會(huì)議策劃流程書(shū)

會(huì)議流程流程圖：主辦科室提出申請(qǐng)成立會(huì)務(wù)組確認(rèn)會(huì)議基本信息制訂會(huì)務(wù)方案并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)前準(zhǔn)備工作召開(kāi)會(huì)議，會(huì)議過(guò)程會(huì)務(wù)服務(wù)會(huì)議結(jié)束費(fèi)用結(jié)算、填寫(xiě)各類申報(bào)材料整理資料、歸檔清掃會(huì)場(chǎng)保持會(huì)場(chǎng)呈備用狀態(tài)一、會(huì)議前準(zhǔn)備工作1、會(huì)前所需準(zhǔn)備的文件：會(huì)議通知、回執(zhí)、會(huì)務(wù)手冊(cè)、主持詞、參會(huì)人員表、會(huì)議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會(huì)議橫幅（一般由會(huì)議承辦賓館制作）、會(huì)議背景PPT、房間號(hào)碼表、會(huì)務(wù)資料領(lǐng)取表、會(huì)議資料、報(bào)到處。各文件具體形式如附件。2、會(huì)前準(zhǔn)備工作流程2.1、會(huì)議的計(jì)劃：（1）確定會(huì)議的目的，試圖達(dá)到的效果，會(huì)議預(yù)期取得的成果等。（2）確定會(huì)議的名稱，初步擬訂出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開(kāi)時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。（3）決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書(shū)處或籌備委員會(huì)。2.2、 確定會(huì)議日程。編排會(huì)議日程表，并與會(huì)前發(fā)給各參會(huì)人員。（1）議程表。將會(huì)議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。 （2）日程表與作息時(shí)間表。 會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。 2.3、 會(huì)議成本預(yù)算。會(huì)議的成本=場(chǎng)地租借費(fèi)+文件資料費(fèi)+交通費(fèi)+食宿費(fèi)+活動(dòng)費(fèi)+服務(wù)人員的工資+咨詢勞務(wù)費(fèi)。2.4、 準(zhǔn)備會(huì)議資料。（1）開(kāi)幕詞、工作報(bào)告、發(fā)言稿等（2）會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書(shū)材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。2.5、 發(fā)送會(huì)議通知及接受回執(zhí)。（1）會(huì)議通知：本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書(shū)面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書(shū)面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式，對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書(shū)面通知或邀請(qǐng)柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。（2）回執(zhí)：為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附回執(zhí)。 回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來(lái)回時(shí)間，受邀請(qǐng)者考慮和準(zhǔn)備時(shí)間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過(guò)多，以免對(duì)方遺忘。2.6、 會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)場(chǎng)根據(jù)與會(huì)人數(shù)選擇適當(dāng)場(chǎng)所，具體要求如下：(1) 會(huì)場(chǎng)要整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全，大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。(2) 主席臺(tái)席位。第一排的正中為首席其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。會(huì)場(chǎng)的所有設(shè)施必須在開(kāi)會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器的音量大小)，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。2.7、 其他準(zhǔn)備 會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。同時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議要通過(guò)新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送資料、紀(jì)念品等，必須提前做好準(zhǔn)備。二、會(huì)議期間工作1、會(huì)議期間需準(zhǔn)備的文件：簽到表、會(huì)務(wù)發(fā)放表、考勤表。2、會(huì)議期間的工作流程2.1、 在機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。2.2、 做好來(lái)客接待工作，確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)重要與會(huì)人員用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。2.3、 會(huì)場(chǎng)桌椅擺設(shè)確認(rèn)：燈光音響麥克風(fēng)銀幕/講臺(tái)幻燈機(jī)投影機(jī)一一檢視無(wú)誤。檢查會(huì)議所需資料是否完備。2.4、 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)：專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的引領(lǐng)，簽到，分發(fā)會(huì)議資料。2.5、專人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的協(xié)調(diào)事務(wù)工作（包括投影儀的準(zhǔn)備、飲水的準(zhǔn)備、禮金的發(fā)放以及會(huì)場(chǎng)溫度控制等）。2.6、 確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。2.7、 協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。2.8、會(huì)議接待人員應(yīng)全程跟蹤會(huì)議，以便及時(shí)和與會(huì)者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時(shí)間解決。三、會(huì)議后續(xù)工作1、會(huì)議后需準(zhǔn)備的文件：參會(huì)人員通訊錄、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議證明、會(huì)議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。2、會(huì)議后的工作流程2.1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。2.2、會(huì)議的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。2.3、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。2.4、代辦與會(huì)人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。2.5、歡送代表工作。2.6、會(huì)議費(fèi)用的結(jié)算工作。四、人員職責(zé)1、會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人 1) 聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)與所領(lǐng)導(dǎo)及各科室負(fù)責(zé)人的溝通，制定會(huì)議計(jì)劃書(shū)及工作進(jìn)度表，確保會(huì)議順利完成； 對(duì)外負(fù)責(zé)與各參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及參會(huì)人員之間的聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)人員名單及行程安排； 協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)。2) 制定會(huì)議方案并實(shí)施 負(fù)責(zé)擬定和調(diào)整會(huì)議方案，會(huì)議組織程序，并上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核； 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認(rèn)工作安排和進(jìn)程。3) 會(huì)場(chǎng)及住宿安排 負(fù)責(zé)會(huì)議酒店（場(chǎng)地）接洽、預(yù)訂及協(xié)議簽訂； 負(fù)責(zé)會(huì)議期間與會(huì)人員的食宿等問(wèn)題的安排。4) 負(fù)責(zé)審核會(huì)議對(duì)外的文本資料內(nèi)容及相關(guān)合作協(xié)議 各類資料內(nèi)容的確認(rèn)審核； 確定印刷地點(diǎn)； 會(huì)場(chǎng)布置的審核。5) 制定可行性預(yù)算6) 同會(huì)議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系2、 會(huì)務(wù)助理 1) 各類文本的起草、修改，資料的編排、制作 根據(jù)會(huì)議的要求，負(fù)責(zé)會(huì)議通知書(shū)的設(shè)計(jì)、制作及印刷； 負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)背景效果圖的設(shè)計(jì)與制作； 代表證、餐券的設(shè)計(jì)與制作。2) 負(fù)責(zé)重要人員的聯(lián)絡(luò)事宜 負(fù)責(zé)重要人員的行程安排的聯(lián)系、確認(rèn)； 負(fù)責(zé)重要人員的機(jī)（車）票的預(yù)訂； 負(fù)責(zé)重要人員的專人接、送及陪同安排； 負(fù)責(zé)重要人員在會(huì)議期間的用車安排。3) 負(fù)責(zé)與會(huì)代表聯(lián)絡(luò)事宜 負(fù)責(zé)會(huì)議通知書(shū)的寄發(fā)及確認(rèn)回執(zhí)工作； 負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)資料的收集、確認(rèn)并輸入數(shù)據(jù)庫(kù)； 如會(huì)議信息有變，負(fù)責(zé)與與會(huì)代表聯(lián)系，及時(shí)告知。4) 負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的管理工作 負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)及儀器設(shè)備的管理； 提前做好儀器設(shè)備的調(diào)試工作； 負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)影像/通訊的管理(計(jì)算機(jī)、PPT資料收集匯總、同傳設(shè)備等)； 確保會(huì)議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及保密工作。5) 負(fù)責(zé)交通管理及安全措施 負(fù)責(zé)用車計(jì)劃； 負(fù)責(zé)確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。6) 負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安全保障工作 負(fù)責(zé)對(duì)可能存在和未知的安全隱患進(jìn)行檢查并制定解決方案7) 會(huì)務(wù)帳務(wù)管理 會(huì)前負(fù)責(zé)制定收入、支出預(yù)算表 會(huì)后負(fù)責(zé)制作收入、支出明細(xì)表 負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)費(fèi)用分配方案的制定、上報(bào)及落實(shí)3、 應(yīng)急人員1) 負(fù)責(zé)資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā)。2) 負(fù)責(zé)參會(huì)人員的引領(lǐng)、接待。3）負(fù)責(zé)就餐秩序的控制。4）負(fù)責(zé)會(huì)中其他應(yīng)急工作。附：會(huì)議所需準(zhǔn)備的所有文件的形式見(jiàn)附表（以第一次會(huì)議的各文件形式為例）。文件明細(xì)會(huì)議通知 附表1回執(zhí) 附表2會(huì)務(wù)手冊(cè) 附表3主