電商采購新模式操作手冊.docx

操作手冊 中鐵十七局集團有限公司2016年1月目 錄1、新模式運行概況32、賬號注冊及認證53、子賬號權限設置214、發(fā)布詢價信息265、選擇供應商316、下單操作327、提取付款單338、付款操作369、發(fā)票的收取4210、確認收貨及售后事宜4311、邀約既有供應商45附件一：471、新模式運行概況1.1手冊目的應集團公司傳真電報16-5號文件要求，網絡競價采購模式進行了相應調整，于2016年2月1日起實施。本手冊旨在明確新模式下的集團物資網絡競價采購的使用者,指導使用者正確地、有效地來使用這些功能，規(guī)范新模式下的網絡采購業(yè)務流程。1.2手冊范圍本手冊的使用范圍是中鐵十七局集團有限公司。1.3.新模式流程簡述網絡競價采購新模式流程：項目部發(fā)布詢價單，待報價完畢后填寫網絡競價采購付款申請書并提交子分公司審核，子分公司審核無誤后在阿里巴巴平臺下單，同時項目部根據審批通過的網絡競價采購申請單在財務共享系統上提交付款單。共享中心審核通過后，子分公司財務部根據財務共享系統的付款通知書在阿里巴巴平臺和網銀頁面制單付款，項目財務部在網銀頁面復核后，該筆訂單支付完畢。待項目部收到貨物后，對貨物和發(fā)票進行驗收，合格的請子分公司物資部在阿里巴巴平臺確認收貨，不合格的請子分公司物資部在阿里巴巴平臺做售后處理。中鐵十七局網絡競價采購新模式流程圖2、賬號注冊及認證由子（分）公司物資部在阿里巴巴平臺注冊，具備對各項目部的網上競價、成交、到貨、支付、確認付款等信息的監(jiān)督、操作功能。子（分）公司賬號是獨立的阿里巴巴企業(yè)賬號，需綁定企業(yè)支付寶，具有最高權限,。子（分）公司阿里巴巴賬號申請好之后需將賬號及密碼報電子商務中心備案。2.1阿里巴巴賬號的注冊及認證2.1.1阿里巴巴賬號的注冊1) 點擊阿里巴巴首頁（）頂部的【免費注冊】。2) 跳轉到注冊頁面，填寫注冊信息，點擊【同意條款并注冊】。注意：會員賬號是作為子（分）公司后期采購后臺的管理賬號使用，會員名注冊支持字母、數字、漢字，建議使用公司全稱注冊為會員登錄名。2.1.2阿里巴巴賬戶認證1) 登錄1688首頁后，點擊右上角【我的阿里】進入用戶信息界面，然后點擊【公司未認證】，進入認證界面。2) 進入認證界面后，根據自身需求選擇認證類目。3) 點擊進入企業(yè)名稱認證界面，填寫相關信息。4) 完成信息提交，等待阿里巴巴向對公賬號打款。5) 查詢到對公賬號打款金額并輸入，完成認證2.2支付寶賬戶的注冊及認證2.2.1支付寶賬戶的注冊1) 輸入網址，點擊【免費注冊】2) 點擊【企業(yè)賬戶】，填入電子郵箱和驗證碼（企業(yè)賬戶只能郵箱注冊），點擊【下一步】3) 點擊【立即查收郵件】，進入郵箱4) 在郵箱中會收到一封激活支付寶賬戶的郵件，點擊【請激活您的支付寶賬戶】5) 點擊【繼續(xù)注冊】6) 填寫相關信息，點擊【確定】7) 申請公司類型的支付寶賬戶，需進行支付寶實名認證，點擊【立即申請】。如果您還沒有準備好公司認證的相關資料，走到這一步說明您的支付寶賬戶已經注冊成功，可以登錄支付寶賬戶，進行網上購物的操作。2.2.2支付寶認證1) 打開，登錄支付寶賬戶，點擊【立即點此申請】。2) 點擊【立即申請】。3) 在法定代表人或代理人這一列，選擇【立即申請】4) 填寫企業(yè)基本信息，上傳營業(yè)執(zhí)照5) 填寫對公銀行賬戶信息6) 填寫法人或代理人信息，上傳法人（或代理人）證件圖片；（注：手機號碼僅支持11位數字，且以13/14/15/18開頭）7) 等待認證（審核營業(yè)執(zhí)照、代理人身份證圖片、法人證件圖片，時間為2天）8) 審核成功，等待銀行卡給公司對公銀行賬戶打款9) 確認銀行打款金額注意：此打款賬號作為該子（分）公司下所有項目部在財務共享系統付款單的供應商收款賬號，請妥善記錄。10) 認證成功。11) 若法人或代理人身份信息未通過審核，可以重新輸入法人或代理人信息或者提交證件人工審核。2.3綁定支付寶1) 在【我的阿里】中找到并進入【賬號管理】應用，點擊【交易資料管理】，在【已有支付寶賬戶】的欄目下，勾選【已閱讀并同意支付寶綁定協議】后，再點擊【登錄支付寶賬戶】按鈕。2) 點擊【確認此協議，開始綁定支付寶】3) 輸入支付寶賬戶和密碼，登錄支付寶4) 最終完成綁定的狀態(tài)界面如下3、子賬號權限設置3.1項目子賬號項目經理部向子（分）公司申請使用分配賬號并進行登錄。該賬號具備發(fā)布詢價、顯示各廠家報價、付款的功能，不具備下單、確認付款功能。3.2設置子賬號權限1) 由于新注冊的子（分）公司賬號不是誠信通用戶，也不是名企賬號，此時需要與阿里巴巴客服取得聯系，開通子賬號權限。2) 登錄系統后，點擊【我的阿里】-【服務】-【子賬號管理】。找不到這一服務的話點擊【我的服務】左上角的【編輯】，添加【子賬號管理】功能到常用服務里。3) 子賬號管理界面如圖所示。登錄此頁面系統會發(fā)送手機驗證碼保證安全。在此創(chuàng)建組織架構。點擊上方選項卡切換至【員工管理】界面，點擊【部門-新建】創(chuàng)建一級部門【項目部】，點擊【新建子部門】創(chuàng)建多級部門。點擊【新手操作指引】有更詳細的說明。 按照部門查看子賬號。支持子賬號列表按照部門，角色，狀態(tài)查看子賬號。子賬號批量更換部門。勾選需要批量更換的部門的子賬號，點擊【更換部門至】。選擇需要更換的新部門。4）創(chuàng)建新角色【項目部】，設置該角色權限如下，具有發(fā)布和查看詢價單、查看部門訂單以及付款的權限：角色權限只需設置一次，設置好后，再新建項目部賬號，直接把角色設置成【項目部】即可，角色權限可以隨時修改。4、發(fā)布詢價信息各項目在網上采購二、三類材料及辦公用品，均需通過發(fā)布詢價信息來確定供應商。采購詢價信息由項目部相關人員登錄阿里巴巴平臺，點擊【我的阿里】，在系統內點擊【發(fā)布詢價】即可發(fā)布相應二、三類材料及辦公用品詢價信息。發(fā)布網絡競價采購需要注意以下事項：4.1標題發(fā)布詢價單時標題統一命名為：中鐵十七局XX公司XX項目XX詢價采購信息。4.2詢價產品1) 盡量按照不同的物資分類進行發(fā)布詢價，避免供應商因缺少某種材料無法進行報價。2) 產品描述請將規(guī)格型號、品牌要求（如果需要）、國標/非標、材質要求等盡可能詳細填寫，避免因供應商報價懸殊太大而無法選擇供應商。4.3采購要求1) 報價截止時間盡量選擇3天，如加急或者訂制品可根據項目具體情況適當延長或者縮短報價時間！2) 期望收貨時間可以依據項目要求自定，一般7-9天的收貨時間較為合理。3) 報價要求必須勾選需要報價含稅。4) 對供應商要求交易方式選擇默認的支付寶擔保交易，嚴禁使用線下交易；發(fā)票選擇普通發(fā)票即可；經營地點可根據項目實際進行勾選；注冊資金可根據產品特殊性選擇填寫；證照要求，盡量只選擇營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證，特殊情況視情況而定；需供應商簽署保密協議才能查看詳情、報價，可根據項目上傳的任何附件或詳細說明中是否包含商業(yè)保密信息進行勾選。4.4詢價方式及隱私設置1) 詢價方式選擇默認的廣泛征集供應商報價。2) 采購門戶選擇默認的公布到我的采購門戶。3) 為了防范風險，杜絕報價泄露，報價查看要求必須勾選報價截止時間到期后才能查看報價單。4) 為了保護各自隱私，聯系方式請選擇報價后可見。4.5聯系工具物資人員與供應商溝通時盡可能選擇用聊天工具-千牛工作臺，如與供應商有扯皮現象可以通過千牛佐證。網上洽談使用的軟件工具。/?spm=a260o.148891.0.0.ygdxZy&tracelog=youqn201411134.6采購信息補充說明4.6.1收貨相關信息收貨地址：XX省XX市XX縣/區(qū)XX鎮(zhèn)/路（具體位置），收貨聯系人，聯系方式。收貨條件：符合XXXX國家標準，及以下提到的相關技術要求。不達標準將退貨處理，所有損失由賣方承擔。收貨日期：XX年XX月XX日。技術要求：1、；2、；3、；。包括材質、品種、型號、規(guī)格、圖紙、參數、承重、重量、樣品、其他。4.6.2報價要求供應商可多次報價/調整報價，以最后的一次報價為準。報價為交貨價，填寫的報價單價應為包含運雜費、卸車費、稅費等計算后的結算單價，結算采用一票制。貨物要求送達XXXX，若不能請勿報價。為防止惡意報價，不能按報價單價執(zhí)行供應的供應商，將限制其在【大企業(yè)采購】專區(qū)對中鐵十七局的交易行為。4.6.3供應要求貨到現場后，隨貨附企業(yè)資質、產品質量保證書、合格證明、檢驗報告、送貨清單。經驗收發(fā)現數量、質量問題，供應商要承諾給予解決并承擔相應費用。4.6.4發(fā)票要求營改增前，項目部索要的發(fā)票為普通機打發(fā)票或增值稅普通發(fā)票（稅率為17%、13%、3%），發(fā)票抬頭為各項目所要求開具的名稱；營改增后，項目部需向供應商索要增值稅專用發(fā)票（稅率為17%、13%、3%），如供應商開具的增值稅專用發(fā)票為低稅率發(fā)票，需物資人員與供應商協商在單價上讓出稅費差額。4.6.5結算要求貨到工地驗收合格后由支付寶付款，不接受預付款等任何形式的結算方式。4.6.6對供應商要求1) 特殊需求時，可對供應商要求提供樣品圖片、提供規(guī)格參數等才能報價。2) 條件不讓步：信息發(fā)布規(guī)則和信息發(fā)布規(guī)范中的各項條件必須滿足。3) 報價有效性：供應商一旦報價，報價視為響應需求，報價有效。5、選擇供應商1) 供應商的報價，采購單位應實時進行查看，與報價的供應商聯系，審核報價的有效性。2) 對滿足條件的供應商，可點擊報價單中【在線洽談】模塊，和賣方建立聯系，及時取得賣方反饋的信息。網上洽談是買賣雙方在線溝通的主要方式，買賣雙方可以對整個網上交易流程中雙方所享有的權利、所承擔的義務、對所購買商品的種類、數量、價格、交貨期、交易方式和運輸方式、違約和索賠等細節(jié)進行談判。3) 原則上選擇報價最低的供應商下單。項目部與供應商溝通后，如果由于最低價供應商不能按要求開具合法有效票據、不能供應符合要求的貨物，項目部有權選擇價格順位第2的供應商，以此類推。4) 采購金額在50萬元（含50萬元）以上的，各采購項目必須與成交供應商簽訂線下協議。5) 填寫網絡競價采購付款申請書項目部選好供應商后，填寫網絡競價采購付款申請書（附件一），提交子分公司物資部審核，子分公司審核通過后，項目部方可在財務系統上提交付款單。6、下單操作雙方達成一致意見后，由項目物資人員向子分公司提交網絡競價采購付款申請書（附件一），子（分）公司相關物資人員可根據付款申請單登錄阿里巴巴平臺進行下單操作。1) 點擊【我的阿里】進入【詢價管理】， 選擇【報價已截止】如下：2) 選擇相應的詢價單點擊【查看報價】，如下圖顯示：3) 進行查看報價，選擇相應供應商點擊查看【報價單詳情】，如下圖顯示：4) 點擊【立即訂單】 ，提交訂單，完成下單流程。注意：所確定訂單金額為包含運費等其他費用后的最終交易金額，無特殊情況不得隨意修改成交金額。7、提取付款單1) 在IE瀏覽器中輸入財務共享系統網址:8003/2) 輸入用戶名密碼及驗證碼登陸，進入主界面。3) 選擇上方的報賬系統，并雙擊打開付款單頁面4) 填寫付款單【支付方式】填寫【0107第三方電子平臺支付】【收款人類別】填寫【供應商】【業(yè)務大類】填寫【預付賬款類的支付】【科目】填寫【預付賬款預付購貨款】【供應商】填寫網絡訂單的發(fā)貨供應商【金額】填寫需和訂單金額一致【銀行賬號】填寫阿里巴巴交易訂單號【收款人戶名】填寫訂單供應商全稱【賬戶類型】、【銀行大類】、【收款省份】、【收款地市】、【收款行名稱】均不填寫。5) 隨后填寫附件張數及付款行信息，保存提交即可。掃描時需附上以下資料作為單據附件：l 子（分）公司審批通過的網絡競價采購付款申請書（附件一）l 阿里巴巴平臺上打印出的訂單詳情注意：僅限于網絡采購付款單可以一個付款單支付多筆訂單；僅限于網絡采購付款單預付款不需附承諾函；僅限于網絡采購付款單不需引用采購合同。8、付款操作目前支持支付寶的企業(yè)網銀銀行有：中國工商銀行、中國建設銀行、中國農業(yè)銀行、招商銀行、中國銀行、浦發(fā)銀行六家銀行，支付限額以在銀行設置的限額為準。請各項目部在實施付款前開通企業(yè)網銀的網上支付功能，確保網絡訂單順利支付。8.1支付方式項目部開戶行為上述六大行。在公司物資部下單后，由項目財務部在財務共享中心提交付款申請單，待付款申請單審批通過后，項目財務部登錄阿里巴巴賬號，對該訂單點擊付款。項目部開戶行不是上述六大行。需提付款申請單付款到公司本級賬戶，由公司本級財務人員登錄阿里巴巴賬號，點擊付款。8.2具體付款操作流程1) 在【我的阿里】下的【已買到貨品】找到訂單，點擊【付款】。2) 在支付界面選擇【使用企業(yè)網銀】并進行選擇，選擇【登錄到網上銀行付款】3) 在界面中輸入客戶識別碼。（注：用戶識別號是網銀端登陸的號碼）4) 輸入客戶識別號，確認信息無誤后，選擇【立即支付】5) 支付時登錄網上銀行B2B系統6) 在【電子商務】【網上支付】【網上支付制單】下進行操作，若訂單內容正確，點擊【確定】進行制單，若不正確，【刪除該筆單據】，重新制單。7) 制單成功標識；8) 復核員登錄網上銀行B2B系統。9) 在【電子商務】【網上支付】【網上支付復核】下選擇訂單進行復核。 10) 復核員核對信息無誤，復核通過，則支付過程結束，網上支付完成；若信息有誤，選擇復核不通過，并通知機關財務部重新制單。9、發(fā)票的收取項目相關人員應聯系供應商索要合法有效的票據并附上相應發(fā)貨清單。9.1營改增前可收取的發(fā)票：1) 17%的增值稅普通發(fā)票2) 13%的增值稅普通發(fā)票3) 3%的增值稅普通發(fā)票4) 通用機打發(fā)票9.2營改增后可收取的發(fā)票1) 17%的增值稅普通發(fā)票（發(fā)票聯和抵扣聯）2) 13%的增值稅普通發(fā)票（發(fā)票聯和抵扣聯）3) 3%的增值稅普通發(fā)票（發(fā)票聯和抵扣聯）9.3注意事項1) 如果發(fā)票票面不能打印全部物資明細，應附上相應發(fā)票清單。2) 請項目人員準確填寫所在單位的發(fā)票信息，專票需填寫企業(yè)名稱、稅號、地址和開戶行信息。3) 營改增前收取低稅率增值稅普通機打發(fā)票可以降低采購成本；營改增后應盡量收取17%的增值稅專用發(fā)票，增值稅普通發(fā)票和其他稅率的專用發(fā)票會減少公司可抵扣進項，無形中增加采購成本。4) 營改增后，如項目部在詢價單注明需開具17%的增值稅專用發(fā)票并且后期與供應商協商確定開具17%的增值稅專用發(fā)票而供應商無法開具相應發(fā)票的情況，項目部應與供應商協商退回稅差，降低采購成本。10、確認收貨及售后事宜貨到現場后,項目部現場業(yè)務人員及時驗貨、確認數量、質量，填寫物資驗收記錄。發(fā)現與訂單不符，有數量、質量問題的，要在物資驗收