淺談家庭檔案的整理 PPT課件

1 淺談家庭檔案的整理 2 一 檔案基本概念和認(rèn)識(shí) 聽一聽 二 家庭檔案的收集范圍 想一想 三 家庭檔案的歸檔整理 做一做 3 1 什么是檔案 一 檔案基本概念和認(rèn)識(shí) 聽一聽 本法所稱的檔案 是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu) 社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治 軍事 經(jīng)濟(jì) 科學(xué) 技術(shù) 文化 宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄 法律條文中的定義 4 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中的定義 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 檔案工作基本術(shù)語 DA T1 2000 對(duì)檔案的定義表述是 國家機(jī)構(gòu) 社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄 學(xué)術(shù)界的定義 檔案的最新定義是 檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的 確定的 具有完整記錄作用的固化信息 馮惠玲 檔案學(xué)概論 第二版 5 一般意義上 我們講檔案就是有價(jià)值的原始記錄 2 檔案的前世是什么 各種原始的記錄 包括文字 圖表 聲像等材料 各種歸檔材料 檔案 規(guī)范整理 6 3 檔案的作用有哪些 憑證作用 主要體現(xiàn)在權(quán)屬確定 權(quán)益保障 司法證據(jù)等方面 參考作用 主要體現(xiàn)在資政決策 編史修志 科學(xué)研究等方面 從價(jià)值角度看 7 從社會(huì)功能角度看 記憶功能 主要體現(xiàn)在個(gè)人記憶 群體記憶或集體記憶等方面 8 4 什么是家庭檔案 家庭檔案是家庭及家庭成員在生活 學(xué)習(xí) 工作及各種活動(dòng)中形成的歸屬個(gè)人備查的文字 圖表 音像及其它各種形式和載體的歷史記錄 家庭檔案特點(diǎn) 內(nèi)容豐富 種類較多 各家不同 隱私性強(qiáng) 9 5 建立對(duì)事物分類的思想 物以類聚 建立事物的分類思想是做好各種材料歸檔整理的基本前提之一 對(duì)事物的分類要求尊重事物的形成規(guī)律 保持事物的有機(jī)聯(lián)系 檔案整理也是如此 食物 水果 蔬菜 北方水果 蘋果 桃子 葡萄 西瓜等 南方水果 芒果 荔枝 桂圓 菠蘿 椰子等 10 6 建立大檔案的思想 所謂建立大檔案的思想 就是要重視對(duì)各種有價(jià)值的材料的收集和整理 大檔案的思想不僅有助于單位檔案工作的開展 也有助于家庭檔案的收集和整理 每個(gè)家庭應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定本家庭檔案的收集范圍 并注重各種材料的收集與積累 對(duì)有保存價(jià)值的文字 表冊(cè) 票據(jù) 聲像 實(shí)物等材料做到及時(shí)收集 11 7 建立載體記憶的思想 檔案的出現(xiàn)源于人類自身記憶能力的有限 人的生命是有限的 人的大腦處理和存儲(chǔ)信息的能力也是有限的 人的大腦存儲(chǔ)的信息在傳播時(shí) 帶有較強(qiáng)的主觀性 因此 人類發(fā)現(xiàn)將大腦作為信息的長久保存載體 并不合適 將人類活動(dòng)的原始記錄 存放在生命相對(duì)較長的載體上的想法出現(xiàn)了 結(jié)繩記事 甲骨檔案 金石檔案 簡牘檔案 縑帛檔案 紙質(zhì)檔案 聲像檔案 電子檔案 12 家庭檔案記錄的是家族或家庭發(fā)展的歷史 承載著每一代家庭成員的集體記憶 13 二 家庭檔案的收集范圍 想一想 家庭檔案的收集范圍主要包括 1 家庭成員在社會(huì)活動(dòng)中形成的材料 如 工作筆記 發(fā)表的論文 研究成果等材料 獲得的各種榮譽(yù)證書 獎(jiǎng)狀 獎(jiǎng)牌等材料 家庭成員接受社會(huì)各界邀請(qǐng)的邀請(qǐng)函 書信 請(qǐng)柬等材料 家庭成員與社會(huì)各界交往的名片 校友錄 同學(xué)錄 通訊錄等材料 2 家庭生活中形成的材料 如 出生證 兒童成長記錄 結(jié)婚證 戶口簿等材料 家庭成員的體檢表 病歷 診斷書 化驗(yàn)單等材料 拍攝的各類家庭生活的照片 錄音錄像等材料 編寫的家譜 家史等家庭綜合材料 個(gè)人收藏的各類書畫 古董等材料 14 3 家庭基本建設(shè)中形成的材料 如 建造 裝潢房屋的合同 設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理 質(zhì)量檢驗(yàn) 竣工圖 驗(yàn)收 結(jié)算等材料 家用電器的說明書 用戶手冊(cè) 保修卡 發(fā)票等材料 4 家庭成員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的材料 如 收入 支出項(xiàng)目 工資單 存折 基金 股票開戶書及交易記錄 投資合同 章程 各類保險(xiǎn)憑據(jù) 借據(jù) 契約 貴重物品發(fā)票等材料 5 家庭成員在其他活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的材料 15 三 家庭檔案的歸檔整理 做一做 家庭檔案的歸檔整理就是將處于零散狀態(tài)的各種原始資料進(jìn)行有序的分類 整理 編目 裝盒 使之系統(tǒng)規(guī)范 16 一 分類家庭檔案的分類是將家庭及其成員所形成的全部檔案材料 按其時(shí)間 內(nèi)容和形式的異同 分成一定的層次和類別 使家庭檔案構(gòu)成一套有機(jī)的體系 1 分類原則 選擇分類方法要從家庭檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā) 既要符合實(shí)際 又要保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系 分類層次要清晰 類的概念要明確 相互間界限需分明 不能互相交叉或重合 分類的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)一致 做法要統(tǒng)一 盡量避免前后互相矛盾 分類必須便于家庭檔案的整理 保管和利用 17 2 分類方法 內(nèi)容分類法 按家庭檔案所反映的內(nèi)容可把家庭檔案分為寶寶康樂類 學(xué)生時(shí)代類 戀愛婚姻類 工作成果類 家庭建設(shè)類 當(dāng)家理財(cái)類 醫(yī)療保健類 家庭歷史類 綜合類 形式分類法 按家庭檔案的形式可把家庭檔案分為證書類 書信類 票據(jù)類 手稿類 字畫類 病歷類 照片類 錄音 像 帶類 光盤類 綜合類 成員分類法 按家庭檔案所記錄的家庭成員 分為祖父 祖母 父親 母親 哥哥 弟弟 姐姐 妹妹等 家庭中有多少成員就設(shè)多少類 外加綜合類 18 3 分類方案根據(jù)家庭檔案材料形成特點(diǎn)和內(nèi)在聯(lián)系 結(jié)合家庭建檔實(shí)際 綜合運(yùn)用內(nèi)容和形式分類法 一般可把家庭檔案分為10大類 綜合類 包括家庭成員生日 結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué) 入團(tuán) 入黨 入伍 應(yīng)聘 升職 出國 喬遷的日期等 家譜 家史 自傳 簡歷 日記 讀書筆記 心得體會(huì)等 各種教育考試的成績單等 社會(huì)交往類 包括家庭成員之間及與親友之間的重要往來書信 家庭成員接受社會(huì)各界邀請(qǐng)函 書信 請(qǐng)柬 家庭成員與社會(huì)各界交往的重要名片 校友錄 同學(xué)錄 通訊錄等 19 證件類 包括房產(chǎn)證 出生證 學(xué)生證 畢業(yè)證 學(xué)位證 工作證 結(jié)婚證 身份證 戶口簿 出國護(hù)照 會(huì)員證 借書證 職稱資格證書 聘書 獨(dú)生子女證等 基建設(shè)備類 包括家庭建房 裝潢的合同 施工圖 施工記錄 原材料合格證 竣工圖 水電氣管線圖 驗(yàn)收及結(jié)算等材料 各種家用電器的說明書 保修卡 維修單 電路圖及維修點(diǎn)地址 聯(lián)系電話 發(fā)票等材料 20 健康類 包括體檢表 病歷 診斷書 化驗(yàn)單 心電圖 X光片 住院記錄 免疫記錄 常用藥說明 家用藥方 飲食禁忌 烹調(diào)技術(shù) 營養(yǎng)知識(shí)等 榮譽(yù)類 包括獲得的各種榮譽(yù)證書 獎(jiǎng)狀 獎(jiǎng)牌 實(shí)物 家庭成員的優(yōu)秀事跡材料等 理財(cái)類 包括家庭收入 支出項(xiàng)目帳本 存單 有價(jià)證券 保險(xiǎn)憑據(jù) 借據(jù) 契約 貴重物品清單和發(fā)票等 21 旅游類 包括家庭及其成員外出旅游的線路計(jì)劃 飛機(jī)票 火車票 汽車票 景點(diǎn)介紹 門票 地圖 紀(jì)念品等 照片 音像 類 包括家庭成員各個(gè)時(shí)期的照片 結(jié)婚 壽慶等家庭重大活動(dòng) 旅游觀光 聚會(huì)娛樂等形成的照片 音像資料 22 作品 收藏 類 包括個(gè)人愛好 收藏等 如書法書畫作品 名人好友題詞 發(fā)表在各類報(bào)刊的文章及作品 出版的專著文集 郵票 古幣及其它各類藝術(shù)品收藏等 在分類方案的擬定過程中 可根據(jù)本家庭實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整 家庭檔案材料較多可設(shè)二級(jí)類目 如作品 收藏 類材料較多 可在作品 收藏 類下再設(shè)書畫 瓷器 郵票等類 其他依次類推 反之 家庭檔案材料較少的 可適當(dāng)合并一些相近的大類 如把社會(huì)交往類并入綜合類等 23 二 整理家庭檔案以 件 為單位進(jìn)行歸檔整理 1 確定 件 的概念 一般一份材料裝訂在一起為一 件 如一份購房合同為一 件 一幅書畫作品為一 件 對(duì)于不方便裝訂的材料可采取袋裝等其他形式把材料集中起來作為一 件 如一套家電所有材料為一 件 一次旅游所有材料為一 件 2 保管期限劃分 一般定為 長期 3 編號(hào) 在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)按歸檔材料形成時(shí)間順序從 1 開始編制歸檔件號(hào) 如只設(shè)10類的 則在每個(gè)大類內(nèi)按歸檔材料的形成時(shí)間順序編制歸檔件號(hào) 24 如設(shè)置二級(jí)類目的 如收藏類內(nèi)再設(shè)書畫 瓷器類 則在書畫 瓷器類內(nèi)分別按歸檔材料形成時(shí)間順序編制歸檔件號(hào) 也就是書畫類編制一個(gè)歸檔流水號(hào) 瓷器類編制一個(gè)歸檔流水號(hào) 各家庭可根據(jù)實(shí)際情況選用不同方法在歸檔材料上編制歸檔件號(hào) 蓋歸檔章形式 歸檔章式樣 25 歸檔章位置 一般蓋在歸檔材料上部偏左位置 家庭代號(hào) 如果按內(nèi)容和形式分類的 一個(gè)家庭就有一個(gè)家庭代號(hào) 如果按成員分類法 家庭代號(hào)則為每個(gè)家庭成員的代號(hào) 有幾個(gè)家庭成員 就有幾個(gè)家庭代號(hào) 類別名稱 代碼 填寫分類方案最低一級(jí)類目名稱或代碼 件號(hào) 按最低一級(jí)類目 從 1 開始編制歸檔件號(hào) 26 粘貼標(biāo)簽形式 在標(biāo)簽上注明類別名稱和件號(hào)粘貼在歸檔材料上 粘貼標(biāo)簽以不破壞歸檔材料原貌為原則 如獎(jiǎng)牌證書可粘貼在背后或底部等 用中性筆在歸檔章的填寫項(xiàng)目中標(biāo)注 對(duì)于一些需保持原貌的歸檔材料可用鉛筆直接在材料上注明 27 4 裝盒一個(gè)類的家庭檔案材料按編制的歸檔件號(hào)順序依次裝入檔案盒 分裝成一盒或數(shù)盒 不同類的檔案不能裝入同一盒中 并在每個(gè)檔案盒內(nèi)放置備考表 填寫對(duì)這一盒家庭檔案需作的補(bǔ)充說明 如無補(bǔ)充說明的可不填寫 對(duì)于不能裝盒的家庭檔案可采取其他形式妥善保管 28 5 盒脊填寫檔案盒背脊 有 家庭代號(hào) 年度 類別 起止件號(hào) 盒號(hào) 五個(gè)欄目 家庭代號(hào) 如果按內(nèi)容和形式分類的 一個(gè)家庭就有一個(gè)家庭代號(hào) 如果按成員分類法 家庭代號(hào)則為每個(gè)家庭成員的代號(hào) 有幾個(gè)家庭成員 就有幾個(gè)家庭代號(hào) 29 年度 填寫盒內(nèi)存放材料形成的起止年份 類別 填寫本家庭分類方案中大類的類別名稱 如一個(gè)家庭分為榮譽(yù)類 證件類等 在整理榮譽(yù)類檔案時(shí)在 類別 欄填寫榮譽(yù)類 證件類 設(shè)置二級(jí)類目 如作品 收藏 類設(shè)置二級(jí)類目書畫 瓷器的 在整理書畫類時(shí)填寫 作品 收藏 書畫類 整理瓷器類時(shí)填寫 作品 收藏 瓷器類 30 起止件號(hào) 填寫該盒檔案材料的起止件號(hào) 如榮譽(yù)類共有三盒30件 第一盒1 10件填寫 1 10 第二盒11 25件填寫 11 25 第三盒26 30件填寫 26 30 盒號(hào) 所有裝盒的檔案編大流水號(hào) 31 三 編目在歸檔目錄中 對(duì)該類內(nèi)按順序排列的歸檔材料填寫件號(hào) 責(zé)任者 題名 成文日期 頁數(shù) 備注 件號(hào) 填寫該類內(nèi)歸檔材料的排列順序號(hào) 責(zé)任者 填寫歸檔材料形成或署名者的名稱 題名 填寫歸檔材料的標(biāo)題或內(nèi)容概括 32 成文日期 填寫歸檔材料的落款日期或形成日期 用八位數(shù)字表示 如2008年1月18日 用 20080118 表示 如無具體的月 日 則填寫 20080000 頁數(shù) 填寫每件家庭檔案材料的總頁數(shù) 以每件歸檔材料有文字的頁面計(jì)算頁數(shù) 備注 填寫每份家庭檔案材料的補(bǔ)充說明 33 歸檔目錄一般編制二份 一份裝訂成冊(cè)用于日常檢索 一份放置在檔案盒內(nèi)便于日常家庭檔案的管理 一些特殊的家庭檔案如書畫 藏品等可根據(jù)實(shí)際需要確定歸檔目錄的項(xiàng)目 使歸檔目錄能完整 準(zhǔn)確地反映這些家庭檔案的信息 34 四 家庭檔案的數(shù)字化對(duì)有條件的家庭 建議對(duì)家庭檔案實(shí)施數(shù)字化管理 1 已數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)加強(qiáng)收集 確保歸檔材料的準(zhǔn)確性 完整性 如在計(jì)算機(jī)上形成的文本 表格 多媒體等各類電子文件 數(shù)碼相機(jī) 攝象機(jī) 錄音筆等設(shè)備記錄的照片 錄象 音頻 其他數(shù)字設(shè)備形成的電子文件等 35 2 未數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)通過各種途徑進(jìn)行數(shù)字化 紙質(zhì)檔案一般通過掃描的形式進(jìn)行數(shù)字化 掃描色彩為黑白位圖 圖像分辨率為300DPI 文件格式為 PDF 如有特殊需要的可調(diào)整掃描色彩 分辨率 格式 如傳統(tǒng)照片 一些重要的憑據(jù)等 獎(jiǎng)狀 獎(jiǎng)牌 書畫 玉器等一些實(shí)物檔案一般采取數(shù)碼相機(jī)拍攝的方法進(jìn)行數(shù)字化 分辨率 儲(chǔ)存格式等指標(biāo)可根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)定 36 3 對(duì)數(shù)字化后形成的電子文件進(jìn)行命名 按歸檔材料題名對(duì)電子文件進(jìn)行命名 如一份房屋裝修合同 則數(shù)字化后的電子文件名稱為 房屋裝修合同 4 實(shí)施家庭檔案數(shù)字化管理 利用電子表格或數(shù)據(jù)庫軟件建立家庭檔案電子歸檔目錄 將已命名的電子文件拷貝至專用的目錄夾內(nèi)與電子歸檔目錄進(jìn)行掛接 以提供日常的檢索利用 另外 把電子歸檔目錄和已命名的電子文件制作成光盤進(jìn)行歸檔保存 37 五 家庭檔案的保管1 整理好的家庭檔案按類別順序依次排列 同類別的按盒號(hào)順序依次排列 放入家庭檔案柜或其他家具中存放 保密 貴重的家庭檔案可單獨(dú)存放 2 家庭應(yīng)妥善保管家庭檔案 注意防火 防潮 防蟲 防光 防塵等 38 六 紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片的歸檔整理 紙質(zhì)照片按照 照片檔案整理規(guī)范 GB T11821 2002 進(jìn)行整理 要點(diǎn)如下 1 每個(gè)活動(dòng)或事項(xiàng)選取代表性照片10 20張 盡量選取數(shù)碼沖印方式加工的紙質(zhì)照片 2 將照片放入照片檔案冊(cè) 四角塞入固定縫中 3 對(duì)每張照片進(jìn)行著錄 填寫照片號(hào) 底片號(hào) 題名 時(shí)間 地點(diǎn) 攝影者 參見號(hào) 文字說明 39 照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼 由全宗號(hào) 保管期限代碼 冊(cè)號(hào) 張?zhí)柣蛉谔?hào) 保管期限代碼 張?zhí)柦M成 照片號(hào)有兩種格式 格式一 全宗號(hào)一保管期限代碼一冊(cè)號(hào)一張?zhí)柛袷蕉?全宗號(hào)一保管期限代碼一張?zhí)?題名應(yīng)簡明概括 準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容 人物 時(shí)間 地點(diǎn) 事由等要素盡可能齊全 40 拍攝時(shí)間采用 YYYYMMDD 8位數(shù)字形式 如 20150917攝影者一般填寫個(gè)人 必要時(shí)可加寫單位 文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 背景 攝影者等要素 概括揭示照片影像所反映的全部信息 或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充 其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述 例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的 應(yīng)注明照片版權(quán) 來源等 41 42 4 編制照片檔案基本目錄和冊(cè)內(nèi)目錄 基本目錄 冊(cè)內(nèi)目錄 43 數(shù)碼照片按照 數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范 DA T50 2014 進(jìn)行歸檔整理 1 分類和排列同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按 保管期限 年度 照片組 分類 同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時(shí)間排列 2 命名整理過程中 應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名 數(shù)碼照片文件采用 保管期限代碼 年度 照片組號(hào) 張?zhí)?擴(kuò)展名 格式命名 44 保管期限代碼 分別用 YJ 30 10 代表永久 30年 10年 年度 為4位阿拉伯?dāng)?shù)字 照片組號(hào) 為4位阿拉伯?dāng)?shù)字 同一年度內(nèi)的照片組從 0001 開始順序編號(hào) 張?zhí)?為4位阿拉伯?dāng)?shù)字 同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從 0001 開始順序編號(hào) 示例 2009年某單位拍攝的一組XX工作會(huì)議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片 保管期限為 永久 存儲(chǔ)格式為JPEG 則該組第一張照片的文件名應(yīng)為 YJ 2009 0001 0001 jpg 4