時間管理(終稿)ppt課件

.,時間管理主講：耿占國,.,授課方式：講演、案例分析、測試題、小組討論、分享必備條件：數(shù)字投影儀、便攜電腦,.,培訓目標,學完本課程后，學員能夠達到：1.在今后的工作中減少浪費時間的現(xiàn)象,學會正確的時間分配并充分有效地利用時間；2.掌握制定有效學習和工作計劃的方法和過程。,.,課程要點,一、時間管理的概念和誤區(qū)二、時間管理的基本準則1.20/80原則2.目標ABC3.排出優(yōu)先順序4.制定計劃5.養(yǎng)成習慣三、時間管理的方法和技巧,.,一、時間管理的概念和誤區(qū),1、什么是時間？時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。2、什么是“時間管理”？“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。,.,時間的四項獨特性,（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。（2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。（3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。（4）無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回（不要企圖偷竊時間）。,.,時間管理的重要性“時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下：*時間就是生命，管理時間實際上是管理人生，金錢不過是時間管理的副產(chǎn)品（管理時間和管理金錢的本末倒置）。*有效的管理者不以計劃為起點，認清楚自己的時間用在什么地方才是起點。*尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要*信息爆炸（信息時代）*競爭的壓力*你的客戶對交期的要求,.,（2）時間管理的誤區(qū),我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能”。所謂時間管理的誤區(qū)，是指導致時間浪費的各種因素。,.,我們?yōu)楹蚊y？,自己的許多思想、宏圖大志等都只有在夢中實現(xiàn)；沒有時間與家人多處一會兒；沒有時間多讀書；沒有時間嘗試新的事物；沒有業(yè)余愛好的時間?？傊?，沒有在有限的時間里做自己應該做的事情，每一天都忙卻忙的不是地方。,.,案例：任經(jīng)理的一天,8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會兒有關公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。10：00準備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進來請示工作，任經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。11：00對秘書報上來的文件等進行批示、處理；閱讀文件、各類的報告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。12：00匆匆吃過飯，看了一會兒報紙、與同事聊了一會兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進辦公室。,.,14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管的工作不放心，本應是下屬的職責，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項工作又占去時間2個小時。16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進來請示和審批，同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團結已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強調(diào)一下。但會議不僅沒有達到任經(jīng)理的預期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17：00。17：00下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時間，已經(jīng)沒有時間來完成報告，只好挾著自己未寫完的報告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。,.,我們仔細分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？,.,電話干擾對公司員工解釋有關薪酬問題，這本不屬于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。上司不定期的召見，使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風，下屬的不斷請示和匯報，使自己成為下屬任務的執(zhí)行者，大大浪費了自己的時間。對下屬工作不放心，替下屬做工作，結果整天被埋在事務性的工作里。凡事事必躬親，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時間。,.,缺乏一份詳盡的計劃，工作沒有目標、沒有程序，所以就沒有自己主動的行動。做事情沒有輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置，終日埋頭于無關重要的事務上。只注意細節(jié)和小事，事事過問，事事關心，就像一個多事的婆婆，結果下屬沒有事情可做。不知道中層經(jīng)理是可以說“不”的，經(jīng)常聽命于上司的召喚，對下屬的打擾也不加以控制，結果是時間浪費在一些無關緊要和與己無關的事務上。對于自己熟悉和喜歡的事盡快做完，對于棘手的問題拖延進行，只有通過加班來完成。不舍得放權，不授權，下屬輕松自在，自己卻忙得要死。,.,誤區(qū)之一：學習缺乏計劃,表現(xiàn)：時間管理沒用，計劃趕不上變化。盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條：1、因過分強調(diào)“知易行難”而認為沒有必要在行動之前多做思考；2、不做計劃也能獲得實效；3、不了解做計劃的好處；4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；5、不知如何做計劃。,.,原因剖析：,1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關頭，消防隊員是否應立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應花費少許時間判別風向、尋找火源、分派工作，然后再進行搶救？2、不做計劃的人只是消極地應付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動地位、并提高工作效率。3、由于目標中擬定假設的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計劃的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。,.,誤區(qū)之二：時間控制不夠,表現(xiàn)：我的習慣就是這樣，沒法改了。1、習慣拖延時間；2、不擅處理不速之客的打擾；（說“不”的技巧）3、不擅處理無端電話的打擾；（聊天）4、不擅利用“零碎”時間。,.,誤區(qū)三：整理整頓不足,辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關，因為雜亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。,.,誤區(qū)四：進取意識不強,“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對學習和生活的責任感和認真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：*個人的消極態(tài)度*做事拖拉，找借口不干工作*唏噓不已，做白日夢*工作中閑聊,.,二、時間管理的基本原則：,.,（原則一：20/80原則),80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優(yōu)先權。因此要關于區(qū)分這20%的有價值的事情，然后根據(jù)價值大小，分配時間。做好的事情比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。,.,原則二目標ABC,目標原則：在最有價值的那些項目旁邊，標上大寫的A字，在稍低價值的項目旁邊標上大寫的B字，在價值最低的項目旁邊標上C字。A必須做的B應該做的C不值得做的,.,原則三排出優(yōu)先順序,根據(jù)工作的緊急程度按照工作的重要程度問題：到底是先做重要又緊急的事，還是先做重要的事？四象限原理解析第二象限工作法,.,(四象限法則）,我們每天所做的事情，可以分類歸入四個象限：1、重要并且緊急：它們是危機任務2、重要但不緊急：它們是新的機遇3、緊急但不重要：它們是日常事務4、既不緊急又不重要：它們是雜亂瑣事,.,第四象限不緊急不重要,第三象限緊急不重要,第二象限不緊急重要,第一象限緊急重要,緊急不緊急,四象限分析法,.,.,27,原則四制定計劃,必須事先對工作做出計劃必須按照計劃去執(zhí)行、去實施必須留出處理不可預計事物的時間時間管理的重點：待辦單、日計劃、周計劃、月計劃表,.,28,原則五養(yǎng)成習慣,你要知道什么是好的時間管理習慣對于職業(yè)經(jīng)理人來說壞習慣是可以并且是必須要改變的好的習慣是可以養(yǎng)成并且是必須要養(yǎng)成的時間管理是一種可以改變的習慣，不良的習慣是無意中形成的，良好的習慣可以在有意中形成,.,感悟,如何決定做事情的優(yōu)先次序，研究起來確實很復雜。不過我們可以說，在決定哪些應該優(yōu)先、哪些可以延緩這個問題上，最重要的不是分析，而是拿出應有的勇氣來。,.,三、時間管理的方法、技巧,學員互動分享（分成兩組，一組提出問題，另一組做診斷，給方法）,.,時間管理心得分享,工作效率低、辦事拖拉時間觀念差，工作時磨磨蹭噌工作時眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次經(jīng)常被電話、不速之客干擾上班時間不緊湊，晚上加班干什么事情都愿意管，認為自己很忙才好沒有目標、沒有計劃、人云亦云零碎時間都被隨意打發(fā)掉，不會利用零碎時間沒有時間安排表，由別人來安排不會休息、不會娛樂、沒有空閑,.,方法技巧總結1）對目標、任務、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。2）重要的事放在前面做，而且每次只做好一件事。3）和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。4）消除不速之客。5）克服電話干擾。6）找到一個的隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。7）當你有重要的事情要處理時，學會對別人說“不”。8）有效授權管理。9）歸納相似的事情，把它們放在一起處理。,.,10）克服經(jīng)常救火。11）避免完善主義。記住80/20定律。12）避免作出過多許諾。對你在有限時間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實態(tài)度。13）不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發(fā)事件14）克服工作擱置和拖拉延誤。15）聚精會神地做手頭的事情。16）處理重要事情時，使用大塊的時間（整塊時間內(nèi)的工作效率大于分散時段的工作效率之和）。17）迅速處理困難之事，等待和拖延不會使它們變?nèi)菀住?8）文書工作爭取只處理一次。19）在行動以前，徹底地思索整件工作。19）第一次就做好。,.,五、自我時間管理測評,.,六、組織時間管理初探,浪費時間的主要因素1、由于缺乏制度或遠見而造成的時間浪費變危機處理為例行工作，杜絕同一危機重復出現(xiàn)管理好的工廠總是平靜無波的，總是轟轟烈烈的工廠，必然是管理不善,.,2、人員過多，造成時間浪費（1/10工作時間處理人際糾紛）問題：一