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OFFICE2007入門培訓(xùn) 隨著公司的不斷發(fā)展公司對于信息化辦公的依賴也越來越高 作為公司的員工必須掌握一些信息化辦公的技能以適應(yīng)自身及公司未來的發(fā)展 通過此次培訓(xùn)學(xué)會使用常用的Office辦公軟件 Word Excel PowerPoint培訓(xùn)后能將掌握的信息化辦公技能運用于實際工作中以提高工作效率并達到良好的效果 這就是培訓(xùn)學(xué)習(xí)的最終目的 培訓(xùn)目的 EXCEL OFFICE2007新特性輸入與編輯數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)的分析和管理Excel的輔助功能 OFFICE2007新特性 工作界面介紹OFFICE按鈕快速訪問工具欄 整體布局介紹 工作界面 功能區(qū)有三個部分組成 選項卡 功能區(qū)頂部有七個選項卡 組 每個選項卡都包含一些組 命令 命令是指按鈕 用于輸入信息的框或菜單 功能區(qū)布局 開始 選項卡包含七個組 剪貼板 字體 對齊方式 數(shù)字 樣式 單元格 編輯 其中樣式組中 套用格式和單元格樣式都提供了豐富的格式樣本 在編輯組中提供了常用函數(shù) 排序和篩選 查找和選擇等常用功能命令 便于用戶使用 開始 選項卡 插入 選項卡包含六個組 表 插圖 圖表 鏈接 文本 特殊符號 其中插圖組中SmartArt圖形是您的信息的視覺表示形式 您可以從多種不同布局中進行選擇 從而快速輕松地創(chuàng)建所需形式 以便有效地傳達信息或觀點 插入 選項卡 頁面布局 選項卡包含五個組 主題 頁面設(shè)置 調(diào)整為合適大小 工作表選項 排列 頁面布局主要用于打印時進行格式的調(diào)整 頁面布局 選項卡 公式 選項卡包含四個組 函數(shù)庫 定義的名稱 公式審核 計算 函數(shù)庫 對各種類別的函數(shù)進行了一個分類 使用戶能夠方便快捷的找到所需函數(shù) excel2007較2003版本提供一些新函數(shù) 如countifs sumifs等 公式 選項卡 數(shù)據(jù) 選項卡包含五個組 獲取外部數(shù)據(jù) 連接 排序和篩選 數(shù)據(jù)工具 分級顯示 在數(shù)據(jù)選項卡中 提供了排序和篩選 數(shù)據(jù)合并計算 組合 分類匯總等常用功能 數(shù)據(jù) 選項卡 審閱 選項卡包含四個組 校對 中文繁簡轉(zhuǎn)換 批注 更改 在審閱選項卡中 提供了一些文字處理功能 審閱 選項卡 視圖 選項卡包含五個組 工作薄視圖 顯示 隱藏 顯示比例 窗口 宏 在窗口組中 提供了凍結(jié) 拆分等功能 視圖 選項卡 例如 在EXCEL中可使用按鍵提示居中對齊文本 按Alt可以顯示鍵提示 然后按H選擇開始選項卡 按A 然后在 對齊 組中按C以居中對齊所選文本 使用鍵盤操作功能區(qū) 通過使用 office按鈕 可以打開或創(chuàng)建excel工作薄 點擊右下方的EXCEL選項可以對工作表進行各項設(shè)置 OFFICE按鈕 新建EXCEL2007時有更加豐富的模板以供下載選擇 更豐富的模板 點擊office按鈕 另存為 可保存為PDF或XPS格式 同時也可以保存為EXCEL97 2003等版本 另存為功能 Excel2007的快速訪問工具欄中包含最常用操作的快捷按鈕 方便用戶使用 單擊快速訪問工具欄中的按鈕 可以執(zhí)行相應(yīng)的功能 也可以在后面的下拉菜單中自定義快速訪問工具 快速訪問工具欄 輸入與編輯數(shù)據(jù) 簡介與使用數(shù)據(jù)錄入技巧選擇性粘貼的應(yīng)用 1 單元格Excel中的每一張工作表都是由多個長方形的 存儲單元 組成 這些長方形的 存儲單元 即為單元格 這是Excel最小的單位 輸入的數(shù)據(jù)就保存在這些單元格中 這此數(shù)據(jù)可以是字符串 數(shù)學(xué) 公式等不同類型的內(nèi)容 2 列標和行號Excel使用字母標識列 從A到XFD 共16384 03版256 列 這些字母稱為列標 使用數(shù)字標識行 從1到 共1048576 03版65536 行 每個單元格通過 列標 行號 來表示單元格的位置 如 B1 就表示第B列第1行的單元格 3 名稱框和公式編輯框名稱框用來對Excel電子表格中的單元格進行命名和名稱的顯示 利用名稱框 用戶可以快速定位到相應(yīng)的名稱區(qū)域 公式編輯框用于輸入和顯示公式或函數(shù)的區(qū)域 Excel2007入門 4 工作表工作表是由單元格組成 在excel中一張工作表由16834 1048576個單元格組成 Excel中默認新建的工作簿包含3個工作表 工作表的標簽名為sheet1 sheet2 sheet3 可以通過單擊工作表標簽在不同的工作表之間進行切換 5 工作簿工作簿是處理和存儲數(shù)據(jù)的文件 標題欄上顯示的是當(dāng)前工作簿的名稱 Excel默認的工作簿名稱為 book1 每個工作簿包含多個工作表 默認狀態(tài)工作薄包含 張工作表 但是 張工作表往往不能滿足用戶的需求 所以一個工作簿中可能包含多張工作表 Excel2007入門 創(chuàng)建工作薄1 單擊鼠標右鍵在菜單中選擇 新增 副菜單中的 Office模板 建立新工作薄 如圖1 2 開始 所有程序 microsoftoffice Office模板 PS 創(chuàng)建模板的方法1 在新建的空白工作簿中輸入通用性的內(nèi)容并進行必要的處理 2 選擇 office按鈕 另存為 菜單項 打開 另存為 對話框 3 輸入文件名 單擊 保存 按鈕 即可生成模板 管理工作薄 管理工作薄 1 單擊 常用 工具欄中的 打開 按鈕2 按快捷鍵 Ctrl O 3 選擇 文件 文件搜索 菜單項 在 基本文件搜索 任務(wù)窗格中可填寫搜索條件 單擊 搜索 按鈕 以搜索的方式打開工作簿 打開工作簿 保存工作簿 1 單擊 常用 工具欄中的 保存 按鈕2 按快捷鍵 Ctrl S 3 選擇 文件 保存 菜單項PS 設(shè)置自動保存恢復(fù)信息選擇 工具 選項 保存 選項卡 可以根據(jù)需要設(shè)置自動保存恢復(fù)信息 當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障后 Excel可以根據(jù)自動保存的文件數(shù)據(jù)在下一次打開該文件時自動恢復(fù)文件 為了不會因為意外情況的發(fā)生 如停電或硬件故障 而造成工作結(jié)果的丟失 建議用戶養(yǎng)成經(jīng)常保存文件的習(xí)慣 管理工作薄 2 新建窗口前面所講的拆分窗口并沒有產(chǎn)生新的窗口 當(dāng)需要用多個窗口來觀察同一個工作簿時就要新建窗口 選擇 窗口 新建窗口 菜單項 就可以建立一個新的窗口 3 增刪及重命名工作表在工作表的標簽上單擊鼠標右鍵 將會彈出一個快捷菜單 如下圖 通過該快捷菜單中的選項可以執(zhí)行對工作表的常用操作 管理工作薄 5 隱藏窗口如果有多個窗口暫時不用 但又不能關(guān)閉這些窗口是 可以將它們隱藏起來以便對其他窗口進行操作 選擇 窗口 隱藏窗口 菜單項即可將其隱藏 當(dāng)需要使用這些窗口時 可取消隱藏 選擇 窗口 取消隱藏 菜單項 在 取消隱藏 對話框的列表框中列出了所有被隱藏的窗口 選擇要取消隱藏的窗口 然后單擊 確定 按鈕 就可以將該窗口重新顯示出來 4 切換工作表單擊某個工作表的標簽 就可以從一個工作表切換到另一個工作表中 管理工作薄 6 凍結(jié)窗口當(dāng)窗口中數(shù)據(jù)很多時 可能需要在觀察其他數(shù)據(jù)項時某些數(shù)據(jù)項始終保持可見 這時就可以使用凍結(jié)窗格的功能 1 在窗口中選擇一個單元格 2 選擇 檢視 凍結(jié)窗格 菜單項 位于所選單元格上方及左邊的數(shù)據(jù)將始終保持可見 如果需要取消凍結(jié)窗格 只需選擇 檢視 取消凍結(jié)窗格 菜單項即可 數(shù)據(jù)錄入 選擇單元格1 單個單元格的選擇PS 在單元格之間切換 按 Tab 鍵可以切換到同行相鄰的下一個單元格 按快捷鍵 Shift Tab 可以切換到同行相鄰的上一個單元格 按 Enter 鍵可以切換到同列相鄰的下一個單元格 按快捷鍵 Shift Enter 可以切換到同列相鄰的上一個單元格 2 選擇連續(xù)的多個單元格3 選擇不連續(xù)的多個單元格4 選擇局部連續(xù)總體不連續(xù)的單元格5 選擇行6 選擇列7 選擇工作表的所有單元格 數(shù)據(jù)錄入 輸入數(shù)據(jù)1 輸入字符型數(shù)據(jù)字符型數(shù)據(jù) 漢字以及英文字母 也就是通常所說的文本 2 輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)3 輸入日期和時間 1 在Excel中允許使用斜線 文字 破折號與數(shù)字組合的方式來輸入日期 如 2008 7 222008 7 222008年7月22日 但系統(tǒng)默認的日期格式只有一種 見編輯欄中顯示的格式 數(shù)據(jù)錄入 2 設(shè)置日期格式 選擇需要轉(zhuǎn)換日期格式的單元格 選擇 常用 格式 菜單項 在 單元格格式 對話框的 數(shù)字 選項卡中 選擇 分類 列表框中的 日期 選項 選擇需要的格式 數(shù)據(jù)錄入 5 超鏈接超鏈接定義了在工作表之間的 工作簿之間 Excel與其他文檔之間的跳轉(zhuǎn) 1 選擇 插入 超鏈接 菜單項 2 在彈出的 插入超鏈接 對話框中 根據(jù)需要進行設(shè)置 鏈接反映的是在其他文檔中的修改 而超鏈接則直接跳轉(zhuǎn)到該文件中 數(shù)據(jù)錄入 6 自動填充數(shù)據(jù)當(dāng)數(shù)據(jù)輸入過程中需要大量的相同數(shù)據(jù)或具有某種規(guī)律的同類型數(shù)據(jù)時 可以使用自動填充數(shù)據(jù)功能 從而提高數(shù)據(jù)輸入的效率 1 自動填充數(shù)據(jù)的操作步驟 以下表為例 在A1中輸入 1 將鼠標指針放在A1填充柄上 這時鼠標指針變?yōu)槭中螤?按住鼠標左鍵并拖動 直到拉出的矩形框覆蓋要填充的所有單元格后 釋放鼠標 單擊 自動填充選項 按鈕可選擇自動填充的方式 如果沒有顯示 自動填充選項 按鈕 可以選擇原單元格并單擊其填充柄使 自動填充選項 按鈕顯示出來 數(shù)據(jù)錄入 編輯數(shù)據(jù) 1 刪除數(shù)據(jù)2 復(fù)制與粘貼數(shù)據(jù)PS 選擇性粘貼默認情況下進行的粘貼操作是將原單元格中的所有內(nèi)容全部粘貼到目標單元格中 如果僅需要復(fù)制元單元格中的數(shù)據(jù)而保持目標單元格的格式 或者還需要進行其他操作時 可使用 選擇性粘貼 功能 選擇原單元格 并對其進行復(fù)制 在目標單元格中單擊鼠標右鍵 選擇 選擇性粘貼 選項 根據(jù)需要進行設(shè)置和粘貼 單擊 確定 按鈕 注意 若第 步單擊 粘貼鏈接 那么當(dāng)修改原單元格中數(shù)據(jù)時 目標單元格中的數(shù)據(jù)會隨之改變 數(shù)據(jù)錄入 撤銷與恢復(fù)操作 1 執(zhí)行撤銷的方法 1 單擊常用工具欄中的 撤銷 按鈕 2 按快捷鍵 Ctrl Z 3 選擇 編輯 撤銷 菜單項 2 執(zhí)行恢復(fù)的方法 1 單擊常用工具欄中的 恢復(fù) 按鈕 2 按快捷鍵 Ctrl Y 3 選擇 編輯 恢復(fù) 菜單項 數(shù)據(jù)錄入 添加批注 1 添加批注 為單元格添加說明性的文字 1 選擇要添加批注的單元格 2 選擇 插入 批注 菜單項 3 在批注框中輸入批注內(nèi)容 4 單擊批注框以外的其他地方 隱藏批注框 2 編輯批注 1 選擇要編輯批注的單元格 2 單擊鼠標右鍵 選擇 編輯批注 選項 3 對批注框中的文字進行編輯 4 單擊批注框外的其他地方 隱藏批注框 使用工作表 1 插入列單擊要插入位置后面的列標 選擇一列單元格 單擊右鍵 選擇 插入 命令 如下圖 選中多列或在同一行中選中多個單元格 選擇 插入 列 菜單項 則插入與所選列或單元格數(shù)量相同的列 使用工作表 2 增加單元格通常這一功能很少用到 只有在輸入某行或某列數(shù)據(jù)后 發(fā)現(xiàn)少輸入一個數(shù)據(jù) 而且該數(shù)據(jù)后的其他數(shù)據(jù)都因它而提前了一格 這時需要插入一個單元格 具體操作如下 1 選中單元格 選擇 插入 單元格 菜單項 2 根據(jù)需要在 插入 對話框中進行選擇 3 刪除行 列和單元格 1 選中要刪除的行 列或單元格 單擊右鍵 選擇 刪除 選項 2 選中要刪除的行 列或單元格 選擇 編輯 刪除 菜單項 使用工作表 保護工作表 1 選擇 校閱 保護工作表 菜單項 選擇 校閱 撤銷工作表保護 菜單項可撤銷對工作表的保護 2 在彈出的 保護工作表 對話框中 根據(jù)需要進行設(shè)置 查找與替換 1 查找 選擇 編輯 查找 菜單項 按快捷鍵 Ctrl F 2 替換 選擇 編輯 替換 菜單項 按快捷鍵 Ctrl H 使用工作表 1 設(shè)置行高與列寬 1 用鼠標修改行高與列寬 2 指定行高與列寬的精確值 調(diào)整單元格 使用工作表 2 合并單元格 1 選擇要合并的多個相鄰的單元格 2 選擇 常用 單元格 對齊 選項卡 3 選中 合并單元格 數(shù)據(jù)的快速填充方法 在同一行或列中填充數(shù)據(jù) 填充一系列數(shù)字 日期或其他項目 同步錄入 1 選中工作表中需要錄入相同內(nèi)容的單元格2 錄入內(nèi)容3 按住ctrl鍵 單擊回車 選擇性粘貼的應(yīng)用 粘貼值 1 選擇需要復(fù)制的單元格 復(fù)制2 選擇需要復(fù)制的目的單元格3 在 開始 選項卡的 剪貼板 組中 單擊 粘貼值 選擇性粘貼的應(yīng)用 粘貼運算 1 在任一空白單元格錄入1000 復(fù)制該單元格2 選擇需要運算范圍3 在 開始 選項卡的 剪貼板 組中 單擊 選擇性粘貼 選擇 運算 中的 除 單擊確定 選擇性粘貼的應(yīng)用 表格轉(zhuǎn)置 1 選擇原始數(shù)據(jù)表 復(fù)制2 選中要粘貼位置3 在 開始 選項卡的 剪貼板 組中 單擊 轉(zhuǎn)置 數(shù)據(jù)的分析和管理 排序篩選刪除重復(fù)值分類匯總數(shù)據(jù)透視表 排序 對數(shù)據(jù)清單排序 如果按照單列的內(nèi)容進行排序 可以直接 開始 選項卡的 編輯 組中完成排序操作 如果要對多列內(nèi)容排序 則需要在 數(shù)據(jù) 選項卡中的 排序和篩選 組中進行操作 排序 數(shù)據(jù)的高級排序 數(shù)據(jù)的高級排序是指按照多個條件對數(shù)據(jù)清單進行排序 這是針對簡單排序后仍然有相同數(shù)據(jù)的情況進行的一種排序方式 篩選 自動篩選 自動篩選為用戶提供了在具有大量記錄的數(shù)據(jù)清單中快速查找符合某種條件記錄的功能 篩選 自定義篩選 使用Excel2007中自帶的篩選條件 可以快速完成對數(shù)據(jù)清單的篩選操作 但是當(dāng)自帶的篩選條件無法滿足需要時 也可以根據(jù)需要自定義篩選條件 篩選 數(shù)據(jù)的高級篩選 使用高級篩選功能 必須先建立一個條件區(qū)域 用來指定篩選的數(shù)據(jù)所需滿足的條件 條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名 這些字段名與數(shù)據(jù)清單中的字段名必須完全一樣 刪除重復(fù)值 選擇單元格區(qū)域 在 數(shù)據(jù) 選項卡上的 數(shù)據(jù)工具 組中單擊 刪除重復(fù)項 分類匯總 在數(shù)據(jù)選項卡上的分級顯示組中 單擊分類匯總 在分類匯總框中單擊要計算分類匯總的列 在匯總方式框中 單擊要用來計算分類匯總的匯總函數(shù) 在選定匯總項框中 對于包含要計算分類匯總的值的每個列 選中其復(fù)選框 數(shù)據(jù)透視表 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 在Excel2007工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟大致可分為兩步 第一步是選擇數(shù)據(jù)來源 第二步是設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局 數(shù)據(jù)透視表 篩選數(shù)據(jù)表 單擊透視表標題旁邊的 可以按 標簽 和 值 兩種方式來篩選 數(shù)據(jù)透視表 改變數(shù)據(jù)匯總方式 在想要的數(shù)據(jù)上點擊右鍵 從彈出的快捷菜單中選擇 值字段設(shè)置 改變數(shù)據(jù)匯總方式 在 值字段設(shè)置 中設(shè)置相應(yīng)函數(shù)即可 數(shù)據(jù)透視表 按日期分組 單擊報表中某個日期 然后在 選項 選項卡上 分組 組中單擊 將所選內(nèi)容分組 在 組合 對話框中 可按月 季度 年份分組查看數(shù)據(jù) 可以多選 公式 函數(shù) 公式函數(shù) 新增功能 可調(diào)整的編輯欄 編輯欄會自動調(diào)整以容納長而復(fù)雜的公式 從而防止公式覆蓋工作表中的其他數(shù)據(jù) 新增功能 函數(shù)記憶式鍵入 使用函數(shù)記憶式鍵入 可以快速寫入正確的公式語法 公式 數(shù)組的操作 數(shù)組的操作方式以CTRL SHIFT 回車來表示確認 常用函數(shù) 函數(shù) 函數(shù) IF函數(shù)語法 if 邏輯判斷式 真值 假值 說明 邏輯判斷式 是進行判斷的條件 真值 是當(dāng)判斷條件為真時的操作 假值 是當(dāng)判斷條件為假時的操作 統(tǒng)計函數(shù) 單條件計數(shù) Countif函數(shù) 語法 Countif 條件范圍 條件 說明 條件范圍 是用來計數(shù)的數(shù)據(jù)范圍 條件 是指明需要的數(shù)據(jù)的類型或范圍 多條件計數(shù) Countifs函數(shù) 語法 Countifs 條件范圍1 條件1 條件范圍2 條件2 說明 條件范圍 是用來計數(shù)的數(shù)據(jù)范圍 條件 是指明需要的數(shù)據(jù)的類型或范圍 統(tǒng)計函數(shù) 單條件求和 Sumif函數(shù) 語法 Sumif 條件范圍 條件 求和范圍 說明 條件范圍 是用來指定條件篩選的數(shù)據(jù)范圍 條件 是指明篩選的條件 求和范圍 用于指定與篩選條件相對應(yīng)的用于求和的數(shù)據(jù)范圍 多條件求和 Sumifs函數(shù) 語法 Sumifs 求和范圍 條件范圍1 條件1 條件范圍2 條件2 函數(shù) 查找函數(shù)Vlookup語法 Vlookup 查詢值 數(shù)據(jù)源 顯示序列 匹配參數(shù) 說明 查詢值 是用于指定查詢的條件 數(shù)據(jù)源 是查詢的原始數(shù)據(jù) 顯示序列 用于指定需要顯示的內(nèi)容 位于 數(shù)據(jù)源 的第幾列上 通常是一個數(shù)字 匹配參數(shù) 用于指定查詢時使用精確匹配或大致匹配 只有 false 或者 true 兩個值 輔助功能 條件格式限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)的安全性SmartArt圖形圖表制件 條件格式 突出顯示單元格規(guī)則 選擇單元格區(qū)域 在 開始 選項卡的 樣式 組中 單擊 條件格式 旁邊的箭頭 然后單擊 突出顯示單元格規(guī)則 選擇所需命令 輸入要使用的值 然后選擇格式 限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性 設(shè)置文本長度 選擇你想設(shè)置時間有效性的單元格 點擊 數(shù)據(jù) 選項卡 數(shù)據(jù)工具 中 數(shù)據(jù)有效性 在設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的對話框中 在 允許 下選擇 文本長度 限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性 設(shè)定序列 在一個連續(xù)的單元格區(qū)域輸入列表中的項目 單擊 數(shù)據(jù)有效性 在 允許 下選擇 序列 在 來源 中選擇數(shù)據(jù) 單擊 確定 限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性 設(shè)定出錯提示信息 在 數(shù)據(jù)有效性 對話框的 出錯警告 選項卡中 可以輸入在出錯時彈出的警告信息 數(shù)據(jù)的安全性 保護工作表 在 審閱 選項卡上的 更改 組中 單擊 保護工作表 打開如下保護工作表對話框 輸入密碼即可 數(shù)據(jù)的安全性 保護工作薄 在 審閱 選項卡上的 更改 組中 單擊 保護工作薄 選擇 保護結(jié)構(gòu)和窗口 打開保護工作薄對話框 輸入密碼即可 使用SmartArt獲得視覺效果 在工作表中插入SmartArt圖形可便于演示流程 循環(huán) 關(guān)系以及層次結(jié)構(gòu) 在 插入 選項卡的 插圖 組中單擊SmartArt按鈕 即可打開 選擇SmartArt圖形 對話框 在對話框中選擇一種SmartArt圖形樣式 然后單擊 確定 按鈕 即可將其插入至當(dāng)前工作表中 圖表制作 在MicrosoftOfficeExcel2007中 建立具有專業(yè)外觀的圖表是一件很輕松的事情 您只需要選擇圖表類型 圖表配置和圖表樣式 這些功能在新的OfficeExcel2007功能區(qū)中都很容易取得 每次當(dāng)您建立圖表時 您將會立即獲得專業(yè)的結(jié)果 圖表制作 Excel支持許多類型的圖表 可協(xié)助您使用對查看資料之用戶有意義的方式來顯示數(shù)據(jù) 當(dāng)您建立圖表或變更現(xiàn)有的圖表時 可以從各式各樣的圖表類型 如柱形圖或圓形圖 及其副類型 如立體圖表中的堆棧柱形圖或圓形圖 中進行選擇 圖表制作 制作右圖 1 先將資料導(dǎo)入表格 2 選擇圖形 圖表制作 3 將數(shù)據(jù)導(dǎo)入圖形 圖表制作 4 更改圖標 圖例 圖表制作 5 增加副坐標軸 Excel常用快捷鍵一覽表 Word Word2007是Microsoft公司最新推出的文字處理軟件 它繼承了Windows友好的圖形界面 可方便地進行文字 圖形 圖像和數(shù)據(jù)處理 制作具有專業(yè)水準的文檔 用戶需要充分掌握Word2007的基本操作 為以后的學(xué)習(xí)打下牢固基礎(chǔ) 使辦公過程更加輕松 方便 Word Word2007的工作界面 啟動Word2007后 將打開如圖2 1所示的工作界面 該界面主要由Office按鈕 快速訪問工具欄 功能選項卡和功能區(qū) 標題欄 文檔編輯區(qū)及狀態(tài)欄和視圖欄等部分組成 Office按鈕 Office按鈕是Word2007新增的功能按鈕 位于界面左上角 單擊Office按鈕 將彈出Office菜單 如下圖 在其中選擇相應(yīng)命令后即可執(zhí)行相應(yīng)操作 Word2007的Office菜單中包含了一些常見的命令 例如新建 打開 保存和發(fā)布等 快速訪問工具欄 Word2007的快速訪問工具欄中包含最常用操作的快捷按鈕 方便用戶使用 在默認狀態(tài)中 快速訪問工具欄中包含3個快捷按鈕 分別為 保存 按鈕 撤銷 按鈕 恢復(fù) 按鈕 每個選項卡對應(yīng)不同的功能區(qū) 在Word2007中 單擊功能選項卡中的某個選項卡可打開相應(yīng)的功能區(qū) 默認狀態(tài)下 功能選項卡主要包含 開始 插入 頁面布局 引用 郵件 審閱 視圖 和 加載項 7個選項卡 下圖所示為 視圖 選項卡對應(yīng)的功能區(qū) 功能選項卡和功能區(qū) 標題欄 標題欄位于窗口的頂端 用于顯示當(dāng)前正在運行的程序名及文件名等信息 如下圖所示 標題欄最右端有3個按鈕 分別用來控制窗口的最小化 最大化和關(guān)閉應(yīng)用程序 狀態(tài)欄和視圖欄 狀態(tài)欄和視圖欄位于Word窗口的底部 顯示了當(dāng)前文檔的信息 如當(dāng)前顯示的文檔是第幾頁 第幾節(jié)和當(dāng)前文檔的字數(shù)等 如圖2 7所示 在狀態(tài)欄中還可以顯示一些特定命令的工作狀態(tài) 如錄制宏 當(dāng)前使用的語言等 當(dāng)這些命令的按鈕為高亮?xí)r 表示目前正處于工作狀態(tài) 若變?yōu)榛疑?則表示未在工作狀態(tài)下 用戶還可以通過雙擊這些按鈕來設(shè)定對應(yīng)的工作狀態(tài) 另外 在視圖欄中通過拖動 顯示比例滑桿 中的滑塊 可以直觀地改變文檔編輯區(qū)的大小 文檔編輯區(qū) 文檔編輯區(qū)就是輸入文本 添加圖形 圖像以及編輯文檔的區(qū)域 用戶對文本進行的操作結(jié)果都將顯示在該區(qū)域 Word排版 排版的作用就是使內(nèi)容更加整齊 條理更加分明 打印出來的效果更加清晰 使之一目了然 排版前 排版后 字符格式設(shè)置 文章中適當(dāng)?shù)淖儞Q字體 可以使文章顯得結(jié)構(gòu)分明 重點突出 常用的字體有宋體 黑體 楷體和仿宋體等 word2007提供的還有其他字體 如 幼圓 隸書等 利用 字體 列表框來改變文本字體 字號 字形 顏色等 示例 將文中標題改為宋體二號加粗 副標題為宋體小三號加粗 段落標題為宋體四號加粗 正文為宋體小四號 分別選中要改變的字體單擊 開始 選項卡中 字體 根據(jù)排版需要選擇相應(yīng)按鈕 段落對齊方式設(shè)置 5種段落對齊方式 左對齊 居中對齊 右對齊 兩端對齊和分散對齊 其中兩端對齊是系統(tǒng)默認的排列方式 在Word2007的 開始 功能區(qū)和 段落 對話框中均可以設(shè)置文本對齊方式 示例 文中大標題 副標題居中 方式1選中需要設(shè)置對齊方式的段落 然后在 開始 功能區(qū)的 段落 中單擊需要設(shè)置的對齊方式 方式2選中需要設(shè)置對齊方式的段落 在 開始 功能區(qū)的 段落 中單擊小三角 在打開的 段落 對話框中單擊 對齊方式 中選擇 段落對齊方式設(shè)置 兩端對齊 可以避免右邊緣參差不齊的現(xiàn)象 分散對齊 系統(tǒng)自動調(diào)整字間距 使段落兩邊對齊 段落行距與段間距設(shè)置 行距 就是段落中行與行之間的距離 段間距 段與段之間的距離 在Word2007中 直接在頂部的 選項卡 中對段落進行設(shè)置 也有多種渠道設(shè)置段落間距 示例 文中正文行距為1 5倍 段前行距為1行 段落行距與段間距設(shè)置 方法一選中所要調(diào)整的段落 然后在 開始 選項卡中的 段落 選項組中點擊 行距 按鈕 在彈出的下拉選項列表中可設(shè)置增加段前間距 增加段后間距 還有常用的一些單位如 1 0 1 15 1 5 2 0 2 5 3 0 段落行距與段間距設(shè)置 方法二將鼠標放到或選中需要調(diào)整的段落行 在 開始 選項卡 單擊 段落 右下方的小三角在彈出的 段落 對話框中的 間距 下面 可以對段前 段后進行設(shè)置間距 選中對象單擊右鍵在彈出的對話框中選擇 段落 同樣會彈出段落對話框 段落縮進 段落縮進是指段落相對左右頁邊距向內(nèi)縮進的一段距離 設(shè)置段落縮進可以將一個段落與其他段落分開 是條理更加清晰 層次更加分明 段落縮進的幾種類型 首行縮進 段落第一行的第一個字的起始位置 懸掛縮進 段落中第一行以外的其他行的起始位置 左縮進 段落中所有行與左邊界的位置 右縮進 段落中所有行與右邊界的位置 示例 正文中首行縮進2字符 段落縮進 方法一利用 段落 對話框設(shè)置縮進 選中要設(shè)置縮進的段落 單擊 開始 選項卡 然后點擊 段落 選項卡中的小三角 然后在 段落 窗口中 特殊格式 中選擇 首行縮進 磅值設(shè)為 2字符 即可 段落縮進 方法二利用標尺進行縮進 以懸掛縮進為例介紹 將插入點置于要進行縮進控制的段落前 或選定多個段落將鼠標指向標尺上的懸掛縮進標識 按住鼠標向右托動 拖動過程中會出現(xiàn)虛線來表明縮進的位置 拖到所需的位置和 釋放鼠標左鍵 添加邊框和底紋 添加邊框和底紋示例 為文章添加頁面邊框 為最后兩行添加段落邊框及底紋 添加邊框和底紋 添加邊框和底紋可以在同一個對話框中實現(xiàn) 選中對象 單擊 開始 選項卡的 段落 中 邊框和底紋 下拉菜單中選擇最后一項 邊框和底紋 命令 添加邊框和底紋 在出現(xiàn)的 邊框和底紋 對話框中 我們可以看到 邊框 頁面邊框 和 底紋 選擇相應(yīng)按鈕設(shè)置邊框和底紋 邊框可以選擇不同的樣式 顏色 及寬度 右側(cè)即可進行效果預(yù)覽 應(yīng)用于 可選擇所要應(yīng)用的范圍 入整段或者僅文字 進入選項設(shè)置邊框和正文的間距 頁面邊框與邊框除了應(yīng)用于對象的不同外在寬度下方多了一個 藝術(shù)型 底紋中選擇填充顏色及圖案 達到效果后確定即可 插入圖片及修改圖片 可以選擇不同類型的圖片進行插入 自己文件中的圖片或word自身提供的剪貼畫 示例 在文中副標題下添加圖片 居中并設(shè)置照片樣式 單擊菜單欄的插入 圖片 來自文件 然后找到要插入的圖片 單擊 插入 在段落中選擇居中 雙擊圖片會出現(xiàn) 格式 選項卡選擇 樣式圖片 便可為圖片設(shè)置不同的效果 調(diào)整照片亮度及大小同樣在 格式 中實現(xiàn) 設(shè)置頁眉頁腳 頁眉是指位于打印紙頂部的說明信息 頁腳是指位于打印紙底部的說明信息 頁眉和頁腳的內(nèi)容可以是頁號 也可以輸入其他內(nèi)容 示例 在文中插入頁眉 聯(lián)大全科沖刺班中考再提30分 和頁腳 聯(lián)大教育集團 及頁碼 創(chuàng)建頁眉頁腳點擊插入 頁眉頁腳 選擇頁眉或頁腳按鈕 彈出的對話框選擇格式 設(shè)置頁眉頁腳 頁眉處于編輯狀態(tài)時 即可對頁眉進行設(shè)計 重新選擇頁眉頁腳格式或插入剪貼畫 圖片或日期 設(shè)置頁眉頁腳 插入頁碼點擊插入 頁眉頁腳 選擇頁碼 如果想要首頁不顯示頁碼或者頁眉頁腳 使其處于編輯狀態(tài)在 設(shè)計 選項 中勾選首頁不同 頁碼設(shè)置中設(shè)置頁碼格式起始頁碼為0 后面就是以第一頁開始 分欄設(shè)置 分欄設(shè)置分欄經(jīng)常用于報紙 雜志等排版 有助于版面美觀 回行較多的版面起到節(jié)約紙張的作用 示例 文中 核心提示 后設(shè)置為三欄效果 分欄設(shè)置 先選所要設(shè)置的文字 再進入 頁面布局 單擊 分欄 然后選擇 更多分欄 然后在彈出的 分欄 窗口中選擇 三欄 再將 分割線 鉤上確定即可 在分欄中我們可以對其進行任意修改分欄的 寬度 與 間距 等 最多可以分為11欄 大家可以根據(jù)自己的需求來設(shè)置想要的效果 插入表格 表格由行與列組成 行與列交叉所形成的方格叫單元格 在單元格中可以輸入文本 也可輸入圖形 示例 創(chuàng)建一個5行6列的表格 第一行合并且文字居中 插入 選擇 表格 直接選擇方框設(shè)置或者選擇插入表格 輸入所需的行數(shù)和列數(shù) 點擊確定 插入表格 選中第一行右擊選擇合并單元格 此時單元格效果為頂部對齊 插入表格 點擊表格左上角全選 單擊右鍵選擇 單元格對齊方式 選擇居中 插入表格 選擇表格時會出現(xiàn)表格工具設(shè)計選項卡 可以對表格進行設(shè)計 如 表樣式 底紋及不同的邊框等 在布局選項卡中 可以對表格進行屬性調(diào)整 如 單元格的大小 對齊方式 插入表格等 圖片工具格式 新特性之一 在文檔編輯欄內(nèi)插入或者粘貼圖片后 功能菜單會多出一個 圖片工具 格式功能欄 上面功能欄內(nèi)可以對圖片做出各種相對應(yīng)的操作處理 小提示 在office2007各種辦公軟件內(nèi) 都有這樣的新特性 凡是做一些特殊功能操作的時候 功能菜單欄內(nèi)會相對應(yīng)的多處功能欄給用戶方便操作 查找和替換文本 在文檔中查找某一個特定內(nèi)容 或在查找到特定內(nèi)容后將其替換為其他內(nèi)容 是一項費時費力又容易出錯的工作 Word2007提供了查找與替換功能 使用該功能可以非常輕松 快捷地完成操作 文檔格式化規(guī)范 選擇文本或?qū)ο?文檔段落設(shè)置 段落對齊格式 在工具欄上提供了四種對齊方式的選項按鈕 分別是 兩端對齊 居中對齊 右對齊 和 分散對齊 分散對齊與兩端對齊的區(qū)別是 使用分散對齊的時候 如果一行內(nèi)容不滿一行 它將拉開字符的間距 使該行的文本在一行內(nèi)均勻分布 而使用兩端對齊的時候 如果一行內(nèi)不滿 將靠左排版 文檔段落設(shè)置 段落縮進格式 段落縮進指定的是正文與頁邊距之間的距離 由標尺上的游標來控制 如圖所示 首行縮進 控制段落的第一行的縮進 懸掛縮進 控制出了段落第一行以外的其他的行 段落縮進 控制整個段落的縮進 并保持 首行縮進 與 段落縮進 的相對位置不變 使用段落縮進 只需要用鼠標選中相應(yīng)的縮進游標 用左鍵在標尺上移動即可 文檔段落設(shè)置 段落的行間距 行間距表示文本行之間的垂直間距 在默認情況下 WORD采用1倍行距 并且行距你的調(diào)整只對標準的五號字起作用 設(shè)置段落文字的行間距的時候 可以采用以下快捷鍵 CTRL 1 1倍行距CTRL 2 2倍行距CTRL 5 1 5倍行距 長篇文檔的規(guī)范制作 頁眉和頁腳是文檔中每個頁面的頂部 底部和兩側(cè)頁邊距 即頁面上打印區(qū)域之外的空白空間 中的區(qū)域 如圖所示 可以在頁眉和頁腳中插入或更改文本或圖形 例如 可以添加頁碼 時間和日期 公司徽標 文檔標題 文件名或作者姓名 如果要更改已插入的頁眉或頁腳 在 頁眉和頁腳工具 下的 頁眉和頁腳 中可以找到更多的頁眉和頁腳選項 頁眉頁腳的制作 長篇文檔的規(guī)范制作 在整個文檔中插入相同的頁眉和頁腳 在 插入 命令標簽上的 頁眉和頁腳 組中 單擊 頁眉 或 頁腳 按鈕 如圖2所示 單擊所需的頁眉或頁腳設(shè)計 頁眉或頁腳即被插入到文檔的每一頁中 使用 文檔結(jié)構(gòu)圖 瀏覽文檔 使用 文檔結(jié)構(gòu)圖 瀏覽文檔 文檔結(jié)構(gòu)圖可以顯示W(wǎng)ord文檔的標題結(jié)構(gòu) 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