié)調(diào)溝通供應(yīng)商材料進度，配合工廠生產(chǎn)進度。1.6反饋材料品質(zhì)信息，把關(guān)材料質(zhì)量。1.7發(fā)展新供貨商,滿足生產(chǎn)需求。1.8監(jiān)督生產(chǎn)材料浪費，控制生產(chǎn)成本。1.9承擔自身工作事故責任及采購員工作事故連帶責任。2、采購員2.1協(xié)助采購經(jīng)理完成日常工作。2.2完成自身工作任務(wù)。2.3絕對配合生產(chǎn)需求。2.4承擔自身工作事故責任。三、工作流程1、生產(chǎn)指令單接收1.1定義1.1.1業(yè)務(wù)部指令單制做完畢后，傳達給采購部進行生產(chǎn)物料采購1.2、要求1.2.1接收指令單需有交接簽名且注明接收時間1.2.2接收指令單后,所有采購部相關(guān)人員需仔細查閱相關(guān)本部門工作內(nèi)容,并完全領(lǐng)會指令單所有要求1.2.3采購部如對指令單內(nèi)容有任何疑問須在1個工作內(nèi)反饋給業(yè)務(wù)部主管,否則視同完全接收指令單上所有內(nèi)容1.3權(quán)責人1.3.1采購部經(jīng)理注:采購部任何職員均可接收指令單,且接收指令單后須及時轉(zhuǎn)呈采購部經(jīng)理以便工作安排2、生產(chǎn)耗量單2.1定義2.1.1開發(fā)技術(shù)部生產(chǎn)耗量核算完畢經(jīng)審核后須第一時間傳達至采購部2.2要求2.2.1接收指令單需有交接簽名且注明接收時間2.2.2接收指令單后,所有采購部相關(guān)人員需仔細查閱相關(guān)本部門工作內(nèi)容,并完全領(lǐng)會指令單所有要求2.2.3采購部如對指令單內(nèi)容有任何疑問須在1個工作內(nèi)反饋給業(yè)務(wù)部主管,否則視同完全接收指令單上所有內(nèi)容2.3權(quán)責人2.3.1采購部經(jīng)理3、其他物料采購單3.1定義3.1.1遇有任何其他物料采購,使用單位需完整填寫請購單交采購部執(zhí)行3.2要求3.2.1采購部任何接收請購單需特別查閱請購單所填寫內(nèi)容是否符合公司要求規(guī)范,如遇請購單填寫不完整或未按公司要求經(jīng)過相關(guān)主管審核,采購部可退回不予以接收3.2.2特級耗村請購單須立即上報采購部經(jīng)理知悉,以利及時采購3.2.3所有請購單須按文件管制程序存檔備查3.3權(quán)責人3.3.1副料采購員4、采購進度設(shè)定4.1定義4.1.1根據(jù)生產(chǎn)進度需求將所有需采購物料設(shè)定采購計劃并匯總成采購進度表以利工作有秩序執(zhí)行4.2要求4.2.1不得與公司生產(chǎn)進度表要求時間相抵觸4.2.2計劃需切實可行 4.2.3需符合公司安全庫存量相關(guān)要求4.3權(quán)責人4.3.1采購部經(jīng)理5、采購進度審核5.1定義5.1.1采購進度設(shè)定完畢后需經(jīng)由(副)總經(jīng)理進行審核5.2要求5.2.1每星期采購部需根據(jù)實際情況調(diào)查采購計劃并上報到(副)總理進行審核5.3權(quán)責人5.3.1(副)總經(jīng)理6、采購樣品確認6.1定義6.1.1除常規(guī)物料外所有物料采購均需先確認樣品方可采購6.2要求6.2.1所有樣品確認均需按照色卡確認時間表進行確認工作6.2.2任何物料確認采購人員需盡可能一次性通過,因客觀因素導致首次確認不通過可進行二次確認,如二次確認再不通過相關(guān)責任人可視為失職,按公司相關(guān)規(guī)定進行處理6.2.3所有經(jīng)簽名確認色卡需一式兩份,一份采購自行備用,一份交由品檢作為物料檢驗標準6.3權(quán)責人6.3.1相關(guān)采購員7、實施采購7.1定義7.1.1色卡確認完畢后需及時實施采購以利生產(chǎn)7.2要求7.2.1常規(guī)物料采購需按請購單上需用日期進行采購7.2.2生產(chǎn)物料需按采購進度表嚴格執(zhí)行7.2.3所有采購過程中如遇有特別異常狀況導致不能按采購進度表要求完成需第一時間反饋采購部經(jīng)理,以利生調(diào)整7.2.4如因采購員自身工作疏忽導致無法按照采購進度表要求完成工作,采購員需自身承擔相關(guān)責任7.2.5如采購進度嚴重滯后影響生產(chǎn)進度執(zhí)行,采購部經(jīng)理需承擔連帶責任7.3權(quán)責人7.3.1相關(guān)采購員、采購部經(jīng)理8、物料入庫8.1定義8.1.1所有物料采購回廠需執(zhí)行物料交接程序8.2要求8.2.1所有物料入庫采購員須當面與相關(guān)倉管員進行數(shù)據(jù)單據(jù)交接8.2.2所有物料入庫須按照公司材料入庫規(guī)定,經(jīng)品管部專職人員抽驗合格.如遇材料品質(zhì)有任何問題,采購員須在第一時間處理,不可因此影響生產(chǎn)8.2.3物料交接完畢,倉庫需回簽確認8.3權(quán)責人8.3.1相關(guān)采購員9、財務(wù)單據(jù)交接9.1定義9.1.1如有須采購員直接面對財務(wù)交接之單據(jù),采購員需在物料入庫后每周定期與相關(guān)財務(wù)人員進行交接9.2要求9.2.1所有單據(jù)須清晰完整9.2.2所有數(shù)據(jù)需當面核清9.2.3銷帳數(shù)據(jù)需雙方簽名確認9.3權(quán)責人9.3.1相關(guān)采購員四、采購特定工作內(nèi)容1、采購單填寫及審核1.1定義：所有采購信息須在二十四小時內(nèi)形成采購計劃。1.2要求：1.2.1采購單（合同）填寫必須清晰、明瞭、整齊、規(guī)范。1.2.2必須完整體現(xiàn)物料信息、品質(zhì)及進度要求。1.2.3供應(yīng)商必須是公司安全供應(yīng)商名冊成員。1.2.4采購合同必須符合公司相關(guān)物料及戶、合同違約處理規(guī)定。1.2.5采購合同必須符合國家及地方相關(guān)法律條文。1.3執(zhí)行標準：收到采購計劃后兩個工作日內(nèi)必須完成。1.4審核1.4.1依據(jù)3.2中內(nèi)容查核采購單是否符合要求。1.4.2須特別審核采購時間是否符合采購計劃需求。2、采購合同簽訂2.1定義：所有采購購合同須依據(jù)相關(guān)法律規(guī)定須經(jīng)供應(yīng)商簽字（蓋章）方可生效。2.2要求2.2.1按公司相關(guān)合同范本制定采購合同。2.2.2嚴格執(zhí)行相關(guān)法律程序(例:合同須經(jīng)購銷雙方蓋合章才具法律效應(yīng))。2.2.3必須注明違約責任及相關(guān)事宜處理方式。2.3執(zhí)行標準：符合4.2內(nèi)容合同方可執(zhí)行。3、異常處理3.1任何采購執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)任何意外狀況，采購員須第一時間上報采購經(jīng)理，作出相應(yīng)措施。3.2采購部經(jīng)理須完全掌控采購進度，不可影響公司生產(chǎn)需求及生產(chǎn)進度計劃執(zhí)行。3.3遇有客觀因素，采購部經(jīng)理須立即知悉生管部，作出生產(chǎn)計劃相應(yīng)調(diào)整。3.4遇不可調(diào)整生產(chǎn)計劃而采購無法滿足時，須立即上報（副）總經(jīng)理辦公室作出相應(yīng)對策。4、供應(yīng)商評估4.1定期對正在配合供應(yīng)商進行評估。4.2評估內(nèi)容4.2.1生產(chǎn)力4.2.2供貨時間準確性4.3建立固定評估標準,對未通過標準要求供應(yīng)產(chǎn)予以停止配合及降低配合數(shù)量4.4評估內(nèi)容存檔，以建立安全供應(yīng)商名冊。5、定期市場價格調(diào)查5.1定期對相關(guān)生產(chǎn)材料進行市場價格調(diào)查5.2根據(jù)調(diào)查結(jié)果溝通供應(yīng)商，力求降低公司材料成本。5.3資料存檔,以備成本預算。6、發(fā)展新供應(yīng)商6.1根據(jù)評估及生產(chǎn)需求開發(fā)新供應(yīng)商。6.2須對新供應(yīng)商予以詳細評估。6.2平衡降低材料價格,避免材料單一供應(yīng)。7、進度溝通協(xié)調(diào)7.1根據(jù)生產(chǎn)或開發(fā)特別需求,與供應(yīng)商強有力溝通及協(xié)調(diào)滿足生產(chǎn)。7.2追蹤已定材料進度，以免延誤生產(chǎn)。8、監(jiān)督材料控制8.1定期查核庫存材料,追究庫存原因。8.2了解生產(chǎn)補料原因,反饋相關(guān)部門加以控制。8.3協(xié)調(diào)供應(yīng)商查看不良材料,予以追究責任。9、信息反饋9.1新品種材料出現(xiàn)須及時