大綱與目錄的創(chuàng)建.doc

目錄大綱與目錄的創(chuàng)建1一、引言1二、插入目錄的方法11如果已經(jīng)使用了大綱級(jí)別12如果目前未使用大綱級(jí)別2三、大綱的創(chuàng)建和重新建構(gòu)21從頭創(chuàng)建大綱22重新構(gòu)建大綱8大綱與目錄的創(chuàng)建一、引言Word文檔是常見(jiàn)的文檔格式。一般地，如果文字資料內(nèi)容不多，里面的標(biāo)題較少，大多數(shù)人會(huì)將文檔一行一行地瀏覽，從中找到需要的文字信息。然而，當(dāng)文檔內(nèi)容很多的情況，這樣的閱讀效率非常低下，而且很難令讀者在短時(shí)間內(nèi)了解文檔的信息。比較簡(jiǎn)單的方法就是創(chuàng)建文檔大綱和目錄。創(chuàng)建大綱后，通過(guò)“文檔結(jié)構(gòu)圖”可以對(duì)文章的標(biāo)題一目了然，點(diǎn)擊“文檔結(jié)構(gòu)圖”上的標(biāo)題，可以直接進(jìn)入相應(yīng)的文字內(nèi)容。創(chuàng)建目錄，可以方便地看到每一內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼；點(diǎn)擊目錄也可以直接進(jìn)入相應(yīng)的文字內(nèi)容。如果需要打印文檔，目錄更不可少。（注：點(diǎn)擊菜單欄“視圖文檔結(jié)構(gòu)圖”，可以打開(kāi)或關(guān)閉文檔結(jié)構(gòu)圖。）二、插入目錄的方法插入目錄的方法是使用內(nèi)置的大綱級(jí)別。（大綱級(jí)別：用于為文檔中的段落指定等級(jí)結(jié)構(gòu)（1 級(jí)至 9 級(jí)）的段落格式。例如，指定了大綱級(jí)別后，就可在大綱視圖或文檔結(jié)構(gòu)圖中處理文檔。1如果已經(jīng)使用了大綱級(jí)別目錄的創(chuàng)建一般是利用大綱來(lái)進(jìn)行的，如果已經(jīng)使用了大綱級(jí)別，可以直接利用大綱創(chuàng)建目錄，方法如下：1) 單擊要插入目錄的位置。 2) 指向“插入”菜單上的“引用”，再單擊“索引和目錄”。 3) 單擊“目錄”選項(xiàng)卡。 4) 若要使用現(xiàn)有的設(shè)計(jì)，請(qǐng)?jiān)凇案袷健笨蛑袉螕暨M(jìn)行選擇。 5) 根據(jù)需要，選擇其他與目錄有關(guān)的選項(xiàng)。 2如果目前未使用大綱級(jí)別如果目前未使用大綱級(jí)別，請(qǐng)先創(chuàng)建大綱，然后重新插入目錄。大綱或文字有新的變化，通過(guò)更新目錄，可以獲得最新的目錄和頁(yè)碼。步驟如下：1) 指向“視圖”菜單上的“工具欄”，再單擊“大綱”。 2) 選擇希望在目錄中顯示的第一個(gè)標(biāo)題。 3) 在“大綱”工具欄上，選擇與選定段落相關(guān)的大綱級(jí)別。 4) 對(duì)希望包含在目錄中的每個(gè)標(biāo)題重復(fù)進(jìn)行步驟 2 和步驟 3。 5) 單擊要插入目錄的位置。 6) 指向“插入”菜單上的“引用”，再單擊“索引和目錄”。 7) 單擊“目錄”選項(xiàng)卡。 8) 若要使用現(xiàn)有的設(shè)計(jì)，請(qǐng)?jiān)凇案袷健笨蛑袉螕暨M(jìn)行選擇。 9) 根據(jù)需要，選擇其他與目錄有關(guān)的選項(xiàng)。 三、大綱的創(chuàng)建和重新建構(gòu)1從頭創(chuàng)建大綱在完成本節(jié)課程之后，您將能夠：l 從頭創(chuàng)建文檔大綱。 l 重新組織或重新構(gòu)建現(xiàn)有大綱。 l 提升或降低大綱項(xiàng)，以便它們?cè)谡麄€(gè)大綱中處于更高或更低級(jí)別（例如，將頂級(jí)標(biāo)題變?yōu)樽訕?biāo)題）。 l 展開(kāi)和折疊大綱部分，在大綱格式中查看現(xiàn)有文檔。當(dāng)您想要?jiǎng)?chuàng)建大綱時(shí)，可以在大綱視圖中開(kāi)始操作。與普通視圖和頁(yè)面視圖類(lèi)似，大綱視圖提供文擋內(nèi)容的獨(dú)特顯示。但不僅如此，它還提供特別適合大綱的工作環(huán)境。它通過(guò)清晰的大綱格式構(gòu)建和顯示內(nèi)容，所有的標(biāo)題和正文文本均采用縮進(jìn)顯示，以表示它們?cè)谡麄€(gè)文檔結(jié)構(gòu)即層次結(jié)構(gòu)中的級(jí)別。它還提供大綱特定的工具，這些工具駐留在“大綱”工具欄中。簡(jiǎn)而言之，在大綱視圖創(chuàng)建的環(huán)境中，您可以快速操縱大綱標(biāo)題和標(biāo)題中的文本?？梢允褂么缶V視圖作為起點(diǎn)，將您的主要思想通過(guò)標(biāo)題體現(xiàn)出來(lái)。在大綱視圖中，可以快速重新組織這些標(biāo)題和更改它們的縮進(jìn)級(jí)別，從而使較高優(yōu)先級(jí)的內(nèi)容作為頂級(jí)標(biāo)題，較低優(yōu)先級(jí)的內(nèi)容作為子標(biāo)題或正文文本。（這也稱(chēng)為提升或降低項(xiàng)目）。 還可以使用大綱視圖評(píng)估已編寫(xiě)好的文檔結(jié)構(gòu)，如果需要，可以進(jìn)行文檔組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。您可能熟悉 Word 中的大綱編號(hào)功能，該功能將大綱編號(hào)應(yīng)用到文本的不同行（例如 I、IIa、IIb 等）。明確這一點(diǎn)很重要：這種大綱編號(hào)與大綱視圖不同，兩者的用途也不同，并且未設(shè)計(jì)成可以一起工作。 大綱編號(hào)是一種層次結(jié)構(gòu)的列表編號(hào)格式，將這種格式應(yīng)用到文本行可以幫助讀者跟蹤信息。它實(shí)際上用于顯示目的。 大綱視圖是一種工作模式，可以幫助您（寫(xiě)作者）對(duì)自己的思想進(jìn)行安排和組織。由于大綱視圖使用格式來(lái)表示層次結(jié)構(gòu)，而非表示添加編號(hào)和字母的視覺(jué)提示，所以它提供了更清晰、有條理的工作方法。 本課程將重點(diǎn)介紹大綱視圖。如果想要了解有關(guān)大綱編號(hào)的詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱“Word 幫助”。l 若要從頭組織您的思想，請(qǐng)以空文檔開(kāi)始，然后切換到大綱視圖：在“視圖”菜單中單擊“大綱”。在文檔的左上角出現(xiàn)一個(gè)減號(hào)和一個(gè)不斷閃爍的插入點(diǎn)。這是輸入第一個(gè)頂級(jí)大綱標(biāo)題的位置。減號(hào) 表示標(biāo)題尚未包含任何子標(biāo)題或從屬文本。將文檔切換到大綱視圖時(shí)，您還會(huì)注意到出現(xiàn)“大綱”工具欄，可以用來(lái)工作時(shí)操縱大綱。若要添加第一項(xiàng)，只需在插入點(diǎn)鍵入該項(xiàng)。您會(huì)注意到文本是大號(hào)黑體，因?yàn)樗恰皹?biāo)題”。Word 自動(dòng)將其格式定義為內(nèi)置樣式（標(biāo)題 1）。當(dāng)完成一項(xiàng)輸入時(shí)，按 Enter 移動(dòng)到下一行。Word 在相同級(jí)別（或換而言之，整個(gè)文檔結(jié)構(gòu)中相同的重要性級(jí)別）的縮進(jìn)處開(kāi)始新的段落?？梢岳^續(xù)這樣的操作，直到所有頂級(jí)思路輸入完畢。若要根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建從屬項(xiàng)或更低級(jí)別的項(xiàng)，可以在開(kāi)始鍵入之前在新行中按 Tab 鍵，或者可以使用“大綱”工具欄中的“降低”按鈕 。該操作使文本縮進(jìn)，從而在視覺(jué)上表示了項(xiàng)的從屬級(jí)別。（注意縮進(jìn)量是預(yù)置的，與標(biāo)題在文檔中的縮進(jìn)量無(wú)關(guān)）。當(dāng)按 Enter 從那里開(kāi)始新行（新項(xiàng)）時(shí)，插入點(diǎn)的縮進(jìn)級(jí)別與上一行相同 ?？梢酝ㄟ^(guò)鍵入項(xiàng)然后按 Enter 在該級(jí)別繼續(xù)添加項(xiàng)。若要添加從屬于該級(jí)別的項(xiàng)，可以根據(jù)需要按上一段中所述的方法降級(jí)?；蛘?，若要返回上一更主要的級(jí)別，請(qǐng)按 Enter，然后在開(kāi)始鍵入之前使用“大綱”工具欄上的“提升”按鈕 。（使用 Shift+Tab 鍵盤(pán)快捷方式可以達(dá)到相同目的）。當(dāng)您創(chuàng)建標(biāo)題和子標(biāo)題時(shí)，Word 將在較高級(jí)別的標(biāo)題旁顯示加號(hào) ()，表示這些標(biāo)題下還有子標(biāo)題。最多可以添加九級(jí)標(biāo)題，還可以添加常規(guī)段落文本（即正文文本）。左側(cè)的圖片顯示當(dāng)您添加子標(biāo)題時(shí)文檔的樣子。注意 可以更改已創(chuàng)建項(xiàng)的縮進(jìn)級(jí)別，這稱(chēng)為升級(jí)或降級(jí)。在第 2 課中將學(xué)習(xí)如何操作。如前一部分所述，可以在大綱中鍵入段落。在大綱視圖中，此文本采用大綱級(jí)別方案中的最小縮進(jìn)級(jí)別，它被稱(chēng)為“正文”文本。在視覺(jué)上，正文文本可以通過(guò)其左側(cè)的小方塊 和其較小的常規(guī)樣式文本與標(biāo)題相區(qū)別。在大綱視圖中鍵入段落文本的功能使大綱視圖強(qiáng)化了寫(xiě)作環(huán)境，可以使用此大綱級(jí)別進(jìn)行簡(jiǎn)單注釋?zhuān)部梢詫?shí)際進(jìn)入詳細(xì)寫(xiě)作。由于正文文本自動(dòng)從屬于其上面的標(biāo)題，所以很容易重新組織。（下一課將學(xué)習(xí)重新組織）。l 通過(guò)使用“大綱”工具欄中的“降為正文文本”按鈕 ，或者單擊文本，然后在“大綱”工具欄上的“大綱級(jí)別”列表中單擊“正文文本” ，可以將文本指定為正文文本。提示 l 使用“提升”按鈕或通過(guò)在“大綱級(jí)別”列表中選擇想要的級(jí)別，可以將正文文本更改回標(biāo)題。 l 如果不想查看全部正文文本，請(qǐng)單擊“大綱”工具欄中的“只顯示首行”。第一行后面的省略號(hào) (.) 表示折疊了文本的其他行。 大綱視圖中的 2 級(jí)標(biāo)題和從屬正文文本。注意正文文本是縮進(jìn)的，前面有一個(gè)小方塊以表示它處于從屬狀態(tài)。在頁(yè)面視圖中，相同的標(biāo)題和正文文本顯示為“標(biāo)題 1” 和“正文”樣式。在此視圖中正文文本不縮進(jìn)；大綱視圖中的縮進(jìn)只用于顯示目的，與實(shí)際縮進(jìn)無(wú)關(guān)。內(nèi)置樣式是格式特性的組合，將這種組合應(yīng)用到文本后可以快速更改文本外觀。例如， 應(yīng)用“標(biāo)題 1” 樣式可以使文本變?yōu)榇煮w、宋體和二號(hào)字，而應(yīng)用“標(biāo)題 2” 樣式使文本變?yōu)榇煮w、斜體、宋體和三號(hào)字。（這些只是示例，實(shí)際的格式特性取決于 Word 的默認(rèn)設(shè)置以及您為自己選擇的設(shè)置）。 當(dāng)您輸入第一個(gè)頂級(jí)大綱項(xiàng)時(shí)，Word 自動(dòng)用內(nèi)置樣式“標(biāo)題 1”定義其格式。當(dāng)您通過(guò)添加從屬和正文級(jí)別繼續(xù)創(chuàng)建大綱時(shí)，Word 繼續(xù)依次將相應(yīng)的內(nèi)置樣式應(yīng)用到每個(gè)標(biāo)題和正文文本項(xiàng)。這樣，大綱級(jí)別（1 級(jí)、2 級(jí)、正文文本等）直接依靠?jī)?nèi)置樣式（標(biāo)題 1、標(biāo)題 2、正文等）。 當(dāng)手動(dòng)更改大綱中的文本格式時(shí)，更改 Word 提供的內(nèi)置樣式可能會(huì)導(dǎo)致某些大綱項(xiàng)顯示不正常。所以，在大綱完成后，如果想要在整個(gè)文檔中更改格式，可能要在另一個(gè)視圖中（如頁(yè)面視圖）中更改。反過(guò)來(lái)考慮，如果發(fā)現(xiàn)格式有另外變化，可以通過(guò)單擊“大綱”工具欄上的“顯示格式”將整個(gè)大綱顯示為純文本。2重新構(gòu)建大綱在您闡明思想或完成大綱部分的過(guò)程中，它可以幫助您進(jìn)行思考，最大程度地降低視覺(jué)混亂。若要這樣做，可以選擇性地折疊子標(biāo)題，以便它們不再出現(xiàn)在它們的上一級(jí)標(biāo)題下。（想一想在 Microsoft Windows 資源管理器中使用可展開(kāi)和可折疊的文件夾組織信息的方式，展開(kāi)和折疊大綱項(xiàng)是同樣的原理）。 有時(shí)，在闡述思想和構(gòu)建大綱時(shí)，在頭腦中會(huì)認(rèn)識(shí)到子項(xiàng)應(yīng)提升，或子項(xiàng)自己的子項(xiàng)集合應(yīng)當(dāng)提升。您還會(huì)認(rèn)識(shí)到相反的可能，即某些高級(jí)別思路無(wú)法再擴(kuò)展，與它們當(dāng)前的大綱級(jí)別不相稱(chēng)。出現(xiàn)這種情況時(shí)，可以快速為這些大綱項(xiàng)定義更高或更低的級(jí)別，也稱(chēng)為將它們“提升”或“降低”：l 可以提升或降低項(xiàng)以及它們的相應(yīng)子項(xiàng)。首先單擊項(xiàng)旁邊的加號(hào) ，再使用“大綱”工具欄上的“提升” 或“降低”按鈕 。此操作選擇整個(gè)組（項(xiàng)加上子項(xiàng)），將全部?jī)?nèi)容按一級(jí)提升向左或向右移動(dòng)。（例如，2 級(jí)變?yōu)?1 級(jí)，