檔案管理制度2018年0822.doc

檔案管理制度2018年0822 e TNThouse酒館檔案管理制度為加強企業(yè)檔案的管理，理順管理程序，明確工作職責，提高工作效率，保證企業(yè)檔案的系統(tǒng)性與完整性，充分發(fā)揮檔案對各項工作及效益的推進及保障作用，結合企業(yè)的實際情況，特制定本制度。 一、管理范圍凡是反映企業(yè)工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、錄音、錄像等）均屬檔案管理范圍。 二、管理職責（一）企業(yè)檔案管理由人力資源部統(tǒng)一領導，實行分級管理。 人力資源部由文員作為檔案管理人員，負責企業(yè)的檔案管理工作及對各部門檔案管理工作監(jiān)督和指導；各部門設立檔案管理兼職人員，負責本部門的檔案管理。 （二）人力資源部負責對各種資料原件進行收集、歸檔、保管，建立原始檔案，作為備查的原始依據(jù)。 各部門負責對所涉及的工作范圍內產生的文件資料進行收集、歸檔，建立備查的工作檔案，原件移交人力資源部入檔，本部門視情況留存原件或復印件。 （三）簽訂的各類合同要預留兩份，人力資源部、財務部各留一份合同原件。 運營中心代表企業(yè)簽定的各類合同要預留三份，人力資源部、財務部、運營中心各留一份合同原件。 （四）鑒于財務檔案的特殊性，財務檔案由財務部依法獨立建檔管理，保證財務檔案完整保存有序存放，嚴禁毀損、散失和泄密。 財務檔案除現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳由出納員管理外，其余檔案由會計管理。 （五）企業(yè)所有人員應嚴格遵守檔案保密原則。 三、檔案分類（一）檔案分類原則1檔案分類是以全部檔案為對象，結合檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學管理與開發(fā)利用。 2檔案分類要依據(jù)一定的標準，按照檔案、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。 3檔案分類要清晰明了，方便查找。 （二）檔案分類方法1應視文件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按檔案存放柜、部門檔案分類，和大類中區(qū)分若干小類的順序分類入檔。 2檔案各級分類須注明名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，不籠統(tǒng)含混。 3檔案盒的背脊應標明檔案盒內資料的名稱及序號，以便查檔。 4檔案盒內應填制“文件目錄表”，所有文件要以阿拉伯數(shù)字編制目錄號，并與“文件目錄表”的順序一一對應，從上到下依次排列。 （三）各部門檔案主要分類A人力資源部檔案主要分為以下幾個大類1合同資料；2企業(yè)資料；3項目資料；4員工資料；5藥品資料；6政府及各部門文件；7企業(yè)文件；8企業(yè)制度資料；9其他資料。 B運營中心檔案主要分為以下幾個大類1銷（預）售合同資料；2協(xié)作合同資料；3市場調研資料；4代理往來資料；5銷售證照資料；6客戶檔案；7其他資料。 C財務部檔案主要分為以下幾個大類1合同資料；2企業(yè)資料；3項目資料；4現(xiàn)金日記帳資料；5銀行存款日記帳資料；6會計票據(jù)資料；7會計憑證資料；8會計賬簿資料；9財務分析及報表資料；10對外資料；11其他資料。 其他部門資料根據(jù)要求自行建立檔案分類。 四、檔案的借閱1.各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門管理人員同意，借閱其他部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意，方可借閱。 2.借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。 3.借閱的檔案，不得隨意涂改、損毀和遺失，涉密檔案資料的借閱、復制、攜帶外出都須企業(yè)總經理或副總經理批準。 4.借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天，如延時借閱必須重新辦理借閱手續(xù)。 五、檔案的移交移交檔案要填寫檔案移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。 歸檔的文件資料必須完整，真實，準確。 六、檔案的銷毀1企業(yè)任何個人或部門非經允許不得銷毀企業(yè)檔案資料。 2對于要求銷毀的檔案，編制銷毀清冊經所在部門領導和人力資源部主任共同驗證確認無保存價值，報總經理批準，方可銷毀。 3銷毀文件必須在指定的地點進行，并指定專人監(jiān)銷，嚴禁將文件作為它用。 TNThouse酒館2018年8月22日附件 1、檔案借閱登記表 2、檔案移交目錄