會(huì)議管理作業(yè)指導(dǎo)書.doc

會(huì)議管理作業(yè)指導(dǎo)書文件號(hào)CXZB-WI-XZ016版本號(hào)A/1生效日期頁 碼6/6總辦分發(fā)范圍分發(fā)號(hào)A（1-9）總部各部門分發(fā)范圍分發(fā)號(hào)B（1-9）分店分發(fā)范圍分發(fā)號(hào)C（1-9）董事長 A1財(cái)務(wù)管理部 B1行政部 C1采購管理部 B2餐飲部 C2 營運(yùn)管理部 B3康體部 C3客房部 C4文 件 更 改 記 錄版次號(hào)修改頁碼修改后總頁數(shù)更 改 內(nèi) 容 提 要日 期A/11-66詳見文檔2012年04月30日編寫審核 批準(zhǔn) 日期 日期年 月 日日期 年 月 日1 目的為進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議管理，加強(qiáng)信息溝通，及時(shí)解決工作中存在的問題，部署下一階段工作，提高工作效率。2 適用范圍公司內(nèi)部工作例會(huì)和公司對外參加各種與企業(yè)經(jīng)營管理有關(guān)的會(huì)議3 職責(zé)總辦負(fù)責(zé)規(guī)范公司會(huì)議管理制度，并負(fù)責(zé)檢查與考核會(huì)議制度落實(shí)情況與工作質(zhì)量。行政總經(jīng)理負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議制度，并監(jiān)督和管理所在店會(huì)議管理工作質(zhì)量。行政部負(fù)責(zé)協(xié)助行政總經(jīng)理督導(dǎo)各種會(huì)議落實(shí)情況以及工作質(zhì)量。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)嚴(yán)格落實(shí)執(zhí)行各種會(huì)議制度。4 定義類別釋義例行會(huì)議1. 例行召開的工作會(huì)議，簡稱“例會(huì)”。例會(huì)原則上按規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。2. 例會(huì)不需召集，所有與會(huì)人員必須按時(shí)出席，會(huì)議前會(huì)議跟進(jìn)人可作口頭提醒。3. 例會(huì)有任何變動(dòng)時(shí)會(huì)議跟進(jìn)人須提前告知各與會(huì)人員。臨時(shí)性會(huì)議1. 臨時(shí)召開的專題會(huì)議。由會(huì)議主持人（或會(huì)議召集人）根據(jù)事情性質(zhì)以口頭或書面形式召集相關(guān)人員參加。2. 召集人發(fā)出通知時(shí)應(yīng)告知：會(huì)議名稱/ 主旨和議項(xiàng)/時(shí)間/地點(diǎn)/主持人/ 出席人員（名單）。非重大緊急臨時(shí)會(huì)議，開會(huì)時(shí)間安排一般不得與例會(huì)相沖突。3. 參加人員、內(nèi)容、時(shí)間接近的幾個(gè)會(huì)議，召集人可安排合并召開。4. 一般情況下，臨時(shí)性會(huì)議，相關(guān)主持人或組織部門應(yīng)提前4小時(shí)通知。公司外部會(huì)議公司外部的工作會(huì)議主要指與公司經(jīng)營管理有密切聯(lián)系的各行業(yè)主管部門、政府機(jī)關(guān)等召開的會(huì)議。5 內(nèi)容5.1 例會(huì)項(xiàng)目例會(huì)名稱召開頻次召開時(shí)間組織部門主持人參會(huì)人會(huì)議記錄晨會(huì)每日10:30-11:00行政部輪流指定全體人員/部門例會(huì)1次/10天10、10、30各部門部門負(fù)責(zé)人部門人員部門指定店務(wù)會(huì)1次/10天9、19、29日14:00-15:30行政部行政總經(jīng)理主任級(jí)及以上行政文員員工大會(huì)1次/月12日下午2:00-3:00行政部臨時(shí)指派全體人員行政文員營銷月例會(huì)1次/月3日下午14:00-16:00總辦總經(jīng)理副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、餐飲部經(jīng)理、康體部經(jīng)理、 客服人員、董助指定人員營運(yùn)月例會(huì)1次/月5日下午14:00-16:00總辦董事長行政總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人、行政經(jīng)理、行政總廚、行政總監(jiān)董事長助理5.2 會(huì)議目的例會(huì)名稱目的晨會(huì)團(tuán)隊(duì)風(fēng)采建設(shè)，行動(dòng)成功勵(lì)訓(xùn)，團(tuán)隊(duì)榮譽(yù)感競爭，部門工作日安排。店務(wù)會(huì)分店周例會(huì)是分店溝通經(jīng)營管理信息，解決日常經(jīng)營活動(dòng)中各類問題的重要渠道。要求經(jīng)理級(jí)及以上管理人員、部門臨時(shí)負(fù)責(zé)人參與,適當(dāng)時(shí)可拓寬會(huì)議面。部門例會(huì)1. 總結(jié)部門工作，重點(diǎn)解決疑難問題，缺失整改。2. 對部門員工在業(yè)務(wù)或工作處理上，方法得當(dāng)者予以表揚(yáng)，并予分享共同提升。3. 傳達(dá)分店周例會(huì)精神，結(jié)合周例會(huì)精神部署部門本周主要工作及聽取下屬的意見反饋。員工大會(huì)各部門向通報(bào)上月工作成績與缺失，整改方案，以及本月工作目標(biāo)，月度榮譽(yù)員工表彰。營銷月例會(huì)1.成功的經(jīng)驗(yàn)及失敗的教訓(xùn)。 2.應(yīng)對措施研究。3.制定共同方案。 4.取長補(bǔ)短，體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。營運(yùn)月例會(huì)1. 各店上月工作開展情況匯報(bào)。 2.各店本月工作目標(biāo)3.董事長公司經(jīng)營戰(zhàn)略布署。 4.公司重要決策宣布5.3 會(huì)議議程例會(huì)名稱議程注意事項(xiàng)晨會(huì)1. 集合整隊(duì)問好主持人開場例行檢查報(bào)告價(jià)值準(zhǔn)則訓(xùn)勉宣誓龍的呼喚團(tuán)隊(duì)風(fēng)采。2. 各部門工作安排。1. 每周一各部門晨會(huì)PK。2. 每周一晨會(huì)發(fā)放當(dāng)周生日員工禮品。店務(wù)會(huì)1. 首先由各部門匯報(bào)上一周期計(jì)劃工作的完成情況（重點(diǎn)匯報(bào)未完成的工作及原因）、本周期的工作計(jì)劃和需要協(xié)調(diào)解決的問題，部門與部門之間可以協(xié)調(diào)解決的問題不上會(huì)。2. 然后由行政總經(jīng)理進(jìn)行匯總，提出指導(dǎo)性意見，小問題當(dāng)場解決，大問題在24小時(shí)內(nèi)答復(fù)。3. 總經(jīng)理通報(bào)重要事項(xiàng)和督查各部門主要工作。4. 行政文員整理形成會(huì)議紀(jì)要，下發(fā)各部門遵照執(zhí)行。1. 會(huì)前準(zhǔn)備充分，匯報(bào)簡明扼要。提出問題的同時(shí)要拿出解決問題的方案、辦法，供領(lǐng)導(dǎo)決策。2. 需要其他部門合作、配合和協(xié)調(diào)的問題要明確具體，有異議的問題原則不爭論。部門例會(huì)1.部門主管負(fù)責(zé)人召集，要求全員參與（可以只要求領(lǐng)班級(jí)以上管理人員參加，再由領(lǐng)班將會(huì)議內(nèi)容傳達(dá)至各班組）。2.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集各崗位工作進(jìn)展情況、所遇問題、采取或擬采取的解決方案，安排工作計(jì)劃。員工大會(huì)1. 行政部門按會(huì)議議程作好相關(guān)準(zhǔn)備工作。2. 餐飲部協(xié)助布置會(huì)場。3. 各部門匯報(bào)工作。4. 員工表彰。行政部負(fù)責(zé)員工大會(huì)組織與策劃；部門協(xié)助大會(huì)主持人培訓(xùn)與主薦。營運(yùn)月例會(huì)1. 由各部門負(fù)責(zé)人通報(bào)上月工作情況，缺失檢討，缺失整改，本月工作目標(biāo)。2. 董事長進(jìn)行匯總，提出指導(dǎo)性意見，小問題當(dāng)場解決，大問題在24小時(shí)內(nèi)答復(fù)，重點(diǎn)針對上月取得的工作成果和存在問題，明確下一階段工作任務(wù)。3. 董事長指引公司發(fā)展策略。1. 各部門重點(diǎn)分析缺失原因與整改方案。2. 營業(yè)部門重點(diǎn)分析經(jīng)營活動(dòng)中存在的問題及其原因，拿出需要協(xié)調(diào)解決的辦法。營銷月例會(huì)1. 檢查經(jīng)營決策的落實(shí)情況、銷售任務(wù)的完成結(jié)果，分析公司客源構(gòu)成、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、存在的問題及原因。2. 由各客服經(jīng)理通報(bào)市場狀況、當(dāng)?shù)刂苓呁惞镜臓I業(yè)狀況、市場價(jià)格、市場銷售情況、市場競爭動(dòng)態(tài)和市場口碑，以便進(jìn)行橫向比較?？头坎繀R報(bào)客房銷售情況、客源變化及人均消費(fèi)水平等。3. 分析近期市場動(dòng)向、特點(diǎn)，市場發(fā)展變化趨勢，市場競爭的激烈程度，公司市場銷售策略是否和市場環(huán)境或市場競爭相適應(yīng)，存在的問題及市場銷售策略應(yīng)如何調(diào)整、如何實(shí)施。4. 通過上述分析，由總經(jīng)理匯總，提出指導(dǎo)性意見。其重點(diǎn)是針對近期取得的銷售成果和存在問題，明確下一階段銷售任務(wù)。1. 各員總結(jié)經(jīng)營情況，分析超額或未完成經(jīng)營指標(biāo)的原因。2. 分析各種活動(dòng)銷售情況和產(chǎn)生的效果，存在的問題及其原因，需要協(xié)調(diào)解決的辦法。3. 縱向比較，分析收入、成本、費(fèi)用、消費(fèi)結(jié)構(gòu)等。4. 市調(diào)分析。要做市場分析基礎(chǔ)資料統(tǒng)計(jì)，對不同的客源市場進(jìn)行細(xì)分，了解經(jīng)營對手的經(jīng)營情況。5. 下一階段經(jīng)營預(yù)測分析，推出活動(dòng)項(xiàng)目及需要協(xié)調(diào)的工作公司外部會(huì)議1. 行政部收到相關(guān)會(huì)議通知后，按照業(yè)務(wù)相關(guān)、專業(yè)對口、誰主管誰參加的原則安排參加會(huì)議人員。2. 行政部應(yīng)及時(shí)將參加會(huì)議人員的情況向董事長（總經(jīng)理）匯報(bào)，經(jīng)董事長（總經(jīng)理）批準(zhǔn)后執(zhí)行。參加會(huì)議人員回來后，應(yīng)及時(shí)的向公司相關(guān)部門傳達(dá)會(huì)議精神，有必要的情況下還要召開專題的會(huì)議進(jìn)行傳達(dá)。5.4 會(huì)議紀(jì)律與要求會(huì)議紀(jì)律1. 與會(huì)人員要按時(shí)參加會(huì)議，并在會(huì)議簽到表上簽到，不得遲到、早退。2. 如需請假，經(jīng)相關(guān)組織部門/組織人批準(zhǔn)后方可，重要崗位人員請假須指定代理人出席。3. 必須穿工作服參加會(huì)議，會(huì)議期間不得閑談和吸煙，不得做與會(huì)議無關(guān)的事情。4. 會(huì)議期間應(yīng)保持安靜，與會(huì)人員將手機(jī)調(diào)為振動(dòng)或無聲狀態(tài)。5.會(huì)議期間不得隨意走動(dòng)；不得無故離席和擅自離場，如中途離開須征得主持人同意。6.會(huì)議期間不得隨意接聽電話，如遇重要緊急來電，需征得主持人同意后到會(huì)場外接聽，盡量長話短說，接聽完電話立刻返回會(huì)議中。會(huì)議要求1. 會(huì)議目的明確，都解決問題。屬于部門職責(zé)范圍或主管領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)解決的問題不上會(huì)，已有成文規(guī)定或先例的事，非特殊情況不上會(huì)。2. 每次會(huì)議都應(yīng)有充分的準(zhǔn)備，準(zhǔn)備不充分，沒有提出解決方案的議題不上會(huì)，主管部門沒有統(tǒng)一意見而“矛盾上交”的議題也不上會(huì)。3. 提前對會(huì)議主題內(nèi)容作好自己相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，在會(huì)議發(fā)言時(shí)，忌用“可能”“我感覺”等模糊性用語，工作表述做到簡潔、有根有據(jù)。按要求的時(shí)間完成個(gè)人發(fā)言。不得拖延。4. 參加會(huì)議人員必須要帶上工作筆記本，作好會(huì)議記錄。5. 會(huì)議主持人必須緊緊抓住議題，即要啟發(fā)引導(dǎo)與會(huì)者充分發(fā)表意見，又要注意控制主題和重復(fù)的發(fā)言。6. 會(huì)議過程中，主持人綜合討論意見，對每一論題及時(shí)形成決議，并將決議于會(huì)上責(zé)成有關(guān)人員落實(shí)執(zhí)行。7. 指定專人做會(huì)議記錄。凡在會(huì)議上形成決議、決定的，會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)形成會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)表，落實(shí)相關(guān)責(zé)任人，檢查考核人，完成日期，交會(huì)議主持人審批后分發(fā)到有關(guān)部門或責(zé)任人進(jìn)行落實(shí)、跟進(jìn)，在規(guī)定的期限內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)收，并將結(jié)果反饋至董事長。8. 非公司內(nèi)部人員不得邀請參加公司內(nèi)部的會(huì)議。9. 重要會(huì)議、大型會(huì)議如員工大會(huì)等需擬定會(huì)議議程，做到主席臺(tái)人手一份，并張貼公布。會(huì)議準(zhǔn)則1.對事不對人，以善意和真誠看事情。 2.有議有決，有記錄，有跟蹤，有獎(jiǎng)罰、有考核。3.勇于承擔(dān)錯(cuò)誤，立即改善。 4.解決方案有目標(biāo)，有時(shí)間，有擔(dān)當(dāng)，有效果確認(rèn)5.談流程、談事實(shí)、談數(shù)據(jù)、談改善。 6.不只談問題，更要談解決方案。會(huì)議安排要求1. 明確會(huì)議內(nèi)容與會(huì)議名稱。 2.確定會(huì)議議題。 3.確定會(huì)期。 4.確定出席對象。 5.確定議程。會(huì)場布置確定會(huì)場形式、坐席數(shù)量、主席臺(tái)席位，會(huì)標(biāo)、標(biāo)語，花卉放置，音響、照明、通風(fēng)、紙筆、茶水等各項(xiàng)服務(wù)要求。督導(dǎo)檢查1. 針對公司各例會(huì)落實(shí)情況，總辦可隨時(shí)進(jìn)行抽查、例席參加，以督導(dǎo)檢查例會(huì)落實(shí)情況。2. 會(huì)議布置事項(xiàng)任務(wù)須按時(shí)或提前完成或落實(shí)，每項(xiàng)任務(wù)都要有檢查人，例會(huì)檢查人見附公司例會(huì)一覽表，臨時(shí)性會(huì)議檢查人為主持人或由主持人指定專人。懲處違反上述規(guī)定，根據(jù)情節(jié)輕重分別處