行政管理培訓(xùn) PPT課件

行政管理制度培訓(xùn) 行政人事中心 2012年度 1 集團總部辦公場所 2 根據(jù)門里集團辦公環(huán)境相關(guān)條件 公司在設(shè)計辦公室布局時 考慮了多種辦公功能的需要 并對不同的功能場合配置了不同的設(shè)施 詳見下表 不得不說的是 辦公環(huán)境很有創(chuàng)意 3 各位同學(xué) 應(yīng)正確使用公司的物品和設(shè)備 提高工作效率 具體要求如下 1 愛護公司資產(chǎn) 合理并正確使用各類辦公家具及辦公設(shè)施 2 公司根據(jù)員工的工作性質(zhì)按區(qū)域提供固定座位 員工如有特殊理由需要申請或更換座位 應(yīng)聯(lián)系行政人事中心 經(jīng)批準(zhǔn)后予以更換 3 辦公區(qū)內(nèi)所有固定座位及所有柜子由行政人事中心統(tǒng)一安排分配 員工不能私自占用固定座位或柜子 4 員工在辦公室內(nèi)應(yīng)妥善保管好個人物品 以防遺失 5 公司內(nèi)所有區(qū)域一律禁止吸煙 除指定餐廳外 其余區(qū)域一律禁止用餐 6 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件 資料等 GOD 想吸煙到底能去哪里 4 第二節(jié)行政事務(wù)管理制度 公司的使用 借用 資質(zhì)證書借閱 借用 5 公司印章的使用 借用 1 公司公章的使用范圍 以公司名義行文發(fā)出的公文 報告 信函 重大事項公告 報表 介紹信 證明 通知 制度規(guī)定等文件 公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的各種具有法律效力的合同 協(xié)議書等法律文本 公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的各種證件 聘書 榮譽證書等 2 公司公章的使用程序 員工需使用公司公章時 須先在OA系統(tǒng)填寫 用章審批 如下表格 6 1 登錄OA系統(tǒng) 2 在系統(tǒng)首頁 我的模板 7 注 需使用印章的文件請作為附件上傳OA系統(tǒng)中 供領(lǐng)導(dǎo)審閱 8 9 流 程 10 還有的是 部門的使用 1 部門印章的使用范圍 部門印章用于部門內(nèi)部簽發(fā)的不對公司以外的報告 通知 會議紀(jì)要等文件 2 部門印章的使用程序 員工需使用部門印章時 先由印章保管人進行登記 印章使用人在登記表上簽字后方可使用部門公章 11 1 公司各類資質(zhì)證書包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照 正 副本 組織機構(gòu)代碼證 正 副本 稅務(wù)登記證 正 副本 企業(yè)集團登記證 企業(yè)法定代表人證書等各類證件 2 公司各類資質(zhì)證書由行政人事中心專人負(fù)責(zé)保管 3 如工作所需提供公司資質(zhì)證書復(fù)印件 必須經(jīng)OA系統(tǒng)提交 檔案借閱申請單 由部門領(lǐng)導(dǎo) 人事行政經(jīng)理 分管領(lǐng)導(dǎo) 公司總經(jīng)理逐級批準(zhǔn) 并知會檔案管理員打印提供 4 如因特殊情況需將資質(zhì)證書借出公司使用 必須經(jīng)OA系統(tǒng)提交 檔案借閱申請單 由部門領(lǐng)導(dǎo) 人事行政經(jīng)理 分管領(lǐng)導(dǎo) 公司總經(jīng)理逐級批準(zhǔn) 并知會檔案管理員登記借用 用畢立即歸還 資質(zhì)證書的使用 借用 12 資質(zhì)證書借閱 借用OA系統(tǒng)流程 13 同學(xué)們 一定要寫詳細喲 資質(zhì)證書的使用 借用OA系統(tǒng)流程 14 流 程 15 集團總部會議管理制度 16 小會議室 可供6人參會 提供電話會議 投影設(shè)備 大會議室 可供35人參會 提供多方視頻電話會議 投影設(shè)備 會議室的很FASHION 17 1 電話會議 大 小會議室 2 視頻會議 大會議室 3 移動多方會議 大 小會議室 4 普通會議 大 小會議室 會議的很多很具體 18 a 重要會議開始前半個小時 行政人事中心應(yīng)安排專人對會場設(shè)備 文件資料 飲料 紙 筆進行調(diào)試 擺放 b 對外接待會議行政人事中心應(yīng)制定專項接待方案 方案內(nèi)容包括但不限于接機接站 車輛調(diào)度 餐飲 住宿 活動安排等 會議開始前可根據(jù)會議組織部門或來賓要求準(zhǔn)備不同的會場接待用品 c 會議結(jié)束后原則上30分鐘內(nèi)完成會場清理工作 如遇特殊情況 則另行安排 會議的程序要牢記 19 a 會議牽頭部門提前一天通過OA系統(tǒng) 會議室管理 進行會議室預(yù)訂 由行政人事中心 前臺 落實確認(rèn)會議室可以預(yù)訂后 方可使用 b 如遇不同會議計劃同時召開的情況 由行政人事中心統(tǒng)一對會議室進行安排協(xié)調(diào) 會議室的很緊張 要搶的 20 a 公司定期例會 由行政人事中心前臺于會議召開前半個小時布置好會場 由董事總經(jīng)理于會議召開前10分鐘通知公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人準(zhǔn)時到會 b 涉及多個部門共同召開并需公司領(lǐng)導(dǎo)參加的內(nèi)部會議或職能專題會議 會議牽頭部門需提前通過OA系統(tǒng) 會議管理 通知相關(guān)參會人員 并明確會議時間 參會人員 議題等細節(jié) c 對外接待會議 會議牽頭部門需提前通過OA系統(tǒng) 會議管理 通知相關(guān)參會人員 并明確會議時間 參會人員 議題等細節(jié) 并提前2 3天報備至行政人事中心 前臺 處 報備內(nèi)容包括但不限于 會議主題 會議時間 會議地點 參會人員 會場布置要求等 行政人事中心 前臺 登記后通知相關(guān)參會人員 行政人事經(jīng)理及總裁辦秘書 21 會議室的爭奪戰(zhàn) 22 會議室 會議室的已被敵人搶占 23 1 公司周例會由總裁辦秘書對會議進行記錄 并于會后1個工作日內(nèi)形成會議記要存檔并以郵件形式發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人 2 各部門例會 職能專題會或?qū)ν饨哟龝h 遵照 誰組織 誰記錄 的原則 由組織部門指定專人對會議進行記錄 并于會后1給工作日內(nèi)形成會議紀(jì)要存檔并發(fā)送相關(guān)責(zé)任人 3 會議記錄可采取筆錄 錄音 錄影等方式 形成會議紀(jì)要的同時需保存好現(xiàn)場影音資料 4 會議紀(jì)要需根據(jù)內(nèi)容明確保密等級 所有與會者需嚴(yán)守保密制度 不得外傳泄密 紀(jì)要抄送范圍由會議牽頭部門分管領(lǐng)導(dǎo)決定 原則上無特殊說明 參會人員全員可閱 同學(xué)們上課要做筆記喲 24 1 嚴(yán)格遵守開會時間 不允許遲到 早退 如遇特殊情況 需向會議主持人說明 2 會議期間手機需調(diào)至靜音狀態(tài) 特殊情況可至場外接聽 3 會議中發(fā)言需簡明扼要 避免發(fā)表與會議無關(guān)的話題 4 會議形成的決議因由牽頭部門及時以書面形式通知執(zhí)行部門 并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實情況 上課要認(rèn)真 25 首問責(zé)任 26 1 首問責(zé)任人是指在公司范圍內(nèi)第一個接待來電 來訪 來信 來函或其他有關(guān)人員 以下簡稱辦事人 詢問的公司工作人員 2 實行首問負(fù)責(zé)制 要求門里集團全體工作人員必須熟悉本部門工作職能和辦事程序 明確自己的崗位職責(zé) 了解公司各部門的基本崗位職責(zé) 做到內(nèi)增素質(zhì) 外樹形象 首問就是首先被問住 27 辦事人到公司辦事 對于有要求辦理的事項 首問責(zé)任人根據(jù)不同的情況應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下列責(zé)任和義務(wù) 1 屬于首問責(zé)任人職責(zé)范圍內(nèi)能夠解決的應(yīng)當(dāng)及時辦理或一次性告知有關(guān)辦事程序 要求等 熱情耐心地解答有關(guān)詢問 2 屬于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的 但有關(guān)責(zé)任人外出開會 出差 公休 病假等暫不在崗位或聯(lián)系不上的 首問責(zé)任人應(yīng)當(dāng)將辦事人的單位 姓名 聯(lián)系電話及擬辦事項內(nèi)容 留言等負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交責(zé)任人或本部門負(fù)責(zé)人 責(zé)任人應(yīng)盡快與辦事人聯(lián)系 3 不屬于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的 但屬于本公司或本系統(tǒng)內(nèi)子公司職責(zé)范圍內(nèi)的 首問責(zé)任人應(yīng)主動告知辦事人聯(lián)系的對應(yīng)部門或子公司 當(dāng)經(jīng)辦部門 子公司無人時 應(yīng)告知相應(yīng)的聯(lián)系電話 首問責(zé)任人要的就是責(zé)任 28 4 不屬于本系統(tǒng)工作范圍內(nèi)的 首問責(zé)任人應(yīng)當(dāng)耐心解釋 并盡自己所知給予指導(dǎo)和幫助 5 首問責(zé)任人在接待辦事人時應(yīng)文明禮貌 熱情服務(wù) 使用文明用語 不得敷衍 應(yīng)付 推諉 沒有責(zé)任心 再大的能力也是空談 29 第五節(jié)出差申請 30 出發(fā)的準(zhǔn)備 流 程 31 工作就要激發(fā)出火花 啊 燃燒吧 騷年 32 流 程 33 第五節(jié)保密制度 34 公司秘密包括下列秘密事項 1 公司重大決策中的秘密事項 2 公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略 經(jīng)營方針 經(jīng)營規(guī)劃 經(jīng)營項目 經(jīng)營決策及其它尚未公開的各類信息 3 公司的合同 協(xié)議 意見書及可行性報告 會議記錄及其它文書 4 公司財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報表 統(tǒng)計報表及其它財務(wù)信息 5 公司內(nèi)部刊物 6 公司員工的人事檔案 工資性 勞務(wù)性收入 7 公司員工通訊方式 辦公地點及其它個人信息 8 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項 噓 這就是秘密 35 1 屬于公司秘密的文件 資料和其他物品的制作 收發(fā) 傳遞 使用 復(fù)制摘抄 保存和銷毀 由行政人事中心專人負(fù)責(zé)執(zhí)行 采用電腦技術(shù)存取 處理 傳遞的公司秘密由該電腦使用人通過設(shè)置開機密碼 文件加密等方式負(fù)責(zé)全部保密工作及責(zé)任 2 對于密級文件 資料和其他物品 必須采取以下保密措施 1 非經(jīng)總裁 總經(jīng)理批準(zhǔn) 不得復(fù)制 摘抄 2 收發(fā) 傳遞和外出攜帶 原則上由行政人事中心人員執(zhí)行 其他人員經(jīng)總裁 總經(jīng)理批準(zhǔn)并辦理相應(yīng)手續(xù)后方可帶出 同時還應(yīng)采取相應(yīng)安全措施 不能說的秘密 不要告訴別人喲 36 第六節(jié)網(wǎng)絡(luò)使用 介一切都是浮云 胡大寶 37 1 任何人均不得在網(wǎng)絡(luò)上從事與工作無關(guān)的事項 2 任何人不得在網(wǎng)絡(luò)上散布涉及公司機密的信息 3 任何人或部門未經(jīng)許可不得在網(wǎng)上掛任何應(yīng)用系統(tǒng) 4 嚴(yán)禁任何人以任何手段蓄意破壞公司網(wǎng)絡(luò)的正常運行或竊取公司網(wǎng)上的保護信息 計算機不是這樣是使用的 Fireinthehole 38 第七節(jié)辦公用品管理制度 justdoit 39 親 想要嗎 想要你就申請啊 40 親 一定要寫詳細喲 加油 加油 就要成功了 41 第八節(jié)車輛管理制度 玩我的吧 42 1 公司的其它車輛作為