培訓(xùn)管理中有效運(yùn)用PDCA管理工具

企業(yè)培訓(xùn)管理中有效運(yùn)用PDCA循環(huán)的實(shí)踐一、PDCA 循環(huán)模式的基本原理、步驟和特點(diǎn)1、PDCA循環(huán)的基本原理PDCA循環(huán)即策劃( Plan ) 、執(zhí)行(Do ) 、檢查(Check) 、處置(Action ) 的“戴明輪( The Demingwheel) ”,其基本含義就是工作之前要進(jìn)行策劃,然后將策劃的輸出(計(jì)劃)付諸實(shí)施,再對實(shí)施情況及結(jié)果進(jìn)行檢查、總結(jié)、處置,由提高每一過程質(zhì)量到提高總體質(zhì)量的循環(huán)往復(fù)。是企業(yè)力求“打破現(xiàn)狀實(shí)現(xiàn)管理突破”螺旋上升的過程。2、PDCA循環(huán)模式的四個階段、八個步驟PDCA循環(huán)模式Plan1 分析現(xiàn)狀,找出存在問題。2 找出并分析產(chǎn)生問題的各種影響因素。3 找出各種原因中的最關(guān)鍵因素。4針對主要影響因素,制訂措施,提出改進(jìn)活動計(jì)劃。Do 5執(zhí)行所制訂的計(jì)劃和措施。Check 6根據(jù)計(jì)劃的要求,檢查執(zhí)行情況。Action7總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、鞏固成績,把效果好的總結(jié)提煉上升為“標(biāo)準(zhǔn)”。8提出遺留問題,并將其轉(zhuǎn)入到下一個PDCA循環(huán)。3、PDCA循環(huán)的特點(diǎn)PDCA循環(huán)是標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)轉(zhuǎn)、大環(huán)套小環(huán)、周而復(fù)始、循環(huán)不停、爬樓梯式提高的循環(huán)系統(tǒng)。如果將企業(yè)的整個培訓(xùn)流程看作是一個大的PDCA循環(huán),那么培訓(xùn)需求調(diào)查、制度規(guī)劃制定、計(jì)劃方案實(shí)施、培訓(xùn)現(xiàn)場管理、培訓(xùn)效果評價(jià)、培訓(xùn)跟蹤改進(jìn)等就是小的PDCA循環(huán)的過程。其中,上一級的循環(huán)是下一級循環(huán)的根據(jù),下一級循環(huán)是上一級循環(huán)的貫徹延續(xù)和具體化。每循環(huán)一次,就解決一些問題,管理工作就上一個層階。二、PDCA循環(huán)對提升企業(yè)培訓(xùn)管理工作的現(xiàn)實(shí)意義（一）、變經(jīng)驗(yàn)的培訓(xùn)管理為科學(xué)的培訓(xùn)管理PDCA循環(huán)強(qiáng)調(diào)總結(jié)培訓(xùn)各階段的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),逐步形成企業(yè)培訓(xùn)管理工作的長效機(jī)制。（二）、變復(fù)雜的培訓(xùn)管理為簡單的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范PDCA循環(huán)的每一階段都有章可循,把復(fù)雜的事情變得簡單,再把簡單的做成標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行。（三） 、規(guī)避培訓(xùn)管理風(fēng)險(xiǎn)PDCA循環(huán)嚴(yán)格有序的管理策略,可以規(guī)避重復(fù)培訓(xùn)、無效培訓(xùn)、培訓(xùn)人員流失、培訓(xùn)需求調(diào)查走過場等培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)。（四）、造就和培育培訓(xùn)管理人才PDCA循環(huán),是尊重管理的客觀普遍規(guī)律總結(jié)提煉出來的經(jīng)驗(yàn)結(jié)晶,給管理者以智慧的啟迪,使培訓(xùn)管理者從理念上、方法上、手段上更加開放嫻熟,并且以更加積極、奉獻(xiàn)、理性、科學(xué)的管理態(tài)度改進(jìn)培訓(xùn)管理流程,追求卓越品質(zhì)。三、PDCA循環(huán)在企業(yè)培訓(xùn)管理中的具體應(yīng)用第一階段( Plan) :策劃1. 分析培訓(xùn)管理工作的現(xiàn)狀,找出存在的問題調(diào)研總體方案由人力資源部門擬定,其他部門協(xié)調(diào)配合。要求調(diào)查目標(biāo)明確、調(diào)研組成員結(jié)構(gòu)合理、調(diào)查對象有針對性、調(diào)查的方式恰當(dāng)。調(diào)研前事先確定調(diào)查的課題、成員組成。調(diào)查組成員針對調(diào)查對象的不同分別采用問卷調(diào)查、面對面調(diào)查、自由式調(diào)查的方式開展調(diào)研。如開展零售專業(yè)線的培訓(xùn)需求調(diào)查,調(diào)查的對象至少應(yīng)該包括營銷負(fù)責(zé)人、二級公司經(jīng)營管理人員、零售管理人員和操作人員,如果涉及設(shè)備設(shè)施管理及數(shù)質(zhì)量管理的,應(yīng)征詢安全數(shù)質(zhì)量管理處的意見。如果涉及加油站賬表體系管理的,應(yīng)征詢財(cái)務(wù)管理部門人員的意見。2. 通過培訓(xùn)調(diào)查后,找出產(chǎn)生問題存在的影響因素假設(shè)開展的是兼職教師缺乏因素分析,通過整理、歸納、找出如下影響因素:(1)企業(yè)現(xiàn)行人員素質(zhì)不高,選拔不出更優(yōu)秀的教師。(2)沒有教師選拔任用的合理通道。(3)兼職教師的課酬太低,缺乏吸引力。(4)上級公司沒有對兼職教師進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。(5)沒有對兼職教師的授課質(zhì)量做出客觀有效的評價(jià)。(6)對兼職教師授課中發(fā)現(xiàn)的問題沒有進(jìn)行及時(shí)反饋與修正。(7)兼職教師所授之課與其專業(yè)特長不吻合。(8)對兼職教師的激勵培養(yǎng)不夠。通過剝筍子的方式,層層探究下去,從一個大因素中再延伸出一些小因素,問題就會分析得更加透徹清晰。3. 找出各種原因中的關(guān)鍵因素，將所有因素進(jìn)行全部歸類,用曲線圖、餅圖、直方圖、魚刺圖表示出來,也可以通過表格的形式,進(jìn)行相對數(shù)與絕對數(shù)的比較,分列出關(guān)鍵因素,從中可以發(fā)現(xiàn)不同的二級單位其主要原因是不一樣,而且同一個主要因素在不同的單位其影響程度也是不一樣的。4. 針對主要影響因素,制訂培訓(xùn)整改措施根據(jù)主要影響因素制定培訓(xùn)整改措施一定要考慮如下：(1)企業(yè)總體發(fā)展戰(zhàn)略。(2)企業(yè)近期發(fā)展目標(biāo)。(3)企業(yè)現(xiàn)行人力資源結(jié)構(gòu)及數(shù)量。(4)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展重心。(5)企業(yè)急需、緊缺、儲備人才數(shù)量。(6)上級公司培訓(xùn)指導(dǎo)意見。(7)對現(xiàn)行培訓(xùn)資源的整合能力。(8)企業(yè)內(nèi)部是否形成了核心的價(jià)值觀與共同愿望。第二階段(Do) :實(shí)施執(zhí)行所制訂的培訓(xùn)計(jì)劃和措施。Do 階段是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵、核心階段,實(shí)施培訓(xùn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要選好、工作程序一定要清晰?，F(xiàn)以自己親身的管理實(shí)踐對實(shí)施培訓(xùn)流程進(jìn)行說明:(1)開班準(zhǔn)備流程協(xié)商事宜印發(fā)文件選送學(xué)員審核確定下達(dá)培訓(xùn)班準(zhǔn)備通知單開班前預(yù)備會。(2)教學(xué)實(shí)施流程開學(xué)典禮拓展訓(xùn)練查找“意見領(lǐng)袖”填寫培訓(xùn)日志發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人員教學(xué)評價(jià)考試考務(wù)閱卷評分排名排序(3)辦班結(jié)束流程結(jié)業(yè)典禮總結(jié)點(diǎn)評反饋信息填寫學(xué)員登記表(卡) 填寫培訓(xùn)管理臺賬獎優(yōu)罰劣收集整理分類歸檔上述各個環(huán)節(jié)是相互銜接、相互影響的,是PDCA循環(huán)的具體體現(xiàn)。舉辦培訓(xùn)班的組織程序與商務(wù)會議相似,但比商務(wù)會議更應(yīng)注重細(xì)節(jié)和效果,如果將商務(wù)會議的禮儀性、藝術(shù)性、創(chuàng)新性與之融為一體,培訓(xùn)班一定會辦得更活、更新、更有吸引力和影響力。第三階段(Check) :檢查檢查培訓(xùn)計(jì)劃及措施的執(zhí)行情況。檢查絕不是一個獨(dú)立的階段,它涵蓋在各個環(huán)節(jié),這也正是PDCA所倡導(dǎo)的管理思想,也就是說一切的計(jì)劃、方案、措施、創(chuàng)新是否科學(xué)可行,都要用檢查的數(shù)據(jù)信息來解釋。目前, Kirkpatrick的四層次模型在培訓(xùn)評估中占了主導(dǎo)地位。該模型將評估劃分為反應(yīng)、學(xué)習(xí)、行為和結(jié)果4級評估。在這4級評估中,檢測的難度是遞增的,因?yàn)槠髽I(yè)績效的改變、人員素質(zhì)的提升與企業(yè)所處的宏觀與微觀環(huán)境都息息相關(guān)。但有一點(diǎn)是明白無誤的,績效的改變與培訓(xùn)又是相輔相成的。如在加油站經(jīng)理培訓(xùn)跟蹤調(diào)查中,不僅要考慮加油量、站容站貌、設(shè)備設(shè)施、財(cái)務(wù)體系、數(shù)質(zhì)量安全、客戶檔案、應(yīng)急預(yù)案等全套業(yè)務(wù)流程及管理體系,更要從長遠(yuǎn)來關(guān)注,通過培訓(xùn)或提高性培訓(xùn)后,對比分析參培學(xué)員對培訓(xùn)理念、教材及辦學(xué)方式的認(rèn)可度,關(guān)注他們在管理能力、操作能力、溝通協(xié)調(diào)能力、學(xué)習(xí)能力上是否有改善,在加油站內(nèi)部是否建立了高效協(xié)作的團(tuán)隊(duì)等一系列測評體系。第四階段(Action) :處理總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、鞏固成績,把效果好的總結(jié)提煉上升為“標(biāo)準(zhǔn)”按照PDCA管理的精髓,可以發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)管理與經(jīng)營管理是一脈相承的。提煉總結(jié)雖然是個艱苦的過程,但也是積累與提高的過程。如省(區(qū))公司加油站“五統(tǒng)一”的運(yùn)行都是總結(jié)提煉而產(chǎn)生的寶貴經(jīng)驗(yàn)。處置遺留問題,將其轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán)對本次循環(huán)中存在的問題,要重新分析原因,制定新的解決方案,以便進(jìn)入下一個循環(huán)去解決,從而形成一個完整的PDCA循環(huán)管理系統(tǒng)。如:在培訓(xùn)實(shí)施過程中,雖有不足但不可能馬上解決的問題就進(jìn)入到下一個培訓(xùn)實(shí)施管理中,采用新的措施來糾偏,如此反復(fù),問題將會越來越少,培訓(xùn)管理工作將日趨完善。六、運(yùn)用PDCA循環(huán)原理在企業(yè)培訓(xùn)管理中應(yīng)主要遵循的要求1、樹立、培育、形成企業(yè)培訓(xùn)管理工作的系統(tǒng)觀念、市場觀念、競爭觀念、服務(wù)觀念、風(fēng)險(xiǎn)觀念、創(chuàng)新觀念在整個培訓(xùn)運(yùn)營管理中,要從全局、長遠(yuǎn)來定位培訓(xùn)的戰(zhàn)略意義,把整個培訓(xùn)工作視為系統(tǒng)工程來管理,不僅要考慮培訓(xùn)企業(yè)內(nèi)部員工,還應(yīng)考慮對合作伙伴的培訓(xùn),用競爭的觀念更好地在協(xié)作、支持、學(xué)習(xí)的過程中不斷尋找和發(fā)現(xiàn)新的培訓(xùn)工作空間,把培訓(xùn)當(dāng)成一種服務(wù)品牌來好好經(jīng)營管理,要樹立培訓(xùn)是一種投資而不是消費(fèi)的觀念,在規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)上創(chuàng)新。2、結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際,在企業(yè)培訓(xùn)管理中推行全員參與、全過程控制、全方位持續(xù)改進(jìn)的“三全”管理方法按照戴明的管理標(biāo)準(zhǔn),每一個部門、每一個員工都不能只顧獨(dú)善其身,培訓(xùn)應(yīng)成為人人參與、人人熱愛、人人投入的事業(yè),是全體員工的共同使命與責(zé)任。PDCA循環(huán)正是涵蓋了前饋控制、同期控制、反饋控制3個環(huán)節(jié),以滾雪球的方式不斷循環(huán),疊加培訓(xùn)績效。推行從企業(yè)內(nèi)部到外部、從上級到下級、從課堂教學(xué)到實(shí)踐調(diào)研、從教學(xué)內(nèi)容到教學(xué)方式、從培訓(xùn)手段到培訓(xùn)目標(biāo)等培訓(xùn)管理的全方位持續(xù)改進(jìn)。七、運(yùn)用PDCA循環(huán)原理對企業(yè)培訓(xùn)管理采取的相應(yīng)措施1、建立完善培訓(xùn)管理組織機(jī)構(gòu)根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀建立由各分公司黨政一把手主管、人力資源部門負(fù)責(zé)、培訓(xùn)管理人員具體實(shí)施的培訓(xùn)管理組織機(jī)構(gòu)。各單位要專門設(shè)置培訓(xùn)管理崗,不能因職數(shù)限制而兼設(shè),防止培訓(xùn)工作成為說起來重要、做起來次要、忙起來不要的工作。2、合理設(shè)定培訓(xùn)目標(biāo)與績效考核指標(biāo)根據(jù)PDCA循環(huán)的原理,每考核一次就改進(jìn)一次、提高一次。年初,由人力資源部會同各條專業(yè)線在綜合企業(yè)內(nèi)外部因素的基礎(chǔ)上,合理設(shè)定培訓(xùn)管理目標(biāo),將培訓(xùn)目標(biāo)與工作職責(zé)融合后逐級分解到每一個單位、部門和負(fù)責(zé)人,再通過月、季、年的績效考核逐項(xiàng)評定,不斷提升培訓(xùn)的組織策劃水平。3、統(tǒng)一規(guī)范培訓(xùn)運(yùn)營管理流程從計(jì)劃、組織、實(shí)施、評定、改進(jìn)的每一個培訓(xùn)環(huán)節(jié),先制定培訓(xùn)的總流程、再細(xì)化每個環(huán)節(jié)的小流程。如按照培訓(xùn)的類型,分別制定送培、委培、自培的程序,以界定培訓(xùn)審批、研定、送達(dá)、歸檔的權(quán)限與職責(zé),實(shí)現(xiàn)各分公司到各區(qū)域公司培訓(xùn)運(yùn)營流程的統(tǒng)一與規(guī)范化管理。4、培養(yǎng)培育本企業(yè)兼職教師隊(duì)伍中石化銷售行業(yè)24條專業(yè)線,如果僅依賴于外部的師資力量,不僅培訓(xùn)成本高,且培訓(xùn)的效果與初衷差別很大,因此各個石油公司一定要結(jié)合現(xiàn)狀,制定兼職教師選拔、任用、培養(yǎng)、聘任實(shí)施細(xì)則,在細(xì)則中明確兼職教師聘任的條件、課酬、培養(yǎng)方式與渠道、評價(jià)體系等。培養(yǎng)培育本企業(yè)的兼職教師是建立企業(yè)長效機(jī)制的重要課題之一。5、改變完善培訓(xùn)模式與培訓(xùn)手段目前主要采用PPT教學(xué)模式,這種方式教師自由發(fā)揮的空間更大了,也比以前照本宣科的教學(xué)更生動,但相同的課件不同的老師講解的差別卻很大,因此在改變培訓(xùn)模式的同時(shí)應(yīng)編排好教學(xué)大綱?，F(xiàn)在推行的教學(xué)互動方式對成人較適合,但從中也發(fā)現(xiàn)許多問題:一是一些教師盲目插入游戲影響主講知識的灌輸,二是互動成了教師或?qū)W生唱獨(dú)角戲。因此在改變教學(xué)模式的同時(shí)教學(xué)手段應(yīng)同時(shí)跟進(jìn)。6、加強(qiáng)培訓(xùn)知識的回爐與回歸今年中石化系統(tǒng)內(nèi)全面開展技術(shù)比武和技能鑒定活動,這是對各分公司培訓(xùn)組織水平及培訓(xùn)效果的大檢驗(yàn)。在整個培訓(xùn)過程中,我公司始終抓住兩個重點(diǎn)不放:一是培養(yǎng)學(xué)員將理論知識轉(zhuǎn)化為實(shí)踐知識,再將實(shí)踐知識提煉上升為理論知識的回爐技能;二是注重學(xué)員將公共管理知識服務(wù)于專業(yè)知識的回歸技能。通過分公司的初賽、復(fù)賽、決賽后,在總決賽中,我公司零售專業(yè)線名列中石化全銷售系統(tǒng)前4名,財(cái)務(wù)專業(yè)線取得個人雙金牌的佳績。7、開發(fā)修訂適用性教材開發(fā)修訂本企業(yè)適用性教材主要有兩條途徑:一是直接拿集團(tuán)公司內(nèi)部現(xiàn)已開發(fā)成熟的教材,結(jié)合本企業(yè)的現(xiàn)狀進(jìn)行修訂后啟用。如:零售ME、有效的溝通、顧客需求心理分析等教材可根據(jù)本企業(yè)的需要適度修善。二是組織相關(guān)人員開發(fā)本企業(yè)自用的教材。如企業(yè)文化建設(shè)、員工個人修煉、人力資源管理、內(nèi)控管理手冊、物流管理等教材,可由專家、兼職教師、培訓(xùn)主管等聯(lián)合開發(fā)。自編的教材突出了實(shí)際操作,適用性、針對性、可操作性較強(qiáng)。這方面廣東石油分公司做得非常好,僅2005年就自行開發(fā)了教材100多種,特別在數(shù)質(zhì)量管理方面,積累了數(shù)質(zhì)量專家的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),依據(jù)公司油庫、管線、加油站的分布格局,改過去噸進(jìn)升出的計(jì)耗方法為升進(jìn)升出的計(jì)耗方法,通過控制與實(shí)施,使廣東石油分公司居高不下的損耗降到全系統(tǒng)最低水平1 (國家控制標(biāo)準(zhǔn)在3內(nèi)) 。各分公司應(yīng)視管理的幅度制定教材編寫暫行規(guī)定,對教材的編寫、審批、試講、確認(rèn)擬定程序,并確認(rèn)好項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及付酬方式和具體金額。8、加大對培訓(xùn)管理人員的培訓(xùn)許多企業(yè)普遍存在一個誤區(qū),即本身從事培訓(xùn)管理工作的人員反而很少有參加培訓(xùn)的機(jī)會。培訓(xùn)管理人員是培訓(xùn)方案、培訓(xùn)目標(biāo)設(shè)定及績效考核、培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施、培訓(xùn)評定與需求調(diào)查、培訓(xùn)教材開發(fā)等培訓(xùn)管理的組織者與參與者。只有不斷提高培訓(xùn)管理者的素質(zhì),才能真正提升本企業(yè)的培訓(xùn)管理水平。同時(shí),鼓勵培訓(xùn)管理人員走向講臺,與學(xué)員進(jìn)行面對面的溝通與交流。大量的事實(shí)證明,有教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的培訓(xùn)管理者提出的見解與主張才更有價(jià)值。9、有效整合現(xiàn)有的培訓(xùn)資源福建石油分公司利用廢棄的油庫,建造了多功能培訓(xùn)中心、模擬加油站等教學(xué)設(shè)施,并對兼職教師和培訓(xùn)管理人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)。他們的經(jīng)驗(yàn)是培訓(xùn)硬件不足軟件來補(bǔ),軟件不足管理來補(bǔ)。福建石油分公司因?yàn)檎犀F(xiàn)行培訓(xùn)資源的能力很強(qiáng),所以其培訓(xùn)的管理水平也很高,因此在加油站規(guī)范化管理活動中一舉摘得全銷售系統(tǒng)的桂冠。10、重視培訓(xùn)檔案管理及分析培訓(xùn)檔案是培訓(xùn)需求調(diào)研、培訓(xùn)效果評定、培訓(xùn)運(yùn)營成本預(yù)算、培訓(xùn)人員結(jié)構(gòu)分布、培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ),也是培訓(xùn)發(fā)展的歷史見證。同時(shí)與人才的培育、選拔、使用也緊密相關(guān)。所以分別設(shè)置課件資料庫、試題庫、兼職教師庫、影片錄相庫、學(xué)員檔案庫、費(fèi)用管理庫等一系列培訓(xùn)管理庫,擔(dān)任培訓(xùn)檔案信息采集的人員一定要用心做好這項(xiàng)重要的工作,并把死數(shù)字分析活,提出更加具有建設(shè)性的培訓(xùn)管理策略與方案。企業(yè)的培訓(xùn)管理工作具有很強(qiáng)的針對性、適用性、靈活性、實(shí)踐性、復(fù)雜性、前瞻性、創(chuàng)新性、挑戰(zhàn)性、持續(xù)性、效果的滯后性與學(xué)歷教育不同的特質(zhì)性。PDCA循