采購部組織架構及工作職責

XXXCS1-02-001-2 采購部組織架構及工作職責 第 9 頁 共 9 頁XXX有限公司質量體系文件采購部組織架構XXXCS1-02-001-2 批準： 2008-3-26發(fā)布 2008-3-26實施XXX有限公司發(fā)布更改一覽表序號更改時間更改章節(jié)號更改單號備注采購部組織架構及工作職責1 目的1.1 采購部組織架構圖為明確規(guī)定公司采購部和商品管理部的組織架構，特制定本組織架構圖。1.2 采購部工作職責為明確規(guī)定公司采購部和商品管理部工作職責。1.3 采購部員工的基本素質要求為明確規(guī)定公司的采購部工作人員的工作原則，特制定本管理規(guī)定。2 適用范圍本管理手冊適用于公司采購部、人力資源部及公司采購部全體員工。3 相關文件3.1 公司采購部組織架構圖3.2 公司采購部職責說明書3.3 公司員工獎懲實施條例4 名詞解釋（無）5 職責5.1 采購部組織架構圖5.1.1 建立合理的組織架構，使采購部、商品管理部等各崗位各司其職，合理分工，提高工作效率。5.2 采購部工作職責商品就是指做生意中買賣的貨物。英文：“Merchandise”。商品采購部（Merchandise departmer）就是指對做生意中買賣的貨物進行買賣管理的部門。5.2.1 采購部工作職責5.2.1.1 制定商品年度、月份采購計劃5.2.1.1.1 負責組織制定年度工作計劃，經(jīng)濟指標及措施。5.2.1.1.2 負責組織制定月初工作計劃，結合公司實際情況確保其內(nèi)容具體化，可操作性強，并組織實施。5.2.1.2 審定商品進貨渠道與供應商簽訂完美的供銷合同，引進物美價廉、適銷對路的商品。5.2.1.2.1 負責新品的導入、供應商的談判、合同的簽訂。5.2.1.2.2 開發(fā)有潛力供應商。5.2.1.3 負責向供應商收取合理非營業(yè)收入，確保各部門利潤按要求完成。5.2.1.4 研究和調整商品結構，確保商品結構的合理性。5.2.1.4.1 負責組織商品結構的設計、分析、充實及檢查。5.2.1.5 及時淘汰滯銷商品、更換過季商品、填寫刪除單品表、終止供應商表。5.2.1.5.1 負責及時處理滯銷淘汰商品，確保電腦系統(tǒng)中的商品都是暢銷品。5.2.1.6 負責制定促銷計劃、組織和落實促銷活動，促銷活動前三周，必須將單品促銷表填寫并通知相關部門，促銷活動前一周通知門店。5.2.1.6.1 DM海報談判與制定。5.2.1.6.2 制定季節(jié)性商品的采購計劃。5.2.1.7 開發(fā)自有品牌5.2.1.7.1 負責開發(fā)質優(yōu)價廉的民生民用品牌。5.2.1.7.2 負責合作方有足夠的信譽保證。5.2.1.8 每周做一次市調并做好市調報告，根據(jù)調研做好商品結構調整和價格調整，準確無誤填寫調價表。5.2.1.9 負責對新店的商品布局及商品組織。5.2.1.10 培訓工作5.2.1.10.1負責定期對本部門員工業(yè)務技能和談判能力進行培訓。5.2.1.10.2負責定期對本部門員工進行法律知識與商品知識的培訓。5.2.1.11 考核本部門各崗位的績效。5.2.1.11.1負責制定本部門績效考核方案，經(jīng)批準后組織實施。5.2.1.11.2考核本部門各崗位的績效、執(zhí)行獎懲工作。5.2.1.12 文檔管理工作5.2.1.12.1負責建立供應商資料庫與合同庫、妥善保存并負責保密責任。5.2.1.12.2負責本部門檔案材料的收集、整理、歸檔等工作。5.2.1.13 商品質量監(jiān)督工作（ORC）。5.2.1.13.1負責賣場中商品質量檢查與監(jiān)督工作。5.2.1.13.2協(xié)調與相關政府部門的工作。5.2.2 采購總監(jiān)工作職責5.2.2.1 負責監(jiān)管所有的采購決定。5.2.2.2 負責制定銷售計劃和毛利預算，對公司的銷售額、毛利額、毛利率、非營業(yè)收入、 庫存周轉天數(shù)等預算全面負責。5.2.2.3 負責指導各采購部門經(jīng)理開展工作，負責監(jiān)督各部門工作計劃并完成任務指標。5.2.2.4 負責年度、季度、月度促銷計劃的制訂、監(jiān)督和落實。包括商品采購及其資金安排計劃；毛利計劃；促銷計劃（含促銷收費計劃）；年度采購經(jīng)費預算計劃。5.2.2.5 商品結構的宏觀控制。5.2.2.6 采購部管理層的考核及使用。5.2.2.7 負責采購部隊伍的建設。5.2.2.8 負責自有品牌商品的最終談判及特殊供應商談判。5.2.2.9 負責制定相關工作流程。5.2.2.10 負責簽署采購部文件。5.2.2.11 負責采購部與營運部的工作。5.2.3 采購部門經(jīng)理工作職責5.2.3.1 負責采購部專業(yè)分部的銷售額和毛利額、庫存周轉預算。5.2.3.2 制訂本部門的工作計劃并組織落實。包括：提出并上報年、季、月采購計劃；提出并上報年度促銷計劃；提出并上報本部門重點工作計劃。5.2.3.3 制定采購崗位描述并相應授權，督察采購工作并定期考評，指導采購開展工作，并完成每月的銷售額、毛利額和庫存控制指標。5.2.3.4 發(fā)展與供應商的業(yè)務關系。5.2.3.5 督促落實每期促銷計劃，審核促銷品項和價格。5.2.3.6 制訂新商品引進計劃和舊商品汰換計劃并監(jiān)督落實。5.2.3.7 組織商品結構的設計、分析、充實及檢查。5.2.3.8 負責本部門工作的審批。包括：新品引入及滯銷商品淘汰的審批；DM商品的審批；商品付款的復核；5.2.3.9 掌握市場信息及商品動態(tài)。包括組織市場調研、收集商品信息；組織調整分析所轄范圍的商品結構；檢核采購的市調報告，提高采購分析、把握所管商品的能力。5.2.3.10 按周分解落實月度工作計劃，制定DM指令性計劃，確保指令性促銷商品及收費指標的完成。5.2.3.11 與供應商進行第二輪談判或直接進行談判。5.2.3.12 對所屬商品采購與供應商所達成的商品價格實施監(jiān)督。5.2.3.13 及時準確傳達上級的工作部署，并組織實施。5.2.3.14 協(xié)調本部門與其它部門之間的工作關系。5.2.3.15 負責對采購人員的評估、績效考核。5.2.4 采購經(jīng)理助理的工作職責5.2.4.1 服從上級管理，接受上級下達的各項任務。5.2.4.2 負責本部門供應商的談判及對供應商的管理，包括新品引入、合約簽訂等。5.2.4.3 負責本部門銷售額指標、毛利指標、庫存周轉指標的完成并將指標細分到小類，確保完成。5.2.4.4 負責本部門商品品項結構的優(yōu)化與陳列優(yōu)化管理的落實和調整。5.2.4.5 負責本部門商品的促銷計劃完成，及時跟蹤、分析促銷數(shù)據(jù)。5.2.4.6 負責本部門新商品的引進和滯銷商品的汰換，包括負責新品引入與供應商談判，確定合作方式及進價，確定售價，并負責商品分類編碼的編寫；及時處理滯銷商品，確保電腦系統(tǒng)的商品都是暢銷品。5.2.4.7 負責市場調查，保證本部門商品的市場競爭力。5.2.4.8 定期巡店，與店鋪及時溝通，解決銷售中出現(xiàn)的問題。5.2.4.9 負責訂單發(fā)放和送貨跟蹤。5.2.4.10 供應商前期接待、合同和相關資料的整理。5.2.4.11 負責進行市調工作，確定商品售價。5.2.5 商品管理部經(jīng)理工作職責5.2.5.1 負責商品錄入組、促銷組、陳列組的工作。5.2.5.2 負責錄入組完全正確錄入供應商信息、合同信息、商品信息、價格信息、物價采集信息，做到零差錯。5.2.5.3 100遵守工作原則，按章辦事。5.2.5.4 負責陳列組正確商品陳列圖的制作，定期檢查賣場排面。5.2.5.5 負責采購部樣品保管工作及采購部行政工作。5.2.5.6 負責新商品分類，保證不出現(xiàn)類別錯誤。5.2.5.7 負責促銷組品類優(yōu)化管理、陳列優(yōu)化管理數(shù)據(jù)分析整理工作，并上報上級領導。5.2.5.8 負責合同資料及各類單據(jù)分類保管工作，并負保密責任。5.2.5.9 負責完成領導交辦的各項工作，做到按時、保質。5.2.5.10 負責培訓新員工系統(tǒng)與流程工作。5.2.5.11 負責對錄入組、陳列組、促銷組員工的評估、離職員工的工作交接安排。5.2.5.12 負責、輔助盤點工作。5.2.5.13 負責對物價及商品質量、相關流程督促工作及分析工作。5.2.5.14 錄入組工作職責5.2.5.14.1 負責完全正確快速錄入供應商信息、合同信息、商品信息、物價采集信息，做到零差錯。5.2.5.14.2 嚴格按錄入流程錄入每張單據(jù)，按章辦事，錄入前后都要審核簽字。5.2.5.14.3 嚴守權限管理，保證合同信息的保密性。5.2.5.14.4 對工作盡職盡責，精益求精，并努力做到自我完善，加強學習。5.2.5.14.5 上級交辦的工作按時完成，做到今日事，今日畢。5.2.5.14.6 負責評估、培訓錄入組人員的工作。5.2.5.15 促管組工作職責5.2.5.15.1 負責采購部促銷商品的銷售分析，數(shù)據(jù)整理并上報工作。5.2.5.15.2 定期對采購部商品品類優(yōu)化管理、陳列優(yōu)化管理數(shù)據(jù)進行整理匯總。5.2.5.15.3 每月對商品結構、庫存、滯銷商品、訂單達成率低等數(shù)據(jù)進行匯總整理，并上報。5.2.5.15.4 嚴守權限管理，保證系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)保密性。5.2.5.15.5 對工作盡職盡責，精益求精。5.2.5.15.6 負責每期DM商品到貨情況并反饋，拍照樣品的跟進、保管工作。5.2.5.15.7 上級交辦的工作按時完成，做到今日事，今日畢。5.2.5.15.8 負責促銷組人員評估、培訓工作。5.2.5.16 陳列組的工作職責5.2.5.16.1 負責公司內(nèi)商品陳列圖的錄入、傳遞、檢查工作。5.2.5.16.2 負責公司內(nèi)堆（端）頭的匯總、錄入、檢查工作。5.2.5.16.3 負責每期DM商品陳列圖的傳遞工作，檢查工作。5.2.5.16.4 負責采購洽談室管理工作。5.2.5.16.5 負責采購樣品室的管理工作，定期盤點，保證樣品無丟失。5.2.5.16.6 負責采購部檔案保管、分類工作。5.2.5.16.7 嚴格按流程辦事，嚴守權限管理。5.2.5.16.8 對工作盡職盡責，精益求精。5.2.5.16.9 上級交辦的工作按時完成。5.2.5.16.10 負責陳列組人員的評估、培訓工作。5.3 采購部員工的基本素質要求5.3.1 操守廉潔5.3.1.1 正直高尚的個人品質5.3.1.2 良好的職業(yè)道德5.3.1.3 不利用工作之便謀取私利，拒絕接受供應商的任何個人饋贈5.3.2 市場知識5.3.2.1 對零售行業(yè)有深入的了解5.3.2.2 對消費品市場有深入的了解5.3.2.3 掌握對所負責部門商品的專業(yè)知識5.3.2.4 對供應商的熟悉5.3.3 精打細算5.3.3.1 把公司采購看成是自己的生意5.3.3.2 良好的成本控制意識5.3.3.3 盡最大努力創(chuàng)造最高的利潤5.3.3.4 時時處處維護公司的整體利益5.3.4 積極認真5.3.4.1 敬業(yè)、愛業(yè)、熱愛零售業(yè)5.3.4.2 良好的心態(tài)，工作認真扎實5.3.4.3 上進心強5.3.5 創(chuàng)新求進5.3.5.1 不斷尋求突破，提升業(yè)績5.3.5.2 善于學習，提高自我5.3.5.3 不躺在原來的成就上沾沾自喜5.3.6 適應性強5.3.6.1 良好的身體素質和心理素質5.3.6.2 能適應公司快速擴張的需要和重復繁瑣的工作5.3.6.3 合理安排工作5.3.7 團結合作5.3.7.1 良好的談判能