淺談家庭檔案的整理 PPT課件

1 淺談家庭檔案的整理 2 一 檔案基本概念和認識 聽一聽 二 家庭檔案的收集范圍 想一想 三 家庭檔案的歸檔整理 做一做 3 1 什么是檔案 一 檔案基本概念和認識 聽一聽 本法所稱的檔案 是指過去和現在的國家機構 社會組織以及個人從事政治 軍事 經濟 科學 技術 文化 宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄 法律條文中的定義 4 標準規(guī)范中的定義 中華人民共和國檔案行業(yè)標準 檔案工作基本術語 DA T1 2000 對檔案的定義表述是 國家機構 社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄 學術界的定義 檔案的最新定義是 檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的 確定的 具有完整記錄作用的固化信息 馮惠玲 檔案學概論 第二版 5 一般意義上 我們講檔案就是有價值的原始記錄 2 檔案的前世是什么 各種原始的記錄 包括文字 圖表 聲像等材料 各種歸檔材料 檔案 規(guī)范整理 6 3 檔案的作用有哪些 憑證作用 主要體現在權屬確定 權益保障 司法證據等方面 參考作用 主要體現在資政決策 編史修志 科學研究等方面 從價值角度看 7 從社會功能角度看 記憶功能 主要體現在個人記憶 群體記憶或集體記憶等方面 8 4 什么是家庭檔案 家庭檔案是家庭及家庭成員在生活 學習 工作及各種活動中形成的歸屬個人備查的文字 圖表 音像及其它各種形式和載體的歷史記錄 家庭檔案特點 內容豐富 種類較多 各家不同 隱私性強 9 5 建立對事物分類的思想 物以類聚 建立事物的分類思想是做好各種材料歸檔整理的基本前提之一 對事物的分類要求尊重事物的形成規(guī)律 保持事物的有機聯系 檔案整理也是如此 食物 水果 蔬菜 北方水果 蘋果 桃子 葡萄 西瓜等 南方水果 芒果 荔枝 桂圓 菠蘿 椰子等 10 6 建立大檔案的思想 所謂建立大檔案的思想 就是要重視對各種有價值的材料的收集和整理 大檔案的思想不僅有助于單位檔案工作的開展 也有助于家庭檔案的收集和整理 每個家庭應根據實際情況確定本家庭檔案的收集范圍 并注重各種材料的收集與積累 對有保存價值的文字 表冊 票據 聲像 實物等材料做到及時收集 11 7 建立載體記憶的思想 檔案的出現源于人類自身記憶能力的有限 人的生命是有限的 人的大腦處理和存儲信息的能力也是有限的 人的大腦存儲的信息在傳播時 帶有較強的主觀性 因此 人類發(fā)現將大腦作為信息的長久保存載體 并不合適 將人類活動的原始記錄 存放在生命相對較長的載體上的想法出現了 結繩記事 甲骨檔案 金石檔案 簡牘檔案 縑帛檔案 紙質檔案 聲像檔案 電子檔案 12 家庭檔案記錄的是家族或家庭發(fā)展的歷史 承載著每一代家庭成員的集體記憶 13 二 家庭檔案的收集范圍 想一想 家庭檔案的收集范圍主要包括 1 家庭成員在社會活動中形成的材料 如 工作筆記 發(fā)表的論文 研究成果等材料 獲得的各種榮譽證書 獎狀 獎牌等材料 家庭成員接受社會各界邀請的邀請函 書信 請柬等材料 家庭成員與社會各界交往的名片 校友錄 同學錄 通訊錄等材料 2 家庭生活中形成的材料 如 出生證 兒童成長記錄 結婚證 戶口簿等材料 家庭成員的體檢表 病歷 診斷書 化驗單等材料 拍攝的各類家庭生活的照片 錄音錄像等材料 編寫的家譜 家史等家庭綜合材料 個人收藏的各類書畫 古董等材料 14 3 家庭基本建設中形成的材料 如 建造 裝潢房屋的合同 設計 施工 監(jiān)理 質量檢驗 竣工圖 驗收 結算等材料 家用電器的說明書 用戶手冊 保修卡 發(fā)票等材料 4 家庭成員在經濟活動中形成的材料 如 收入 支出項目 工資單 存折 基金 股票開戶書及交易記錄 投資合同 章程 各類保險憑據 借據 契約 貴重物品發(fā)票等材料 5 家庭成員在其他活動中形成的具有保存價值的材料 15 三 家庭檔案的歸檔整理 做一做 家庭檔案的歸檔整理就是將處于零散狀態(tài)的各種原始資料進行有序的分類 整理 編目 裝盒 使之系統規(guī)范 16 一 分類家庭檔案的分類是將家庭及其成員所形成的全部檔案材料 按其時間 內容和形式的異同 分成一定的層次和類別 使家庭檔案構成一套有機的體系 1 分類原則 選擇分類方法要從家庭檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā) 既要符合實際 又要保持它們之間的內在聯系 分類層次要清晰 類的概念要明確 相互間界限需分明 不能互相交叉或重合 分類的標準應一致 做法要統一 盡量避免前后互相矛盾 分類必須便于家庭檔案的整理 保管和利用 17 2 分類方法 內容分類法 按家庭檔案所反映的內容可把家庭檔案分為寶寶康樂類 學生時代類 戀愛婚姻類 工作成果類 家庭建設類 當家理財類 醫(yī)療保健類 家庭歷史類 綜合類 形式分類法 按家庭檔案的形式可把家庭檔案分為證書類 書信類 票據類 手稿類 字畫類 病歷類 照片類 錄音 像 帶類 光盤類 綜合類 成員分類法 按家庭檔案所記錄的家庭成員 分為祖父 祖母 父親 母親 哥哥 弟弟 姐姐 妹妹等 家庭中有多少成員就設多少類 外加綜合類 18 3 分類方案根據家庭檔案材料形成特點和內在聯系 結合家庭建檔實際 綜合運用內容和形式分類法 一般可把家庭檔案分為10大類 綜合類 包括家庭成員生日 結婚紀念日及入學 入團 入黨 入伍 應聘 升職 出國 喬遷的日期等 家譜 家史 自傳 簡歷 日記 讀書筆記 心得體會等 各種教育考試的成績單等 社會交往類 包括家庭成員之間及與親友之間的重要往來書信 家庭成員接受社會各界邀請函 書信 請柬 家庭成員與社會各界交往的重要名片 校友錄 同學錄 通訊錄等 19 證件類 包括房產證 出生證 學生證 畢業(yè)證 學位證 工作證 結婚證 身份證 戶口簿 出國護照 會員證 借書證 職稱資格證書 聘書 獨生子女證等 基建設備類 包括家庭建房 裝潢的合同 施工圖 施工記錄 原材料合格證 竣工圖 水電氣管線圖 驗收及結算等材料 各種家用電器的說明書 保修卡 維修單 電路圖及維修點地址 聯系電話 發(fā)票等材料 20 健康類 包括體檢表 病歷 診斷書 化驗單 心電圖 X光片 住院記錄 免疫記錄 常用藥說明 家用藥方 飲食禁忌 烹調技術 營養(yǎng)知識等 榮譽類 包括獲得的各種榮譽證書 獎狀 獎牌 實物 家庭成員的優(yōu)秀事跡材料等 理財類 包括家庭收入 支出項目帳本 存單 有價證券 保險憑據 借據 契約 貴重物品清單和發(fā)票等 21 旅游類 包括家庭及其成員外出旅游的線路計劃 飛機票 火車票 汽車票 景點介紹 門票 地圖 紀念品等 照片 音像 類 包括家庭成員各個時期的照片 結婚 壽慶等家庭重大活動 旅游觀光 聚會娛樂等形成的照片 音像資料 22 作品 收藏 類 包括個人愛好 收藏等 如書法書畫作品 名人好友題詞 發(fā)表在各類報刊的文章及作品 出版的專著文集 郵票 古幣及其它各類藝術品收藏等 在分類方案的擬定過程中 可根據本家庭實際情況進行適當調整 家庭檔案材料較多可設二級類目 如作品 收藏 類材料較多 可在作品 收藏 類下再設書畫 瓷器 郵票等類 其他依次類推 反之 家庭檔案材料較少的 可適當合并一些相近的大類 如把社會交往類并入綜合類等 23 二 整理家庭檔案以 件 為單位進行歸檔整理 1 確定 件 的概念 一般一份材料裝訂在一起為一 件 如一份購房合同為一 件 一幅書畫作品為一 件 對于不方便裝訂的材料可采取袋裝等其他形式把材料集中起來作為一 件 如一套家電所有材料為一 件 一次旅游所有材料為一 件 2 保管期限劃分 一般定為 長期 3 編號 在分類方案的最低一級類目內按歸檔材料形成時間順序從 1 開始編制歸檔件號 如只設10類的 則在每個大類內按歸檔材料的形成時間順序編制歸檔件號 24 如設置二級類目的 如收藏類內再設書畫 瓷器類 則在書畫 瓷器類內分別按歸檔材料形成時間順序編制歸檔件號 也就是書畫類編制一個歸檔流水號 瓷器類編制一個歸檔流水號 各家庭可根據實際情況選用不同方法在歸檔材料上編制歸檔件號 蓋歸檔章形式 歸檔章式樣 25 歸檔章位置 一般蓋在歸檔材料上部偏左位置 家庭代號 如果按內容和形式分類的 一個家庭就有一個家庭代號 如果按成員分類法 家庭代號則為每個家庭成員的代號 有幾個家庭成員 就有幾個家庭代號 類別名稱 代碼 填寫分類方案最低一級類目名稱或代碼 件號 按最低一級類目 從 1 開始編制歸檔件號 26 粘貼標簽形式 在標簽上注明類別名稱和件號粘貼在歸檔材料上 粘貼標簽以不破壞歸檔材料原貌為原則 如獎牌證書可粘貼在背后或底部等 用中性筆在歸檔章的填寫項目中標注 對于一些需保持原貌的歸檔材料可用鉛筆直接在材料上注明 27 4 裝盒一個類的家庭檔案材料按編制的歸檔件號順序依次裝入檔案盒 分裝成一盒或數盒 不同類的檔案不能裝入同一盒中 并在每個檔案盒內放置備考表 填寫對這一盒家庭檔案需作的補充說明 如無補充說明的可不填寫 對于不能裝盒的家庭檔案可采取其他形式妥善保管 28 5 盒脊填寫檔案盒背脊 有 家庭代號 年度 類別 起止件號 盒號 五個欄目 家庭代號 如果按內容和形式分類的 一個家庭就有一個家庭代號 如果按成員分類法 家庭代號則為每個家庭成員的代號 有幾個家庭成員 就有幾個家庭代號 29 年度 填寫盒內存放材料形成的起止年份 類別 填寫本家庭分類方案中大類的類別名稱 如一個家庭分為榮譽類 證件類等 在整理榮譽類檔案時在 類別 欄填寫榮譽類 證件類 設置二級類目 如作品 收藏 類設置二級類目書畫 瓷器的 在整理書畫類時填寫 作品 收藏 書畫類 整理瓷器類時填寫 作品 收藏 瓷器類 30 起止件號 填寫該盒檔案材料的起止件號 如榮譽類共有三盒30件 第一盒1 10件填寫 1 10 第二盒11 25件填寫 11 25 第三盒26 30件填寫 26 30 盒號 所有裝盒的檔案編大流水號 31 三 編目在歸檔目錄中 對該類內按順序排列的歸檔材料填寫件號 責任者 題名 成文日期 頁數 備注 件號 填寫該類內歸檔材料的排列順序號 責任者 填寫歸檔材料形成或署名者的名稱 題名 填寫歸檔材料的標題或內容概括 32 成文日期 填寫歸檔材料的落款日期或形成日期 用八位數字表示 如2008年1月18日 用 20080118 表示 如無具體的月 日 則填寫 20080000 頁數 填寫每件家庭檔案材料的總頁數 以每件歸檔材料有文字的頁面計算頁數 備注 填寫每份家庭檔案材料的補充說明 33 歸檔目錄一般編制二份 一份裝訂成冊用于日常檢索 一份放置在檔案盒內便于日常家庭檔案的管理 一些特殊的家庭檔案如書畫 藏品等可根據實際需要確定歸檔目錄的項目 使歸檔目錄能完整 準確地反映這些家庭檔案的信息 34 四 家庭檔案的數字化對有條件的家庭 建議對家庭檔案實施數字化管理 1 已數字化的歸檔材料應加強收集 確保歸檔材料的準確性 完整性 如在計算機上形成的文本 表格 多媒體等各類電子文件 數碼相機 攝象機 錄音筆等設備記錄的照片 錄象 音頻 其他數字設備形成的電子文件等 35 2 未數字化的歸檔材料應通過各種途徑進行數字化 紙質檔案一般通過掃描的形式進行數字化 掃描色彩為黑白位圖 圖像分辨率為300DPI 文件格式為 PDF 如有特殊需要的可調整掃描色彩 分辨率 格式 如傳統照片 一些重要的憑據等 獎狀 獎牌 書畫 玉器等一些實物檔案一般采取數碼相機拍攝的方法進行數字化 分辨率 儲存格式等指標可根據實際需要自行設定 36 3 對數字化后形成的電子文件進行命名 按歸檔材料題名對電子文件進行命名 如一份房屋裝修合同 則數字化后的電子文件名稱為 房屋裝修合同 4 實施家庭檔案數字化管理 利用電子表格或數據庫軟件建立家庭檔案電子歸檔目錄 將已命名的電子文件拷貝至專用的目錄夾內與電子歸檔目錄進行掛接 以提供日常的檢索利用 另外 把電子歸檔目錄和已命名的電子文件制作成光盤進行歸檔保存 37 五 家庭檔案的保管1 整理好的家庭檔案按類別順序依次排列 同類別的按盒號順序依次排列 放入家庭檔案柜或其他家具中存放 保密 貴重的家庭檔案可單獨存放 2 家庭應妥善保管家庭檔案 注意防火 防潮 防蟲 防光 防塵等 38 六 紙質照片和數碼照片的歸檔整理 紙質照片按照 照片檔案整理規(guī)范 GB T11821 2002 進行整理 要點如下 1 每個活動或事項選取代表性照片10 20張 盡量選取數碼沖印方式加工的紙質照片 2 將照片放入照片檔案冊 四角塞入固定縫中 3 對每張照片進行著錄 填寫照片號 底片號 題名 時間 地點 攝影者 參見號 文字說明 39 照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼 由全宗號 保管期限代碼 冊號 張?zhí)柣蛉谔?保管期限代碼 張?zhí)柦M成 照片號有兩種格式 格式一 全宗號一保管期限代碼一冊號一張?zhí)柛袷蕉?全宗號一保管期限代碼一張?zhí)?題名應簡明概括 準確反映照片的基本內容 人物 時間 地點 事由等要素盡可能齊全 40 拍攝時間采用 YYYYMMDD 8位數字形式 如 20150917攝影者一般填寫個人 必要時可加寫單位 文字說明應綜合運用事由 時間 地點 人物 背景 攝影者等要素 概括揭示照片影像所反映的全部信息 或僅對題名未及內容作出補充 其他需要說明的事項亦可在此欄表述 例如照片歸屬權不屬于本單位的 應注明照片版權 來源等 41 42 4 編制照片檔案基本目錄和冊內目錄 基本目錄 冊內目錄 43 數碼照片按照 數碼照片歸檔與管理規(guī)范 DA T50 2014 進行歸檔整理 1 分類和排列同一全宗內的數碼照片檔案按 保管期限 年度 照片組 分類 同一照片組內的數碼照片檔案按形成時間排列 2 命名整理過程中 應對數碼照片文件進行重命名 數碼照片文件采用 保管期限代碼 年度 照片組號 張?zhí)?擴展名 格式命名 44 保管期限代碼 分別用 YJ 30 10 代表永久 30年 10年 年度 為4位阿拉伯數字 照片組號 為4位阿拉伯數字 同一年度內的照片組從 0001 開始順序編號 張?zhí)?為4位阿拉伯數字 同一照片組內的數碼照片從 0001 開始順序編號 示例 2009年某單位拍攝的一組XX工作會議的數碼照片為本年度第一組照片 保管期限為 永久 存儲格式為JPEG 則該組第一張照片的文件名應為 YJ 2009 0001 0001 jpg 4