outlook2003客戶端使用手冊(cè).doc

Microsoft outlook 2003郵件使用手冊(cè)1.Microsoft outlook 2003介紹Outlook是微軟公司的辦公組件Office中集成的一個(gè)桌面信息管理程序。它與Microsoft Exchange Server聯(lián)合使用能產(chǎn)生強(qiáng)大的功能，可以幫助管理郵件、約會(huì)、聯(lián)系人和任務(wù)，也可以跟蹤活動(dòng)、打開和查看文檔及共享信息；可以管理個(gè)人和商務(wù)信息，如電子郵件、約會(huì)、聯(lián)系人、任務(wù)和文件等。2.Outlook提供了下列功能工具,可以在一個(gè)程序中管理全部個(gè)人信息和商務(wù)2.1電子郵件可收發(fā)內(nèi)外部郵件，并可添加文檔，表格，PPT,壓縮包等附件，附件數(shù)量和大小只受郵箱容量限制。2.2聯(lián)系人存儲(chǔ)有關(guān)商務(wù)伙伴、朋友、同事和家庭成員的姓名、地址、電話號(hào)碼和個(gè)人信息。2.3 日歷安排約會(huì)、會(huì)議以及其他事件的時(shí)間、跟蹤假日、特殊時(shí)期和其他重要日期。2.4任務(wù)在易于管理的地方組織個(gè)人和商務(wù)待辦清單，可以快速確定任務(wù)的輕重緩急，并將任務(wù)分派給他人。2.5日記記錄和跟蹤活動(dòng)，比如發(fā)送的電子郵件、工作中的office文檔以及與“聯(lián)系人”文件夾中人員的交流。2.6便簽功能類似日常生活中用的便簽，可以提醒自己有關(guān)問題、想法、指示等。3 下面詳細(xì)介紹以上工具的使用方法3.1電子郵件使用發(fā)新郵件，點(diǎn)擊左上角“新建”按鈕如下圖1圖1出現(xiàn)一個(gè)新郵件對(duì)話框如下圖示2圖2在圖2中“收件人”按鈕中可以輸入對(duì)方的郵件地址，例如,等等。郵件格式前面是用戶名字，后面是郵箱的域名?！俺汀卑粹o中可以抄送把相關(guān)工作信息在發(fā)給其它人員的同時(shí)抄發(fā)一份給部門主管?！爸黝}”按鈕中可以輸入郵件的相關(guān)主題內(nèi)容，例如：工作計(jì)劃，工作總結(jié)等等。單擊“發(fā)送”按鈕后面的“回形針”按鈕可以添加相關(guān)附件如圖3示，選擇某個(gè)磁盤里的文件即可。附件就會(huì)出現(xiàn)在郵件“主題”下面一行，如圖4示。圖3圖4在下面空白處寫上所發(fā)郵件的正文內(nèi)容，寫完正文最后點(diǎn)擊圖2中左上角的“發(fā)送”按鈕發(fā)送郵件就可以了，到圖1中的“個(gè)人文件夾”中的“已發(fā)送郵件”里就會(huì)看到剛剛發(fā)送的郵件信息。郵件的發(fā)送到此就完成了。注明：1.郵件附加的大小不能超過10M的大小，否則發(fā)不了，郵件服務(wù)器已設(shè)定好（原因是服務(wù)器硬盤空間限制）2.附件只允許發(fā)送相關(guān)WORD,EXCEL,PPT等辦公所需文件文檔，EXE，RM等可執(zhí)行文件不可發(fā)送。3.2聯(lián)系人在打開outlook郵箱界面時(shí)，點(diǎn)擊左下角的“聯(lián)系人”按鈕進(jìn)入該聯(lián)系人操作界面，點(diǎn)擊左上角“新建”出現(xiàn)對(duì)話框。如圖5示：圖5在圖5中把要聯(lián)系人的相關(guān)信息輸入進(jìn)去，點(diǎn)擊左上角“保存并關(guān)閉”關(guān)閉。如圖6圖6圖7至此聯(lián)系人添加成功，如上圖7所示，“張三”聯(lián)系人已成功添加到聯(lián)系人的通訊上了。3.3日歷新建日歷方法與新建聯(lián)系人方法相同，在打開outlook郵箱界面時(shí)，點(diǎn)擊左下角的“日歷”按鈕進(jìn)入該日歷操作界面，點(diǎn)擊左上角“新建”出現(xiàn)對(duì)話框，如下圖8示：圖8在圖8中填寫相關(guān)內(nèi)容，內(nèi)容填寫完成后，在圖9最后點(diǎn)擊左上角“保存并關(guān)閉”。圖9圖10在日歷界面上出現(xiàn)如圖10示，2012-9-10有個(gè)重要約會(huì)記錄就出現(xiàn)上面。3.4任務(wù)新建任務(wù)方法與新建聯(lián)系人方法相同，在打開outlook郵箱界面時(shí)，點(diǎn)擊左下角的“任務(wù)”按鈕進(jìn)入該任務(wù)操作界面，點(diǎn)擊左上角“新建”出現(xiàn)對(duì)話框，如圖11示。圖11在圖11中填寫完相關(guān)內(nèi)容后，點(diǎn)擊左上角保存并關(guān)閉。圖12在圖12中會(huì)出現(xiàn)一條剛建好的工作任務(wù)內(nèi)容。3.5日記新建日記與新建聯(lián)系人方法相同，在打開outlook郵箱界面時(shí)，點(diǎn)擊左下角的“日記”按鈕進(jìn)入該任務(wù)操作界面，點(diǎn)擊左上角“新建”出現(xiàn)對(duì)話框，如圖13示，寫好內(nèi)容。圖13出現(xiàn)圖14：圖14日記記錄就有了。3.6便簽新建便簽與新建聯(lián)系人方法相同，在打開outlook郵箱界面時(shí)，點(diǎn)擊左下角的“便簽”按鈕進(jìn)入該任務(wù)操作界面，點(diǎn)擊左上角“新建”出現(xiàn)對(duì)話框，如圖15示，寫好內(nèi)容并閉即可。圖154.郵件其它相關(guān)功能4.1自動(dòng)收發(fā)郵件“工具”“選項(xiàng)”“郵件設(shè)置”“發(fā)送/接受”勾選“安排自動(dòng)發(fā)送/接收的時(shí)間間隔為*分鐘” “關(guān)閉”4.2.最小化隱藏打開Microsoft Outlook在電腦右下角右擊Outlook圖標(biāo)，然后點(diǎn)擊“最小化時(shí)隱藏”，那么在你工作的時(shí)候Outlook就會(huì)一直工作著，協(xié)助你及時(shí)細(xì)致的完成工作。4.3“規(guī)則和通知”來管理郵件在郵件的界面下，點(diǎn)擊“工具”“規(guī)則和通知”點(diǎn)擊“新建規(guī)則”，出現(xiàn)界面按照規(guī)則向?qū)?，你可以?shí)現(xiàn)更多的功能。比如把某位上司發(fā)來的郵件直接投遞到特定的文件夾；把包含“大動(dòng)脈”這個(gè)詞語的郵件投放到一起等等。這樣在郵件量多的時(shí)候，方便查找，科學(xué)管理，一目了然。4.4 “搜索文件夾”的使用在收件箱里創(chuàng)建的子文件夾是郵件實(shí)體，如果你刪除子文件夾，里面的內(nèi)容就會(huì)連帶刪除。而“搜索文件夾”的子文件夾只是郵件集的索引，刪除子文件夾不會(huì)刪除郵件。右擊“搜索文件夾”，選擇“新建搜索文件夾”，出現(xiàn)下面的向?qū)В耗憧梢愿鶕?jù)需要，創(chuàng)建自己需要的條件。4.5.創(chuàng)建自己的簽名“工具”“選項(xiàng)”“郵件格式”“簽名”，點(diǎn)擊簽名，就可以新建新簽名，編輯簽名等等。在“編輯”里有一個(gè)“高級(jí)編輯”，默認(rèn)是指向Microsoft Word，這樣你就可以完全像編輯Word一樣，設(shè)計(jì)自己的簽名。新建好簽名后，你需要在下面的界面里看到，你需要選擇“新郵件使用該簽名”和“答復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)使用該簽名”所需要的簽名，你可以設(shè)計(jì)多個(gè)簽名以供選擇。4.6垃圾郵件的處理如果你收到的郵件里如果確認(rèn)是垃圾郵件，你可以右擊這份郵件，選擇“垃圾郵件”將發(fā)件人添加到阻止發(fā)件人名單。4.7回執(zhí)的使用新建一封新郵件，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”框。你可以勾選不同的投票和跟蹤方式：“使用投票按鈕”：即可以簡單的為一個(gè)決定做調(diào)研，Outlook會(huì)自動(dòng)生成投票結(jié)果，比如這樣的決定：“我們部門內(nèi)有多少人會(huì)參加禮拜六的聚會(huì)？”等等?！八瓦_(dá)回執(zhí)”：郵件送達(dá)目標(biāo)服務(wù)器即給出回執(zhí)?！耙炎x回執(zhí)”：收件人閱讀郵件后(雙擊打開為已讀，預(yù)覽不算已讀),發(fā)件人會(huì)自動(dòng)收到已讀的消息郵件。4.8日歷的雙時(shí)區(qū)顯示如果你經(jīng)常出國或者經(jīng)常與國外的人聯(lián)系，Microsoft Outlook支持雙時(shí)區(qū)顯示，方便你的工作安排。在Outlook的“日歷”的左側(cè)時(shí)間顯示區(qū)域內(nèi)，右擊選擇“更改時(shí)