區(qū)域銷售機構(gòu)費用管理要選有效管控工具.doc

區(qū)域銷售機構(gòu)費用管理要選有效管控工具打破傳統(tǒng)的財務(wù)管理方法讓你相信：預(yù)算控制部門絕非可有可無的擺設(shè)上期回顧：區(qū)域銷售機構(gòu)銷售費用倍增，市場卻毫無起色，區(qū)域經(jīng)理渴望以預(yù)算制度把握各項費用的收支平衡，并著手創(chuàng)建新制度。 在區(qū)域銷售機構(gòu)的費用控制過程中，一旦制定了財務(wù)預(yù)算，就要明確預(yù)算控制部門，具體設(shè)置可根據(jù)公司的實際情況來定。其主要職能是：實時掌控公司各項費用的進展情況，協(xié)助總經(jīng)理把關(guān)，為決策層提供預(yù)算進展的信息支持。選擇有效管控工具預(yù)算做得再好，沒有科學(xué)有效的過程管理與控制也是白搭。而這種控制取決于幾個方面：預(yù)算控制部門的責(zé)任心，預(yù)算控制部門的專業(yè)水平，過程管理的方法和工具。本文僅就最后一個方面加以討論。銷售費用管理必須要有科學(xué)有效的過程管理控制工具。這是因為，激烈的競爭常常令營銷博弈變得毫無秩序可言，企業(yè)和分公司很難預(yù)計下一個季度、下一個月甚至下一個禮拜的銷售方法、促銷方法。即使你不變，競爭對手也在變，銷售環(huán)境也在變。復(fù)雜多變的市場環(huán)境使眾多企業(yè)的銷售費用難以隨時體現(xiàn)。傳統(tǒng)的財務(wù)管理方法沒有跟上市場競爭和市場營銷的需要。以往的財務(wù)管理方法往往是“記賬”的成分多，因此，當(dāng)財務(wù)報表上發(fā)現(xiàn)有費用時，已經(jīng)滯后了。比如，啤酒瓶蓋競爭應(yīng)該是現(xiàn)在啤酒銷售比較通用的營銷手法，但是，“瓶蓋有獎”是典型的滯后發(fā)生費用，就是說，費用已經(jīng)承諾出去了，但是往往一個月以后甚至在第二個財務(wù)年度才發(fā)生，才出現(xiàn)在賬面上。而瓶蓋有獎又是分支機構(gòu)或者銷售部門承諾出去的，財務(wù)（預(yù)算控制）部門往往很難了解。要解決這個問題，需要從以下幾個方面做文章：1.嚴(yán)格區(qū)分兩個概念：“投入”和“費用”。我把費用理解為財務(wù)賬面上反映出來的費用數(shù)字，這個數(shù)字往往是按照現(xiàn)金收付制等財務(wù)制度體現(xiàn)出來的，就是企業(yè)真正地把這部分錢花出去了。而“投入”可以把它定義為“企業(yè)實際支付出去的部分費用和承諾出去但尚未發(fā)生的、將在未來某個時期發(fā)生的費用之和”。就是說，投入包含一部分費用，但是不等于費用。投入和費用包含以下幾項（表1）：在概念區(qū)分的同時，還要在分支機構(gòu)的考核上進行區(qū)分，就是考核投入不考核費用，因為投入才是分支機構(gòu)真正支付出去的，而費用可能是分支機構(gòu)經(jīng)理或者公司提前承諾出去的。把預(yù)算的過程控制點放在投入上，而不是看費用，能夠較好地對銷售費用進行事前和事中控制，預(yù)算控制部門向決策層提供信息支持，能夠較好發(fā)揮“未雨綢繆”作用，有效防止費用“井噴”。實際操作中，可以運用如下的表格（表2）： 這一表格可以作為整個預(yù)算控制系統(tǒng)的核心表格，利用該表格的分類和匯總表，加以處理之后可以及時地看到分區(qū)域、分品種的投入和費用情況，便于公司總體信息反饋和營銷決策。該表格具有兩個作用：一是如實反映公司實際費用發(fā)生情況；二是反映了財務(wù)的穩(wěn)健性原則，即將來預(yù)計有多少費用將要發(fā)生，起到銷售費用支出的“預(yù)警”作用。2.管理控制的工具要與銷售費用預(yù)算有很好的接口。這樣便于與年初的預(yù)算進行實時對照，以便更好地掌握費用的進度。管理控制的表格要比銷售費用預(yù)算的項目更加詳盡，可以在經(jīng)營過程中為銷售管理提供信息支持。3.完善兩個過程管理制度。第一個是銷售費用審批制度，用規(guī)范的表格向規(guī)定的部門，由規(guī)定權(quán)限的人批準(zhǔn)，由規(guī)定的人備案，由規(guī)定的人進行信息傳遞。掌控銷售費用預(yù)算的部門必須過問，對于臨近特別是超過預(yù)算的投入要提交決策層討論或開會研究。第二個是定期匯報制度和實時查詢制度。即職能部門要定期（一個禮拜或者一個月）向決策層進行分析匯報；同時，要保證當(dāng)日以前發(fā)生的費用或者銷售投入能夠在當(dāng)日予以查詢。這就要求在沒有相應(yīng)的軟硬件系統(tǒng)的情況下，責(zé)任人要實時錄入，處理。改進職能部門溝通造成財務(wù)部門與市場部門不能相互兼顧的關(guān)鍵問題是公司缺乏溝通的機制與平臺。銷售費用的控制需要至少以下幾個方面的支持：分公司以及相關(guān)職能部門需要知曉自身的銷售費用進度；財務(wù)部門需要分析公司總體費用進展情況并聽取分公司及相關(guān)部門的原因分析；決策層需要根據(jù)銷售績效與銷售費用進展情況確定決策依據(jù)。因此，每個月度至少應(yīng)該有一次銷售費用預(yù)算的回顧和評估?？梢耘c市場銷售分析會一起進行，因為銷量增長與市場投入是不可分割的。這樣，無論對分公司銷售工作還是對公司總體的費用控制都具有非常重要的作用。月度銷售費用分析可以這樣做（表3）：通過這些分析，往往能夠起到診斷市場營銷思路和方法的作用，同時，更是銷售費用過程控制、加強部門間溝通協(xié)作的有效方式。除上述兩點以外，公司還必須加強戰(zhàn)略與市場預(yù)測能力，要綜合治理“業(yè)務(wù)員腐敗”。市場判斷影響市場運作方法，市場運作方法則影響銷售費用。因此，對營銷環(huán)境的把握，對競爭對手的研究，對自身銷售行為所能引發(fā)的環(huán)境變化都需要有一種前瞻的能力。銷售人員往往是公司里頭腦最靈活的一批人。然而，這是一柄雙刃劍，銷售人員也是公司最難管理的