采購業(yè)務(wù)內(nèi)控設(shè)計要點.doc

采購業(yè)務(wù)內(nèi)控設(shè)計要點一、了解采購業(yè)務(wù)流程：編制需求計劃和采購計劃-請購-選擇供應(yīng)商-確定采購價格-訂立框架協(xié)議或采購合同-管理供應(yīng)過程-驗收-退貨-付款-會計控制。二、各子流程設(shè)計要點1.編制需求計劃和采購計劃：A生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等部門根據(jù)實際需求準(zhǔn)確、及時地編制需求計劃。B需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應(yīng)商。C對專利等特殊產(chǎn)品，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，特別審批。D采購計劃應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過高過低。E采購計劃要納入采購預(yù)算管理，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。2.請購環(huán)節(jié)：A建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。B對于預(yù)算內(nèi)采購項目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理的采購申請。C對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。E具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員在審批采購申請時，應(yīng)重點關(guān)注采購申請的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。3.選擇供應(yīng)商：A建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。B定期審查供應(yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財務(wù)狀況等。C采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實防范處理舞弊風(fēng)險的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。D對所有潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)、財務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查。E對于一般和重要物品或勞務(wù)的采購，應(yīng)建立由采購、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價體系，綜合考慮價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽和售后服務(wù)等。F建立供應(yīng)商管理信息和供應(yīng)商淘汰制度，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實時管理和考核評價，根據(jù)考評結(jié)果，進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。4.確定采購價格A健全采購定價機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。B對標(biāo)準(zhǔn)化程度高。需求計劃強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。C采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。D建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。5.訂閱框架協(xié)議或采購合同A對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險評估。B根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況，擬定采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定的權(quán)限簽署采購合同。C對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。D對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。6.管理供應(yīng)過程A依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應(yīng)。B對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。落實監(jiān)造責(zé)任，審定監(jiān)造報告，并及時向技術(shù)等部門通報。C根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保事宜。D實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追朔性。7.驗收與退貨A制定明確的采購驗收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性，確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后可入庫。B驗收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。C對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時入庫憑證傳遞給財會部門。D物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢書或合格證等證明文件。E驗收時涉及技術(shù)性強的、大宗的以及新、特物資，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。F對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報告。相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。G對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購部門要按照合同的約定索賠。8.付款A(yù)嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應(yīng)予支付，如審查發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)種類相符合等。B合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。C加強預(yù)付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等情況。9.會計控制A企業(yè)財會部門要詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、采購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。B指定專人通過函證等方式，定期向供