銷售過程的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度操作設(shè)計(jì)

第 11 頁 共 11 頁銷售過程的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度操作設(shè)計(jì)發(fā)布時(shí)間 ：2009-5-13 15:36:37 來源：會(huì)計(jì)師雜志 作者： 添加到我的收藏【摘要】銷售過程的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的設(shè)計(jì)，要講究前瞻性地發(fā)現(xiàn)問題、預(yù)防錯(cuò)誤和持續(xù)改善。文中將銷售過程分為事前、事中、事后三部分，并就每一部分設(shè)定內(nèi)控制度的關(guān)鍵點(diǎn)，以盡可能地消除浪費(fèi)和利用生產(chǎn)能力來增加收入。一、內(nèi)部控制制度的涵義和作用將內(nèi)部控制的內(nèi)容和方法用文字或流程圖的形式作出具體規(guī)定，并付諸實(shí)施，連續(xù)執(zhí)行，即制度化，這就是所指的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度的內(nèi)容、種類、方式是由內(nèi)部控制決定的。內(nèi)部控制制度是單位管理制度的重要組成部分，就像一個(gè)人的神經(jīng)系統(tǒng)，它包含作為雙向傳導(dǎo)系統(tǒng)的整個(gè)組織，并為適應(yīng)特定組織的需要而獨(dú)特地加以設(shè)計(jì)的。也就是說，每個(gè)單位的內(nèi)部控制制度是為滿足該單位的組織、業(yè)務(wù)和管理目標(biāo)的需要而設(shè)計(jì)的，它應(yīng)當(dāng)包括與保護(hù)資產(chǎn)安全、確保各種信息資料可靠、有利于領(lǐng)導(dǎo)決策、促進(jìn)貫徹管理方針、提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益有關(guān)的內(nèi)部管理控制。它的主要任務(wù)是控制單位內(nèi)部的一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，使之都能嚴(yán)格按照計(jì)劃規(guī)定的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行，以保證完成計(jì)劃任務(wù)，提高經(jīng)營效率。最直接的目標(biāo)是防止差錯(cuò)和舞弊行為。具體地說，有效的內(nèi)部控制制度應(yīng)起到以下幾個(gè)方面的作用：（一）保證單位的一切業(yè)務(wù)活動(dòng)都能按其計(jì)劃目標(biāo)進(jìn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正偏離目標(biāo)的行為。（二）保證國家的財(cái)經(jīng)政策、法令制度得到貫徹執(zhí)行，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)、查明和處理問題。因?yàn)閮?nèi)部控制制度確定了各部門遵紀(jì)守法的責(zé)任制度，還有遵紀(jì)守法的檢查制度。（三）保證會(huì)計(jì)資料和其他業(yè)務(wù)資料真實(shí)可靠。通過授權(quán)控制，對(duì)經(jīng)營單位的業(yè)務(wù)處理是否合理，憑證是否有效，記錄是否完整、正確，根據(jù)內(nèi)部控制制度可進(jìn)行必要的稽核檢查。（四）堵塞漏洞，保證財(cái)產(chǎn)安全完整，防止或減少損失浪費(fèi)，防止和查明貪污盜竊行為。因?yàn)橐延胁幌嗳萋殑?wù)分離和職務(wù)輪換制、定期盤點(diǎn)制以及加強(qiáng)保管，限制擅自接觸等制度予以保證。（五）保證各種核算質(zhì)量，提供有用的會(huì)計(jì)信息和管理信息。各種核算通過有關(guān)人員的處理、復(fù)核和核對(duì)以及檢查，可以提供可靠有效的信息；同時(shí)，信息的采用還要經(jīng)過篩選和加工。現(xiàn)代企業(yè)“經(jīng)營管理的成功與否在很大程度上取決于有關(guān)信息交流的數(shù)量、質(zhì)量和頻率”。（六）保證工作效率的提高。實(shí)行內(nèi)部控制制度，使各種工作符合程序化、規(guī)范化的要求，以避免混亂現(xiàn)象。（七）有利于提高人員素質(zhì)。制度的制約功能可以使工作人員增強(qiáng)責(zé)任心，不斷提高辦事能力。只有建立良好的內(nèi)控制度才能夠健全企業(yè)的運(yùn)行機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)自我控制、自我協(xié)調(diào)的能力，才能夠使企業(yè)在激烈的市場競爭中取得競爭優(yōu)勢已成為人們的共識(shí)。因此，財(cái)政部依照企業(yè)內(nèi)部控制的基本原則相互牽制原則、成本效益原則、崗位責(zé)任原則、協(xié)調(diào)配合原則、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)原則頒發(fā)了內(nèi)部會(huì)計(jì)控制基本規(guī)范以及內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范銷售與收款等政策法規(guī)。按照企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程來分，內(nèi)控可以分為以下四個(gè)循環(huán)：銷售與收款循環(huán)，購貨與付款循環(huán)，生產(chǎn)循環(huán)，籌資與投資循環(huán)。其中銷售與收款是企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤、貨幣化企業(yè)價(jià)值的重要環(huán)節(jié)，只有企業(yè)實(shí)現(xiàn)了商品到資金的轉(zhuǎn)化，才能不斷增強(qiáng)自身實(shí)力，提高企業(yè)競爭力，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)股東的最終目的獲得經(jīng)濟(jì)利益。在此，本文就銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度進(jìn)行分析。二、銷售過程的內(nèi)控制度銷售在企業(yè)業(yè)務(wù)處理中所占的比重是十分巨大的，在內(nèi)部控制制度比較健全的企業(yè)，處理銷售業(yè)務(wù)通常需要許多憑證和會(huì)計(jì)記錄，同時(shí)其業(yè)務(wù)活動(dòng)也十分繁多。參照財(cái)政部頒發(fā)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制基本規(guī)范以及內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范銷售與收款等政策法規(guī)，企業(yè)銷售過程的內(nèi)控應(yīng)主要從以下幾方面著手：（一）必須要明確實(shí)施銷售過程內(nèi)控制度的目的，也就是說要達(dá)到的目標(biāo)。只有目標(biāo)明確才會(huì)有的放矢，才有可能建立正確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)控制度。企業(yè)建立健全內(nèi)控制度的最終目的簡單來說就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的最大化。而銷售過程內(nèi)控制度作為企業(yè)內(nèi)控制度整體的一個(gè)重要組成部分，在服從上述總體目標(biāo)的同時(shí)還需對(duì)其做出細(xì)化，即實(shí)現(xiàn)銷售收入的真實(shí)合理性、產(chǎn)品的完全完整性、銷售折扣的適度性、銷售和退回的合理正確性、貨款的及時(shí)足額收回。（二）在明確了目標(biāo)之后具體需要做的就是做好充分的準(zhǔn)備工作、制定詳細(xì)的內(nèi)控制度。在這里筆者把銷售的內(nèi)控分為事前、事中、事后控制。1.事前控制這是一個(gè)重要的準(zhǔn)備階段，在此階段內(nèi)控的關(guān)鍵點(diǎn)主要有：（1）適當(dāng)?shù)穆殑?wù)分離。適當(dāng)?shù)穆殑?wù)分離有助于形成內(nèi)部牽制，防止各種有意或無意錯(cuò)誤的發(fā)生。在此，企業(yè)主要應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：企業(yè)應(yīng)當(dāng)將辦理銷售、發(fā)貨、收款三項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門或崗位分別設(shè)立；信用管理崗位與銷售業(yè)務(wù)崗位的分離；從事銷售與收款業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行崗位輪換，銷售崗位與接觸銷售現(xiàn)款的崗位相分離，享有應(yīng)收票據(jù)的取得和貼現(xiàn)的批準(zhǔn)的崗位與票據(jù)管理崗位相分離。（2）銷售預(yù)算管理。良好的銷售預(yù)算管理能使企業(yè)的銷售費(fèi)用規(guī)劃妥當(dāng)，既不會(huì)使企業(yè)由于經(jīng)費(fèi)不足而無法對(duì)客戶信用狀況、產(chǎn)品適銷狀態(tài)等銷售環(huán)境作充分的調(diào)查而影響生產(chǎn)銷售；也不會(huì)使銷售經(jīng)費(fèi)使用無度，造成浪費(fèi)，從而影響企業(yè)利潤。（3）充分的客戶信用資料。在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)條件下，信用銷售方式已不可避免的成為了企業(yè)的主要銷售方式，而由此產(chǎn)生的應(yīng)收賬款的回收就顯得尤為重要了。（4）正確嚴(yán)格的授權(quán)審批。銷售內(nèi)部控制從以下三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上審批程序：一是在銷貨發(fā)生之前賒銷經(jīng)過正當(dāng)審批；二是非正當(dāng)審批貨物不得發(fā)出；三是價(jià)格，包括原價(jià)、運(yùn)費(fèi)、折扣等，必須經(jīng)過審批。通過這三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，可以很容易地測試出審批方面內(nèi)部控制的效果。在銷售的事前控制環(huán)節(jié)中，職務(wù)分離、處理訂單和信息批準(zhǔn)是關(guān)鍵。由獨(dú)立于銷售部門的信用管理部門對(duì)賒銷業(yè)務(wù)嚴(yán)格把關(guān)，形成內(nèi)部牽制，可防止銷售部門片面追求銷售業(yè)績而忽視經(jīng)濟(jì)利益的回流；而對(duì)于信用管理部門的內(nèi)部牽制則可由銷售部門、會(huì)計(jì)部門及企業(yè)定期、不定期地通過內(nèi)部檢查完成。企業(yè)事先制定的授權(quán)審批制度，應(yīng)同時(shí)傳送給銷售部門、會(huì)計(jì)部門等相關(guān)部門。這樣，銷售人員就可以根據(jù)授權(quán)審批制度在提交賒銷申請(qǐng)前就先自行審查，否決掉那些不符合條件的賒銷客戶。這種方式既可以節(jié)約工作成本，又可以使銷售部門要求主管經(jīng)理組織相關(guān)人員對(duì)那些符合審批條件而信用管理部門不予審批的單位進(jìn)行進(jìn)一步審議；而會(huì)計(jì)部門在開具銷售發(fā)票時(shí)也可以據(jù)此審核信用管理部門核準(zhǔn)的賒銷申請(qǐng)單是否合乎規(guī)定。2.事中控制從簽銷售合同至貨款收回之前這段時(shí)間相應(yīng)的控制措施稱為事中控制。這個(gè)階段的控制工作仍主要由以上三個(gè)部門：信用管理部門、會(huì)計(jì)部門以及銷售部門完成。具體的內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)有：（1）監(jiān)督銷售合同的簽署。批準(zhǔn)銷售部門的賒銷申請(qǐng)后，信用管理部門應(yīng)派出專人匯同銷售人員與客戶簽署銷售合同。合同中需詳細(xì)注明產(chǎn)品的銷售價(jià)格、信用政策、還款方式、還款期限等；也可由信用管理部門向合同管理部門詳細(xì)列明上述信用條件，并要求其將這些信用條件在合同中注明，最后由合同管理部門會(huì)同銷售人員簽署賒銷合同。簽署合同時(shí)，應(yīng)盡量爭取采用票據(jù)信用方式，如商業(yè)承兌匯票、銀行承兌匯票，以求更加安全可靠。（2）充分的憑證和記錄。每個(gè)公司交易、處理和記錄等制度都各有其特點(diǎn)，因此，也許很難評(píng)價(jià)其各項(xiàng)手續(xù)的設(shè)計(jì)是否足以使控制發(fā)揮最大作用，然而，只有具備充分的記賬手續(xù)，才可能實(shí)現(xiàn)其他各項(xiàng)控制目標(biāo)。如.憑證的預(yù)先編號(hào)。對(duì)憑證預(yù)先編號(hào)，旨在防止銷售商品以后忘記向顧客開出賬單或登記入賬，也防止重復(fù)開出賬單或重復(fù)記賬。當(dāng)然，如果對(duì)憑證的編號(hào)不做清點(diǎn)，預(yù)先編號(hào)就無多大意義。（3）客戶信用資料的動(dòng)態(tài)收集。信用管理部門應(yīng)對(duì)賒銷客戶的資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，隨時(shí)關(guān)注對(duì)方的相關(guān)信息。一旦賒銷客戶經(jīng)營狀況等出現(xiàn)異常并有可能危及到本企業(yè)賬款的順利回收時(shí)，信用管理部門應(yīng)及時(shí)書面告知會(huì)計(jì)部門，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)督促相關(guān)銷售人員催收賬款（會(huì)計(jì)部門督促可以保證“政令統(tǒng)一”，防止“多頭命令”造成銷售人員無所適從，部門之間拖沓扯皮）。在事中控制中，信用管理部門還應(yīng)該根據(jù)會(huì)計(jì)部門提供的財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)，從本企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)相應(yīng)調(diào)整原先的信用政策，調(diào)減或調(diào)增信用額度，以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要。（4）每月寄出對(duì)賬單。由不負(fù)責(zé)現(xiàn)金出納和銷貨及應(yīng)收賬款記賬的人員每月向顧客寄發(fā)對(duì)賬單，能促使顧客在發(fā)現(xiàn)余額不正確后及時(shí)做出說明，因而是一項(xiàng)有用的控制。對(duì)客戶提出的異議要及時(shí)查明原因，做出相應(yīng)調(diào)整；根據(jù)信用管理部門提供的信息督促相關(guān)銷售人員提前催收賬款，避免發(fā)生壞賬損失。會(huì)計(jì)部門還應(yīng)對(duì)本企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況、應(yīng)收賬款等實(shí)時(shí)或定期進(jìn)行分析，為信用管理部門制定新的賒銷政策提供依據(jù)。3.事后控制事后控制包括賒銷合同到期時(shí)款項(xiàng)的收回控制以及款項(xiàng)到期由于各種原因無法收回而形成壞賬損失的處理。其內(nèi)控制度的關(guān)鍵點(diǎn)包括：（1）款項(xiàng)的催收。賒銷合同到期時(shí)，會(huì)計(jì)部門應(yīng)書面通知相關(guān)銷售人員進(jìn)行款項(xiàng)催收。對(duì)于順利收回的款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)入賬；對(duì)于逾期未收回的款項(xiàng)，會(huì)計(jì)部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告給企業(yè)有關(guān)部門進(jìn)行審查，以確定是否確認(rèn)為壞賬。如果確認(rèn)為壞賬損失，應(yīng)做出相應(yīng)的賬務(wù)處理，在賬面上核銷該筆應(yīng)收賬款。但信用管理部門和相關(guān)銷售人員還應(yīng)繼續(xù)關(guān)注賒銷客戶的情況，一旦發(fā)現(xiàn)其財(cái)務(wù)狀況好轉(zhuǎn)，有了還款可能性，應(yīng)及時(shí)通知會(huì)計(jì)部門并加以催收；會(huì)計(jì)部門也應(yīng)對(duì)已注銷的壞賬進(jìn)行備查登記，并加強(qiáng)監(jiān)督，如仍舊定期寄送函證，以防止相關(guān)人員私自收回壞賬并據(jù)為己有。（2）事后歸責(zé)。壞賬產(chǎn)生后，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該及時(shí)查找出壞賬產(chǎn)生的原因，明確相關(guān)責(zé)任人及部門，并做出相應(yīng)的處理。如果是由于對(duì)方經(jīng)營狀況惡化等造成壞賬，而這種變化又在事先可以預(yù)測出，則應(yīng)追究信用管理部門的責(zé)任；如果信用管理部門已將該情況書面告知了會(huì)計(jì)部門，而會(huì)計(jì)部門卻沒有及時(shí)督促相關(guān)人員加以催收，則應(yīng)追究會(huì)計(jì)部門的責(zé)任；如果會(huì)計(jì)人員已履行了督收職責(zé)，而銷售人員卻未能全力催收造成壞賬，則應(yīng)追究銷售人員的責(zé)任。如果早在銷售形成之前，信用部門就已調(diào)查出該企業(yè)不符合本企業(yè)的銷售條件，但卻未對(duì)賒銷申請(qǐng)?zhí)岢龇穸ㄒ庖?，這種情況造成的壞賬則應(yīng)追究信用部門的責(zé)任；如果信用部門已在賒銷申請(qǐng)上提出反對(duì)意見，而最后該申請(qǐng)卻被批準(zhǔn)，最終造成壞賬，此時(shí)我們應(yīng)就該追究相關(guān)決策人的責(zé)任。審查機(jī)構(gòu)除了根據(jù)公司制度對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰外，還應(yīng)在績效考核部門備案，以備年終綜合考核員工業(yè)績，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲分明，真正做到業(yè)績與工資獎(jiǎng)金掛鉤，從而優(yōu)化企業(yè)人力資源狀況。（3）積累經(jīng)驗(yàn)調(diào)整政策。信用管理部門應(yīng)根據(jù)賬款回收情況相應(yīng)調(diào)整原先的信用政策，對(duì)逾期不歸還賬款的賒銷客戶應(yīng)調(diào)減或取消它的信用額度。在該事后控制環(huán)節(jié)中，最重要的一點(diǎn)就是應(yīng)收賬款的催收與收回，同時(shí)這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)也可以說是賒銷實(shí)現(xiàn)的最后也是最關(guān)鍵的一步。三、操作時(shí)應(yīng)注意的問題（一）企業(yè)一定要根據(jù)自身特點(diǎn)盡量將相關(guān)履行職責(zé)的記錄完整化，在強(qiáng)化內(nèi)部控制制度方面發(fā)揮作用。這種作用主要是運(yùn)用各種手段和方法測試企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的健全性、遵循性、科學(xué)性，進(jìn)而評(píng)價(jià)控制系統(tǒng)的健全程度，查明各項(xiàng)控制措施是否真實(shí)地存在于管理系統(tǒng)中，是否完全并認(rèn)真得到遵守。（二）評(píng)價(jià)內(nèi)部控制是否發(fā)揮應(yīng)有的制約與控制作用，是否取得應(yīng)有的管理效果。只有這樣，才能保證企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，通過內(nèi)部控制的檢查分析可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營管理中的薄弱環(huán)節(jié)和漏洞，及早提醒經(jīng)營管理者采取措施加以改進(jìn)，起到標(biāo)本兼治，防患于未然的作用。（三）企業(yè)應(yīng)定期或不定期的派出獨(dú)立的專門人員對(duì)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)，對(duì)其中的薄弱環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)加以糾正、完善。（四）公司治理是實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)和價(jià)值的有效途徑，而公司治理過程在履行其職能時(shí)的有效性，在很大程度上取決于公司的道德文化建設(shè)。因此，現(xiàn)代公司應(yīng)積極創(chuàng)立企業(yè)文化，構(gòu)筑公司