跨部門溝通與協(xié)作ppt課件

2020/5/15,1,跨部門溝通與恊作,2020/5/15,2,人生四種活法:,錢,錢少/快樂,錢少/不快樂,2020/5/15,3,請觀察以下10個算式：發(fā)現(xiàn)了什么？,2+2=43+3=64+4=822=433=944=1623=634=1245=2135=15,2020/5/15,4,啟示:,為什么我們只注意到第是錯的,而不去注意前面9個式子都是正確的呢?這是一種習(xí)慣的思維習(xí)慣,“只看消極的東西,看不到積極的東西”人的感覺是自已形容出來的:不要講:生病要講:健康煩惱快樂難吃好吃,2020/5/15,5,一、跨部門溝通的重要性,問題一：作為部門主管，是溝通能力重要還是其它能力重要？,2020/5/15,6,良好的人際關(guān)系者,可使工作成功與個人幸福獲得率達85%以上針對10000人的記錄進行分析,成功的因素中85%決定于人際關(guān)系,而知識、技術(shù)、經(jīng)驗只占15%某年度某地區(qū)被解雇的4000人中，不稱職的占10%，人際關(guān)系不好者則占90%根據(jù)5年的跟蹤調(diào)查，人際關(guān)系好的人平均年薪比優(yōu)等生高15%，比劣等生高33%,良好的人際關(guān)系與成功的關(guān)系,2020/5/15,7,合格的部門主管，溝通能力應(yīng)占80%，而其它能力只需20%。溝通能力強的人更善于管理。目前大多數(shù)企業(yè)的中,高層主管最缺乏的是溝通能力。溝通能力強的正確觀念與心態(tài)。某企業(yè)總助被解職的案例。,2020/5/15,8,認識自我情緒的能力妥善管理自己情緒的能力了解別人情緒的能力自我啟發(fā)和激勵的能力人際關(guān)系互動管理能力,EQ的五大定義,2020/5/15,9,智慧不夠，體力不足，能力不行，時間不充裕,不喜歡主動求人不擅于拒絕別人不能充分表達自我不愿對別人表達情緒,人際關(guān)系不好是：,溝通正確觀念和心態(tài),2020/5/15,10,與人相處法則,尊重個別差異了解對方需求懂得激勵別人積極做人處事保持參與互動,2020/5/15,11,二：企業(yè)內(nèi)溝通的意義，障礙和原則。,問題二：你認為跨部門溝通的主要障礙為何？,2020/5/15,12,溝通的意義,將一個人的意思（感覺）傳達給別人，且企圖為對方所接受與了解的行為：,意思,反應(yīng),語言或非語言,傳達者,傳達符號,接受者,2020/5/15,13,溝通的方式,向下：命令、說明、面談、演說、會議、電話、訓(xùn)話、講習(xí)、廣播、通告、公告、文書、傳閱、海報、手冊、備忘錄、年度報告向上：報告、面談、會議、電話、文書、提案、意見、問卷調(diào)查、意見箱、抱怨表、報表平級：面談、會議、電話、文書、傳閱、備忘錄、報表,2020/5/15,14,常見的溝通障礙,語言障礙：表達不清，使用不當，造成理解困難或產(chǎn)生歧義。過濾障礙：“過濾作用”例：報喜不報憂。心理障礙：個性特征和個性傾向造成的溝通困難。時間壓力障礙：只有很短時間理解后接受的信息。信息過多障礙：管理者從上、下、左、右接受的信息不一致。地位障礙：由于地位差別造成的。,2020/5/15,15,正式溝通渠道（會議、文書）不暢溝通的心態(tài)與觀念不正確企業(yè)文化中沒有鼓勵溝通的內(nèi)容缺乏一些企業(yè)中常用的溝通技巧,2020/5/15,16,良好溝通的原則,傳達要清楚、具體、實際清楚具體地接受巧妙運用身體語言若對某事耿耿于懷就應(yīng)坦誠討論建設(shè)性批評，勿吹毛求疵耐心說出決定或結(jié)論的理由承認每件事情皆有多方面看法接受并承認事實主動積極的傾聽，以鼓勵對方充分表達意見使對方所講話題不偏主題太遠,不要讓討論變成惡言的爭吵不要說教，最好能以發(fā)問方式錯了或不小心傷害對方，須坦誠道歉委婉有禮的尊重對方和他的感受對于“不合理要求”能指出其與行為的矛盾進行好的溝通：多稱贊、鼓勵避免不當?shù)臏贤记?2020/5/15,17,溝通在管理上的重要性,統(tǒng)一團體內(nèi)成員的想法，使產(chǎn)生共識，以達成團體目標提供資料，以掌握工作的過程與結(jié)果，使管理工作更順利相互交換意見，使“知”的范圍擴大，“不知”的部份縮小，以利問題的解決。強化人際關(guān)系，鼓動工作情緒。,2020/5/15,18,三：跨部門溝通要點；尊重和欣賞,2020/5/15,19,一個人最關(guān)心的人是誰？,A自己B自己最親的人C自己最愛的人,2020/5/15,20,1、自我與滿足“自我”,人對自己的興趣遠勝于世界上任何事物人認為自己的存在很重要，同時常希望自己的存在能更有價值人希望透過別人的贊賞以滿足自己人的自我沒有滿足就不會主動考慮關(guān)心別人人的自我滿足了就不會對人采取敵對態(tài)度人常有意或無意的保護、滿足“自我”,2020/5/15,21,2、溝通的要訣,微笑，發(fā)自內(nèi)心的微笑態(tài)度殷勤有禮，禮多人不怪，切記三字經(jīng)：謝謝，對不起，請！待人熱誠，熱誠是能感染人和環(huán)境的表現(xiàn)充滿自信的行動，自信的人才能獲得別人的信任注視對方，并于心中認為他是最重要的人在言語行為上使對方感受（你對他有好印象）,2020/5/15,22,真心誠懇地稱贊，稱贊是多多益善，百聽不厭勿自夸，“謙受益，滿招損”真誠關(guān)心別人勿喜歡批評別人保持從容不迫的態(tài)度正面肯定對方：接納，激勵，重視,2020/5/15,23,人際關(guān)系中的KeyWords,最重要的：5個字：我以你為榮；4個字：你的看法？3個字：是否請；2個字：謝謝！最不重要的一個字：我,2020/5/15,24,四：跨部門溝通要點二換位思考。,問題四：在與其他部門產(chǎn)生沖突時，為什么常常認為是其他部門的錯？,2020/5/15,25,三種思維方式,1、非黑即白2、誰都有理3、開放式思維,2020/5/15,26,愛妻5大法則,1、太太不會錯；2、如果太太錯，一定是我看錯；3、如果不是我看錯，也一定是因為我的錯才造成她的錯；4、如果認為太太不會錯；5、你的日子一定過得很不錯。,2020/5/15,27,愛同事5大法則,1、同事不會錯；2、如果同事錯，一定是我看錯；3、如果不是我看錯，也一定是因為我的錯才造成他的錯；4、如果認為同事不會錯；5、你的日子一定過得很不錯。,2020/5/15,28,換位思考是克服人性的弱點。換位思考是日常生活常識。換位思考須在企業(yè)中形成一種氛圍。換位思考須從我做起，從現(xiàn)在做起。換位思考案例：,換位思考的關(guān)健點,2020/5/15,29,4、學(xué)會聆聽巧用反饋,1）恰當?shù)陌l(fā)問可幫助你得到恰當?shù)幕卮稹?）充滿信賴的沉默可以鼓勵欲言又止的說話者3）琢磨你聽到的話，而不是說這些話的人。4）寬容地對待他人所說的話。5）盡快把承諾變成白紙黑字，以避免產(chǎn)生誤解,2020/5/15,30,善于發(fā)問,發(fā)問是最好控制對方的技巧第一個問句，第二個問句以后，對方會順著你的思路走“善于發(fā)問”可扳回對方的思路反問會引導(dǎo)對方通過發(fā)問、傾聽和觀察，了解對方的真實想法、疑慮和問題,2020/5/15,31,提問,1）如欲他人具體回答就需具體發(fā)問。2）問開放式問題，以洞悉他人性格，并鼓勵對方作答。3）開會前列出所有問題。4）思考下一個問題時，不要害怕略作停頓。5）盡量使語氣自然，以創(chuàng)造熱情的氛圍。,2020/5/15,32,問題5：作為一名優(yōu)秀部門經(jīng)理是部門專業(yè)知識重要還是對其他部門的運作熟悉了解重要？,5：跨部門溝通要點三知己知彼。,2020/5/15,33,“功夫在詩外”的啟示,優(yōu)秀的部門經(jīng)理如市場部經(jīng)理的真功夫在于他她對其他部門運作的了解。優(yōu)秀的部門經(jīng)理如財務(wù)經(jīng)理的真功夫在于他她對其他部門運作的了解。優(yōu)秀的任何經(jīng)理的真功夫在于他她對其他部門運作的了解。普通：本專業(yè),本部門.杰出:跨專業(yè)、跨部門。,2020/5/15,34,多了解其他部門的業(yè)務(wù)運作情況多學(xué)習(xí)其他部門的業(yè)務(wù)知識凡事應(yīng)站在整體利益的立場考慮問題對本部門要求嚴一些，對其他部門要求松一些從自己做起，從現(xiàn)在做起,跨部門合作的重要前提,2020/5/15,35,怎樣才能去真正了解其他部門運轉(zhuǎn),多學(xué)習(xí)各種知識，掌握“廣”與“精”的度平時多與其他部門溝通，多傾聽在設(shè)計個人生涯規(guī)劃時應(yīng)考慮變換部門站在自己的職位的角度上行事，但要站更高一個職位的角度上思考部門經(jīng)理給自己訂一個總經(jīng)理的奮斗目標,2020/5/15,36,促進部門間合作的制度安排,企業(yè)文化中提倡和鼓勵員工跨部門溝通制定一些制度，創(chuàng)造一些條件讓大家跨部門溝通成立一些跨部門的項目小組委員會等進行工作互派主管到其他部門兼職制度崗位輪換制度最有效的方式,2020/5/15,37,崗位輪換的重要性,有利于解決跨部門溝通問題讓員工更有活力，更有創(chuàng)造性企業(yè)的運轉(zhuǎn)更加規(guī)范順暢恩克斯的“理想”一個人一生可從事多種工作一名學(xué)員企業(yè)中的“專才”困惑,2020/5/15,38,六、跨部門溝通主要方式有效的會議。,問題六：貴司的各部門主管例會效果如何？你認為有效的各部門主管例會應(yīng)該是怎樣？,2020/5/15,39,是一定要召開的會議嗎？不能由自己決定嗎？沒有更好的方式嗎？,會議之3種思考：,不能減少參加者嗎？不能減少會議頻率、時間和資料嗎？不能進行更為妥帖的運作嗎？,不能與其他會議一起召開嗎？不能通過權(quán)限委托來解決嗎？加入其他會議中就不是好的內(nèi)容嗎？,2020/5/15,40,第一個原則，確定不召開會議的工作日。第二個原則，將會議時間定為1小時，最多不超過1個半小時。第三個原則，將會議錄整理成一張紙。,2.會議之3個原則：,2020/5/15,41,3.會議之7條規(guī)定：,就召開會議而言，最重要的是嚴格遵守時間。在會議材料中寫明投入會議的經(jīng)費，去除不必要的浪費。將會議參加者限制為必要的合適人選和負責(zé)人，使會議規(guī)模盡可能小。,2020/5/15,42,明確會議目的，不要轉(zhuǎn)移到其他主題上或者成為閑談或討論。事先分發(fā)會議資料。就召開會議而言，為了防止以某個特定的人為主進行發(fā)言，要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見。為了盡可能地減少會議錄，僅記錄決定了的事項并進行保存。,2020/5/15,43,會議室中的內(nèi)容（Word)不是僅停留在參加者身上,而是必須迅速、正確地傳達給相關(guān)者（Window）。而且，在所傳達的內(nèi)容反映到實際工作（Work）中并付諸實施時，可以獲得真正的會議效果。,4.從Word到Window再到Work,2020/5/15,44,1）在有產(chǎn)品的地方召開會議2）早間會議頭腦清醒；不拖拖拉拉；在身體上和精神上不受其他工作的影響3）將效率提高2倍的站立式會議4）連聲音都記錄的記錄會議,5、因工作不同而多樣化的會議,2020/5/15,45,6.有效會議要點,會議只要相關(guān)人員參加，人數(shù)越少越好會議前須發(fā)資料給與會人員會議應(yīng)有議題、時間限制會議應(yīng)有決議，決議的責(zé)任人、督導(dǎo)人和完成時間會后應(yīng)對議題有跟蹤,2020/5/15,46,7.成功地主持會議,1）會議開始前分發(fā)所有相關(guān)資料。2）如果會議旨在制定決策，應(yīng)確保決策得以制定。3）如果你擔(dān)任主持人，不應(yīng)操縱會議來謀取私利。4）恰當?shù)剡\用幽默有助于雙方達成一致意見。5）一定要遵守議事日程上規(guī)定的時限,2020/5/15,47,8.會議參與者該做的事,會議前閱讀會議資料似出匯報提綱。會議中有效發(fā)言，準確匯報，積極討論。會議結(jié)束應(yīng)有決議，每項決議有責(zé)任人，跟催人和完成時間。會議后對每一件決議事項進行跟催，落實。,2020/5/15,48,案例一：某臺資企業(yè)的無效會議案例二：某美資企業(yè)的有效會議,2020/5/15,49,會議溝通要點,“沉默未必是金”該說的話還是要說出來對離題的話題，應(yīng)技巧性的制止，但不可封殺不同意見對跨部門間較為敏感的問題，最好能私下解決.迫不得已必須在會議上討論的，也應(yīng)先通氣對事不對人，討論時盡量以解決問題為主,2020/5/15,50,緩解會議沖突,積極傾聽，提開放式/探索式問題，給予鼓勵如點頭示意自信心，自信的態(tài)度有助于你維護自己的權(quán)力而不致侵犯他人的權(quán)力清除交流障礙，限制具有威助性和挑畔性的行為和言語強調(diào)問題，而非人物決定采取的行動，取得大家的同意，可避免會后的沖突,2020/5/15,51,八：面對同仁怎樣與同級主管相處。,問題八：對部門權(quán)限之間交叉地帶的事該不該管？,怎樣去管？,2020/5/15,52,問題的啟示,所有的企業(yè)中，不論部門之間的權(quán)限怎樣劃分，都一定存在一些“灰色地帶”，類似于幾個圓相交部份,灰色地帶,2020/5/15,53,對“灰色地帶”的事一定要去管，但管之前應(yīng)深思熟慮，力求正確對“灰色地帶”的事管得正確，會有利于部門與主管之間的溝通對“灰色地帶”的事管不正確，會不利于部門與主管之間的溝通,2020/5/15,54,同仁的聯(lián)系是屬于橫向的溝通，因此若能彼此配合就需要形成團隊，聯(lián)結(jié)兩者的關(guān)系形成一體共識企業(yè)中整體工作的完成取決于部門間的配合，而部門間的配合取決于部門主管的相互溝通能力,2020/5/15,55,跨部門合作溝通的方法和技巧,1）鼓勵你的同事改進各種類型的溝通。2）注意：善于溝通的人更善于管理。3）在努力克服與他人之間的障礙時要力求客觀。4）盡量使溝通媒介與信息內(nèi)容相配。5）盡可能利用視象材料進行溝通。,2020/5/15,56,學(xué)會聆聽巧用反饋,1）恰當?shù)陌l(fā)問可幫助你得到恰當?shù)幕卮稹?）充滿信賴的沉默可以鼓勵欲言又止的說話者3）琢磨你聽到的話，而不是說這些話的人。4）寬容地對待他人所說的話。5）盡快把承諾變成白紙黑字，以避免產(chǎn)生誤解,2020/5/15,57,提問,1）如欲他人具體回答就需具體發(fā)問。2）問開放式問題，以洞悉他人性格，并鼓勵對方作答。3）開會前列出所有問題。4）思考下一個問題時，不要害怕略作停頓。5）盡量使語氣自然，以創(chuàng)造熱情的氛圍。,2020/5/15,58,培訓(xùn)課后行動方案,2020/5/15,59,一、受訓(xùn)人訓(xùn)后行動草案的制定（在受訓(xùn)結(jié)束前完