精選總結(jié)-應(yīng)用文精品課件(全套)

新編應(yīng)用文寫作教程,第一章應(yīng)用文寫作基本知識,應(yīng)用文寫作概述應(yīng)用文寫作的主題應(yīng)用文寫作的材料應(yīng)用文寫作的結(jié)構(gòu)應(yīng)用文寫作的語言和表達(dá),第一節(jié)應(yīng)用文寫作概述,一、什么是應(yīng)用文,（一）應(yīng)用文的含義,應(yīng)用文的廣義概念，重在“應(yīng)用”二字上。本教材使用的是廣義概念，這樣，我們給應(yīng)用文下的定義是：“國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及人民群眾辦理公私事務(wù)、傳播信息、表述意愿所撰擬的實(shí)用性文章?！?對應(yīng)用文這個(gè)概念的理解有狹義和廣義之分。人們有時(shí)把“某人不會(huì)打借條”，“不會(huì)寫信”，說成是“不會(huì)寫應(yīng)用文”，這種應(yīng)用文概念只是狹義的，指的是日常應(yīng)用文。,（二）應(yīng)用文的種類,應(yīng)用文可劃分為以下兩種類型。,1通用類,通用類應(yīng)用文指人們在辦公或辦事中普遍使用的文書，它又分為以下三種類型。,行政公文類：指國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中所規(guī)定的文種。公文是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和團(tuán)體行使職權(quán)、辦理公務(wù)所撰擬的法定文書。包括：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。通用事務(wù)類：包括調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、述職報(bào)告、簡報(bào)、計(jì)劃、規(guī)章制度、會(huì)議材料等。個(gè)人事務(wù)類：如日記、讀書筆記、各類信函等。,科技類：如畢業(yè)論文、學(xué)術(shù)論文、專利申請書、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。財(cái)經(jīng)類：如市場預(yù)測報(bào)告、市場調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同等。司法類：如訴狀、辯護(hù)詞、公證書、判決書等。傳播類：如消息、通訊、特寫、廣告等。,2專用類,專用類應(yīng)用文指專業(yè)性較強(qiáng)的文書，它主要分為以下四種類型。,此外，專用類應(yīng)用文還包括外交、軍事等方面的文書，但由于其使用范圍太過專一，本教材不予講述。本教材主要講授行政、事務(wù)、經(jīng)濟(jì)、財(cái)經(jīng)、司法、商務(wù)等類別的文書寫作。,（三）應(yīng)用文的特點(diǎn),應(yīng)用文的共同特點(diǎn)是：,所有文章都是現(xiàn)實(shí)的反映，一切寫作活動(dòng)都是為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的。從這個(gè)意義上說，所有文章都具有功用性，但應(yīng)用文有更強(qiáng)烈、更鮮明、更直接的功用性。,1直接的功用性,應(yīng)用文的真實(shí)性完全排斥虛構(gòu)和杜撰，要求所依據(jù)的材料真實(shí)、準(zhǔn)確，內(nèi)容實(shí)事求是。例如寫會(huì)議紀(jì)要，不能移花接木，把張三的講話移到李四身上；寫調(diào)查報(bào)告，決不允許主觀臆造；寫新聞，更要注意時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件的真實(shí)與準(zhǔn)確。內(nèi)容的真實(shí)性也表現(xiàn)在應(yīng)用文的表述上。從語言來看，主要要求表述準(zhǔn)確、不產(chǎn)生歧義，簡明精練，具有平實(shí)的特點(diǎn)；而比喻、比擬、借代、夸張、襯托等修辭方式的使用受到了一定限制。即使是可以運(yùn)用文學(xué)手法的廣告，也不能對商品和服務(wù)的內(nèi)容作不切實(shí)際的夸張和渲染。,2內(nèi)容的真實(shí)性,3思維的邏輯性,應(yīng)用文寫作在思維方法上更側(cè)重邏輯思維，雖然應(yīng)用文在撰寫過程中也有運(yùn)用形象思維的時(shí)候，但多數(shù)文體是以具體的事件（或問題）為中心的，需要把觀點(diǎn)闡述清楚，把前因后果、現(xiàn)象和本質(zhì)分析清楚，所采用的是邏輯思維的方式。例如，寫請示，要講清請求事項(xiàng)和請求批準(zhǔn)的原因；寫總結(jié)，則應(yīng)在陳述具體成績和存在問題的基礎(chǔ)上，分析說明成績?nèi)〉煤蛦栴}存在的原因；寫論文，要對材料進(jìn)行分析和對問題進(jìn)行推斷。思維的邏輯性，也體現(xiàn)在撰寫應(yīng)用文時(shí)要講究邏輯。文章的結(jié)構(gòu)要條理清楚，段落之間具有明顯的邏輯關(guān)系；陳述的事項(xiàng)界限清晰，不交叉；內(nèi)容前后講究因果，材料能夠證明觀點(diǎn)。,4格式的穩(wěn)定性,文章的格式包含兩方面的意思，一是文章的結(jié)構(gòu)形式，如寫計(jì)劃，一般先寫目的，然后再寫工作安排；寫消息，一般習(xí)慣于“倒金字塔”形式，即把最重要的內(nèi)容寫在前面；寫調(diào)查報(bào)告，一般先介紹調(diào)查的目的、調(diào)查的對象、調(diào)查的時(shí)間和地點(diǎn)、調(diào)查的方式，然后再就調(diào)查的問題分項(xiàng)說明。二是文面形式，包括標(biāo)題的形式、有無指定說明等。如國家行政機(jī)關(guān)公文在文面上，要求有秘密等級、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識及發(fā)文字號等指定說明，對文種的使用有嚴(yán)格的規(guī)定。格式是在長期寫作實(shí)踐中形成的，如果逐漸為大家所接受，約定俗成，就稱為慣用格式；如果格式被法定固化，就稱為規(guī)范格式。一般的應(yīng)用文多數(shù)有慣用格式，其中國家機(jī)關(guān)行政公文具有規(guī)范格式。應(yīng)用文的格式具有使用的穩(wěn)定性，所以要求寫作時(shí)應(yīng)根據(jù)應(yīng)用文的具體類型，遵守各自的慣用格式或法定規(guī)范格式。各類應(yīng)用文的具體格式將在后面的章節(jié)中講述。,二、為什么學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫作,在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，盡管辦公現(xiàn)代化改變了傳統(tǒng)的工作模式，計(jì)算機(jī)幫助人們解決大量的數(shù)據(jù)處理問題，使得辦公效率得到前所未有地提高，但人們在辦理具體事務(wù)時(shí)，還是離不開應(yīng)用文。社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的速度越快，各種信息量就越大，用人單位對員工撰寫應(yīng)用文的能力就越重視。能否得心應(yīng)手地撰寫應(yīng)用文，已成為衡量其工作能力高低的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。除此之外，應(yīng)用文的寫作水平也在相當(dāng)大的程度上反映著管理部門或單位處理日常業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量和效能。我們不能設(shè)想，一個(gè)單位發(fā)出的公文，表述不準(zhǔn)確、格式不規(guī)范，財(cái)務(wù)部門寫的經(jīng)濟(jì)狀況報(bào)告讓人摸不清頭緒會(huì)帶來什么后果。這些不合格的文書，小則誤事，大則誤國。三國時(shí)，魏主曹丕在典論論文中說：“蓋文章，經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事?！彼盐恼碌墓τ锰岣叩街卫韲业母叨葋碚J(rèn)識，這無疑是正確的，值得后世效法。,三、應(yīng)用文寫作的學(xué)習(xí)方法,（一）學(xué)習(xí)本課程的基本方法,要學(xué)好本課程，應(yīng)當(dāng)注意以下三點(diǎn)：,（1）以理論為指導(dǎo)應(yīng)用文寫作的理論對應(yīng)用文寫作實(shí)踐有直接的、具體的指導(dǎo)作用。掌握理論，正確認(rèn)識各類應(yīng)用文的特點(diǎn)和寫法，無疑會(huì)幫助我們更好地進(jìn)行寫作實(shí)踐。但是有的人存有偏見，認(rèn)為實(shí)踐性強(qiáng)的課程就不必學(xué)習(xí)理論，只要苦練，就能練出真功夫。很多事實(shí)證明，不學(xué)理論，就不會(huì)有理性的提高，做起事來，容易走彎路，事倍功半。有的人學(xué)習(xí)理論，不與實(shí)踐相結(jié)合，把它束之高閣，想都不去想它，那么理論就什么作用也不起。有的人上課，記完筆記，下課也不想看，也屬于這類問題。要把知識化為己有，需要認(rèn)真掌握基本概念，理解本門課程的理論框架，熟悉重要的例文，把握其中的規(guī)律，這樣知識才能轉(zhuǎn)化為能力，在實(shí)踐中才能應(yīng)用。,（2）以例文為借鑒應(yīng)用文寫作的學(xué)習(xí)需要經(jīng)歷模仿、熟悉、自如三個(gè)階段，尤其在各類文種的體式訓(xùn)練中，閱讀例文、模仿例文寫作是第一步；熟悉應(yīng)用文的格式，領(lǐng)悟各類文種的寫作思路是第二步；反復(fù)練習(xí)，最終達(dá)到寫作自如是第三步。因此，對例文的分析和模仿是學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫作的重要途徑。例文分析可以使我們從中領(lǐng)悟具體的寫作規(guī)律。典型例文可以幫我們開拓思路、掌握技法，瑕疵例文可以使我們吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。,（3）以訓(xùn)練為中心將應(yīng)用文寫作知識轉(zhuǎn)化為寫作能力，主要依靠有目的、有計(jì)劃的寫作訓(xùn)練。盡管寫作能力是各種知識的綜合性體現(xiàn)，但有重點(diǎn)地針對各文種特點(diǎn)進(jìn)行訓(xùn)練對于掌握基本寫作方法是十分有效的。因此，學(xué)習(xí)本門課程必須重視訓(xùn)練。不要怕麻煩，也不要怕吃苦。那種只想聽聽課，不想動(dòng)筆的人，永遠(yuǎn)也不會(huì)有真正的提高。,以上三點(diǎn)是就課程內(nèi)容本身而言的，若要提高應(yīng)用文的寫作水平，還必須加強(qiáng)修養(yǎng)，全面提高自己的素質(zhì)。,（二）提高應(yīng)用文寫作水平的根本途徑,人們習(xí)慣于將修養(yǎng)歸結(jié)為德、才、學(xué)、識四個(gè)方面，其實(shí)四個(gè)方面不是孤立的，而是相互聯(lián)系的。,（1）德指加強(qiáng)道德修養(yǎng)，也就是在思想上要愛國敬業(yè)，有責(zé)任感，做事認(rèn)真，對社會(huì)有奉獻(xiàn)精神，而不是自私自利，斤斤計(jì)較。有德就有了較高的思想境界，寫文章時(shí)，自然就站得高、看得遠(yuǎn)，分析問題就相當(dāng)透徹。,（2）才指增長才干。才干并非天生而來，是在學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過實(shí)踐鍛煉出來的。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，多方面豐富自己的知識，在實(shí)踐中經(jīng)受鍛煉，積累經(jīng)驗(yàn)，才干自然會(huì)增強(qiáng)。那種不熱愛自己的工作、不積累經(jīng)驗(yàn)的人，永遠(yuǎn)也不會(huì)有才干。,（3）學(xué)指加強(qiáng)學(xué)習(xí)。既要學(xué)習(xí)黨和國家的路線、方針和政策，也要學(xué)習(xí)專業(yè)知識，了解相關(guān)學(xué)科的基本知識，圍繞自己的工作形成知識體系，培養(yǎng)運(yùn)用理論分析和解決實(shí)際問題的能力。,（4）識指擴(kuò)大見聞。要多了解社會(huì)現(xiàn)狀，了解國外情況，了解專業(yè)發(fā)展前沿情況，自然就增長了見識，遇到問題，就容易形成自己的看法，找到解決問題的途徑。,第二節(jié)應(yīng)用文寫作的主題,一、主題的概念,主題，就是主要的目的、用意，是文章思想內(nèi)容的核心。清代學(xué)者李漁說：“古人作文一篇，定有一篇之主腦；主腦非他，即作者立言之本意也?！睉?yīng)用文的主題，是行文機(jī)關(guān)或作者通過載體的內(nèi)容表達(dá)出來的制文意圖與目的。它包括行文的目的、具體要求、領(lǐng)導(dǎo)意圖及對其說明。,二、主題的作用,主題的作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：,（一）主題決定應(yīng)用文的價(jià)值,應(yīng)用文多在現(xiàn)實(shí)工作中形成和使用，是行文機(jī)關(guān)意志的反映，是對事物本質(zhì)和規(guī)律性的認(rèn)識。如果應(yīng)用文的主題含混不清，在實(shí)際工作中就難以貫徹執(zhí)行，甚至造成工作上的損失和失誤，這樣的文章毫無價(jià)值可言，只能是一紙空文。正如劉禹錫在陋室銘中所言：“山不在高，有仙則名；水不在深，有龍則靈?！睉?yīng)用文的主題就是山中的“仙”，水中的“龍”。沒有主題，寫作公文就無從談起；沒有主題，即使強(qiáng)行拼湊寫成的文章，也不會(huì)有什么價(jià)值。,（二）主題決定應(yīng)用文材料的選擇,現(xiàn)實(shí)工作涉及的內(nèi)容是復(fù)雜的，應(yīng)用文寫作涉及的材料也是多方面的。有直接材料和間接材料；正面材料和反面材料；歷史材料和現(xiàn)實(shí)材料；典型材料和一般材料。無論一篇公文表述的是哪一方面的內(nèi)容，其材料的選擇都必須服從于表現(xiàn)主題的需要，一切材料的選擇都是為主題服務(wù)的。與表現(xiàn)主題有關(guān)的材料就留下，與表現(xiàn)主題無關(guān)的材料，即使再生動(dòng)也要堅(jiān)決剔除。,（三）主題決定應(yīng)用文結(jié)構(gòu)的安排,應(yīng)用文體式的規(guī)范性特征，使文章的結(jié)構(gòu)方式有別于其他文體。應(yīng)用文的書寫、排印、行款式樣、結(jié)構(gòu)環(huán)節(jié)、習(xí)慣用語等都有嚴(yán)格的規(guī)定或約定俗成的體式。但是，在具體的寫作中，其結(jié)構(gòu)安排仍然受主題的制約。要圍繞主題恰當(dāng)?shù)匕才藕梦恼略鯓娱_頭，怎樣結(jié)尾；怎樣劃分層次和段落；怎樣過渡和照應(yīng)等。只有這樣，才能使應(yīng)用文的內(nèi)在內(nèi)容和外在形式有機(jī)地結(jié)合起來，取得滿意的表達(dá)效果。,（四）主題決定應(yīng)用文的表達(dá)方式和語言運(yùn)用,應(yīng)用文的特點(diǎn)決定其在表達(dá)方式上的選擇也必須服從主題的需要，這主要是受公文主題的政策性、思想性和法規(guī)性等方面的限制。在表達(dá)方式上主要使用敘述、議論、說明等方式，很少使用描寫和抒情。除此之外，應(yīng)用文的主題也決定其語言的運(yùn)用，例如，機(jī)關(guān)公文與經(jīng)濟(jì)類文書的語言運(yùn)用有較大的差別；同是機(jī)關(guān)公文，命令與函的語言運(yùn)用特點(diǎn)也不相同，這些都是由應(yīng)用文的主題所決定的。,三、應(yīng)用文主題確立的原則,應(yīng)用文在動(dòng)筆之前，對于文章確定的主題是否符合黨和國家的方針、政策、法律法規(guī)，是否符合應(yīng)用文的文體特征和表達(dá)需要等，應(yīng)該有一定的衡量標(biāo)準(zhǔn)。這個(gè)衡量的標(biāo)準(zhǔn)，就是應(yīng)用文主題確立的原則。,（一）正確,這是對應(yīng)用文最基本的要求。作為處理公務(wù)的文字材料，應(yīng)用文的主題不能脫離客觀實(shí)際和工作需要。應(yīng)用文的主題必須符合馬克思主義的基本立場、觀點(diǎn)和方法，符合黨和國家的路線方針政策，符合國家的法規(guī)、法令，符合客觀實(shí)際。要能夠正確反映現(xiàn)實(shí)社會(huì)的實(shí)際情況，揭示事物的本質(zhì)和規(guī)律，并且經(jīng)得住實(shí)踐的檢驗(yàn)和時(shí)間的考驗(yàn)。一句話，就是主題要正確，這是確立應(yīng)用文主題的首要原則。,（二）鮮明,應(yīng)用文主題的表現(xiàn)，與文學(xué)作品有較大的區(qū)別，文學(xué)作品的主題，往往從情節(jié)中自然流露出來，即恩格斯所說的，傾向性不要直接說出來。而公文特有的作用決定其確立主題時(shí)，必須遵循鮮明性的原則，要明確，毫不含糊地表達(dá)觀點(diǎn)。贊成什么，反對什么；提倡什么，禁止什么；肯定什么，否定什么，都要直接了當(dāng)?shù)倪M(jìn)行表述，讓人一目了然，一讀即懂。不要含混晦澀，更不要吞吞吐吐，使人無所適從。,（三）集中,制發(fā)公文的目的在于應(yīng)用，在于解決某一問題或辦理某一事項(xiàng)。因此，其主題應(yīng)該是集中，單一的。應(yīng)用文的寫作，最忌“多中心”，企圖通過一份文件表達(dá)多個(gè)意圖，實(shí)現(xiàn)多個(gè)目的。甚至把幾個(gè)不同類別、不同性質(zhì)，因而屬于不同部門負(fù)責(zé)的事情集中到一份文件中去寫。這樣多中心，實(shí)際也就是沒有了中心，無論誰接到文件都無法辦理或貫徹執(zhí)行，因而影響工作效率。,四、應(yīng)用文主題的表現(xiàn)方法,（一）標(biāo)題示題,即在公文的標(biāo)題中直接點(diǎn)明該文的主題。這種表現(xiàn)主題的方式簡潔、明快，直截了當(dāng)，在信息社會(huì)中顯示著獨(dú)有的優(yōu)勢。這種表現(xiàn)主題的方法，在各類公文中都有比較突出的表現(xiàn)。如國務(wù)院關(guān)于大興安嶺特大森林火災(zāi)事故的處理決定、讓法制貫穿全過程湖南衡陽農(nóng)貿(mào)市場實(shí)行“雙責(zé)任制”的調(diào)查，這些標(biāo)題本身就是文章的主題，其目的就是以最快的速度把文章的主題傳遞給閱讀者，實(shí)現(xiàn)在眾多的閱讀材料中，迅速“搶占”閱讀的“第一時(shí)間”的目的。,（二）開篇破題,這種方法，在正文開篇即直接、明確的揭示主題，使閱讀者在開篇就知道全文的主題所在，便于把握全文。如沈陽市人民政府關(guān)于實(shí)行商品和收費(fèi)明碼標(biāo)價(jià)的通告的開篇：“為了適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，鼓勵(lì)正當(dāng)競爭，保護(hù)消費(fèi)者合法權(quán)益，根據(jù)國家和省有關(guān)規(guī)定，特對商品明碼標(biāo)價(jià)和公開收費(fèi)問題通告如下：”機(jī)關(guān)公文中的公布性、告知性文體及規(guī)章制度性文體，多采用這種寫法。,（三）片言立題,用一兩句精辟的話，點(diǎn)明主題，使文章的主題單純、集中，給人以鮮明深刻的印象，達(dá)到“片言居要”的效果。如中華人民共和國國防部告臺(tái)灣同胞書，開篇以片言立主題，留給人極其鮮明的印象：“我們都是中國人，三十六計(jì)，和為上計(jì)”。主題的片言，在文首、文中、文尾均可，究竟立在何處，要因文章而定。若立在文首，常常同時(shí)具有“開篇破題”的效果。,（四）篇末點(diǎn)題,在文末點(diǎn)明主題，或在文末再次強(qiáng)調(diào)主題，使文末與開頭相呼應(yīng)，收到篇末點(diǎn)題，首尾圓合的雙重效果。在公文中，這種表現(xiàn)主題的方式，主要運(yùn)用在一些敘述性較強(qiáng)的文種中，如總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。,（五）一線貫題,這種方法主要在事物文書和經(jīng)濟(jì)類文書中使用。這類文書，往往篇幅較長，全文在形式上分成幾個(gè)部分，使用的材料較多。主題在文中猶如一條線，貫穿在全文的各個(gè)部分之中，形成一個(gè)有機(jī)的整體。閱讀者閱完全文，對主題的認(rèn)識亦更加深刻。,（六）典型顯題,通報(bào)、調(diào)查報(bào)告等，行文中的敘述性較強(qiáng)，其主題不是單靠議論來表現(xiàn)，而主要靠典型人物、典型事例體現(xiàn)主題。主題往往蘊(yùn)涵在典型材料之中。這樣，對典型材料就要精心篩選，以保切中題意。,第三節(jié)應(yīng)用文寫作的材料,一、材料的概念,應(yīng)用文材料，是用來說明行文機(jī)關(guān)（或作者）意圖、觀點(diǎn)和行文目的的具體事實(shí)、基本情況、數(shù)據(jù)數(shù)字、理論資料，以及具體化了的黨和國家的方針、政策等。,二、應(yīng)用文材料的作用,（一）材料是形成觀點(diǎn)的基礎(chǔ),有了充實(shí)的材料，才能形成觀點(diǎn)。應(yīng)用文主題的確定，往往來自作者的觀點(diǎn)和認(rèn)識，這些認(rèn)識既不是憑空產(chǎn)生的，也不是作者頭腦中固有的。一個(gè)正確的觀點(diǎn)的形成，是以材料為基礎(chǔ)的，是在占有大量客觀材料的基礎(chǔ)上，加以科學(xué)地研究、分析，由感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識的結(jié)果。離開了材料，只能是人云亦云，道聽途說，難以形成正確的觀點(diǎn)?？梢?，文章觀點(diǎn)的形成，依賴與材料這個(gè)基礎(chǔ)。,（二）材料是表現(xiàn)主題的支柱,應(yīng)用文的主題一經(jīng)確立，作者就要通過擺事實(shí)、講道理來證明自己觀點(diǎn)的正確性。這個(gè)“事實(shí)”，就是材料。只有運(yùn)用大量真實(shí)可靠、典型生動(dòng)的材料為證，才能講清道理，闡明主題。否則，“講道理”只能是空談，閱讀者對文章的觀點(diǎn)也是難以接受的。主題是文章的靈魂，材料則是文章的血肉。有大量的事實(shí)材料為依據(jù)，做支柱，才能寫出有血有肉豐滿的好文章，文章的觀點(diǎn)才能立得住。,（三）材料是說明觀點(diǎn)的例證,所有文章的觀點(diǎn)都是從材料中提煉出來的，公文也不例外。但僅僅提煉出觀點(diǎn)，還不能說就可以寫出好文章來。有了觀點(diǎn)，還要依靠例證典型、具有普遍意義、有說服力的材料加以說明、印證。觀點(diǎn)離開例證的說明和支持，只能是抽象、空洞、籠統(tǒng)的概念，這樣的觀點(diǎn)是不具備說服力的，也難以產(chǎn)生效應(yīng)。,（四）材料是組織結(jié)構(gòu)的條件,搭建文章結(jié)構(gòu)，布局謀篇的過程，實(shí)質(zhì)就是根據(jù)表達(dá)主題的需要組織材料的過程。從標(biāo)題的擬制，到開頭結(jié)尾的設(shè)計(jì)，層次、段落的劃分，以及過渡、照應(yīng)等，都需要根據(jù)主題的要求，對材料進(jìn)行合理的分配和安排。哪些材料用在開頭，哪些材料設(shè)在結(jié)尾；主體部分劃分幾個(gè)層次，分別使用哪些材料等。,三、應(yīng)用文材料的收集,收集材料主要有以下三種方式：,（一）直接收集,直接收集的材料，即深入社會(huì)實(shí)際和工作實(shí)際，認(rèn)真調(diào)查研究取得的第一手材料。它主要通過以下兩種方式獲得。,1觀察體驗(yàn),深入實(shí)際，親身體驗(yàn)，觀察了解，這是機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)具備的良好工作作風(fēng)。通過觀察體驗(yàn)，直接獲取生動(dòng)的“活”材料，對公文寫作工作具有極為重要的意義。這樣的材料往往為制定方針政策提供重要的依據(jù)，對澄清事實(shí)，有關(guān)問題的及時(shí)解決等，都具有十分重要的作用。,2調(diào)查采訪,一些重大的、復(fù)雜的問題，僅從現(xiàn)象了解是不夠的，還必須立足現(xiàn)實(shí)，深入實(shí)際調(diào)查采訪。為某一目的，在一定時(shí)期內(nèi)，有計(jì)劃的調(diào)查、采訪，是一條行之有效的收集材料的途徑，也是寫出主題深刻、有見地的公文的必要條件。這種收集材料的方法需要付出艱辛的勞動(dòng)，要進(jìn)行長期的實(shí)踐。,（二）間接收集,間接收集材料既可以節(jié)省時(shí)間，又可以補(bǔ)充直接收集材料的不足。在間接收集材料時(shí)，要注意把握材料內(nèi)容的準(zhǔn)確性，要以科學(xué)、謹(jǐn)慎的態(tài)度對待這項(xiàng)工作，其主要方法如下。,1摘要法,對一些文件、資料或信息進(jìn)行歸納，概括、提煉出要點(diǎn)，記錄下來，稱作摘要法?？梢愿鶕?jù)需要，進(jìn)行分段記錄、分層記錄和要點(diǎn)記錄。隨著辦公自動(dòng)化水平的提高，利用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存記錄資料會(huì)大大提高材料的利用率。,2剪報(bào)法,在閱讀資料時(shí)，對那些有保存價(jià)值的文章，如社論、評論、典型經(jīng)驗(yàn)、領(lǐng)導(dǎo)人講話等，可以在不影響別人閱讀使用的前提下，剪裁保存。隨著復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的普及，復(fù)印有關(guān)資料是最為有效的、對剪報(bào)方式的補(bǔ)充方法。,3卡片法,在閱讀有關(guān)材料時(shí)，把其中的重要規(guī)定、重要觀點(diǎn)、有價(jià)值的數(shù)據(jù)等摘記在卡片上，以備寫作時(shí)查找利用。,4札記法,記下閱讀某一資料或文件的心得、體會(huì)和感受，或記下別人對某一資料、文章的評價(jià)等，以備寫作時(shí)參考。,5目錄法,有時(shí)材料太多，可以采取分類記目錄做索引的辦法，一旦需要某一方面的參考材料時(shí)，根據(jù)目錄索引查閱有關(guān)資料。,（三）在領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖中收集材料,在領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖中收集的材料，是公文寫作特有的材料。領(lǐng)導(dǎo)意圖包括領(lǐng)導(dǎo)人的具體意見、思路、風(fēng)格。公文寫作，不掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖，往往無法撰文。,四、選材的要求,選材的要求如下：,（一）真實(shí),真實(shí)，是公文的生命。公文自身的特點(diǎn)決定了它對材料的真實(shí)可靠性的要求是極為嚴(yán)格的，不能有絲毫的虛假。虛假的材料，必然導(dǎo)致錯(cuò)誤的結(jié)論，其產(chǎn)生的后果是不堪設(shè)想的。公文材料的真實(shí)，包含兩層意思。其一，它是“確有其事”，不是憑空杜撰的；其二，它不是個(gè)別、偶然的，而是反映了客觀事物一定的本質(zhì)和規(guī)律。,（二）典型,公文中選用的材料，不在于多，關(guān)鍵在于典型。典型材料，就是那些最有代表性，最能說明公務(wù)活動(dòng)本質(zhì)、特點(diǎn)的材料。典型材料，一要能夠概括某類事物的本質(zhì)屬性，具有以少勝多的作用；二要能以個(gè)性反映共性，發(fā)揮以小見大的作用。,（三）新穎,新穎的材料，能夠表現(xiàn)出新穎的思想內(nèi)容，使文章富有吸引力。如果文章中的材料都陳陳相因，就會(huì)缺乏新鮮感，失去吸引力。新穎的材料包括：新事物、新情況、新變化、新問題等別人尚未用過的材料；別人很少用到的材料；有新的感受與認(rèn)識，體現(xiàn)事物新發(fā)展的材料；有個(gè)性的材料等。,第四節(jié)應(yīng)用文寫作的結(jié)構(gòu),一、結(jié)構(gòu)的概念,“結(jié)構(gòu)”是建筑學(xué)的一個(gè)術(shù)語。應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)，就是其內(nèi)容的組織架構(gòu)，是行文機(jī)關(guān)為了表達(dá)行文目的，按照主題的需要，把有關(guān)材料和內(nèi)容有條不紊、條理清晰、層次分明、有機(jī)地組織在一起，它是應(yīng)用文內(nèi)部聯(lián)系和外在模式的總體容括。,對于一篇應(yīng)用文來說，主題解決的是“言之有理”的問題；材料解決的是“言之有物”的問題；而結(jié)構(gòu)解決的是“言之有序”的問題。,二、結(jié)構(gòu)搭建的原則,在確定結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)遵循以下的原則：,（一）要反映公務(wù)活動(dòng)的發(fā)展和內(nèi)在聯(lián)系,公務(wù)活動(dòng)的發(fā)展過程和內(nèi)在聯(lián)系，是確定公文組織架構(gòu)的客觀依據(jù)。公文是用來處理公務(wù)的文字材料，其結(jié)構(gòu)必須準(zhǔn)確反映公務(wù)活動(dòng)的發(fā)展和內(nèi)在聯(lián)系，不能與之相悖。公文的結(jié)構(gòu)基本都是按照提出問題分析問題解決問題的順序來安排的。,（二）要為表現(xiàn)主題服務(wù),主題是公文的靈魂和統(tǒng)帥。在動(dòng)筆擬制公文時(shí)，材料的組織安排，段落層次的劃分，過渡與照應(yīng)，詳寫與略寫等，都必須圍繞主題這一主線去考慮。結(jié)構(gòu)安排，是為主題服務(wù)的，其目的是為了更好地表現(xiàn)主題。如果離開了主題，材料就成了一盤散沙，其結(jié)構(gòu)也必然枝節(jié)橫生，散漫無章。,（三）要適合不同文種的要求,應(yīng)用文雖然是具有規(guī)范體式的文字材料，但是具體到每一文種時(shí)，由于各文種包含的內(nèi)容不同，其結(jié)構(gòu)安排的方式也是不同的，這就要求我們在安排組織結(jié)構(gòu)時(shí)，一定要從不同文種的實(shí)際情況出發(fā)，采用適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)形式，做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一。,（四）要完整、嚴(yán)謹(jǐn),結(jié)構(gòu)的完整，是指思路要清晰、連貫，布局要合理、自然。構(gòu)成文章各個(gè)局部不能殘缺不全，要組合成一個(gè)統(tǒng)一的整體。結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)，是指層次、段落的劃分要精當(dāng)，各個(gè)部分之間的邏輯關(guān)系嚴(yán)謹(jǐn)，無懈可擊。,三、應(yīng)用文結(jié)構(gòu)的基本內(nèi)容,（一）層次,層次是應(yīng)用文思想內(nèi)容表達(dá)的次序。作者為了更好地表現(xiàn)文章的主題，動(dòng)筆之前要考慮先寫什么，后寫什么，分幾部分寫等。應(yīng)用文的層次主要分為以下三種形式：,1縱向式結(jié)構(gòu)層次,即縱向展開的形式反映公文的思想內(nèi)容，這類結(jié)構(gòu)形式每個(gè)層次之間的關(guān)系是遞進(jìn)關(guān)系和時(shí)序關(guān)系?？v式結(jié)構(gòu)又可以分為如下三種形式：,以時(shí)間為序的縱向式結(jié)構(gòu)。就是按照事物發(fā)生的先后時(shí)間順序來安排結(jié)構(gòu)。以事件發(fā)展過程為序的縱向式結(jié)構(gòu)。即按照事物本身發(fā)生發(fā)展的順序安排結(jié)構(gòu)。以事理層次為序的縱向式結(jié)構(gòu)。即按照事物的內(nèi)在聯(lián)系分層次地組織結(jié)構(gòu)，層次之間表現(xiàn)為遞進(jìn)的縱深關(guān)系。,2橫向式結(jié)構(gòu)層次,以橫向展開的形式反映公文的思想內(nèi)容，各個(gè)層次之間是一種并列關(guān)系。橫式結(jié)構(gòu)又可分為如下兩種形式：,按論點(diǎn)安排的橫向式結(jié)構(gòu)。把相同類別的論點(diǎn)歸納起來，或是一個(gè)論點(diǎn)一個(gè)層次，或是在一個(gè)論點(diǎn)里劃分為若干層次，每個(gè)論點(diǎn)之間保持各自相對的獨(dú)立性。按部分安排的橫向式結(jié)構(gòu)。把一個(gè)完整的公文的主題劃作幾個(gè)部分來表達(dá)，每一個(gè)部分反映主題的一個(gè)側(cè)面，幾個(gè)部分共同反映全部主題。,3縱橫式結(jié)構(gòu)層次,把縱向式和橫向式結(jié)構(gòu)形式結(jié)合在一起安排公文的層次，這種結(jié)構(gòu)形式適用于具有并列關(guān)系和因果關(guān)系的公文。,（二）段落,段落是構(gòu)成篇章的最小的基本單位，它具有“換行”的明顯標(biāo)志，是文章內(nèi)容在表達(dá)時(shí)，由于間歇、轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)等情況所造成的文字上的停頓。人們習(xí)慣上稱之為“自然段”。完整的段落劃分十分重要，它能使文章的脈絡(luò)清晰，層次清楚，易于理解。劃分段落時(shí)要遵循以下原則：,其次，要根據(jù)文章的內(nèi)容確定段落的表現(xiàn)形式，既不要?jiǎng)澐值锰闼?，也不要把段落分得過于寬泛。注意做到長短適中，格調(diào)一致。,首先，要注意段落的單一性和完整性。單一性，是指一個(gè)段落要重點(diǎn)說明一個(gè)意思，不能把互無聯(lián)系的意思放在同一個(gè)段落中。完整性是指在一個(gè)段落中，其內(nèi)容是完整的。,最后，盡量在段首明確表達(dá)段意。在段落之首設(shè)一個(gè)概括全段意思的句子，段意醒目，給人以鮮明、突出的印象。,（三）過渡,過渡是指上下文之間的銜接和轉(zhuǎn)換。它能使文章的內(nèi)容連貫，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。應(yīng)用文寫作中的過渡主要有以下幾種：,1由開頭轉(zhuǎn)入主體,這種過渡在通用文書中的機(jī)關(guān)公文和專業(yè)文書中尤為明顯。如通知的開頭部分，常用“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”過渡到正文部分。,2由總到分,這種過渡主要用在一些綜合性的應(yīng)用文中。如工作報(bào)告，在開頭總述工作情況以后，在具體匯報(bào)工作內(nèi)容時(shí)，常用“現(xiàn)將情況報(bào)告如下”做過渡，引入分述的內(nèi)容。,3由正面轉(zhuǎn)入反面（由成績轉(zhuǎn)入問題，由經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)入教訓(xùn)等）,這種過渡，主要采用“但”字轉(zhuǎn)折來實(shí)現(xiàn)。往往是前半句肯定正面，然后通過“但”字做轉(zhuǎn)折，轉(zhuǎn)入另一個(gè)層次，進(jìn)入反面內(nèi)容。,（四）照應(yīng),照應(yīng)，是指文章前后內(nèi)容的關(guān)照呼應(yīng)。在任何一篇文章中，只要前面提出了問題，在中間或尾部都應(yīng)予以回應(yīng)。應(yīng)用文的照應(yīng)主要有以下幾種形式：,1開頭與標(biāo)題照應(yīng),即文章的開頭與標(biāo)題緊扣，突出標(biāo)題的基本意義。,2結(jié)尾與標(biāo)題照應(yīng),即在文章結(jié)尾時(shí)，照應(yīng)標(biāo)題，突出標(biāo)題的基本意義。,3開頭與結(jié)尾照應(yīng),即在文章開頭表述的基本情況，結(jié)尾要有與之相對應(yīng)的有關(guān)內(nèi)容，用以概括全文、突出主題，加深閱讀者的印象。,4主體內(nèi)容之間照應(yīng),即根據(jù)主題表現(xiàn)的需要，在行文過程中主體內(nèi)容之間的相互銜接，前后呼應(yīng)。,（五）開頭,開頭，是公文的起點(diǎn)和入筆處。開頭，應(yīng)該起到統(tǒng)帥全篇的作用。好的開頭，是文章成功的一半。應(yīng)用文的開頭有以下幾種形式：,1情況概述式,在文章的開頭，用非常簡明的語言，概括地寫出文章內(nèi)容的基本輪廓，給閱讀者先留下一個(gè)整體的印象，其具體內(nèi)容在主體部分展開。,2起句立意式,把公文的主題、要點(diǎn)及需要解決的核心問題放在開頭，以引起閱讀者的注意。,3目的依據(jù)式,用簡明的語言，起筆交代行文的目的、依據(jù)、指導(dǎo)思想，使閱讀者對全文有一個(gè)清楚的了解。,4交代緣由式,起筆交代行文的直接原因，講明為什么制發(fā)該文。,5闡明觀點(diǎn)式,把公文的主題及結(jié)論性的意見放在開頭，然后再講具體的內(nèi)容、事項(xiàng)和問題。,6問題解答式,用一問一答的方式開頭，或在開頭處提出問題，在主體部分闡述答案。這種開頭方式，容易吸引閱讀者的注意力。,（六）結(jié)尾,結(jié)尾，是應(yīng)用文內(nèi)容的終結(jié)和收束。結(jié)尾與開頭具有等同價(jià)值，只有良好的開端，沒有好的結(jié)尾，不能算作完整的好文章。應(yīng)用文常用的結(jié)尾方式有以下幾種：,1總結(jié)全文式,對全文的主題進(jìn)行概括，留給閱讀者一個(gè)完整的印象。,2強(qiáng)調(diào)說明式,對全文主題的意義再次強(qiáng)調(diào)說明，以引起重視，利于貫徹執(zhí)行。,3鼓舞號召式,用一些鼓舞人心的詞語，表示信心，堅(jiān)定決心，發(fā)出號召，給人以鼓舞和鞭策。,4問題結(jié)論式,對開頭提出的問題，經(jīng)過主體部分的一系列論述說明后，在結(jié)尾處作出明確的結(jié)論和答案。,5辯論分析式,對文中所論事物做全面、客觀的分析，在肯定成績、經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，也要找出差距和問題。,6固定式,即用固定詞語結(jié)尾。如“特此通知”、“特此函達(dá)”、“當(dāng)否，請批示”等。,第五節(jié)應(yīng)用文寫作的語言和表達(dá),一、語言的含義,語言是作者進(jìn)行思維活動(dòng)和表達(dá)思想的工具，是思想的直接現(xiàn)實(shí)，是構(gòu)成文章的物質(zhì)形式。在文章里，思想和語言是內(nèi)容和形式的關(guān)系，內(nèi)容支配形式，形式為內(nèi)容服務(wù)；語言要受思想內(nèi)容的制約。正如古人所說：“文以意為先，辭為從，意在筆先，辭隨意生?！?如果說主題是文章的統(tǒng)帥，材料是文章的血肉，結(jié)構(gòu)是文章的骨骼，那么，語言就是文章的細(xì)胞。古人云：“因字而生句，積句而成篇?！闭Z言就是這樣構(gòu)成了文章。,二、應(yīng)用文語言的要求,應(yīng)用文因其要交流業(yè)務(wù)、傳遞信息、宣傳政策、探討問題，甚至需錄存憑證的實(shí)用要求，其語言必然具有一些自身的特點(diǎn)：,（一）準(zhǔn)確性,準(zhǔn)確，是應(yīng)用文語言的基本特征。應(yīng)用文是一種實(shí)用性極強(qiáng)的文字材料，“有為而作”是其實(shí)用價(jià)值的體現(xiàn)。要求行文中使用的語言應(yīng)非常準(zhǔn)確，一是一，二是二。要如實(shí)敘事，恰當(dāng)說理，使閱讀者不會(huì)產(chǎn)生誤解。,（二）簡潔性,應(yīng)用文是用于公務(wù)活動(dòng)的，其語言一定要精練、簡潔。行文要力求篇幅短小，節(jié)約閱讀時(shí)間，提高工作效率。實(shí)現(xiàn)語言簡潔，一要直截了當(dāng)，不讓文中有多余的話，無用的字；二要處理好引用、轉(zhuǎn)述的其他文件的內(nèi)容，尤其是多層轉(zhuǎn)述內(nèi)容上有重復(fù)時(shí)，要做好歸納整理；三要用好富有概括力的成語或俗語，起到“文約事豐”的效果；四要適當(dāng)使用習(xí)慣用語和文言詞語，這類詞語往往表達(dá)的都是通用的含義，適當(dāng)?shù)氖褂?，既可以使公文的語言簡潔、凝煉，又容易為閱讀者所理解。簡潔，是以表述準(zhǔn)確為前提的。單純?yōu)榱撕啙嵍鴫嚎s字句，使人無法掌握文件的內(nèi)容亦不可取。,（三）得體性,應(yīng)用文是處理事務(wù)的工具，又是溝通信息的基本方式，因此，強(qiáng)調(diào)用語樸實(shí)得體。樸實(shí)，即文風(fēng)要樸實(shí)無華，語言實(shí)在，強(qiáng)調(diào)直接敘述。不追求華麗詞藻，也不搞形象描寫，更不用含蓄、虛構(gòu)的寫作技巧。得體，即指應(yīng)用文語言應(yīng)適應(yīng)不同文體的需要，說話講究分寸、適度。例如：撰寫公文，其用語就應(yīng)當(dāng)符合公文的行文關(guān)系、使用范圍與作者的職權(quán)范圍（地位與身份）。對上行文，宜用語尊重、簡要，體現(xiàn)出下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)的精神；平行機(jī)關(guān)之間行文，要體現(xiàn)出誠懇配合、自愿協(xié)作的態(tài)度，用語謙和禮貌；對下行文，要體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威與政策水平，用語明確、具體，分寸得當(dāng)；公布性文告的用語宜通俗、明白，盡力避免生僻難懂的詞語、典故及專業(yè)術(shù)語。用于社會(huì)公共服務(wù)的文件，更要注意詞語平和而有禮貌，表示出熱誠服務(wù)的愿望。,三、模糊詞語與專門用語的使用,模糊詞語是指自然語言中表意不太清楚的詞語。它是公文寫作中不可缺少的語言形式，它具有彈性，在本質(zhì)上具有中介性，在表意上具有模糊性，是具有特殊表現(xiàn)力的語言形式。公文需要模糊詞語，是因?yàn)樗哂邢鄬γ鞔_性的作用和特殊表達(dá)意義。在特定的語言環(huán)境中，模糊詞語不僅不是模糊的，反而是明確的。如“請轉(zhuǎn)告總統(tǒng)，希望他在方便的時(shí)候來中國訪問?！薄胺奖愕臅r(shí)候”是什么時(shí)候?這是個(gè)模糊的、不明確的時(shí)間概念。“方便的時(shí)候”，即為來訪的時(shí)間，在當(dāng)時(shí)的語言環(huán)境，不便具體指明。采用模糊詞語，既符合事物本身需要，也符合實(shí)際。,在公文里使用模糊詞語是必然的，但卻不能濫用，否則，就會(huì)適得其反，使模糊詞語變成了詞語模糊，從而造成概念不清并產(chǎn)生歧義。常用的模糊詞語大致有以下幾類：,表示時(shí)間的：現(xiàn)在、正在、將來、同時(shí)、曾經(jīng)、有時(shí)、最近、一直、適當(dāng)時(shí)候等。表示范圍的：有關(guān)、各部門、上下、左右、國內(nèi)外等。表示數(shù)量的：許多、多數(shù)、廣大、一些、某些、個(gè)別等。表示程度的：很、一般、更加、進(jìn)一步、基本上、顯著等。表示條件的：在可能的情況下、在基礎(chǔ)上、符合一定條件等。表示頻率的：經(jīng)常、有時(shí)、不斷、反復(fù)、再三、多次等。,除模糊詞語之外，在應(yīng)用文的寫作過程中還要掌握一定的應(yīng)用文專門用語。常用的專門用語有以下幾類：,1稱謂詞,稱謂詞即表示稱謂關(guān)系的詞。在應(yīng)用文中，涉及機(jī)關(guān)或個(gè)人時(shí)，一般應(yīng)直呼機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化的簡稱，以及對方的職務(wù)或“同志”、“先生”。在表述指代關(guān)系的稱謂時(shí)，一般用下列專門用語：,第一人稱：“本”、“我”，后面加上所代表的單位簡稱，如部、委、辦、廳、局、廠、所等。第二人稱：“貴”、“你”，后面加上所代表的單位簡稱，如：部、委、辦、廳、局、廠、所等。在應(yīng)用文中，用“貴”字作第二人稱，只是表示尊敬與禮貌，一般用于平行文或涉外公文。第三人稱：“該”，在應(yīng)用文中使用廣泛，可用于指代人、單位或事物，如：該廠、該部、該同志、該產(chǎn)品等?！霸摗弊衷谖募姓_使用，可以使應(yīng)用文文字簡明、語氣莊重。,2領(lǐng)敘詞,領(lǐng)敘詞是用以引出的應(yīng)用文撰寫的根據(jù)、理由或應(yīng)用文具體內(nèi)容的詞。領(lǐng)敘詞在應(yīng)用文中出現(xiàn)的頻率較高，一般借助領(lǐng)敘詞使應(yīng)用文寫得開宗明義。常用的有：,根據(jù)按照為了接前接近接遵照敬悉驚悉收悉查為特現(xiàn)如下,應(yīng)用文的領(lǐng)敘詞多用于文章開端，引出法律、法規(guī)以及政策，指示的根據(jù)或事實(shí)根據(jù)。也有的用于文章中間起前后過渡銜接的作用。,3追敘詞,追敘詞是用以引出被追敘事實(shí)的詞。應(yīng)用文中有時(shí)需要簡要追敘一下有關(guān)事件的辦理過程，為使追敘的內(nèi)容出現(xiàn)得自然，常常要使用一些追敘的詞語。有：,業(yè)經(jīng)前經(jīng)均經(jīng)即經(jīng)復(fù)經(jīng)迭經(jīng),在使用時(shí)，要注意上述詞語在表述次數(shù)和時(shí)態(tài)方面的差異，以便有選擇地使用。,4承轉(zhuǎn)詞,承轉(zhuǎn)詞又稱過渡用語。即承接上文轉(zhuǎn)入下文時(shí)使用的關(guān)聯(lián)、過渡詞語，用于陳述理由、事實(shí)之后引出作者的意見、方案等。這種詞語不僅有利于文辭簡明，而且起到前后照應(yīng)的作用，有：,為此據(jù)此故此鑒此綜上所述總而言之總之,5祈請?jiān)~,祈請?jiān)~又稱期請?jiān)~、請示詞。用于向受文者表示請求與希望。主要有：,希即希敬希請望敬請煩請懇請希望要求,使用祈請?jiān)~的目的在于營造機(jī)關(guān)之間相互敬重、和諧和協(xié)作的氣氛，從而建立正常的工作聯(lián)系。,6商洽詞,商洽詞又稱詢問詞。用于征詢對方意見和反應(yīng)，具有探詢語氣。有：,是否可行妥否當(dāng)否是否妥當(dāng)是否可以是否同意意見如何,這類詞語一般用于公文的上行文、平行文中。在使用時(shí)要注意確有實(shí)際的針對性，即確需征詢對方意見時(shí)使用。,7受事詞,受事詞即向?qū)Ψ奖硎靖屑ぁ⒏兄x時(shí)使用的詞語。有：,蒙承蒙,受事詞屬于客套語，一般用于平行文或涉外的公文。,8命令詞,命令詞即表示命令或告誡語氣的詞語。用以增強(qiáng)公文的嚴(yán)肅性與權(quán)威性，引起受文者的高度注意。,表示命令語氣的詞語有：著著令特命責(zé)成令其著即,表告誡語氣的詞語：切切毋違切實(shí)執(zhí)行不得有誤嚴(yán)格辦理,9目的詞,目的詞即直接交代行文目的的詞語。人們在撰寫應(yīng)用文尤其是公文時(shí)，都有明確而具體的目的，對此，需有針對性地使用簡潔的詞語加以表述，以便受文者正確理解并加速辦理。用于上行文、平行文的目的詞，還需加上期請?jiān)~，主要有：,請批復(fù)函復(fù)批示告知批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā),用于下行文的目的詞主要有：,查照辦理遵照辦理參照執(zhí)行,用于知照性文件的目的詞主要有：,周知知照備案審閱,10表態(tài)詞,表態(tài)詞又稱回復(fù)用語。即針對對方的請示、問函，表示明確意見時(shí)使用的詞語，有：,應(yīng)應(yīng)當(dāng)同意不同意準(zhǔn)予備案特此批準(zhǔn)請即試行按照執(zhí)行可行不可行迅即辦理,在使用上述詞語時(shí)應(yīng)對公文中的下行文和平行文嚴(yán)加區(qū)別。,11結(jié)尾詞,結(jié)尾詞即置于正文最后，表示正文結(jié)束的詞語。主要有：,此布特此報(bào)告通知批復(fù)函復(fù)函告特予公布此致謹(jǐn)此此令此復(fù)特此,再次明確行文的具體目的與要求的結(jié)尾詞有：,為要為盼是荷為荷,表示敬意、謝意、希望的結(jié)尾詞有：,敬禮致以謝意僅致謝忱,使用這些詞語，有助于使文章表達(dá)得簡練、嚴(yán)謹(jǐn)并富有節(jié)奏感，從而賦于文章莊重、嚴(yán)肅的色彩。,四、應(yīng)用文表達(dá)的概念,表達(dá)，一般指表情達(dá)意，是指為實(shí)現(xiàn)某種寫作目的，運(yùn)用語言工具，在顯示客觀事物和主觀意圖時(shí)所采用的具體表現(xiàn)形式。表達(dá)有廣義、狹義之分，廣義的表達(dá)，包括結(jié)構(gòu)的安排和語言的運(yùn)用；狹義的表達(dá)，僅指表達(dá)方式。,五、應(yīng)用文表達(dá)的方法,應(yīng)用文的表達(dá)方式主要有記敘、說明和議論三種。描寫和抒情使用得較少。,（一）記敘,記敘也稱敘述，是對人物行動(dòng)或事件經(jīng)過進(jìn)行陳述和交代，以突出公文的思想觀點(diǎn)和寫作意圖。記敘是各類文體寫作中最基本最常用的表達(dá)方式之一。公文中的記敘，主要是對作出決策、溝通交流、提出要求所依據(jù)的事實(shí)和背景材料的表述。具有平鋪直敘、概括性的特點(diǎn)。公文的敘述方法主要有順敘、倒敘、插敘、補(bǔ)敘、總敘和分?jǐn)⒘N。,1順敘,順敘就是按照時(shí)間順序、事件發(fā)生發(fā)展進(jìn)程或人物活動(dòng)順序進(jìn)行敘述。順敘是最基本的記敘方法，其特點(diǎn)是能清晰地反應(yīng)事情的發(fā)展變化過程。,2倒敘,倒敘，就是把事件的結(jié)局或事件發(fā)展過程中最動(dòng)人、最突出的片段先交代出來，然后再以順敘的方法進(jìn)行記敘。倒敘容易造成懸念，起到突出重點(diǎn)，引起注意的效果。使用倒敘表達(dá)方式，一要注意倒敘不是把整個(gè)事件倒過來寫，二要注意處理好倒敘與順敘之間的銜接和過渡。,3插敘,插敘，就是在敘述的過程中，暫時(shí)中斷敘述的主線，插入其他人物或事件的敘述。插敘之后仍然按照順敘的主線繼續(xù)敘述。插敘可以充實(shí)文章的內(nèi)容，使記敘的內(nèi)容更充實(shí)，表達(dá)的更有力。公文寫作對插敘的表達(dá)方式用得較少，主要在一些事務(wù)文書中使用。,4補(bǔ)敘,補(bǔ)敘就是在記敘過程中或在記敘之后，對所記敘的人物或事件的有關(guān)情況做必要的補(bǔ)充記敘，或照應(yīng)一下前邊記敘中的伏筆，或補(bǔ)充強(qiáng)調(diào)有關(guān)的內(nèi)容。補(bǔ)敘可以深化主題，啟發(fā)思路。補(bǔ)敘也主要在事務(wù)文書中使用。,5總敘,總敘是指對兩個(gè)或兩個(gè)以上的人物行為或事件經(jīng)過立足全貌、抓住共性，進(jìn)行總體的記敘。總敘常冠于文章之首，既能統(tǒng)帥全篇，又能開啟下文。,6分?jǐn)?分?jǐn)⑹侵笇蓚€(gè)以上的人物行為或事件分別具體地記敘。分?jǐn)⑴c總敘相對應(yīng)，總敘概括地記敘全局，分?jǐn)t具體記敘局部。兩者可以單獨(dú)使用，也可以先總后分或先分后總，配合使用。,（二）說明,說明，就是讓人知，教人用。說明的目的就是用言簡意賅的文字把表達(dá)對象的名稱、形態(tài)、性質(zhì)、特征、成因、功用、關(guān)系、規(guī)律等解說清楚，表達(dá)明白。從使用的范圍大小和頻率高低來論，說明是公文寫作中最常用、最主要的表達(dá)方式。使用說明表達(dá)方式，要做到言之有序，層次分明；突出重點(diǎn)，簡而得要；適當(dāng)說明，注意詳略。公文的說明方式主要有以下十種：,1定義說明,定義說明，就是通常所說的下定義。通過下定義的辦法說明被說明事物的質(zhì)的規(guī)定。定義說明以判斷句式為表達(dá)句式。例如：（1）肺結(jié)核是結(jié)核桿菌寄生在肺部而產(chǎn)生的疾病。（2）圓是在平面上繞一定點(diǎn)作等距離運(yùn)動(dòng)的封閉曲線。,2分類說明,分類說明就是將被說明的對象按照一定的標(biāo)準(zhǔn)劃分成不同的類型，分別加以說明。運(yùn)用分類說明，層次比較分明，頭緒比較清楚，閱讀者也容易接受。其關(guān)鍵問題是分類標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)范、劃一，否則可能發(fā)生邏輯上的錯(cuò)誤。,3舉例說明,舉例說明是為了說明比較抽象、復(fù)雜、深?yuàn)W的事物和事理，借助實(shí)例來說明事物事理的共同屬性和共同規(guī)律的方法。舉例說明具有具體、明晰和容易使人理解的特點(diǎn)。舉例說明，所舉的事例必須認(rèn)真選擇，使之具有說明性、典型性，以保證說明的效果。,4比較說明,比較說明是把兩種或兩種以上的事物、事理、現(xiàn)象加以比較，說明事物的本質(zhì)特點(diǎn)。比較說明，必須在可比較事物之間進(jìn)行，而且要找出彼此間可以相比較的相似點(diǎn)，否則就可能比得不倫不類，起不到說明的作用。比較說明有同類事物的比較、不同類事物的比較和同一事物不同發(fā)展時(shí)期、所處不同地域的比較。,5引證說明,引證說明就是引用資料來說明客觀事物或被說明對象的情況。引用的資料包括經(jīng)典著作、有關(guān)資料、名言等。引證說明要注意引用資料的準(zhǔn)確無誤，尤其引用原意時(shí)，不能各取所需，斷章取義。,6數(shù)字說明,數(shù)字說明就是用精確、具體的數(shù)字說明事物的特征。數(shù)字說明，可以直接引用數(shù)字，也可以制成圖表，放在行文之中或附在文后。數(shù)字說明所用數(shù)字必須可靠，選取方法必須科學(xué)。每個(gè)數(shù)據(jù)都要有來源，要調(diào)查研究，反復(fù)核實(shí)。,7比喻說明,比喻說明就是通過打比方的手法，把抽象的事理和復(fù)雜的事物說得淺顯易懂，具體形象，簡潔生動(dòng)。運(yùn)用比喻說明，要力求準(zhǔn)確，不能夸張。掌握好“度”是比喻說明準(zhǔn)確運(yùn)用的關(guān)鍵。,8圖表說明,圖表說明就是利用圖畫和表格來說明事物的特征。運(yùn)用圖表說明能節(jié)省文字，便于比較，使閱讀者看了一目了然，更容易理解與掌握被說明的事物。有些圖表說明本身又是數(shù)字說明的表格化。,9詮釋說明,詮釋說明就是通過解釋的辦法對所要說明的客觀事物或事理的含義、理由、范圍進(jìn)行說明。詮釋說明常結(jié)合定義說明一起使用。,例如：,水，氫和氧的最普遍的化合物，化學(xué)式H20。水在自然界中以固態(tài)、液態(tài)和氣態(tài)三種聚集狀態(tài)存在。空氣中含有水蒸氣，土壤和巖石層中有時(shí)也積存著大量的水。水是動(dòng)植物機(jī)體所不可缺少的組成部分，成年人體中含水約65。在一個(gè)大氣壓下，水的沸點(diǎn)為100，冰點(diǎn)為0。水的密度在4時(shí)最大（1克毫升）。水結(jié)冰時(shí)，其密度減小，體積增大，所以冰總是浮在水面。在一切固態(tài)和液態(tài)物質(zhì)中，水的熱容量最大，這一特征對于調(diào)節(jié)氣候有重大意義。水能溶解許多物質(zhì)，是最重要的溶劑。天然水中含有極少量的重水。,這段文字的第一句為定義。第二名以后是詮釋說明。它對定義還沒有包括進(jìn)去的水的其他特征、狀態(tài)、分布、沸點(diǎn)、冰點(diǎn)、密度、熱容量、溶解性能等，全部作了詮釋說明。這樣，對水這個(gè)事物，讀者就有了完整全面的認(rèn)識。,10介紹說明,介紹說明是對所說明的對象作出扼要介紹，使閱讀者對所表達(dá)的對象有一個(gè)較全面的了解。介紹說明的內(nèi)容，可以是人物的一般情況，某地區(qū)、某部門的大致面貌，也可以是某一提法包括的內(nèi)容、工作進(jìn)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況等。,（三）議論,議論就是說理、評判。公文的議論，是作者通過事實(shí)材料和邏輯推理，直接論述自己觀點(diǎn)和態(tài)度的一種表達(dá)方式。公文議論的目的是在記敘和一些說明的基礎(chǔ)上講道理，通過概念、判斷、推理等邏輯思維手段，論證決策的思想和決策的方向、道路、原則等。一段完整的議論包括論點(diǎn)、論據(jù)和論證三個(gè)要素，即議論的“三要素”。論點(diǎn)，是公文的作者對所論述問題的看法和主張。論點(diǎn)又分為中心論點(diǎn)和分論點(diǎn)。中心論點(diǎn)是作者對所論述問題的摹本觀點(diǎn)或總的看法，貫穿于議論的始終。分論點(diǎn)是圍繞中心論點(diǎn)確立的，并為中心論點(diǎn)服務(wù)的各個(gè)小論點(diǎn)。論據(jù)，是證明論點(diǎn)的事實(shí)和根據(jù)，包括事實(shí)論據(jù)和理論論據(jù)。事實(shí)論據(jù)包括典型材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、政情、民情、社情等。理論論據(jù)包含經(jīng)典言論、定理、定義，國家的法規(guī)、法律等。論證是用論據(jù)闡明論點(diǎn)的過程。一個(gè)完整的議論過程中，論點(diǎn)解決“需要證明什么”的問題；論據(jù)解決“用什么來證明”的問題；論證解決“怎樣進(jìn)行證明”的問題。采用議論的表達(dá)方式，要堅(jiān)持以理服人、有的放矢、鮮明有力的原則。,論證要講究方法。論證的基本方法有兩種：立論和駁論。,1立論,運(yùn)用論據(jù)來證明論點(diǎn)的正確性，稱之為立論。立論的方法有：,例證法。用典型性、代表性事例做論據(jù)進(jìn)行論證的方法。引證法。引用理論論據(jù)進(jìn)行論證的方法，這是常用的論證方法。演繹法。由一般到特殊的論證方法。以一般的事理為前提去論證個(gè)別事物，從而推出新的結(jié)論。歸納法。由特殊到一般的論證方法。根據(jù)一些典型的個(gè)別事例的分析、研究，推倒出一般性結(jié)論。,類比法。通過對同類事物進(jìn)行比較后，加以論證作出結(jié)論的方法。類比論證，必須是同類事物的比較，而且要根據(jù)類比對象共同的本質(zhì)屬性來進(jìn)行推理，否則得不出正確結(jié)論。反證法。提出一種與要論證觀點(diǎn)相反的觀點(diǎn)，通過論證，證明這種觀點(diǎn)是錯(cuò)誤的，從而說明正面觀點(diǎn)正確性的一種議論方法。喻證法。通過講故事、打比方的方法進(jìn)行論證，把抽象的道理說得具體、生動(dòng)，通俗易懂。因果法。證明論點(diǎn)與論據(jù)是一種因果關(guān)系的論證方法。結(jié)果往往是論點(diǎn)，原因常常是論據(jù)。,反駁論點(diǎn)。即駁倒對方的論點(diǎn)，指出對方論點(diǎn)是錯(cuò)誤的，從而樹立自己的正確論點(diǎn)。反駁論據(jù)。即用揭露對方論據(jù)虛假、謬誤的方法，證明對方的結(jié)論是錯(cuò)誤的。反駁論證。即從分析對方論證方法入手，指出對方論證方法上的邏輯錯(cuò)誤，從而證明對方的觀點(diǎn)是錯(cuò)誤的。,2駁論,為了證明對方的論點(diǎn)是錯(cuò)誤的，從而駁倒對方，證明自己正確觀點(diǎn)的論證方法，稱之為駁論。駁論的方法有：,（四）描寫與抒情,描寫是作者對環(huán)境、事件和人物所做的具體而生動(dòng)的描摹和刻畫。描寫能具體、形象地再現(xiàn)客觀事物，往往給人以身臨其境的真實(shí)感。,抒情是作者抒發(fā)主觀感受和思想感情的表達(dá)方式，一般只在講話稿、新聞通訊等文種中使用。而在機(jī)關(guān)公文中是禁止使用描寫和抒情的，否則，就會(huì)破壞機(jī)關(guān)公文的莊重性。,第二章常用禮儀文書,禮儀文書概述請柬一般書信專用書信致詞文書,第一節(jié)禮儀文書概述,一、禮儀文書的概念,禮儀文書的成功寫作和恰當(dāng)運(yùn)用，有助于傳播信息，增加了解，溝通情感，密切關(guān)系，美化組織，塑造形象，最終產(chǎn)生廣泛的社會(huì)效益和良好的經(jīng)濟(jì)效益。所以，學(xué)習(xí)和研究禮儀文書對于豐富和發(fā)展現(xiàn)代禮儀理論和實(shí)踐，具有積極的意義。,禮儀文書是機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體及個(gè)人在禮儀交往活動(dòng)中使用的各種應(yīng)用文書的統(tǒng)稱。作為社交行為和禮儀活動(dòng)的重要組成部分的禮儀文書，既是禮儀活動(dòng)的主體（個(gè)人或集體）用以溝通信息的傳播載體，也是禮儀在精神和意識方面的體現(xiàn)。有專家指出，“以書面語言表達(dá)的禮儀文書，則是最正式、最鄭重的方式”。（黃卓才企業(yè)公關(guān)寫作）在禮儀活動(dòng)中使用禮儀文書，本身就是一種儀式禮節(jié)。,禮儀文書的寫作除了遵循普通文章寫作的一般要求，如主題明確、材料確鑿、結(jié)構(gòu)合理、表達(dá)明晰、語言生動(dòng)之外，在其寫作和運(yùn)用時(shí)還要把握禮儀文書的基本要求，具體包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容。,二、禮儀文書的寫作要求,（一）以誠相見，感情真摯,禮儀文書無論是從交際目的還是從交際情景來說，感情真摯都是其首要因素。因?yàn)椤安徽娌徽\，難以感人”，也就難以達(dá)到交際目的。,1顯示坦誠之心,以誠待人是一切社交之本：“誠”的核心是坦誠。坦誠有兩層涵義，真誠和熱誠。面對交際對象，提筆行文時(shí)，只有尊敬對方，態(tài)度真誠，言辭懇切，言由衷發(fā)才能以真誠打動(dòng)人。以熱誠感染人，也才能收到“精誠所至，金石為開”之效。這也如西方諺語所說：“有了巧舌和誠意，你能夠用一根頭發(fā)牽來一頭大象”。,2表達(dá)真情實(shí)感,真情發(fā)自真心，實(shí)感源于事實(shí)。“感人心者莫過于情”。在禮儀文書中，要將你的真情實(shí)感充分地表現(xiàn)出來，必須借助多種表達(dá)方式，或敘述描寫，或議論抒情。要通過生動(dòng)的敘事、形象的描繪、精妙的議論和恰當(dāng)?shù)氖闱椋?