采購管理制度(2017版).doc

*有限公司采購管理制度第1條 目的 為了提高采購工作效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，進一步規(guī)范采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。第2條 適用范圍 本制度適用于公司及控股子公司范圍內(nèi)，各類物資（原材料、輔助材料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購。第3條 采購申請1、 采購申請定義：是指某部門、生產(chǎn)單位、個人根據(jù)需要確定一種或多種物資或勞務(wù)，并按照規(guī)定提報需求的過程。2、 采購申請?zhí)岢鲆螅盒枨蟛块T根據(jù)需要提出采購需求后要經(jīng)過復(fù)核或?qū)徟?，確保需求的必要性和需求量的準確性。3、 采購量的確認：需求部門應(yīng)會同倉儲部門，共同確認產(chǎn)品庫存量（考慮安全庫存）確定采購需求量（為避免庫管人員對庫存物資不熟悉或是同物異名等，導(dǎo)致有庫存而不必要采購，占用資金情況發(fā)生，需求部門與倉儲部門對采購量共同負責(zé)），填報采購申請單，采購申請單要詳細填列。4、 采購申請單采購申請單 年 月 日申請部門申請人采購人申請理由品名規(guī)格/型號用途單位需求量庫存量采購量時間要求備注倉儲經(jīng)理第4條 采購受理1、 采購部門接到需求部門采購審批單后，根據(jù)部門分工及具體工作需要，由負責(zé)人根據(jù)規(guī)定確定采取招標(biāo)采購或詢價采購；2、 招標(biāo)采購的指定負責(zé)人，進行招標(biāo)準備工作，協(xié)調(diào)成立招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告或招標(biāo)邀請函，按照規(guī)定組建評標(biāo)小組等工作；3、 詢價采購的指派采購人員實施采購，直接將采購人員名稱填寫在采購申請單采購執(zhí)行人欄。第5條 采購詢價、比價（采購招標(biāo)相關(guān)業(yè)務(wù)另行規(guī)定）1、 采購執(zhí)行人，接到采購任務(wù)后，要及時收集采購信息，根據(jù)中標(biāo)產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準向相關(guān)的單位發(fā)出采購詢價單并索要樣品，產(chǎn)品檢驗報告等（采購詢價單格式見附件）。2、 采購詢價對象數(shù)量要求：采購詢價不得少于3家。為避免收回的詢價單少于3家影響采購效率，發(fā)出采購詢價單原則上要多于3家。3、 比價采購執(zhí)行人對收到的采購詢價單，要進行分析對比，并根據(jù)公司區(qū)域銷售經(jīng)理提供的對詢價單可能存在的異議部分（如：綜合采購總體報價較低，但是個別報價高于其他比價供貨商報價）要及時進行溝通確認，并取得對方回傳的掃描或傳真確認件方能生效。采購執(zhí)行人，根據(jù)尋比價情況，給出目標(biāo)采購建議，報部門負責(zé)人審批后，報審計部進行復(fù)核。第6條 審計復(fù)核1、 為加強過程審計，避免或減少由于各種原因?qū)е碌牟少徶С鲈黾?，審計部對尋比價結(jié)果，應(yīng)采取適當(dāng)措施進行復(fù)核。2、 審計人員的復(fù)核，包括但不限于原詢價范圍，并應(yīng)當(dāng)適當(dāng)拓寬詢價范圍，以便充分評價，尋比價的準確性、適當(dāng)性。3、 審計部門對復(fù)核無異議的，簽署復(fù)核意見后，返回采購執(zhí)行人。由采購執(zhí)行人進行相應(yīng)的采購審批。4、 審計復(fù)核有異議的及時反饋相關(guān)意見，并根據(jù)復(fù)核結(jié)果提出相關(guān)的處理建議。第7條 采購審批1、 采購執(zhí)行人將經(jīng)審計復(fù)核的采購建議，報總經(jīng)理審批。2、 總經(jīng)理應(yīng)明確簽署同意或不同意的意見。第8條 合同擬定及審核1、 采購執(zhí)行人根據(jù)審批結(jié)果，擬定合同草稿。2、 擬定的合同條款報法務(wù)審核，進行法律風(fēng)險把關(guān)。并將審核結(jié)果一并反饋采購執(zhí)行人。第9條 合同審批經(jīng)財務(wù)及法務(wù)審核后的合同，進行會簽、蓋章、存檔。第10條 采購入庫1、 任何形式的采購物資都必須辦理入庫手續(xù)。采購執(zhí)行人需憑采購入庫單據(jù)辦理沖賬及款項支付申請。2、 倉儲人員依據(jù)采購合同或采購訂單，與來貨清單進行核對，核對相符的，清點或稱量來貨數(shù)量，依據(jù)實際清點或稱量結(jié)果辦理入庫手續(xù)，并在來貨回執(zhí)上簽字，對存在的差異及時通知采購人員進行處理。3、 特殊物資不能或不適合入庫存放的（如：體積大，入庫存放產(chǎn)生較大二次搬運費用，使用現(xiàn)場具備存放條件，且不會造成流失的），也要辦理入庫手續(xù)，同時辦理出庫手續(xù)，由保管責(zé)任人或領(lǐng)用人在出庫單簽字，以明確保管和使用責(zé)任。4、 需要進行檢驗的物資，辦理與入庫手續(xù)，并及時通知檢驗部門進行檢驗，檢驗合格后辦理入庫手續(xù)；對檢驗不合格的，檢驗部門要及時通知采購執(zhí)行人，進行處理，退貨或折價接收，折價接收的需要履行審批手續(xù)。5、 嚴格禁止不經(jīng)審批的讓步接收。讓步接收要確保所采購的物資能夠使用，并且不產(chǎn)生額外費用，增加額外成本，或是額外費用、成本能夠得到補償。第11條 采購付款1、 采購執(zhí)行人需憑經(jīng)批準的采購合同、采購訂單申請支付采購預(yù)付款。2、 貨物到達后采購執(zhí)行人需憑采購入庫單、合同及發(fā)票等，依據(jù)合同約定進行款項支付申請。3、 采購原則上使用轉(zhuǎn)賬付款，除特殊采購?fù)?，盡量減少現(xiàn)金使用。4、 財務(wù)部門對采購付款申請，依據(jù)采購合同及檢驗報告進行審核，審核通過的辦理付款手續(xù)。并及時進行賬務(wù)處理。第12條 采購備用金1、為應(yīng)對突發(fā)、零星采購需求，采購實行小額備用金制度，金額暫定500元。2、備用金憑經(jīng)審批的采購申請單，經(jīng)批準方可使用，3、備用金僅限于以下范圍內(nèi)使用：（1）生產(chǎn)、建設(shè)過程中，因突發(fā)事件引起的，應(yīng)急維修需要的備件；（2）零星、小額采購的非庫存儲備物資；（3）不進行緊急采購將影響生產(chǎn)、建設(shè)的物資，此類采購使用備用金，材料需求部門要說明原因，明確責(zé)任。（4）備用金實行報銷制度，發(fā)生備用金采購業(yè)務(wù)后，7日內(nèi)進行報銷，補足備用金，非經(jīng)特殊審批備用金額度不做調(diào)整。（5）備用金采購仍需執(zhí)行詢、比價制度，特殊緊急采購經(jīng)總經(jīng)理批準，可在采購后將詢比價資料報審計部審查。第13條 票據(jù)處理1、 采購人員在取得發(fā)票后，必須在7日內(nèi)到財務(wù)部門辦理相關(guān)報賬手續(xù)，逾期未辦理，按照規(guī)定進項處罰，日期計算以本條第2款規(guī)定為計算依據(jù)。2、 隨采購物資同時開具發(fā)票的，當(dāng)?shù)匾园l(fā)票開具日期為準；外地采購采購人員帶回票據(jù)，以回程車船票日期為準準；郵寄發(fā)票以郵件收到日期為準，計算發(fā)票應(yīng)繳納日期。3、 發(fā)票丟失的，依據(jù)不同情況給予處罰。第14條 供應(yīng)商一覽表1、采購人員應(yīng)在獲取報價的同時索要供應(yīng)商的企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等資質(zhì)文件。2、已有合作的供應(yīng)商或有相關(guān)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的供應(yīng)商應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，存檔，以備后期合作時的篩選資料。第15條 采購人員行為準則1、 嚴格按照采購流程開展工作，自覺接受監(jiān)督。2、 嚴格執(zhí)行詢價、比價、議價程序。杜絕程序外議事。3、 三不：不接受供應(yīng)商各種招待；（不吃請、不接受禮品、不接受禮金）不用私人電話聯(lián)系業(yè)務(wù)；不參加影響公司采購業(yè)務(wù)的各項活動。4、 禮儀性物品、禮金一律上交。5、 嚴格遵守保密制度，不向無關(guān)人員泄露業(yè)務(wù)內(nèi)容。6、 定期學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，不斷提高自身工作能力。7、 嚴禁利用采購職權(quán)，吃、拿、卡、要，收受賄賂。第16條 罰則1、 對利用采購職權(quán)，吃、拿、卡、要，收受賄賂。將追究經(jīng)濟責(zé)任并予以開除，并保留采取法律措施，追究相關(guān)人員法律責(zé)任的權(quán)利。2、 對違反采購流程，不進行詢價的，每次處以100500元處罰；對詢價過程中弄虛作假，尋比價結(jié)果與實際采購價格相差較大的，單價500元以下，同規(guī)格、同型號、同廠家相差達到10元/單位或達到10%，處以100-500元處罰，單位價值在500元以上差異達到或超過2%的，每次處以5002000元處罰。3、 出以上特殊規(guī)定外，違反其他行為準則的，處以200元/次的處罰。4、 未按時遞交發(fā)票的，每次處以200元處罰。5、 發(fā)票丟失，普通發(fā)票能夠補開的，專用發(fā)票能夠取得開具方發(fā)票復(fù)印件的，每次處以300元處罰；發(fā)票丟失，普通發(fā)票不能補開的，處以發(fā)票稅點金額1.5倍，不超過1000元處罰，專用發(fā)票無法取得開具方發(fā)票復(fù)印件，又不能補開的處以進項稅額2倍2000元以下處罰。按約定應(yīng)當(dāng)取得發(fā)票而未取得的，比照發(fā)票丟失處理。6、 對不按規(guī)定辦理出、入庫手續(xù)的，嚴禁事后庫管員私自給予補辦手續(xù)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對庫管員及業(yè)務(wù)人員分別處以200元/次處罰。7、 對于不辦理入庫手續(xù)的，直接將采購物資交付使用人使用的，對采購執(zhí)行人每次處以300元處罰。8、 由于工作疏忽、不負責(zé)任，提報采購量不準，造成多采購，能進行退貨的，對相關(guān)責(zé)任人處于發(fā)生費用1.5倍處罰，直接領(lǐng)導(dǎo)處以所產(chǎn)生費用50%處罰，主管領(lǐng)導(dǎo)處以3%處罰。9、 由于工作疏忽、玩忽職守，提報采購需求不準，無法退貨造成資金占用的，對直接責(zé)任人處占用資金2%-10%處罰，直接領(lǐng)導(dǎo)處以3%處罰，主管領(lǐng)導(dǎo)處以1%處罰。10、 由于工作疏忽，核實庫存量不準，導(dǎo)致多采購，雖然退貨，但產(chǎn)生額外費用的，對負直接責(zé)任的需求部門人員、倉儲部門人員共同承擔(dān)所發(fā)生費用1倍處罰，對倉儲負責(zé)人處以所發(fā)生費用5%處罰。11、 由于工作疏忽，核實庫存量不