小額貸款檔案管理

小額貸款公司信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法第一章總則第一條為進一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護和利用信貸業(yè)務(wù)檔案防范信貸風險，根據(jù)中華人民共和國檔案法、貸款通則等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合農(nóng)村信用社實際，制定本辦法。第二條本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及與客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)等資料。主要由客戶的基本資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信用社信貸管理資料等組成。第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理遵循“明確職責、科學管理、有效利用、嚴禁損壞”的基本原則。第四條信貸業(yè)務(wù)部門負責信貸業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和日常維護工作，并對檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。第五條各級信貸管理部門都要設(shè)置信貸業(yè)務(wù)檔案管理崗位，指定專人負責信貸業(yè)務(wù)檔案的審核、整理、保管、移交等工作，檔案管理人員可兼職。第六條檔案管理人員、調(diào)閱人員及其他相關(guān)人員均要嚴格執(zhí)行保密制度。第七條信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作接受上級信貸部門、檔案管理部門的指導、監(jiān)督和檢查。第二章信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員職責第八條信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員的職責(一)嚴格執(zhí)行國家政策和法律法規(guī)，認真學習和鉆研檔案管理業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì); (二)負責收集、整理和保管信貸業(yè)務(wù)檔案資料; (三)對已超過保管期限的檔案進行鑒定，按程序?qū)Τ^保存期限和無保存價值的檔案進行銷毀; (四)辦理檔案借閱登記手續(xù)，負責檔案利用工作。第三章信貸業(yè)務(wù)檔案的收集整理和歸檔管理第九條分支機構(gòu)信貸內(nèi)勤人員負責收集信貸業(yè)務(wù)檔案資料。每筆業(yè)務(wù)終了，由信貸人員(客戶經(jīng)理)向信貸內(nèi)勤辦理檔案交接，同時登記“信貸檔案保管交接登記簿”。信貸內(nèi)勤負責審查信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容填寫是否符合有關(guān)規(guī)定，資料是否齊全完整;對于不符合規(guī)定的， 退信貸人員(客戶經(jīng)理)。第十條信貸業(yè)務(wù)檔案的整理。(一)檔案資料中的企業(yè)借款合同、保證合同等要折疊成A4紙規(guī)格，其他需要保管的資料均要提供A4紙樣式，用打號機打印頁碼并固定后歸入檔案盒。(二)檔案盒中的信貸檔案資料均須打印目錄，目錄列示的內(nèi)容必須與檔案盒中保管的信貸檔案資料內(nèi)容相一致。(三)對破損的資料應(yīng)進行托裱、修補，字跡易擴散的應(yīng)復制并與原件一并保管。第十一條對法人客戶新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案資料，實行統(tǒng)一管理、集中保管，公司各部門的信貸業(yè)務(wù)檔案，要隨發(fā)生隨移交。存量貸款資料按照屬地管理原則，暫由貸款主辦社保管;非法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案資料按照信貸業(yè)務(wù)審批權(quán)限，實行“誰審批，誰保管”，由最終審批部門相應(yīng)的信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員集中保管。 第十二條公司應(yīng)建立健全信貸資料的立卷歸檔制度，信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員對年度內(nèi)辦理完畢的具有保存價值的檔案資料搜集齊全，分類整理，立案歸檔。第十三條檔案管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)特點和工作需要，對信貸業(yè)務(wù)檔案資料進行立卷分類。(一)客戶信貸業(yè)務(wù)檔案分為五類：1.權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件。2.要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件。3. 管理類：客戶的基本資料。4.保全類：信貸資產(chǎn)風險管理的相關(guān)資料。5.綜合類：公司內(nèi)部管理資料。權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上應(yīng)存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響公司權(quán)益的前提下，可以存放復印件。主管信貸員(客戶經(jīng)理)要將復印件與原件核實，在復印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。(二)客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的建立實行一戶一檔、一筆(項)一卷，即一個客戶除權(quán)證類以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)(一個項目)的檔案設(shè)為一卷(一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆)。每個客戶檔案內(nèi)再分為立卷區(qū)和歸檔區(qū)，在立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案，在歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案。權(quán)證類檔案存放區(qū)域為權(quán)證區(qū)，其中有價單據(jù)必須存放于金庫，執(zhí)行中借據(jù)由會計部門集中入庫保管，執(zhí)行終了的借據(jù)按照要求歸檔，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的保險柜中，必須雙人、雙鎖保管。綜合類檔案存放區(qū)域為綜合區(qū)。對農(nóng)戶(個體工商戶)貸款，要根據(jù)貸款額度大小，對一定數(shù)額以下的農(nóng)戶(個體工商戶)的信貸業(yè)務(wù)檔案資料按村(市場)或按照信貸人員(客戶經(jīng)理)服務(wù)范圍建檔。(三)各類檔案的主要內(nèi)容：1.權(quán)證類檔案包括：抵押物(質(zhì)物)評估報告和作價依據(jù)，抵押物(質(zhì)物)所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押(質(zhì)押)登記的他項權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價單據(jù)，抵押物(質(zhì)物)保險單，抵押(質(zhì)押)公證書(客戶辦理的要收集)等。2.要件類檔案包括：信用等級評定報告及授信資料，客戶信貸業(yè)務(wù)申請書，信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告，信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表，貸審會會議紀要，上級管理部門審批(咨詢)意見，貸款意向書，貸款承諾函，信貸業(yè)務(wù)借款合同(協(xié)議書)、借據(jù)、擔保合同(擔保協(xié)議)或擔保函，到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)，貸后跟蹤檢查記錄和貸款檢查報告，企業(yè)經(jīng)營活動分析報告，保證金進帳證明材料，貸款五級分類認定表(季度)，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。3.管理類檔案包括：借款人的基本資料和擔保人的基本資料。主要有企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本或復印件，事業(yè)單位登記表副本或復印件，企業(yè)資質(zhì)登記證復印件，特種經(jīng)營許可證復印件，外商投資企業(yè)外匯登記證復印件，中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證書復印件，貸款卡證明材料復印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復印件，印鑒卡，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復印件，企業(yè)各期財務(wù)報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，客戶資料數(shù)據(jù)采集表，有關(guān)審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明或戶口本的索引卡、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。4.保全類檔案包括：貸款訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款檔案，以物抵貸資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明、投資資產(chǎn)劃撥憑證等法律文書和其他必要資料;企業(yè)兼并、破產(chǎn)的有關(guān)資料及證明文件等;呆壞賬核銷的相關(guān)資料。5.綜合類檔案包括：信用社內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報表，授權(quán)及轉(zhuǎn)授權(quán)文件，行業(yè)分析資料，信貸分析報告，調(diào)查檢查報告，審計稽核報告等。第十四條立卷歸檔的基本要求：(一)遵循檔案資料的形成規(guī)律和特點，保持資料之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同保管價值，以便于保管和利用; (二)歸檔的檔案資料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)要齊全完整; (三)在歸檔資料中，應(yīng)將每份資料的正件與附件、復印件與原稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文與原件等立在一起，不得分開;文電應(yīng)合一立卷，同時按照批復在前、請示在后，處理性決定、判決性文件在前，依據(jù)材料在后的順序要求辦理資料歸檔; (四)不同年度的檔案資料，一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷，沒有復文的，放在請示年立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷; (五)卷內(nèi)資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁碼和卷號，統(tǒng)一在每頁正面的右上角填寫頁碼; (六)卷內(nèi)資料要去掉金屬物，對破損的資料應(yīng)進行托裱、修補，字跡易擴散的應(yīng)復制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)使用標準的檔案封皮，采用三孔一線的方法裝訂，不能裝訂的案卷，如定期統(tǒng)一報表等，應(yīng)使用標準的報表封面、封底，用細線裝訂; (七)按規(guī)定逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)資料需要說明的事項，應(yīng)逐件填寫卷內(nèi)備考表并將其放在卷尾，案卷封皮應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明確切地反映卷內(nèi)資料內(nèi)容，要用毛筆或碳素墨水書寫，字跡要工整、清晰。第十五條信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照不同的保管期限進行保管。有信貸關(guān)系的客戶的信貸業(yè)務(wù)檔案要永久保管;結(jié)清全部信貸業(yè)務(wù)的客戶的信貸業(yè)務(wù)檔案，從該客戶與公司的最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年起，保管五年。第四章檔案的保管、調(diào)閱、交接和銷毀第十六條信貸業(yè)務(wù)檔案必須有專用庫房和柜架保管，庫房、柜架要堅固，并有防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲等功能。庫房內(nèi)不能存放與信貸業(yè)務(wù)檔案無關(guān)的物品，要定期對檔案資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保資料安全。第十七條建立檔案的查閱與調(diào)閱制度。信貸業(yè)務(wù)檔案一律不準外借，以防丟失和泄密。(一)內(nèi)部調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)由調(diào)閱人出具借條，經(jīng)信貸負責人或分管部門經(jīng)理批準，并登記“借閱信貸業(yè)務(wù)檔案登記簿”。調(diào)閱的信貸業(yè)務(wù)檔案不得橫傳、涂改、圈劃、復制或拆散原卷冊，用后必須及時歸還。(二)公安、紀檢、司法等部門處理案件，需查閱檔案時，必須持有縣以上主管部門的正式公文介紹信，經(jīng)分管部門經(jīng)理批準方可查閱。查閱時，檔案管理人員必須在場陪同，不準將檔案交給查閱人放任不管，查閱人需索取有關(guān)證據(jù)和資料時，需經(jīng)分管部門經(jīng)理同意后方可抄錄和復制，但嚴禁將原件抽出借走。查閱檔案的介紹信要粘貼在原件后保管，并將查閱日期和有關(guān)情況在案卷封底作詳細記錄，同時登記“借閱信貸業(yè)務(wù)檔案登記簿”，由信貸負責 人、分管部門經(jīng)理和檔案管理人員共同簽章，以備查考。第十八條信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員及有關(guān)信貸人員調(diào)離時，對經(jīng)管的有關(guān)檔案資料(包括年內(nèi)臨時保管的文件資料)，要逐件填寫交接清單，在有關(guān)領(lǐng)導的監(jiān)督下，辦理交接手續(xù)，以明確責任，確保信貸業(yè)務(wù)檔案資料的完整。第十九條檔案保管期滿后應(yīng)進行銷毀，具體步驟包括整理、審批和銷毀。(一)銷毀前的整理。信貸業(yè)務(wù)檔案保管期滿需要銷毀時，應(yīng)由公司主管部門會同檔案管理人員共同鑒定。銷毀前必須嚴格進行整理和審閱，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)合同及有關(guān)資料，應(yīng)單獨抽出，另行立卷保管到債權(quán)債務(wù)結(jié)清為止。(二)檔案銷毀的審批。對需要銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)編制“信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清單”，一式三份報公司檔案管理部門審查，審查同意后，核發(fā)“信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀核準單”，通知相關(guān)分支機構(gòu)。(三)檔案銷毀。信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀工作由公司上級部門統(tǒng)一辦理，各部門檔案管理人員根據(jù)“信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀核準單”，將已核準銷毀的檔案資料報送上級管理部門，公司指定專人(兩人以上)負責