淺談企業(yè)信息化建設于企業(yè)管理之重要性.doc

淺談企業(yè)信息化建設于企業(yè)管理之重要性 摘 要 為提高企業(yè)生存能力和贏利水平，企業(yè)應優(yōu)化其企業(yè)管理水平，并加強企業(yè)信息化建設。加強企業(yè)信息化建設是提高企業(yè)管理水平的重要手段，是提高企業(yè)生存能力和贏利水平的必要前提和利器，對企業(yè)管理意義重大。關鍵詞 企業(yè)信息化 企業(yè)管理市場經濟中，生存和贏利是任何企業(yè)都無法回避的重要問題。在激烈的市場競爭中，企業(yè)為求生存就須提高其核心競爭力，就須提高其生存能力和贏利水平，就須提高優(yōu)化其企業(yè)管理水平。隨著企業(yè)管理的發(fā)展，越來越多的企業(yè)管理者注意到：加強企業(yè)信息化建設是提高企業(yè)管理水平的必要條件和利器，加強企業(yè)信息化建設對企業(yè)的生存和發(fā)展意義重大。目前，企業(yè)信息化已經并正在國內外企業(yè)中引起一場管理方面的革命，對企業(yè)管理的影響非同一般。1 企業(yè)信息化及其必要性孫子兵法說“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，意即在戰(zhàn)爭中能夠優(yōu)先掌握敵我兩方足夠多的有效信息的一方將立于不敗之地。商場如戰(zhàn)場，信息對于激烈競爭中的企業(yè)同樣重要。及時、準確、充分和系統的有效信息，是企業(yè)能夠進行科學管理的必要前提；否則，企業(yè)管理者將無法進行各種科學的分析、預測、判斷和決策，無法針對各種內外變化進行及時、積極和有效的調整和應對，無法有效正常運營，在管理上會變得被動和盲目。同樣，沒有成功、系統的企業(yè)信息化，企業(yè)管理的計劃、實施和總結都將不能有效進行，企業(yè)將不能成功應對激烈的市場競爭。所謂企業(yè)信息化就是借助以計算機、互聯網等先進技術為代表的信息手段，將企業(yè)的經營及管理流程在線實現,并使企業(yè)管理層真正可以在線獲得完整而明晰的“信息”。企業(yè)信息化是有效企業(yè)管理的必要條件。企業(yè)信息化是提高企業(yè)管理水平的前提和利器，企業(yè)信息化建設對企業(yè)管理意義重大。2 企業(yè)信息化建設因為企業(yè)信息化對企業(yè)管理的重要性，企業(yè)管理者應高度重視本企業(yè)的信息化建設。企業(yè)信息化建設，應從企業(yè)的切身實際和需要出發(fā)，系統規(guī)劃和有效實施，以為企業(yè)管理服務為根本，以增強企業(yè)核心競爭力為目標，以能否增強企業(yè)贏利能力作為自身建設成功與否的衡量標準。企業(yè)信息化和企業(yè)管理都是動態(tài)的永無止境的過程，不可能一勞永逸，需要不斷的根據主客觀條件和要素的變化而不斷創(chuàng)新。2.1企業(yè)信息化建設的原則企業(yè)信息化建設必須從企業(yè)的實際情況出發(fā)，不能滯后，更不能冒進，而應切實堅持與提高企業(yè)管理水平結合起來。（1）企業(yè)領導高度重視的原則。企業(yè)信息化建設是對管理模式、組織結構、思維方式進行的一場“自上而下”的創(chuàng)新和變革。經驗和實踐表明：領導的主持和參與是信息化建設取得成功的首要條件，是企業(yè)信息化起步與成功的關鍵。（2）企業(yè)信息管理系統和軟件實施的根本目的在于提高企業(yè)的盈利能力。作為企業(yè)應該明確，無視企業(yè)信息化的重要性和在這方面的不作為，固然是不對的；但無論信息硬件設施如何超前和熱賣，只要不是企業(yè)急迫需要的，或者雖然需要但給企業(yè)帶來的利潤小于企業(yè)的成本投入的，不能帶來企業(yè)的競爭力提高的系統和軟件，就不應該選購。 （3）企業(yè)信息化是一個動態(tài)過程。一套軟件和系統的上線對企業(yè)而言并不代表什么，而軟件和系統帶來的企業(yè)運作與管理方式的改變和競爭力的提高才是企業(yè)的終極目的。一方面，相關硬件設施完善后，在具體實際操作中仍然會遇到各種問題，需要改進和完善；另一方面，隨著企業(yè)管理水平的提高，隨著社會信息技術的不斷進步，企業(yè)都需要對其信息化管理系統和模式進行變革和跟進。（4）企業(yè)信息管理系統的構建需要規(guī)劃，但不可能超前建設。規(guī)劃總是重要的，但有關企業(yè)信息管理方面的規(guī)劃涉及到很多的不確定因素，因此規(guī)劃宜粗不宜細，遠期規(guī)劃確定企業(yè)管理系統建設的大方向，近期目標可操作性要強，遠期規(guī)劃和近期目標要有機結合。市場和企業(yè)內部的諸多不確定性因素，決定了企業(yè)不可能一勞永逸的提前將未來需要的系統都建設好。近期規(guī)劃最好是緊密結合實際，企業(yè)運作中需要對那一部分的功能加強時，再選擇哪一塊系統或軟件。因此企業(yè)在進行管理系統的建設時必須抓住主要目標和要求，根據20/80原則，抓住企業(yè)20%的關鍵目標和需求，就可以解決企業(yè)在某個階段內80%的問題。 （5）堅持投入前調研和投入后有效評估的原則。一方面，為避免信息化的盲目性，企業(yè)在信息化建設投入前應展開調研，專門針對企業(yè)管理的關鍵部分或重點環(huán)節(jié)進行重點思考，掌握當前市場上企業(yè)信息化的趨勢，定位自己管理水平，找出最佳結合點，從而開發(fā)出最適合自己的信息管理系統。另一方面，企業(yè)信息化建設的投入對企業(yè)是否發(fā)揮出了巨大作用，是否物有所值，是否對企業(yè)的發(fā)展有利，需要企業(yè)獨立的機構對整個系統的投入/產出進行有效評估。其實這也是企業(yè)提高管理水平的重要一環(huán)。 2.2企業(yè)信息化的要素構建企業(yè)信息化的第一個任務是企業(yè)信息配套硬件的建設，即有關配套硬件要素的構建、更新和完善。（1）一支本企業(yè)的高素質的信息技術隊伍。人才是關鍵，企業(yè)信息化需要一支既懂技術，又懂管理，知識結構合理、技術過硬的復合型信息技術人才隊伍，這就要求企業(yè)通過加強人才培訓，技術交流與合作等方式來造就一大批精通專業(yè)知識，具有強烈的創(chuàng)新精神和實踐能力的高層專門人才，來推動企業(yè)內部信息化建設。（2）企業(yè)內部良好的信息化運作機制。這包括建立完善的企業(yè)信息化建設的配套規(guī)章制度，設置專門負責企業(yè)信息化建設的部門機構，充分明確企業(yè)上下、各部門在企業(yè)信息化建設的責權和協調辦法，作到信息管理運轉的順暢。企業(yè)信息化建設是一個長期的連續(xù)不斷的改進的過程，因此應建立一個由管理專家、規(guī)劃專家、系統分析員、運籌專家、計算機專家等成員組成的決策管理機構。在項目決策時，由該機構會同有關部門進行詳細的調研、論證，分析需求，明確目標，細心聽取多方意見，從而增加決策透明度，提高決策的科學性和民主性。（3）落實企業(yè)信息化建設資金。據有關方面調研，80%的企業(yè)認為資金投入不足是制約企業(yè)信息化的首要因素，并且企業(yè)信息化是一項投資很大的綜合性工程，因此，在進行企業(yè)信息化建設時，必須對其進行包括技術、經濟、財務等諸多方面的可行性研究，做出詳細的投資預算，設立企業(yè)信息化建設基金，實施多渠道、全方位的融資，使資金落實到位，這樣才能保證企業(yè)信息化的順利實施。（4）企業(yè)信息基礎設施(EII)，是指根據企業(yè)當前業(yè)務和可預見的發(fā)展對信息采集、處理、存儲和流通的要求，選購和構筑由信息設備、通信網絡、數據庫和支持軟件等組成的環(huán)境。這主要包括滿足計算機、網絡設施及配套軟件、電子商務等先進技術設施及其安全要求。這是現代企業(yè)有效運作和參與市場競爭的最重要的企業(yè)基礎環(huán)境，只有上述三個條件得到滿足后這個基礎環(huán)境才能建設好。2.3做好信息資源的基礎管理工作企業(yè)信息化涉及企業(yè)銷售、生產、服務等方面內容，而實質是企業(yè)管理的信息化，是企業(yè)將融合世界先進管理思想的信息技術進一步應用于管理，以提高企業(yè)管理的效率和效益。企業(yè)管理的信息化在某種意義上意味著企業(yè)的全面信息化。它包括著企業(yè)內部管理信息化和企業(yè)的外部溝通信息化。管理是根本，軟件是幫助提高管理水平的工具。IT技術可以為企業(yè)的管理提供一個很好的基礎，有了IT的架構后，企業(yè)可以在這個平臺上做很多事情，但也可能什么也不做。因為軟件僅僅為企業(yè)的管理提供了一個工具，則做好信息資源的基礎管理工作才是更為關鍵的部分。（1）企業(yè)信息化的實施需要足夠的基礎支持。企業(yè)必須強化基礎管理工作，包括財務管理、倉庫管理、質量管理、生產管理，計量管理等，做到數據準確、完備、客觀、及時，做到信息內容充實有效。采用新技術和新服務，發(fā)展ERP是有效方式之一。企業(yè)資源計劃系統ERP融合了現代化信息技術的先進管理思想和管理模式，能實現企業(yè)采購、制造、銷售、核算、服務等各個環(huán)節(jié)的整合，用統一的標準和科學的統籌來促進企業(yè)內部的效率的提高，有效控制和降低企業(yè)的運作成本，準確地分析和制定企業(yè)發(fā)展方向。（2）開發(fā)企業(yè)信息資源。信息資源是企業(yè)最重要的資源之一，開發(fā)信息資源既是企業(yè)信息化的出發(fā)點，又是企業(yè)信息化的歸宿；而要落實信息資源的開發(fā)，就要建立信息資源管理的基礎標準，從而保證標準化、規(guī)范化地組織好信息，這就是開發(fā)信息資源的基本工作。信息資源管理的五項基礎標準：數據元素標準、信息分類編碼標準、用戶視圖標準、概念數據庫標準和邏輯數據庫標準。實踐證明，如何結合企業(yè)的實際，選擇運用信息資源基礎標準，對信息化的發(fā)展是非常重要的。 （3）在信息基礎設施和信息資源管理標準之上開發(fā)集成化的信息系統，做好信息采集。生產型企業(yè)重點要搞好生產過程的信息化，建立從設計到制造和經營管理的集成化的信息系統；服務型企業(yè)重點要搞好業(yè)務處理過程的信息化，既要開發(fā)企業(yè)各部門信息共享的內部集成化的信息系統，還要實現企業(yè)與業(yè)務伙伴或與客戶間的信息自動交換。應該從各家的實際出發(fā)，逐步搞好從下層到上層的應用開發(fā)，但許多單位的信息化工作沒有解決好運作層和運作管理層的信息采集問題，以至于系統缺乏信息源，因而大大影響全企業(yè)信息資源的開發(fā)利用。3 企業(yè)檔案現代化管理是企業(yè)信息化建設的一項重要內容企業(yè)檔案現代化管理，是指采用最先進的管理思想、理念、方法和技術進行企業(yè)檔案管理活動。其核心即信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)信息化建設應重視開發(fā)和加強企業(yè)檔案管理工作。3.1檔案是企業(yè)信息資源的重要組成部分企業(yè)要振興發(fā)展，不但要從市場上收集各類信息為企業(yè)建設服務，而且更重要的是要從企業(yè)檔案資源中獲取有價值的信息。因為，企業(yè)發(fā)展具有連續(xù)性，檔案作為潛在的有歷史價值的信息，開發(fā)及時，應用得法，會很快轉化為生產力，幫助企業(yè)在市場競爭中取勝。如果缺乏系統、及時、準確無誤的檔案信息依據，看不到檔案在振興企業(yè)中的這種巨大作用，領導的決策和方針政策的制定就成了無源之水，無本之木，這將會使企業(yè)建設遭受不必要的損失。因此，企業(yè)檔案部門及其人員要積極創(chuàng)造條件，大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)和國民經濟發(fā)展服務。3.2企業(yè)檔案現代化管理是企業(yè)信息化的重要內容既然企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，那么，企業(yè)檔案管理本身就是對信息的一種管理活動和過程。企業(yè)檔案管理工作，包括對企業(yè)文件形成、積累、整理和歸檔的監(jiān)督、協助和控制，以及對檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索和開發(fā)利用等工作。這一管理過程，實際上是對企業(yè)文件檔案這種顯性信息的獲取、積累、儲存、保護、控制和開發(fā)。企業(yè)檔案管理對于積累和保存企業(yè)有價值的信息，維護企業(yè)發(fā)展真實的歷史面貌，保護企業(yè)合法權益不受侵犯，保持企業(yè)核心競爭力等方面，都起到了重要的作用。有的企業(yè)就是因為原來檔案管理混亂，檔案沒有實行集中統一管理從而導致一些客戶檔案遺失，公司因此在經濟上蒙受重大損失。我們認為，這是因為企業(yè)未能對其形成的知識實施保護而造成的損失，因此建議該企業(yè)迅速建立專門的檔案或信息管理機構，建立和完善檔案或信息管理規(guī)章制度，并逐步建構全面的信息管理體系。3.3積極開發(fā)企業(yè)檔案的價值企業(yè)檔案中凝結著企業(yè)經營管理、科學研究、生產建設的經驗，對企業(yè)各項管理工作具有直接和間接的憑證和參考價值。它為企業(yè)經營決策提供現實和可靠的依據，是科技、生產活動的直接依據和參考。但是，檔案中積累的知識如果不被管理者開發(fā)、不能有效地被運用，那么，其價值只能是潛在的而非現實的。因此，如何實現檔案價值、實現檔案知識共享是檔案管理部門和人員必須面對的重大理論和實踐難題。面對日益劇增的、動態(tài)的電子文件和企業(yè)對檔案信息的大量、及時的需求，許多企業(yè)管理者發(fā)現，忠誠的檔案“保管員”并不能充分實現現代檔案管理目標，檔案管理者“必須停止扮演實體保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”。運用檔案中記載的知識服務企業(yè)各項管理，可以有多種方式和方法。如一些企業(yè)將過去的產品開發(fā)檔案編輯成“學習型歷史文獻”，從中發(fā)掘過去的經驗和教訓，發(fā)現成功與失敗背后的邏輯，并將其內在的思想應用到自己的創(chuàng)造活動，用于新產品的開發(fā)，取得了顯著的效果。4 結束語企業(yè)信息化對企業(yè)管理異常重要。企業(yè)管理的進步和提高是企業(yè)永恒的追求，因此企業(yè)信息化建設也是沒有盡頭的，不可能一勞