會議策劃流程書

會議流程流程圖：主辦科室提出申請成立會務組確認會議基本信息制訂會務方案并上報領導會前準備工作召開會議，會議過程會務服務會議結束費用結算、填寫各類申報材料整理資料、歸檔清掃會場保持會場呈備用狀態(tài)一、會議前準備工作1、會前所需準備的文件：會議通知、回執(zhí)、會務手冊、主持詞、參會人員表、會議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅（一般由會議承辦賓館制作）、會議背景PPT、房間號碼表、會務資料領取表、會議資料、報到處。各文件具體形式如附件。2、會前準備工作流程2.1、會議的計劃：（1）確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預期取得的成果等。（2）確定會議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等。（3）決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。2.2、 確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發(fā)給各參會人員。（1）議程表。將會議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發(fā)給與會人員。 （2）日程表與作息時間表。 會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。 2.3、 會議成本預算。會議的成本=場地租借費+文件資料費+交通費+食宿費+活動費+服務人員的工資+咨詢勞務費。2.4、 準備會議資料。（1）開幕詞、工作報告、發(fā)言稿等（2）會議所用的技術性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。2.5、 發(fā)送會議通知及接受回執(zhí)。（1）會議通知：本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或邀請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。（2）回執(zhí)：為準確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附回執(zhí)。 回執(zhí)的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。2.6、 會場布置，會場根據(jù)與會人數(shù)選擇適當場所，具體要求如下：(1) 會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應與人數(shù)相適應。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。(2) 主席臺席位。第一排的正中為首席其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。(3)會場設施。會場的所有設施必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調(diào)試(如擴音器的音量大小)，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。2.7、 其他準備 會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會場外應有醫(yī)護人員值班。同時應準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。重要會議應有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送資料、紀念品等，必須提前做好準備。二、會議期間工作1、會議期間需準備的文件：簽到表、會務發(fā)放表、考勤表。2、會議期間的工作流程2.1、 在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。2.2、 做好來客接待工作，確認和分發(fā)房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。2.3、 會場桌椅擺設確認：燈光音響麥克風銀幕/講臺幻燈機投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。2.4、 會議現(xiàn)場：專人負責參會人員的引領，簽到，分發(fā)會議資料。2.5、專人負責會場的協(xié)調(diào)事務工作（包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發(fā)放以及會場溫度控制等）。2.6、 確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。2.7、 協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。2.8、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時間解決。三、會議后續(xù)工作1、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。2、會議后的工作流程2.1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。2.2、會議的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。2.3、會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總，總結工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。2.4、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。2.5、歡送代表工作。2.6、會議費用的結算工作。四、人員職責1、會務負責人 1) 聯(lián)絡協(xié)調(diào) 對內(nèi)負責與所領導及各科室負責人的溝通，制定會議計劃書及工作進度表，確保會議順利完成； 對外負責與各參會領導及參會人員之間的聯(lián)絡，確認人員名單及行程安排； 協(xié)調(diào)會務工作人員的活動。2) 制定會議方案并實施 負責擬定和調(diào)整會議方案，會議組織程序，并上報相關領導審核； 負責協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認工作安排和進程。3) 會場及住宿安排 負責會議酒店（場地）接洽、預訂及協(xié)議簽訂； 負責會議期間與會人員的食宿等問題的安排。4) 負責審核會議對外的文本資料內(nèi)容及相關合作協(xié)議 各類資料內(nèi)容的確認審核； 確定印刷地點； 會場布置的審核。5) 制定可行性預算6) 同會議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系2、 會務助理 1) 各類文本的起草、修改，資料的編排、制作 根據(jù)會議的要求，負責會議通知書的設計、制作及印刷； 負責會場背景效果圖的設計與制作； 代表證、餐券的設計與制作。2) 負責重要人員的聯(lián)絡事宜 負責重要人員的行程安排的聯(lián)系、確認； 負責重要人員的機（車）票的預訂； 負責重要人員的專人接、送及陪同安排； 負責重要人員在會議期間的用車安排。3) 負責與會代表聯(lián)絡事宜 負責會議通知書的寄發(fā)及確認回執(zhí)工作； 負責會務資料的收集、確認并輸入數(shù)據(jù)庫； 如會議信息有變，負責與與會代表聯(lián)系，及時告知。4) 負責會場的管理工作 負責會場及儀器設備的管理； 提前做好儀器設備的調(diào)試工作； 負責會場影像/通訊的管理(計算機、PPT資料收集匯總、同傳設備等)； 確保會議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及保密工作。5) 負責交通管理及安全措施 負責用車計劃； 負責確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。6) 負責會場安全保障工作 負責對可能存在和未知的安全隱患進行檢查并制定解決方案7) 會務帳務管理 會前負責制定收入、支出預算表 會后負責制作收入、支出明細表 負責會務費用分配方案的制定、上報及落實3、 應急人員1) 負責資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā)。2) 負責參會人員的引領、接待。3）負責就餐秩序的控制。4）負責會中其他應急工作。附：會議所需準備的所有文件的形式見附表（以第一次會議的各文件形式為例）。文件明細會議通知 附表1回執(zhí) 附表2會務手冊 附表3主