收文辦理PPT課件

.,1,市政府辦文秘科董彥敏,黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例講座,收文辦理,.,2,收文辦理指收文機(jī)關(guān)履行法定職能，對(duì)收到外單位送達(dá)本機(jī)關(guān)的文件按規(guī)定程序進(jìn)行辦理并使之產(chǎn)生實(shí)際效用的過(guò)程。,概述,.,3,收文程序,簽收,催辦,傳閱,初審,承辦,答復(fù),登記,.,4,收文辦理的原則,一、實(shí)事求是原則。收文辦理過(guò)程中會(huì)遇到許多特殊情況，要結(jié)合本機(jī)關(guān)本單位的工作實(shí)際，既要按照規(guī)定程序辦理，以要根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握。二、準(zhǔn)確規(guī)范原則。收文辦理有一整套嚴(yán)密運(yùn)轉(zhuǎn)程序，文秘人員必須嚴(yán)格遵循，這樣才能不斷推進(jìn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化。三、精簡(jiǎn)高效原則。收文辦理要迅速及時(shí)，要根據(jù)內(nèi)容的不同，區(qū)別主次先后和輕重緩急，急件急辦，特件特辦，對(duì)重要文件隨到隨辦，力爭(zhēng)縮短公文運(yùn)轉(zhuǎn)周期，不積壓、不拖延、不誤時(shí)、不誤事。同時(shí)，不斷改進(jìn)方法和手段，提高收文辦理效率。四、安全保密原則。在收文辦理過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，采取嚴(yán)密措施，加強(qiáng)安全管理，確保第一份公文不丟失、不殘缺、不污損，更不失控、不泄密，隨時(shí)掌握公文去向。,.,5,收文辦理的宗旨,科學(xué)化辦理保障各環(huán)節(jié)銜接更加有序制度化辦理保障收文辦理活動(dòng)得到有效控制規(guī)范化辦理保障辦理程序規(guī)范,.,6,簽收,對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或蓋章，并注明簽收時(shí)間,.,7,收文來(lái)源,機(jī)要交通送來(lái)的機(jī)要文件,郵局送來(lái)的信函,EMS等快遞公司送來(lái)的信函,外機(jī)關(guān)和部門(mén)直接送來(lái)的文件材料,.,8,四查清,是否確屬本機(jī)關(guān)的收文,信封機(jī)要號(hào)碼與簽收單登記的號(hào)碼是否一致,文件封口是否破損，包裝是否牢固,登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符,.,9,登記,對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載,.,10,公文登記的作用：便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失便于檢查和檢索文件便于文件的統(tǒng)計(jì)、催辦和查閱工作作為核對(duì)和交接文件的工具和憑據(jù),.,11,收文號(hào)收文日期文件標(biāo)題發(fā)文號(hào)來(lái)文機(jī)關(guān)份數(shù)秘級(jí),.,12,收文登記方法主要有兩種：流水式登記法。就是將收到文件按照時(shí)間順序不分種類(lèi)依次登記，同時(shí)將文件辦理過(guò)程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡(jiǎn)要記載在同一登記簿上。分類(lèi)式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)進(jìn)行登記。如，可分為中共中央文件、國(guó)務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機(jī)關(guān)各部門(mén)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件等。,.,13,登記的種類(lèi)：收文登記承辦登記催辦登記傳閱登記借閱登記,.,14,初審,對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。,.,15,（一）是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理。常見(jiàn)問(wèn)題：（）主送機(jī)關(guān)錯(cuò)誤（）請(qǐng)示事項(xiàng)審批權(quán)限錯(cuò)誤,.,16,(二）是否符合行文規(guī)則常見(jiàn)問(wèn)題：請(qǐng)示一文多事。報(bào)告中夾帶請(qǐng)求。下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求事項(xiàng)原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。黨委、政府辦公廳（室）之外的業(yè)務(wù)部門(mén)擅自向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文。多頭主送。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人同意中，擅自以機(jī)關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送請(qǐng)示、報(bào)告。以機(jī)關(guān)內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告卡片向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送請(qǐng)示、報(bào)告。,.,17,（三）文種、格式是否符合要求常見(jiàn)問(wèn)題：文種使用不規(guī)范公文格式不規(guī)范,.,18,（四）涉及其他地區(qū)或部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商會(huì)簽。常見(jiàn)問(wèn)題：未經(jīng)協(xié)商就報(bào)文雖經(jīng)協(xié)商但未達(dá)成一致意見(jiàn)且未說(shuō)明情況就報(bào)文多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文未會(huì)簽完畢就報(bào)文,.,19,（五）是否符合公文報(bào)送的其他要求常見(jiàn)問(wèn)題：請(qǐng)示內(nèi)容不夠準(zhǔn)備全面，重要事項(xiàng)沒(méi)有交待清楚代擬稿質(zhì)量差公文用紙、印刷、裝訂不規(guī)范，成文日期、印刷日間和報(bào)文時(shí)間相隔過(guò)長(zhǎng)等對(duì)初審不合規(guī)定的公文，要及時(shí)退回原報(bào)文單位并說(shuō)明理由，對(duì)初審合格的公文，進(jìn)入承辦程序。,.,20,、各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關(guān)單位上報(bào)市人民政府的公文，必須嚴(yán)格按照“一口進(jìn)，一口出”的報(bào)送制度，首先報(bào)送市政府辦公廳文秘科，按程序進(jìn)行處理。除市政府領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的事項(xiàng)和需要直接報(bào)送市政府領(lǐng)導(dǎo)同志的絕密公文以及少數(shù)特別緊急事項(xiàng)、涉外事項(xiàng)、重大突發(fā)事件外，各縣（市、區(qū)）政府、各部門(mén)不得將需要市政府審批的公文，以機(jī)關(guān)部門(mén)或機(jī)關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的名義直接報(bào)送市政府領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人，不得以送閱件、部門(mén)內(nèi)部簡(jiǎn)報(bào)、白頭信函等形式代替需要市政府審批的公文直接報(bào)送市政府領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人，也不得將報(bào)送市政府的公文越過(guò)市政府辦公廳文秘科直接呈送給市政府領(lǐng)導(dǎo)同志。、各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關(guān)單位上報(bào)市人民政府請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)的公文，一律使用正式請(qǐng)示文種，一文一事，不得主送其他機(jī)關(guān)或個(gè)人，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示或需要辦理的建議事項(xiàng)。所有上報(bào)的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文，均應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并在正文后寫(xiě)明聯(lián)系人姓名和電話，報(bào)送的公文原則上按請(qǐng)示3份、報(bào)告5份上報(bào)。各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關(guān)單位對(duì)市人民政府交辦文件的回復(fù)意見(jiàn)按5份上報(bào)，回復(fù)意見(jiàn)必須打印并加蓋本單位公章。,.,21,3.屬于市人民政府部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關(guān)單位應(yīng)直接將公文報(bào)送市人民政府有關(guān)部門(mén)處理，不應(yīng)直接報(bào)市人民政府。市人民政府辦公廳收到此類(lèi)公文，將退回呈報(bào)單位。、市政府原則上不直接受理企事業(yè)單位越級(jí)上報(bào)的公文，隸屬各部門(mén)或縣（市、區(qū)）管理的單位需請(qǐng)示市政府研究的事項(xiàng)，必須先報(bào)主管部門(mén)或縣（市、區(qū)）政府審核同意，以主管部門(mén)或縣（市、區(qū)）名義行文報(bào)市政府研究。,.,22,、各縣（市、區(qū)）人民政府、市直有關(guān)單位不得將未取得一致意見(jiàn)的公文報(bào)送市人民政府。對(duì)未經(jīng)協(xié)調(diào)、未經(jīng)會(huì)簽程序，多頭報(bào)送，報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)、公文格式不規(guī)范等不符合國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定的報(bào)文，市政府辦公廳不予受理。因不按報(bào)送渠道、不按規(guī)范程序報(bào)送影響公文及時(shí)處理的，由呈報(bào)單位負(fù)責(zé)；對(duì)工作造成不良影響的，將追究行文單位有關(guān)人員責(zé)任。6、各縣（市、區(qū)）政府、市直各單位需要向市長(zhǎng)報(bào)告的重大事項(xiàng)，要按程序先報(bào)告分管副市長(zhǎng)，由分管副市長(zhǎng)協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)拿出解決問(wèn)題的一致方案和意見(jiàn)，再以正式上行文報(bào)市政府辦公廳文秘科，履行有關(guān)審簽程序后，由各縣（市、區(qū)）政府、市直各單位主要領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面向市長(zhǎng)報(bào)告。,.,23,承辦,閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理；需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門(mén)對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。,.,24,擬辦意見(jiàn)撰寫(xiě)的范圍并非所有來(lái)文都要撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)，一般來(lái)說(shuō)，以下四種來(lái)文需要撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)。（一）上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；（二）本機(jī)關(guān)所屬部門(mén)或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件；（三）平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件；（四）一些重要的保密性較強(qiáng)的資料以及所屬部門(mén)、下級(jí)機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)的情況報(bào)告和信函。,.,25,擬辦意見(jiàn)撰寫(xiě)的前期準(zhǔn)備（一）弄清來(lái)文主送和抄送機(jī)關(guān)，已發(fā)或應(yīng)發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)，初步確定批辦和閱知范圍。（二）根據(jù)文件的標(biāo)題和內(nèi)容，確認(rèn)來(lái)文是請(qǐng)示性還是報(bào)告性文件，來(lái)文中提出了什么問(wèn)題，是否需要辦理。如果來(lái)文在結(jié)尾寫(xiě)有“如有不妥，請(qǐng)批示”，“不妥之處，請(qǐng)予批示”等，就屬于可辦可不辦的范圍。掌握的原則是有問(wèn)題需要答復(fù)為“批辦”，無(wú)問(wèn)題不需要答復(fù)為“閱知”。（三）弄清來(lái)文的內(nèi)容與何人何部門(mén)有關(guān)系，是何人何部門(mén)主管，需要何人何部門(mén)了解，從而根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工確定由誰(shuí)或哪個(gè)部門(mén)承辦，涉及到幾個(gè)部門(mén)承辦的由哪個(gè)部門(mén)牽頭，應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)批示需要哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)閱知。（四）弄清來(lái)文的密級(jí)和緊急程度，以便分清急緩，本著方便工作、有利保密的原則，確定分送范圍。對(duì)絕密文件按絕密文件的處理規(guī)定辦理。,.,26,寫(xiě)好擬辦意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)方面：掌握文件內(nèi)容，搞清請(qǐng)示事項(xiàng)把握政策規(guī)定，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖查找檔案資料，對(duì)照先例比較尊重部門(mén)意見(jiàn)，注意協(xié)商協(xié)調(diào)立論有根有據(jù)，建議完整準(zhǔn)確用語(yǔ)規(guī)范簡(jiǎn)潔，答復(fù)簡(jiǎn)明得體,.,27,傳閱,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤,.,28,正傳,倒傳,回傳,分傳,專(zhuān)傳,按閱批人排序由前往后依次傳閱,按閱批人排序由后往前依次傳閱,傳閱中按領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)批示意見(jiàn)，按一定順序送已閱批過(guò)的領(lǐng)導(dǎo)貫徹落實(shí)或再次批示,將公文同時(shí)分送機(jī)關(guān)所有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批,對(duì)保密要求特別嚴(yán)格的公文，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)將公文在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送有領(lǐng)導(dǎo)閱批完畢,.,29,傳閱過(guò)程中，注意把握以下問(wèn)題：要隨時(shí)掌握公文傳閱去向和進(jìn)度控制公文傳閱周期要嚴(yán)格公文傳閱范圍要減輕機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人閱文負(fù)擔(dān)要及時(shí)準(zhǔn)確抄清機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示要確保傳閱安全保密要適時(shí)將傳批完畢文件收回歸檔,.,30,.,31,催辦,及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)催辦。,.,32,催辦方式電話催辦：通過(guò)電話手段進(jìn)行催辦文字催辦：通過(guò)催辦單或是便函的形式進(jìn)行催辦會(huì)議催辦：通過(guò)會(huì)議形式催詢(xún)與檢查登門(mén)催辦：催辦人員登門(mén)走訪進(jìn)行催辦,.,33,催辦要注意以下幾個(gè)方面：要區(qū)分情況適時(shí)催辦對(duì)緊急公文或重要公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)催辦，確保在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢；對(duì)于一般性