某股份公司員工入職與離職控制程序

股份有限公司管理文件版本號(hào)行管類目行政D1專業(yè)類目人事員工入職與離職控制程序共4頁(yè)第1頁(yè)文件編號(hào)生效日期發(fā)文單位通用 部門試行 張貼起草部門編制初審會(huì)審批準(zhǔn)1.目的加強(qiáng)員工管理，規(guī)范員工入職及離職手續(xù)的辦理。2.范圍2.1面試考核合格，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)待入司員工（以下簡(jiǎn)稱預(yù)錄員工）。2.2自愿離崗員工：本人自愿提出離司或調(diào)離現(xiàn)崗位。2.3自動(dòng)離崗員工：未經(jīng)組織批準(zhǔn)擅自離崗三天以上（含三天）。2.4因不適應(yīng)崗位要求，部門建議離崗員工。2.5公司辭退、解除（終止）合同員工。3.工作職責(zé)3.1人力資源部職責(zé)：3.1.1各種體檢、入職、離職表單的發(fā)放。3.1.2入職過(guò)程中各類問(wèn)題的解答。 3.1.3入職過(guò)程的引導(dǎo)。 3.1.4各種證件及資料的查驗(yàn)。3.1.5員工胸卡及員工手冊(cè)的發(fā)放，員工手冊(cè)、安全操作規(guī)程的回收。3.1.6員工檔案資料的收集、整理、保管。3.1.7員工離職面談。3.1.8員工離職手續(xù)的辦理及工資的結(jié)算。3.2用人部門職責(zé)：3.2.1負(fù)責(zé)試用人員的使用及管理。3.2.2負(fù)責(zé)確定試用員工工作任務(wù)及考核要求。3.2.3負(fù)責(zé)對(duì)試用員工進(jìn)行崗位、工作介紹及督導(dǎo)安排、考核。3.2.4負(fù)責(zé)即時(shí)將本部門自動(dòng)離崗人員及打算離職人員信息反饋至人力資源部。3.2.5負(fù)責(zé)本部門離職人員的工作交接與確認(rèn)工作。3.3其他相關(guān)部門職責(zé)：3.3.1行政部負(fù)責(zé)新入職員工食宿、班車、辦公桌椅的安排及新入職管理人員工作服的發(fā)放及離職員工住宿、所領(lǐng)工作服的確認(rèn)，負(fù)責(zé)非長(zhǎng)沙戶口新入職員工暫住證的辦理。3.3.2行政部負(fù)責(zé)離職員工領(lǐng)用物品、餐費(fèi)結(jié)算及員工胸卡的回收。3.3.3信息中心負(fù)責(zé)新入職管理人員電腦的配置及離職員工IT賬號(hào)的及時(shí)凍結(jié)、取消。3.3.4工具室負(fù)責(zé)新入職員工工具、勞保用品的發(fā)放及離職員工工具、勞保用品的回收及確認(rèn)。3.3.5工具室負(fù)責(zé)非管理類新入職員工工作服的發(fā)放及離職員工所領(lǐng)工作服的確認(rèn)。3.3.6品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)新入職員工計(jì)量檢測(cè)器具的領(lǐng)用及離職員工計(jì)量具的回收及確認(rèn)。3.3.7品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)離職技術(shù)工人質(zhì)量事故處罰及賠償金額的確認(rèn)。3.3.8技術(shù)中心負(fù)責(zé)離職員工所領(lǐng)技術(shù)圖紙及圖書的回收及確認(rèn)。3.3.9用人部門負(fù)責(zé)離職員工所掌握資財(cái)（含備品備件等）的清點(diǎn)、移交工作。3.3.10財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)離職員工財(cái)務(wù)往來(lái)及所掌握資財(cái)（含備品備件等）價(jià)值的確認(rèn)。3.3.11審計(jì)部負(fù)責(zé)簽署離職員工審計(jì)意見。4.入職程序4.1預(yù)錄用通知：由人力資源部采用書面或電話形式通知預(yù)錄員工，并將預(yù)錄員工的信息反饋給用人部門。4.2預(yù)錄員工相關(guān)證件及資料準(zhǔn)備4.2.1本人身份證原件及復(fù)印件兩份。4.2.2一寸彩色近照4張（非長(zhǎng)沙戶口需7張）。4.2.3最高學(xué)歷證原件及復(fù)印件。4.2.4最高職稱證原件及復(fù)印件。4.2.5特種工操作證原件及復(fù)印件。4.2.6其他證書原件及復(fù)印件。4.2.7健康證明（近期體檢報(bào)告）。4.3指定每周二為預(yù)錄員工辦理報(bào)到手續(xù)日。特殊情況，可及時(shí)辦理報(bào)到手續(xù)。4.4報(bào)到要求及流程4.3.1人力資源部查驗(yàn)預(yù)錄員工相關(guān)證件及資料，在確認(rèn)其真實(shí)、完整后，發(fā)放員工報(bào)到表。4.3.2預(yù)錄員工按員工報(bào)到表流程履行報(bào)到手續(xù)。出納、營(yíng)銷、售后服務(wù)、駐外倉(cāng)管員、經(jīng)警、司機(jī)等崗位員工須先簽訂勞動(dòng)合同擔(dān)保協(xié)議，再辦理報(bào)到手續(xù)。4.4.3簽訂勞動(dòng)合同（根據(jù)用工形式不同，實(shí)習(xí)生簽訂實(shí)習(xí)協(xié)議，返聘的離退休人員簽訂聘用協(xié)議，勞務(wù)派遣人員由勞務(wù)公司與員工簽訂勞務(wù)派遣協(xié)議）。技術(shù)人員或其他涉及公司機(jī)密的崗位須簽訂保密與競(jìng)業(yè)限制協(xié)議，年薪制人員增加簽訂年薪制工資補(bǔ)充協(xié)議。4.4.4人力資源部為新入職員工辦理胸卡并發(fā)放員工手冊(cè)及其他相關(guān)文件。4.4.5人力資源部為新入職員工建立員工檔案。4.4.6人力資源部組織對(duì)新入職員工進(jìn)行入職培訓(xùn)。5離職程序5.1 離職審批權(quán)5.1.1一般生產(chǎn)工人、勤雜工及一般基礎(chǔ)管理人員由人力資源部長(zhǎng)審批。5.1.2關(guān)鍵崗位員工、核心員工及骨干員工由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.1.3科長(zhǎng)級(jí)員工（含車間主任）由公司主管人事領(lǐng)導(dǎo)審批。5.1.4中高層管理人員由公司董事長(zhǎng)審批。5.2離職申請(qǐng)及審計(jì)5.2.1自愿離崗員工：?jiǎn)T工本人須提前一個(gè)月向本部門提出申請(qǐng)，并親筆書寫離職申請(qǐng)，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后（部長(zhǎng)助理及以上人員須經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）交人力資源部。5.2.2自動(dòng)離崗員工（連續(xù)曠工三天者），由用人部門提交員工曠工書面說(shuō)明，經(jīng)部門主管簽字認(rèn)可后，將書面說(shuō)明及曠工書面記錄交人力資源部。5.2.3因不適應(yīng)崗位要求，部門建議離崗員工，由用人部門提交員工不適應(yīng)崗位書面說(shuō)明，按5.1條要求審批后交人力資源部。 5.2.4副部長(zhǎng)及以上人員、出納、采購(gòu)和其他對(duì)外有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)崗位離職，須提前一個(gè)月書面通知人力資源部和審計(jì)部，并經(jīng)審計(jì)部進(jìn)行離職審計(jì)后方可辦理手離職續(xù)。5.3離崗面談及員工內(nèi)部調(diào)整5.3.1人力資源總監(jiān)或其指定的人員負(fù)責(zé)與自愿離崗員工、部門建議離崗員工進(jìn)行面談，并做好面談?dòng)涗洝?.3.2人力資源部根據(jù)離崗員工的情況及公司的用人標(biāo)準(zhǔn)，提出員工離崗或內(nèi)部調(diào)配建議，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批（審批權(quán)見5.1項(xiàng)）。5.3.3人力資源部協(xié)同用人部門聯(lián)絡(luò)自動(dòng)離崗員工，屬公司骨干且本人有特殊情況離崗的，可恢復(fù)離崗員工的身份；非特殊情況擅自離崗的做自動(dòng)離職處理。5.4離職處理5.4.1不能內(nèi)部調(diào)整的自愿離崗員工和部門建議離崗員工，由人力資源部通知用人部門和員工及時(shí)辦理離職手續(xù)。5.4.2 自動(dòng)離職員工由人力資源部擬定文件，定期公布解除自動(dòng)離職員工合同。5.4.3公司辭退、解除（終止）合同員工，由人力資源部通知用人部門，用人部門督促員工及時(shí)辦理離職手續(xù)。5.5辦理離職簽審5.5.1經(jīng)審批同意離職的營(yíng)銷、售后、采購(gòu)及對(duì)外有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)崗位的員工，在在辦理離職簽審前，應(yīng)先向人力資源部交付以下相關(guān)工作書面記錄，并存檔以備查：5.5.1.1用于（營(yíng)銷、售后）業(yè)務(wù)聯(lián)系的移動(dòng)電話卡；5.5.1.2業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)往來(lái)交接（營(yíng)銷、售后人員應(yīng)包括所有工作過(guò)的地區(qū)），其中：營(yíng)銷代表包括：業(yè)務(wù)往來(lái)信息及資料；貨款回籠及應(yīng)收貨款資料；相關(guān)業(yè)務(wù)憑證及票據(jù)；個(gè)人經(jīng)濟(jì)往來(lái)。售后人員包括：配件（保內(nèi)）領(lǐng)用及維修記錄；配件（保外）銷售往來(lái)及貨款回籠；相關(guān)業(yè)務(wù)憑證及票據(jù)；個(gè)人經(jīng)濟(jì)往來(lái)。采購(gòu)人員包括：采購(gòu)業(yè)務(wù)往來(lái)臺(tái)帳及采購(gòu)資金承付狀況；相關(guān)業(yè)務(wù)憑證及票據(jù)；個(gè)人經(jīng)濟(jì)往來(lái)。其他人員：業(yè)務(wù)往來(lái)及資金承付；相關(guān)業(yè)務(wù)憑證及票據(jù)；個(gè)人經(jīng)濟(jì)往來(lái)。5.5.1.3上述書面交接資料必須由部門相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦及負(fù)責(zé)人（營(yíng)銷、售后為辦事處主任、倉(cāng)管員）、交接手人員及部門主管簽字方能生效(其中涉及貨款、票據(jù)、資財(cái)?shù)冉?jīng)濟(jì)往來(lái)的，必須經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn))，并交人力資源部存檔備查。5.5.2人力資源部發(fā)放離職簽審單，并指導(dǎo)員工按表單流程辦理離職簽審。5.5.3離職人直接上級(jí)或主管指定工作接手人及工作移交內(nèi)容，并對(duì)整個(gè)工作移交過(guò)程實(shí)施監(jiān)督；如暫無(wú)確定的接手人則需臨時(shí)指定接手人先行接管工作，待人員確定后再行轉(zhuǎn)交；如沒有合適人選臨時(shí)接管則由直接上級(jí)或主管接手。5.5.4各簽審經(jīng)辦人須嚴(yán)格把關(guān)，簽字人對(duì)相應(yīng)的簽審結(jié)果負(fù)責(zé)，并接受人力資源部審查與監(jiān)督。5.5.5簽審手續(xù)完畢，由人力資源部審核其完成情況，并將離職簽審單原件存入該離職員工檔案，以備追溯。5.6辦理離職結(jié)算5.6.1離職員工工作移交手續(xù)辦妥后，由人力資源部開具離職結(jié)算單，并經(jīng)離職員工本人簽字認(rèn)可。“存根聯(lián)”留人力資源部，“財(cái)務(wù)聯(lián)”則交財(cái)務(wù)部結(jié)算離職工資，并兼作財(cái)務(wù)憑證。離職工資統(tǒng)一在公司規(guī)定的工資發(fā)放日支付到離職人員工資賬戶上。特殊情況，可在離職之日現(xiàn)金支付離職工資。5.6.2自領(lǐng)取員工離崗申請(qǐng)表之日起至離職簽審?fù)戤?、辦理工資結(jié)算單止，該員工的工資及財(cái)務(wù)支出進(jìn)行凍結(jié)。5.7人力資源部對(duì)離職員工出具解除（終止）勞動(dòng)合同證明。5.8員工非試用期中止勞動(dòng)合同或勞動(dòng)合同到期不續(xù)簽，須提前30天書面通知公司人力資源部。否則，公司有權(quán)不予辦理離職手續(xù)。5.9員工自動(dòng)離崗，離職手續(xù)未辦妥，或結(jié)算、交接不清者，公司有權(quán)不予結(jié)算工資；對(duì)公司造成