時(shí)間管理(終稿)ppt課件

.,時(shí)間管理主講：耿占國,.,授課方式：講演、案例分析、測試題、小組討論、分享必備條件：數(shù)字投影儀、便攜電腦,.,培訓(xùn)目標(biāo),學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達(dá)到：1.在今后的工作中減少浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象,學(xué)會(huì)正確的時(shí)間分配并充分有效地利用時(shí)間；2.掌握制定有效學(xué)習(xí)和工作計(jì)劃的方法和過程。,.,課程要點(diǎn),一、時(shí)間管理的概念和誤區(qū)二、時(shí)間管理的基本準(zhǔn)則1.20/80原則2.目標(biāo)ABC3.排出優(yōu)先順序4.制定計(jì)劃5.養(yǎng)成習(xí)慣三、時(shí)間管理的方法和技巧,.,一、時(shí)間管理的概念和誤區(qū),1、什么是時(shí)間？時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。2、什么是“時(shí)間管理”？“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。,.,時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性,（1）供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無法開源。（2）無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流。（3）無法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代的。（4）無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失。花費(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回（不要企圖偷竊時(shí)間）。,.,時(shí)間管理的重要性“時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下：*時(shí)間就是生命，管理時(shí)間實(shí)際上是管理人生，金錢不過是時(shí)間管理的副產(chǎn)品（管理時(shí)間和管理金錢的本末倒置）。*有效的管理者不以計(jì)劃為起點(diǎn)，認(rèn)清楚自己的時(shí)間用在什么地方才是起點(diǎn)。*尋求事業(yè)、家庭與社會(huì)生活平衡的需要*信息爆炸（信息時(shí)代）*競爭的壓力*你的客戶對交期的要求,.,（2）時(shí)間管理的誤區(qū),我們探索克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是“培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能”。所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。,.,我們?yōu)楹蚊y？,自己的許多思想、宏圖大志等都只有在夢中實(shí)現(xiàn)；沒有時(shí)間與家人多處一會(huì)兒；沒有時(shí)間多讀書；沒有時(shí)間嘗試新的事物；沒有業(yè)余愛好的時(shí)間?？傊?，沒有在有限的時(shí)間里做自己應(yīng)該做的事情，每一天都忙卻忙的不是地方。,.,案例：任經(jīng)理的一天,8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會(huì)兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。10：00準(zhǔn)備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進(jìn)來請示工作，任經(jīng)理的思路和時(shí)間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。11：00對秘書報(bào)上來的文件等進(jìn)行批示、處理；閱讀文件、各類的報(bào)告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。12：00匆匆吃過飯，看了一會(huì)兒報(bào)紙、與同事聊了一會(huì)兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室。,.,14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項(xiàng)工作又占去時(shí)間2個(gè)小時(shí)。16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來請示和審批，同時(shí)聊了一會(huì)兒個(gè)人的私事和公司最近的傳聞。16：30召集下屬開會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強(qiáng)調(diào)一下。但會(huì)議不僅沒有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到17：00。17：00下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時(shí)間，已經(jīng)沒有時(shí)間來完成報(bào)告，只好挾著自己未寫完的報(bào)告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。,.,我們仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？,.,電話干擾對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？會(huì)議安排沒有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對會(huì)議沒有實(shí)行有效控制。上司不定期的召見，使中層經(jīng)理的時(shí)間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示和匯報(bào)的官僚作風(fēng)，下屬的不斷請示和匯報(bào)，使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者，大大浪費(fèi)了自己的時(shí)間。對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。凡事事必躬親，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時(shí)間。,.,缺乏一份詳盡的計(jì)劃，工作沒有目標(biāo)、沒有程序，所以就沒有自己主動(dòng)的行動(dòng)。做事情沒有輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置，終日埋頭于無關(guān)重要的事務(wù)上。只注意細(xì)節(jié)和小事，事事過問，事事關(guān)心，就像一個(gè)多事的婆婆，結(jié)果下屬?zèng)]有事情可做。不知道中層經(jīng)理是可以說“不”的，經(jīng)常聽命于上司的召喚，對下屬的打擾也不加以控制，結(jié)果是時(shí)間浪費(fèi)在一些無關(guān)緊要和與己無關(guān)的事務(wù)上。對于自己熟悉和喜歡的事盡快做完，對于棘手的問題拖延進(jìn)行，只有通過加班來完成。不舍得放權(quán)，不授權(quán)，下屬輕松自在，自己卻忙得要死。,.,誤區(qū)之一：學(xué)習(xí)缺乏計(jì)劃,表現(xiàn)：時(shí)間管理沒用，計(jì)劃趕不上變化。盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條：1、因過分強(qiáng)調(diào)“知易行難”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考；2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；3、不了解做計(jì)劃的好處；4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計(jì)劃喪失信心；5、不知如何做計(jì)劃。,.,原因剖析：,1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？2、不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意識地支配工作，處于主動(dòng)地位、并提高工作效率。3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜亂無章，最終走進(jìn)死胡同。,.,誤區(qū)之二：時(shí)間控制不夠,表現(xiàn)：我的習(xí)慣就是這樣，沒法改了。1、習(xí)慣拖延時(shí)間；2、不擅處理不速之客的打擾；（說“不”的技巧）3、不擅處理無端電話的打擾；（聊天）4、不擅利用“零碎”時(shí)間。,.,誤區(qū)三：整理整頓不足,辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì)變得雜亂無章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。,.,誤區(qū)四：進(jìn)取意識不強(qiáng),“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對學(xué)習(xí)和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：*個(gè)人的消極態(tài)度*做事拖拉，找借口不干工作*唏噓不已，做白日夢*工作中閑聊,.,二、時(shí)間管理的基本原則：,.,（原則一：20/80原則),80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要關(guān)于區(qū)分這20%的有價(jià)值的事情，然后根據(jù)價(jià)值大小，分配時(shí)間。做好的事情比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。,.,原則二目標(biāo)ABC,目標(biāo)原則：在最有價(jià)值的那些項(xiàng)目旁邊，標(biāo)上大寫的A字，在稍低價(jià)值的項(xiàng)目旁邊標(biāo)上大寫的B字，在價(jià)值最低的項(xiàng)目旁邊標(biāo)上C字。A必須做的B應(yīng)該做的C不值得做的,.,原則三排出優(yōu)先順序,根據(jù)工作的緊急程度按照工作的重要程度問題：到底是先做重要又緊急的事，還是先做重要的事？四象限原理解析第二象限工作法,.,(四象限法則）,我們每天所做的事情，可以分類歸入四個(gè)象限：1、重要并且緊急：它們是危機(jī)任務(wù)2、重要但不緊急：它們是新的機(jī)遇3、緊急但不重要：它們是日常事務(wù)4、既不緊急又不重要：它們是雜亂瑣事,.,第四象限不緊急不重要,第三象限緊急不重要,第二象限不緊急重要,第一象限緊急重要,緊急不緊急,四象限分析法,.,.,27,原則四制定計(jì)劃,必須事先對工作做出計(jì)劃必須按照計(jì)劃去執(zhí)行、去實(shí)施必須留出處理不可預(yù)計(jì)事物的時(shí)間時(shí)間管理的重點(diǎn)：待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃表,.,28,原則五養(yǎng)成習(xí)慣,你要知道什么是好的時(shí)間管理習(xí)慣對于職業(yè)經(jīng)理人來說壞習(xí)慣是可以并且是必須要改變的好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要養(yǎng)成的時(shí)間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成,.,感悟,如何決定做事情的優(yōu)先次序，研究起來確實(shí)很復(fù)雜。不過我們可以說，在決定哪些應(yīng)該優(yōu)先、哪些可以延緩這個(gè)問題上，最重要的不是分析，而是拿出應(yīng)有的勇氣來。,.,三、時(shí)間管理的方法、技巧,學(xué)員互動(dòng)分享（分成兩組，一組提出問題，另一組做診斷，給方法）,.,時(shí)間管理心得分享,工作效率低、辦事拖拉時(shí)間觀念差，工作時(shí)磨磨蹭噌工作時(shí)眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次經(jīng)常被電話、不速之客干擾上班時(shí)間不緊湊，晚上加班干什么事情都愿意管，認(rèn)為自己很忙才好沒有目標(biāo)、沒有計(jì)劃、人云亦云零碎時(shí)間都被隨意打發(fā)掉，不會(huì)利用零碎時(shí)間沒有時(shí)間安排表，由別人來安排不會(huì)休息、不會(huì)娛樂、沒有空閑,.,方法技巧總結(jié)1）對目標(biāo)、任務(wù)、會(huì)議等事件分別按優(yōu)先級進(jìn)行排序。2）重要的事放在前面做，而且每次只做好一件事。3）和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。4）消除不速之客。5）克服電話干擾。6）找到一個(gè)的隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。7）當(dāng)你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì)對別人說“不”。8）有效授權(quán)管理。9）歸納相似的事情，把它們放在一起處理。,.,10）克服經(jīng)常救火。11）避免完善主義。記住80/20定律。12）避免作出過多許諾。對你在有限時(shí)間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度。13）不要把時(shí)間表排得滿滿的，為自己留下一定機(jī)動(dòng)時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件14）克服工作擱置和拖拉延誤。15）聚精會(huì)神地做手頭的事情。16）處理重要事情時(shí)，使用大塊的時(shí)間（整塊時(shí)間內(nèi)的工作效率大于分散時(shí)段的工作效率之和）。17）迅速處理困難之事，等待和拖延不會(huì)使它們變?nèi)菀住?8）文書工作爭取只處理一次。19）在行動(dòng)以前，徹底地思索整件工作。19）第一次就做好。,.,五、自我時(shí)間管理測評,.,六、組織時(shí)間管理初探,浪費(fèi)時(shí)間的主要因素1、由于缺乏制度或遠(yuǎn)見而造成的時(shí)間浪費(fèi)變危機(jī)處理為例行工作，杜絕同一危機(jī)重復(fù)出現(xiàn)管理好的工廠總是平靜無波的，總是轟轟烈烈的工廠，必然是管理不善,.,2、人員過多，造成時(shí)間浪費(fèi)（1/10工作時(shí)間處理人際糾紛）問題：一