中小企業(yè)公章、證照管理制度

公司公章證照管理制度第一章 總則一、 為加強(qiáng)所有證照原件及其申辦原始資料及其重要文件資料的管理，防止遺失并保證按時(shí)年檢，特制訂本制度二、 下列證照及資料由專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管：1. 營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證、法人代碼證、批準(zhǔn)證書(shū)、稅務(wù)登記證、貸款證、外匯管理登記證、土地證、房產(chǎn)證、新藥證書(shū)、GMP認(rèn)證證書(shū)等證照原件及其申辦原始資料。2. 所有資信類文件，如驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、工商聯(lián)合年檢報(bào)告等。3. 重要文件，如合作項(xiàng)目合同書(shū)、投資項(xiàng)目合同書(shū)、公司成立合同書(shū)、章程、同事會(huì)任命文件等。4. 經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理指定要求專管的文件資料。三、 公司設(shè)機(jī)要員1名，全權(quán)負(fù)責(zé)證照及重要文件資料的管理，其職責(zé)如下：1. 建立證照資料目錄及相應(yīng)檔案，以便及時(shí)查找。2. 負(fù)責(zé)日常管理，保證證照資料的完好無(wú)損，防止任何情況下的遺失損失。3. 負(fù)責(zé)有關(guān)證照的申辦、變更、年檢、延期等工作。4. 嚴(yán)格按照公司的有關(guān)制度辦理有關(guān)借閱、借用、復(fù)印等工作。5. 嚴(yán)格交接轉(zhuǎn)移手續(xù)。四、 證照資料的借閱、借用、復(fù)印管理辦法：1. 公司員工因工作需要必須借閱、借用、復(fù)印證照資料時(shí)，應(yīng)先出具書(shū)面申請(qǐng)，寫(xiě)明是由幾擬用證照資料名稱、件數(shù)、歸還期限等，經(jīng)主管副總經(jīng)理同意并簽字確認(rèn)后，可到機(jī)要員處辦理相應(yīng)手續(xù)，該主管副總經(jīng)理如不在?？?，可由其授權(quán)的其它負(fù)責(zé)人辦理審批業(yè)務(wù)，但辦理時(shí)，必須電話請(qǐng)示其同意。2. 機(jī)要員僅憑主管領(lǐng)導(dǎo)審批的申請(qǐng)書(shū)辦理借用、借閱、復(fù)印等業(yè)務(wù)，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理。3. 凡借閱、借用證照資料，必須在申請(qǐng)日期內(nèi)歸還，不能按時(shí)歸還的應(yīng)申請(qǐng)延期，手續(xù)與上述1款相同，但最長(zhǎng)不得超過(guò)1個(gè)月。五、 違規(guī)責(zé)任：1. 凡因保管不善或借用、借閱手續(xù)不齊，導(dǎo)致證照及重要文件資料遺失的，由機(jī)要員承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)及相關(guān)責(zé)任。2. 凡因借用、借閱人過(guò)失而造成的證照資料滅失，由借用、借閱人承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用及相關(guān)責(zé)任。3. 如因機(jī)要員主觀原因造成的證照逾期年檢等行政罰款均由機(jī)要員自行承擔(dān)。印章管理辦法第一章 總則第一條 為了切實(shí)加強(qiáng)印章管理，確保印章的法定性、權(quán)威性、效用性和安全性，根據(jù)國(guó)家印章管理辦法和公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書(shū)等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。第二章 印章的刻制與更換第三條 總公司及其部門印章的刻制、更換，均需統(tǒng)一由總裁辦提出申請(qǐng)，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后由總裁辦按照有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)刻制。第四條 各下屬公司印章的刻制、更換，由本公司辦公室提出申請(qǐng)，下屬公司總經(jīng)理審定，報(bào)公司總裁批準(zhǔn)。第五條 印章的形體和規(guī)格，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六條 新舊印章的更換時(shí)，應(yīng)將舊印章交還總裁辦后，方可領(lǐng)取新印章。第三章 印章的頒發(fā)、啟用第七條 印章的頒發(fā)，必須正式行文通知。第八條 頒發(fā)印章時(shí)，嚴(yán)格履行登記和簽收等手續(xù)，并密封包裝，保證安全。領(lǐng)印單位派二人持有本單位負(fù)責(zé)人簽名的證明領(lǐng)取印章。接到頒發(fā)的正式印章，應(yīng)立即向公司總裁辦報(bào)告，一遍確認(rèn)印章安全發(fā)到。第九條 新印章要做好戳記，并留樣保存，以便備查。第十條 印章已用應(yīng)按印章制發(fā)權(quán)限發(fā)布啟用通知，啟用通知上應(yīng)附印模樣式，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。第十一條 啟用印模應(yīng)用藍(lán)色印油，以示首次使用。第四章 印章的保管和交換第十二條 集團(tuán)各類印章必須有專人保管。董事會(huì)、集團(tuán)的正式印章、專用印章、鋼印、手章應(yīng)指定總裁辦公室主任保管；各部門印章由各部門負(fù)責(zé)人保管；各子公司印章由子公司辦公室保管；各子公司業(yè)務(wù)印章由各業(yè)務(wù)部門保管。（一） 保管人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保管印章、使用印章的制度和紀(jì)律。印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。（二） 印章保管必須安全可靠，須加鎖保存。特制印章要放在保險(xiǎn)柜。（三） 保管人員對(duì)所保管的印章，應(yīng)經(jīng)常檢查，及時(shí)清潔，細(xì)心保護(hù)。（四） 若發(fā)現(xiàn)所保管的印章有異常情況或丟失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，查明情況，及時(shí)處理。必要時(shí)應(yīng)報(bào)告公安機(jī)關(guān)協(xié)查。（五） 未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁攜帶印章外出使用。第十三條 印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交手證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。第五章 印章的使用第十四條 印章的使用范圍：（一） 凡屬以集團(tuán)名義對(duì)外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律使用集團(tuán)公司章，加蓋集團(tuán)法人章；（二） 凡屬集團(tuán)內(nèi)部行文、通知，使用集團(tuán)內(nèi)部印章；（三） 凡屬以下屬公司名義外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律使用下屬公司章，加蓋下屬公司法人章；（四） 凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章；（五） 凡屬合同類的用合同專用章；（六） 凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專用章。第十五條 使用公司各級(jí)印章，一律實(shí)行審批制度，必須填寫(xiě)用印申請(qǐng)單，并按下列權(quán)限辦理審批手續(xù)。（一） 公司級(jí)印章的使用，由用印部門領(lǐng)導(dǎo)簽字申請(qǐng)，交總裁辦，經(jīng)總裁或分管副總裁簽字后方可用印；法律文件、經(jīng)濟(jì)合同、對(duì)外擔(dān)保、數(shù)額較大的業(yè)務(wù)活動(dòng)及重大事項(xiàng)必須經(jīng)總裁或總裁指定（委托）專人簽字后方可用印。（二） 部門或子公司印章的使用，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或子公司總經(jīng)理簽字同意方可使用。第十六條 批準(zhǔn)人和蓋印人對(duì)所蓋印章的文書(shū)內(nèi)容必須認(rèn)真審閱，公文蓋章時(shí)必須檢查原稿是否經(jīng)總裁或副總裁簽發(fā)。對(duì)一些必須要經(jīng)辦人親手蓋章的材料，必須有領(lǐng)導(dǎo)明確批示，并登記清楚。第十七條 使用印章，一律實(shí)行登記制度。（一） 用印時(shí)除有留底的表格、文件、介紹信的協(xié)議等，均應(yīng)詳細(xì)登記用印時(shí)間、編號(hào)、用印單位、內(nèi)容、用印數(shù)、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等，（二） 代章/因工作急需而又無(wú)合適印章，可以采用借章辦法，借章要在落款處加注“借印”、“代”字樣。（三） 使用印章時(shí)。保管人應(yīng)對(duì)蓋印的文書(shū)內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。（四） 使用印章時(shí)，必須保證位置恰當(dāng)、字跡端正、圖形清晰。（五） 嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印，印章保管人長(zhǎng)期外出時(shí)須將印章妥善移交，以免貽誤工作。第六章 印章的停用第十八條 有下列情況之一，印章須停用:（一） 機(jī)構(gòu)變動(dòng)或機(jī)構(gòu)名稱改變；（二） 上級(jí)部門通知改變印章圖樣；（三） 印章使用損壞；（四） 印