采購流程優(yōu)化

精選文檔采購流程優(yōu)化摘要 隨著信息化的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的運用越來越重要，但是許多中小企業(yè)的信息化運用很落后。文章從中小企業(yè)的采購現(xiàn)狀入手，分析中小企業(yè)現(xiàn)有采購流程中存在的問題。根據(jù)中小企業(yè)采購流程中存在的問題對中小企業(yè)的采購進行整合優(yōu)化，再在整合的基礎上提出整個流程的優(yōu)化，并提出具體的優(yōu)化流程及優(yōu)化步驟，最后提出采購流程優(yōu)化后實現(xiàn)的效益。關鍵詞 中小企業(yè); 采購整合優(yōu)化; 采購流程優(yōu)化; 采購效率采購是企業(yè)生產(chǎn)運營活動的首要步驟，是企業(yè)成本控制的關鍵點，是企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的前提。但是，對中小企業(yè)的調查研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在中小企業(yè)的經(jīng)營管理非常落后，對現(xiàn)代化科技手段的運用非常低，采購還停留在人工化采購階段。無論何種采購方式，采購流程都是控制優(yōu)化采購的關鍵。各中小企業(yè)由于信息化的制約，采購的流程大多比較簡單，缺乏現(xiàn)代化的手段。中小企業(yè)可以通過采購流程的優(yōu)化來降低成本，提高效率。近年來，很多學者從不同的角度對信息化影響下的采購活動進行了研究和探索，研究工作和成果有助于我們理解和完善中小企業(yè)采購活動的流程，但總體來說，和國外相比，這一領域還較為薄弱。1 中小企業(yè)采購現(xiàn)狀采購是指企業(yè)取得一定的產(chǎn)品和服務作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要活動。而采購流程就是企業(yè)從尋找出合適的供應商開始到收到貨物付款的一系列的中間活動。從調查研究未來的我國中小企業(yè)現(xiàn)有的狀況來看，企業(yè)的采購流程呈現(xiàn)出以下幾個特點。1. 1 各個公司之間獨立采購，且單一業(yè)務獨立采購由于中小企業(yè)存在著行業(yè)、規(guī)模和不同地域的差異，同一地區(qū)的中小企業(yè)或者是采購物資相同的中小型企業(yè)之間的采購都是相獨立的，企業(yè)之間沒有共同采購、信息共享的意識。且企業(yè)內部的采購物資也是各種物資之間獨立采購，沒有不同物資同一家供應商采購的意識。中小企業(yè)橫向、縱向之間缺乏戰(zhàn)略合作伙伴之間的聯(lián)系，不正當競爭的現(xiàn)象大量存在。由于單個公司的力量較弱，單一業(yè)務獨立采購力量更弱，加大了高價采購的風險、供應商的供貨風險以及為了減少貨源短缺而加大庫存造成的風險，同時多次數(shù)的采購耗費了大量的人力、物力、財力。1. 2 采購數(shù)量少，受市場影響大受企業(yè)規(guī)模的限制，中小企業(yè)的采購數(shù)量不會很大，對供應商來說大多是量少次數(shù)多的采購。同時，由于物資少，企業(yè)與供應商的討價議價能力較弱，享受到的規(guī)模優(yōu)勢很少。但是從企業(yè)自身角度來說，企業(yè)由于規(guī)模小，資金相對不是特別的充足，對價格的變化較敏感，市場上價格的輕微變化就能引起企業(yè)的巨大的反應，導致企業(yè)抗風險能力較弱。1. 3 供應商不穩(wěn)定，缺乏貨源保證機制由于企業(yè)采購規(guī)模小，與供應商之間的關系大多是臨時性的關系。遇到緊急情況時，采購人員很有可能需重新尋找供應商，企業(yè)供貨得不到保障。同時，在企業(yè)不同的發(fā)展階段，對物資的需求和采購的要求都會有差異，因而，在企業(yè)外部復雜的生產(chǎn)經(jīng)營大環(huán)境影響下，企業(yè)與供應商的關系趨向復雜化。現(xiàn)在中小企業(yè)大多實行采購批次少、采購量大的采購，以保障供貨，但是這無形中加重了企業(yè)的庫存負擔，造成企業(yè)資金積壓，給企業(yè)造成不應有的損失。1. 4 信息化程度低，采購效率低中小企業(yè)大多是家族式企業(yè)，企業(yè)規(guī)模較小、基礎設施落后、信息化程度較低，電子商務普及程度比較低，更不用說電子采購了。企業(yè)基本上靠人工采購，沒有高效的采購信息系統(tǒng)，采購效率得不到提高。傳統(tǒng)的采購流程中不涉及電子采購，流程簡單，但是實施過程時間長，效率過低。1. 5 采購流程簡單，監(jiān)督機制不健全從整體上看采購流程簡單，信息化程度較低，所有的步驟基本完全是靠采購人員完成。采購人員是一次完整采購的核心。由于中小企業(yè)規(guī)模較小，信息化程度不高，采購流程大多是根據(jù)銷售人員的申請實施，采購人員再根據(jù)申請經(jīng)采購主管批準去采購物資。采購過程中由采購人員快速的實現(xiàn)產(chǎn)品入庫過程，采購中間時間短，采購人員沒有時間實現(xiàn)市場調查。訂單式采購，采購人員直接按照訂單尋找供應商，采購流程原始、簡單，并且缺乏現(xiàn)代化的監(jiān)督機制，完全由采購人員自主決定采購的權限較大。因此，在采購過程中對采購人員的監(jiān)督特別重要。2 基于信息化的中小企業(yè)采購整合優(yōu)化基于信息化的電子采購涉及的角色眾多，如中小企業(yè)、供應商電子采購平臺等。各個中小企業(yè)通過電子采購平臺的采購，有助于實現(xiàn)各個中小企業(yè)之間、各個中小企業(yè)與原料、輔料、服務供應商之間的信息交流與共享。電子采購平臺的設立為各個中小企業(yè)的采購提供一個統(tǒng)一的交互平臺，通過現(xiàn)有采購流程的優(yōu)化及電子化，采用先進的信息技術，實現(xiàn)基礎信息的共享，采購工作的協(xié)同，使采購行為更加規(guī)范，工作更加高效，管理更加科學，通過電子采購平臺的采購希望實現(xiàn)的目標包括以下幾點。2. 1 為各個中小企業(yè)提供全面及時的采購綜合信息服務各個中小企業(yè)通過平臺可了解到其他中小企業(yè)的資源需求信息、供應商的供應信息、外包資源信息等，并提供基本的分類檢索的功能，方便信息査找。中小企業(yè)可以通過平臺尋找出可供挑選的供應商、共同的資源需求方。2. 2 整合各個中小企業(yè)的力量，強化中小企業(yè)的采購影響力從現(xiàn)有的狀況來看，各個分子公司之間相互的聯(lián)系較少，沒有規(guī)模采購的優(yōu)勢。中小企業(yè)通過平臺，在平臺中尋找出最合適的供應商，各個中小企業(yè)之間也可以通過平臺，尋找出有共同需求的企業(yè)，通過平臺整合采購需求，加強中小企業(yè)在采購中的影響力。2. 3 加強中小企業(yè)與供應商之間的戰(zhàn)略合作伙伴關系現(xiàn)在供應商與需求商的關系一般都是臨時性的關系，或是長期合作的關系，很少甚至是沒有戰(zhàn)略伙伴關系的形成。企業(yè)之間相互競爭的狀況不斷，由于供貨出現(xiàn)的問題導致企業(yè)的生產(chǎn)運營情況也是不斷。通過電子采購平臺對供應商評價和監(jiān)督，挑選出最適合的供應商，建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，建立完整的供應鏈機制。2. 4 從整體上控制中小企業(yè)的采購成本對于各個中小企業(yè)來說，通過虛擬平臺，中小企業(yè)可以與其他同需求的企業(yè)合作，發(fā)揮采購的規(guī)模優(yōu)勢，加強與供應商的議價能力; 各個中小企業(yè)通過采購平臺尋找出最為合適的供應商，減少采購和儲存成本; 各個中小企業(yè)通過虛擬平臺尋找原料、輔料、服務的供應商，減少了中小企業(yè)之間獨自尋找供應商的成本; 各個中小企業(yè)之間可以增加協(xié)調度，減少物資緊缺時原材料的采購和運用成本。規(guī)范化或者固定化中小企業(yè)的采購業(yè)務流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。中小企業(yè)加強信息化建設，通過平臺的采購可以將中小企業(yè)的采購流程規(guī)范化，簡化流程，節(jié)約資源。2. 5 實現(xiàn)中小企業(yè)采購一體化通過平臺，中小企業(yè)可以實現(xiàn)各種原料、輔料、服務供應商的尋找。減少各個中小企業(yè)獨自通過不同渠道尋找不同供應商的消耗。3 中小企業(yè)采購優(yōu)化的效益通過電子平臺的采購，給中小企業(yè)帶來了巨大的效益。3. 1 提高了采購的效率、降低了綜合采購成本采購平臺有助于中小企業(yè)采購信息的獲取，減少了尋找供應商的成本; 中小企業(yè)也可以通過平臺尋找到共同物料的需求商，增強采購力量與供應商進行談判，加強了與供應商的討價議價能力; 通過平臺建立類似于供應商的機制，從信息化的程度上保證了企業(yè)的一體化; 與傳統(tǒng)的紙質采購相比，電子化采購減少了出錯率，避免了紙質的浪費，減少了采購成本; 通過交易平臺的監(jiān)督，避免了中小企業(yè)獨立尋找供應商交易的風險。通過平臺，從整體上保證了中小企業(yè)尋_找供應商的快速性; 增加了企業(yè)尋找產(chǎn)品需求商的途徑; 減少了采購人員直接采購的復雜性與耗時性; 保證采購的及時性; 提高了采購的公開性與透明性，規(guī)范了采購行為; 提高了中小企業(yè)的采購效率。3. 2 提高了中小企業(yè)的信息化水平采購平臺使中小企業(yè)可以通過虛擬平臺實現(xiàn)相關的業(yè)務，如網(wǎng)上下單、網(wǎng)上確認收貨、網(wǎng)上評價等。提高了整個企業(yè)的運作效率。企業(yè)信息技術的發(fā)展，使企業(yè)能夠以敏銳的反應滿足市場需求。電子化采購能夠加強企業(yè)之間的相互協(xié)作、增強市場反應能力、加強企業(yè)的核心競爭力。4 結論采購是企業(yè)一項重要的經(jīng)濟活動，沒有電子采購也形成不了電子商務。企業(yè)應該采用現(xiàn)代化的采購理念，從根本上改善對采購的認識，調整采購流程，提升企業(yè)的競爭力，使企業(yè)融入到現(xiàn)代化的經(jīng)濟之中。從以上分析