前臺接待人員崗位職責(zé)說明書.doc

前臺接待崗位職責(zé)說明書一、崗位職責(zé)說明1.遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，堅(jiān)守前臺工作崗位，做好本職工作，不得隨意離開。2.負(fù)責(zé)日常來訪客人的接待和登記工作，應(yīng)大方得體，禮貌待人，建立來訪客人登記表及時(shí)登記。問清客人來意及本公司接洽人，來訪人員在公司洽談區(qū)等候和會見，不要進(jìn)入辦公區(qū)域內(nèi)，謝絕閑雜人員、推銷人員進(jìn)入公司。3.負(fù)責(zé)前臺電話的接聽和轉(zhuǎn)接，做好來電咨詢工作，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員，不得遺漏和延誤。4.負(fù)責(zé)公司各類信件、傳真、包裹、報(bào)刊雜志的簽收及分送工作。5.監(jiān)督公司員工的考勤登記，記錄員工遲到、早退情況，避免補(bǔ)打卡情況發(fā)生。6.按月統(tǒng)計(jì)公司員工的考勤情況，供公司主管領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，并提交綜合管理部核發(fā)考勤工資。7.統(tǒng)計(jì)公司員工年假及病、事假情況，并保管好請假條以備查。8.提前統(tǒng)計(jì)、登記公司領(lǐng)導(dǎo)一周內(nèi)的要事安排，包括應(yīng)參加的公司內(nèi)部會議、外出公務(wù)活動及具體時(shí)間，做好行前提醒、車輛安排及其他服務(wù)保障工作。9.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)域、公司公共區(qū)域的衛(wèi)生檢查，督促保潔人員清理衛(wèi)生死角，提高環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量。10.公司部門負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)簽閱文件的登記、送轉(zhuǎn)及反饋。11.負(fù)責(zé)公司安保工作，做好對重點(diǎn)部位、重點(diǎn)區(qū)域的安全排查，定時(shí)對用水用電、公共設(shè)施安全狀況進(jìn)行檢查。12.有公司主要領(lǐng)導(dǎo)參加會議的后勤服務(wù)保障，包括茶水服務(wù)、攝影攝像等工作。13.公司領(lǐng)導(dǎo)及所在部門負(fù)責(zé)人交辦的其他工作。二、主要職責(zé)描述一、日常接待1. 接待來訪者：接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據(jù)來訪目的判斷是否為無關(guān)人員，是否需要安排公司相關(guān)人員進(jìn)行接待。2. 接待咨詢者，若有咨詢者來訪，應(yīng)及時(shí)請相關(guān)部門工作人員協(xié)助接待。3. 接聽轉(zhuǎn)接電話：鈴響三聲內(nèi)接聽，如超過三聲后接起電話，則應(yīng)說“不好意思，剛才有事走開了，請問有什么可以幫到您？”接聽電話時(shí)的規(guī)范用語：“您好，中國證券金融公司！”或“您好，XX（姓氏+職務(wù)）！”來電人提出要求，須記錄的必須及時(shí)記下。如需轉(zhuǎn)達(dá)他人的，需記下來電時(shí)間、來電人姓名、事由、相關(guān)事項(xiàng)。4. 接待推銷人員：上班時(shí)間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕，告知上班時(shí)間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知相關(guān)部門員工直接與其對接。5. 接待面試人員：按照公司統(tǒng)一要求，引領(lǐng)面試人員前往指定地點(diǎn)等待，并與相關(guān)部門人員做好接洽。6. 接待頻繁往來的相關(guān)人員：a) 快遞，公司內(nèi)部不論發(fā)件或者寄件，均以電話通知相關(guān)員工至前臺處進(jìn)行處理，不能讓快遞員直接進(jìn)入公司內(nèi)部辦公區(qū)域。b) 物業(yè)公司，公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項(xiàng)活動，經(jīng)請示部門負(fù)責(zé)人后，可引領(lǐng)至指定位置施工操作，并對整個(gè)過程進(jìn)行監(jiān)督。c) 送水公司，關(guān)注公司各處飲水機(jī)水量情況，及時(shí)聯(lián)系送水，做好登記，按公司規(guī)定定期交財(cái)務(wù)結(jié)算。關(guān)注公司飲水機(jī)是否正常，如有異常及時(shí)通知飲水公司進(jìn)行維護(hù)。二、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)1. 領(lǐng)導(dǎo)活動安排：每周五向各部門了解公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參加的會議及外部公務(wù)活動，制定公司領(lǐng)導(dǎo)下一周工作安排表，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審核后，分呈公司領(lǐng)導(dǎo)掌握了解情況。期間如情況發(fā)生變化，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2. 要事提醒：根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)一周活動安排，準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)出行時(shí)間，提前進(jìn)行提醒，并做好車輛接送等方面的安排。3. 衛(wèi)生檢查：制定衛(wèi)生環(huán)境檢查表，對領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)域衛(wèi)生、公共區(qū)域衛(wèi)生狀況進(jìn)行及時(shí)檢查，不斷提高環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量。4. 文件交接：接收部門送交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件，及時(shí)做好文件的登記、送轉(zhuǎn)及反饋，確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)快速準(zhǔn)確。三、安全保衛(wèi)1. 每日定時(shí)對公司重點(diǎn)區(qū)域、重點(diǎn)部位安全保衛(wèi)情況進(jìn)行巡查，隨時(shí)關(guān)注門窗關(guān)閉情況、節(jié)水節(jié)電情況及安全設(shè)施配套情況。2. 遇到突發(fā)事件或緊急情況，及時(shí)與綜合管理部負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門人員取得聯(lián)系，做出快速準(zhǔn)確的處理。3. 及時(shí)就公司安全管理方面存在的薄弱環(huán)節(jié)向部門負(fù)責(zé)人提出改進(jìn)建議。四、后勤保障1.會前準(zhǔn)備：a) 來客人數(shù)確認(rèn)：會議前向相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)來客人數(shù)，為布置會議室做準(zhǔn)備。b) 會議室桌椅布置：會前通知保潔人員，將會議室的桌椅收拾整齊，開水、茶、杯子準(zhǔn)備，或根據(jù)實(shí)際需要另備水果、點(diǎn)心。c) 準(zhǔn)備公司相機(jī)，為來客拍照留念所用。2.會議服務(wù)：a) 為開會人員添加茶水。b) 按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會議支持。c) 安排專人負(fù)責(zé)會議中的攝像工作。3.會后保障：a) 組織來客及公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念，并將照片發(fā)至來訪者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。b) 會議后的清理工作：通知保潔會場清理干凈，座椅歸位。c) 會議后器材及時(shí)歸庫，將相機(jī)及其他器材送歸原處。三、日常行為禮儀一、個(gè)人形象1. 公司訂制制服的，須穿著制服上班。無訂做制服時(shí)，須穿職業(yè)裝，即套裝上班。2. 不得穿牛仔褲、T恤、露肩裝、吊帶等非正規(guī)衣服上班。不得穿拖鞋或類似拖鞋的皮涼鞋上班。裙裝下擺不得低于膝下三公分。3. 頭必須經(jīng)常洗，梳理整齊，不得有頭皮屑。不得披頭散發(fā)，發(fā)長不得過肩。4. 常剪指甲，保持清潔，不得留長指甲，不能涂指甲油，保持口氣自然清新。5. 上班期間應(yīng)化淡妝，除戒指外不得佩戴飾物。不得在前臺化妝。6. 保持良好的站、坐、走姿。站時(shí)須挺胸收腹沉肩。坐時(shí)不得前仰后靠，不得搖頭晃腦，東張西望。走時(shí)保持站的基礎(chǔ)上，水平向前，平穩(wěn)適中，無緊急情況，不得在辦公區(qū)域內(nèi)奔跑。7. 在客人面前，不得修指甲、剔牙、掏鼻、打嗝、伸懶腰、唱歌、哼小調(diào)、化妝。8. 接聽電話時(shí)，保持語速平和及自然、得體、大方的形象，話機(jī)與臉龐成45度角，身體不得傾斜，不得嘴里吃東西，不得前仰后合。說話時(shí)控制音調(diào)，不得過于吵鬧。9. 接電話盡量長話短說，如遇客人投訴電話，需安排客人情緒的，應(yīng)耐心安撫。私人電話不要超過三分鐘。接電話不得先于來電人掛機(jī)。（私人電話除外）。二、接人待物1. 公司有來訪客人，來客行至前臺一米以內(nèi)，應(yīng)起身微笑相迎，說禮貌用語，招呼客人就座?？腿俗潞?，前臺接待方可就座。2. 來客提出個(gè)人要求時(shí)，前臺接待必須認(rèn)真聆聽，有必要時(shí)做好筆記，如遇無法處理的問題，則請客人稍等，請相關(guān)人員出面解決。3. 來客提出要找公司員工時(shí)，前臺接待應(yīng)先問有無預(yù)約。并請來客做好登記，再打電話致要找的員工，詢問是否帶進(jìn)。如回答需要馬上帶進(jìn)，則應(yīng)行前領(lǐng)路，如需遲些才帶進(jìn)，請客人在接待室就坐，為客人倒水，請客人稍待。等可以帶進(jìn)時(shí)，再將客人帶進(jìn)。帶進(jìn)辦公室后，再為客人倒水（七分滿）?？腿穗x開時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確記錄客人離開時(shí)間，并微笑致意，“歡迎下次再來”。4. 來訪客人需在辦公區(qū)域參觀時(shí)，可視情為其引路并做好宣傳介紹工作，解答來客疑問。重要事件及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人請示。三、辦公環(huán)境1. 前臺及附屬桌椅必須保持整潔、干凈，無灰