檔案管理考核檢查辦法.doc

.檔案管理考核檢查辦法為提升各部門（項(xiàng)目）的檔案管理能力，完善公司檔案管理工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)全員檔案管理意識，特制定本辦法。一、考核對象公司各部門（項(xiàng)目）二、考核周期 年度進(jìn)行兩次考核檢查（4、9月各一次），兩次考核檢查成績的平均總分納入部門年度績效考核，占總績效考核的5%。三、考核方式考核針對公司各部門（項(xiàng)目），檢查包含“設(shè)施設(shè)備，部門級檔案管理，公司級檔案管理，檔案崗位管理、培訓(xùn)管理”五大項(xiàng)內(nèi)容。綜合管理部根據(jù)考核檢查結(jié)果對部門（項(xiàng)目）進(jìn)行評分定級，評定結(jié)果根據(jù)分值分A、B、C、D四個等級。A級（優(yōu)）分值標(biāo)準(zhǔn)：90分以上 績效占比檔案部門年度績效5%的100%；B級（良）分值標(biāo)準(zhǔn)：80-89分 績效占比檔案部門年度績效5%的80%；C級（中）分值標(biāo)準(zhǔn)：70-79分 績效占比檔案部門年度績效5%的60%；D級（不合格）分值標(biāo)準(zhǔn)：70分以下（不包含70分）績效占比檔案部門年度績效5%的0%；四、考核標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容綜合管理部依據(jù)2014年度修訂檔案管理制度及科技檔案歸檔操作指引、文書檔案歸檔操作指引并結(jié)合2014集團(tuán)分布檔案工作評價考核評分標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，擬定檔案管理機(jī)制考核標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容具體如下表：;.檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)序號考核項(xiàng)目考核內(nèi)容評分標(biāo)準(zhǔn)分值備注說明11.設(shè)施設(shè)備1.1檔案的集中統(tǒng)一管理設(shè)置固定檔案室或區(qū)域，且存放點(diǎn)具備防盜、防潮、防火、防蟲、防鼠等條件，得5分；有固定區(qū)域，存放條件不達(dá)標(biāo)的，得3分；條件均不滿足的，得0分5項(xiàng)目檔案室只作為項(xiàng)目工程資料存放，不得與辦公用品或其他部門資料混放，得6分；項(xiàng)目資料與其他物資混放的，得3分；無資料規(guī)劃，區(qū)域規(guī)劃的，得0分61.2檔案柜標(biāo)準(zhǔn)檔案柜標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一（鐵皮柜或木制檔案柜同類存放，不得混雜），得5分；檔案柜配置統(tǒng)一，但擺放未合理規(guī)劃（同類檔案柜未放置一起），得3分；檔案柜標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，擺放雜亂，得0分5檔案柜應(yīng)張貼標(biāo)識、標(biāo)簽，且柜內(nèi)資料應(yīng)與標(biāo)簽所示內(nèi)容一致，得5分；標(biāo)簽與存放資料不一致的，得3分；無標(biāo)簽，資料混亂存放的，得0分522.部門級檔案管理2.1部門檔案目錄建立公司各部門（項(xiàng)目）應(yīng)根據(jù)部門需求并結(jié)合公司檔案管理制度，建立部門級檔案目錄的，得6分；建立不完整或不規(guī)范的，得2分；未建立部門目錄的，得0分62.2部門日常檔案管理日常部門檔案管理中應(yīng)按部門級目錄內(nèi)容進(jìn)行檔案的收集、整理、保存，并建立檔案臺賬（電子及紙質(zhì)版本）的，得8分；未按目錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料存檔的，且電子臺賬未及時更新的，得4分；未進(jìn)行資料保存，且無電子臺帳，得0分8存檔資料應(yīng)進(jìn)行裝盒，盒內(nèi)資料按盒內(nèi)目錄登記順序存放，保持資料完整、整潔，檔案盒應(yīng)排列有序的存放于檔案柜內(nèi)，得6分；檔案盒內(nèi)資料順序存放混亂，與目錄不符，且整潔度差的，得3分；資料混裝，無目錄，保存資料不完整的，得0分6存檔資料盒背脊參照2013年度綜合管理部下發(fā)背條標(biāo)準(zhǔn)，分類別填寫，得5分；部分標(biāo)準(zhǔn)或有分類，但存放不規(guī)范的，得2分；未按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的，得0分5部門（項(xiàng)目）常規(guī)資料借閱應(yīng)履行內(nèi)部借閱流程，借閱應(yīng)登記，借閱記錄表，得5分；借問登記不完整，不規(guī)范的得2分；無借閱手續(xù)，登記記錄的，得0分533公司級檔案管理3.1檔案借閱公司各部門（項(xiàng)目）的資料借閱流程是否符合檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)，手續(xù)完備，得8分；公司各部門（項(xiàng)目）的資料借閱經(jīng)常出現(xiàn)借閱后補(bǔ)流程的情況 得4分；公司各部門（項(xiàng)目）的資料借閱出現(xiàn)未走流程即借閱，且不及時補(bǔ)流程的情況 0分8日?？己私o分經(jīng)辦人員是否按檔案管理制度借閱時間限制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料的歸還、續(xù)借，手續(xù)完備，得6分；未及時歸還，但及時說明原因，補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)的，得3分；歸還不及時，未補(bǔ)辦借閱手續(xù)的，得0分6日常考核給分3.2檔案移交各部門（項(xiàng)目）每年度3-4月準(zhǔn)時完成“年度歸檔”資料的移交工作（移交綜合管理部）的，得8分；移交時間推遲，但說明理由，資料完備的，得4分；未完成的，得0分8年度4月考核給分各部門（項(xiàng)目）移交資料按照2014年度新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（參照檔案歸檔目錄移交）得6分；未按標(biāo)準(zhǔn)的，得0分6科技檔案及文書檔案移交標(biāo)準(zhǔn)，參照文書檔案歸檔操作指引和科技檔案歸檔操作指引要求，根據(jù)指引進(jìn)行資料的裝訂、整理進(jìn)行移交的，得6分；移交資料標(biāo)準(zhǔn)按移交總量比率，達(dá)5%不合格的，得3分；移交資料標(biāo)準(zhǔn)按移交總量比率，超出5%不合格的，得0分644.檔案崗位管理檔案管理人員固定部門（項(xiàng)目）應(yīng)固定檔案管理員，更換時及時在綜合管理部報(bào)備，得5分；更換未及時報(bào)備的，得3分；有變更時無更換，造成崗位無人負(fù)責(zé)，得0分 555.培訓(xùn)管理5.1對施工單位資料員培訓(xùn)項(xiàng)目兼職管理員，應(yīng)于項(xiàng)目竣工前1個季度對外包單位資料員進(jìn)行檔案資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，并做好記錄（簽到，照片等），得6分；進(jìn)行培訓(xùn)，無記錄的，得2分；未培訓(xùn)的，得0分6簽到表，記錄5.2公司檔案管理培訓(xùn)年度培訓(xùn)均參與培訓(xùn) 4分；年度培訓(xùn)只請假一次 2分；年度培訓(xùn)每次均請假 0分4簽到表，記錄合計(jì)100考核說明：1、 檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容為檢查依據(jù)，綜合管理部執(zhí)行檢查時，應(yīng)填寫檔案工作考核檢查記錄表，檢查表內(nèi)容如實(shí)填寫，并即時對被檢查部門（項(xiàng)目）公布分值，雙方在記錄表上簽字確認(rèn)。2、 考評內(nèi)容直接責(zé)任人為檔案管理員，部門（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人為管理責(zé)任人，故檔案工作考核檢查記錄表除被考評人簽字確認(rèn)外，還需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。(表樣詳見附件)附件：檔案工作考核檢查記錄表 考核部門（項(xiàng)目）： 考核時間：序號考核項(xiàng)目考核內(nèi)容評分標(biāo)準(zhǔn)分值得分改進(jìn)意見11.設(shè)施設(shè)備1.1檔案的集中統(tǒng)一管理設(shè)置固定檔案室或區(qū)域，且存放點(diǎn)具備防盜、防潮、防火、防蟲、防鼠等條件，得5分；有固定區(qū)域，存放條件不達(dá)標(biāo)的，得3分；條件均不滿足的，得0分5項(xiàng)目檔案室只作為項(xiàng)目工程資料存放，不得與辦公用品或其他部門資料混放，得6分；項(xiàng)目資料與其他物資混放的，得3分；無資料規(guī)劃，區(qū)域規(guī)劃的，得0分61.2檔案柜標(biāo)準(zhǔn)檔案柜標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一（鐵皮柜或木制檔案柜同類存放，不得混雜），得5分；檔案柜配置統(tǒng)一，但擺放未合理規(guī)劃（同類檔案柜未放置一起），得3分；檔案柜標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，擺放雜亂，得0分5檔案柜應(yīng)張貼標(biāo)識、標(biāo)簽，且柜內(nèi)資料應(yīng)與標(biāo)簽所示內(nèi)容一致，得5分；標(biāo)簽與存放資料不一致的，得3分；無標(biāo)簽，資料混亂存放的，得0分522.部門級檔案管理2.1部門檔案目錄建立公司各部門（項(xiàng)目）應(yīng)根據(jù)部門需求并結(jié)合公司檔案管理制度，建立部門級檔案目錄的，得6分；建立不完整或不規(guī)范的，得2分；未建立部門目錄的，得0分62.2部門日常檔案管理日常部門檔案管理中應(yīng)按部門級目錄內(nèi)容進(jìn)行檔案的收集、整理、保存，并建立檔案臺賬（電子及紙質(zhì)版本）的，得8分；未按目錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料存檔的，且電子臺賬未及時更新的，得4分；未進(jìn)行資料保存，且無電子臺帳，得0分8存檔資料應(yīng)進(jìn)行裝盒，盒內(nèi)資料按盒內(nèi)目錄登記順序存放，保持資料完整、整潔，檔案盒應(yīng)排列有序的存放于檔案柜內(nèi)，得6分；檔案盒內(nèi)資料順序存放混亂，與目錄不符，且整潔度差的，得3分；資料混裝，無目錄，保存資料不完整的，得0分6存檔資料盒背脊參照2013年度綜合管理部下發(fā)背條標(biāo)準(zhǔn)，分類別填寫，得5分；部分標(biāo)準(zhǔn)或有分類，但存放不規(guī)范的，得2分；未按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的，得0分5部門（項(xiàng)目）常規(guī)資料借閱應(yīng)履行內(nèi)部借閱流程，借閱應(yīng)登記，借閱記錄表，得5分；借問登記不完整，不規(guī)范的得2分；無借閱手續(xù)，登記記錄的，得0分533公司級檔案管理3.1檔案借閱公司各部門（項(xiàng)目）的資料借閱流程是否符合檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)，手續(xù)完備，得8分；公司各部門（項(xiàng)目）的資料借閱經(jīng)常出現(xiàn)借閱后補(bǔ)流程的情況 得4分；公司各部門（項(xiàng)目）的資料借閱出現(xiàn)未走流程即借閱，且不及時補(bǔ)流程的情況 0分8經(jīng)辦人員是否按檔案管理制度借閱時間限制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料的歸還、續(xù)借，手續(xù)完備，得6分；未及時歸還，但及時說明原因，補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)的，得3分；歸還不及時，未補(bǔ)辦借閱手續(xù)的，得0分63.2檔案移交各部門（項(xiàng)目）每年度3-4月準(zhǔn)時完成“年度歸檔”資料的移交工作（移交綜合管理部）的，得8分；移交時間推遲，但說明理由，資料完備的，得4分；未完成的，得0分8各部門（項(xiàng)目）移交資料按照2014年度新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（參照檔案歸檔目錄移交）得6分；未按標(biāo)準(zhǔn)的，得0分6科技檔案及文書檔案移交標(biāo)準(zhǔn)，參照文書檔案歸檔操作指引和科技檔案歸檔操作指引要求，根據(jù)指引進(jìn)行資料的裝訂、整理進(jìn)行移交的，得6分；移交資料標(biāo)準(zhǔn)按移交總量比率，達(dá)5%不合格的，得3分；移交資料標(biāo)準(zhǔn)按移交總量比率，超出5%不合格的，得0分644.檔案崗位管理檔案管理人員固定部門（項(xiàng)目）應(yīng)固定檔案管理員，更換時及時在綜合管理部報(bào)備，得5分；更換未及時報(bào)備的，得3分；有變更時無更換，造成崗位無人負(fù)責(zé)，得