基于工作流技術(shù)和B／S結(jié)構(gòu)的辦公自動化系統(tǒng)研究.doc

摘要：提出了基于工作流管理的OA系統(tǒng)模型，并用Petri網(wǎng)描述了公文審批的工作流程，論述了采用基于BS結(jié)構(gòu)體系的優(yōu)勢，最后實現(xiàn)了OA系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用。 現(xiàn)代的觀念認為：辦公實際上是在人與人、人與部門、部門與部門之間，實現(xiàn)信息的共享、交換、組織分類、傳遞及處理而進行的各種活動的協(xié)調(diào)，從而達到企業(yè)整體目標的過程。隨著社會的進步和現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，信息量日益增加，在這種情況下，機關(guān)辦公要想得到好的整體效果其難度日益增加1。造成這種困難的原因主要有：一是要處理信息的巨量化；二是難以表述這些巨量化信息變化的快節(jié)奏；三是在這種形勢下還要求更高的處理速度，有時甚至要求“即時”處理；四是各工作崗位及工作部門之間信息交接量與交接速度的上升；五是部門之間隨著外部環(huán)境的變化而使得工作流程發(fā)生變化。這就對現(xiàn)代OA系統(tǒng)提出了更高的要求，要求人們通過理論研究和技術(shù)手段，不斷改進OA系統(tǒng)，依次來提高機關(guān)辦公的整體效果，并使得現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)更著重于提供辦公信息的共享、交換、組織、傳遞、監(jiān)控功能，從而提高政府的管理、決策水平和手段，規(guī)范并大力提高政府部門整體運作的自動化程度和信息化程度。本文對OA系統(tǒng)的工作流模型進行了研究，對批文工作流程進行Petri網(wǎng)分析，同時結(jié)合Web技術(shù)研究OA的BS結(jié)構(gòu)，將研究結(jié)果運用于OA系統(tǒng)的開發(fā)和解決上述問題。實例證明該模型是可行的。1OA系統(tǒng)工作流模型工作流是指整體或部分的業(yè)務(wù)過程在計算機支持下的全自動或半自動化，它由一系列趨同于同一目標的活動組成，并與工作流執(zhí)行者（人、應(yīng)用）交互，推進工作流實例的執(zhí)行，同時監(jiān)控工作流的運行狀態(tài)。工作流管理（WorkflowManagement）是工作流中活動的協(xié)商、控制和通信。工作流管理系統(tǒng)（WorkflowManagementSystem，WFMS）是管理工作流流程的一系列軟件，包括定義、測試、分析、仿真、集成、使能、監(jiān)控、跟蹤等內(nèi)容2。近年來，由于WFMS可以作為實現(xiàn)工作流程自動化的應(yīng)用平臺、信息管理系統(tǒng)的開發(fā)平臺和應(yīng)用系統(tǒng)的集成平臺3，因此引起了國內(nèi)外許多學者的廣泛注意和研究興趣。作為OA系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)之一的工作流技術(shù)可以為提高綜合辦公能力、層次組織管理以及協(xié)作的多樣性等提供先進的手段。運用工作流技術(shù)，可以提高效率，節(jié)約成本。工作流建模是工作流技術(shù)中很重要的組成部分。通過一系列的過程定義，利用操作、事件、觸發(fā)條件等過程因素，構(gòu)造工作流模型，從而實現(xiàn)對現(xiàn)實流程的關(guān)系抽象4。在這一工作流建模過程中，只有保證工作流模型和系統(tǒng)目標同構(gòu)，才能完全發(fā)揮工作流模型對過程開展的指導作用。圖1為OA系統(tǒng)的工作流模型。工作流系統(tǒng)中主要部件和數(shù)據(jù)的作用如下：（1）過程定義工具被用來創(chuàng)建計算機可以處理的業(yè)務(wù)過程描述。它可以是形式化的過程定義語言或?qū)ο箨P(guān)系模型，也可以是簡單地規(guī)定用戶間信息傳輸?shù)囊唤M路由命令。（2）過程定義為實現(xiàn)某工作目標而要完成的一系列步驟的描述。它包含了所有使業(yè)務(wù)過程能被工作流執(zhí)行服務(wù)執(zhí)行的必要信息。這些信息包含起始和終止條件、各個組成活動、活動調(diào)度規(guī)則、各業(yè)務(wù)的參與和需要做的工作、相關(guān)應(yīng)用次序和數(shù)據(jù)的調(diào)用信息等。過程由活動和相關(guān)數(shù)據(jù)組成。（3）活動是過程中的每一個步驟。活動可以是程序活動或過程活動，活動通過分配給能夠執(zhí)行活動的用戶執(zhí)行。（4）數(shù)據(jù)流是活動中間交換信息和映射。工作流管理系統(tǒng)（WFMS）使用這些數(shù)據(jù)確定工作流實例的狀態(tài)轉(zhuǎn)移，例如過程調(diào)度決策數(shù)據(jù)、活動間的傳輸數(shù)據(jù)等。工作流相關(guān)數(shù)據(jù)既可以被工作流引擎使用，也可以被應(yīng)用程序調(diào)用。（5）控制流是活動間的執(zhí)行順序，包含被工作流執(zhí)行服務(wù)（WES）和引擎管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，例如工作流實例的狀態(tài)信息、每一活動的狀態(tài)信息等。（6）工作流引擎負責解釋過程定義，并進行過程實例化和過程執(zhí)行控制、任務(wù)調(diào)動、日志維護、通過應(yīng)用程序接口（API）調(diào)用應(yīng)用程序、提供監(jiān)督和管理功能等，還提供與工作流參與者之間的接口。在OA系統(tǒng)的辦公業(yè)務(wù)流程中，公文的審批和會議管理工作等都可以作為較典型的工作流過程實例。2工作流Petri網(wǎng)的描述Petri網(wǎng)是當代德國數(shù)學家CAPetri定義的一種通用模型，用以描述存在于條件與事件間的關(guān)系。它是一種可用圖形表示的組合模型，具有直觀、易懂和易用的特點，很適合工作流的表達。工作流是由一組相關(guān)活動構(gòu)成，活動是完成一項任務(wù)所要進行的多個操作的統(tǒng)稱5。各個相應(yīng)的部門所完成的活動就稱之為任務(wù)，每項任務(wù)包括任務(wù)的內(nèi)容、任務(wù)的狀態(tài)、任務(wù)的執(zhí)行結(jié)果。Petri網(wǎng)中控制流極為重要，它控制流程的走向?？刂屏鞯慕Y(jié)構(gòu)分為順序結(jié)構(gòu)、并行結(jié)構(gòu)、或條件結(jié)構(gòu)、循環(huán)結(jié)構(gòu)等，如圖2所示。對OA系統(tǒng)中的公文審批流程采用圖3表示。它有公文起草、公文校核、公文審批、公文修改、公文核發(fā)、公文打印、公文分發(fā)和歸檔等組成，能夠滿足公文審批的需求。對應(yīng)各個過程有公文撰寫員、校核員、審批會簽人員、核發(fā)員、打印員和分發(fā)歸檔員等人員崗位。對該流程可以進行Petri網(wǎng)的描述（見圖4）。先定義位置N用圓表示，躍遷M用矩形表示。N1代表公文撰寫員，N2N7分別表示校核員、審批會簽人員、核發(fā)員、打印員和分發(fā)歸檔員等；而M1M8分別代表公文起草、公文校核、公文審批、公文修改、公文核發(fā)、公文打印、公文分發(fā)和歸檔等，其中M3和M7表示審批會簽人員。N0表示公文歸檔處理。系統(tǒng)根據(jù)用戶的角色和審批權(quán)限決定工作列表，和審批有關(guān)的操作主要提交審批申請、同意和不同意等，以此決定公文的數(shù)據(jù)流向。采用這種工作流的設(shè)計思想，可以體現(xiàn)辦公的自動化和高效率，也可以滿足用戶變化的需求。3OA系統(tǒng)的BS結(jié)構(gòu)軟件體系結(jié)構(gòu)的設(shè)計是整個軟件開發(fā)過程中的關(guān)鍵點。對于應(yīng)用系統(tǒng)軟件來說，特別是一些較為復雜的軟件系統(tǒng)，沒有一個合適的體系結(jié)構(gòu)而要有一個成功的軟件幾乎是不可想像的6。不同類型的系統(tǒng)需要不同的結(jié)構(gòu)體系，系統(tǒng)的設(shè)計往往很大程度取決于體系結(jié)構(gòu)的選擇。本文采用基于BS網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，來開發(fā)OA系統(tǒng)。圖5顯示系統(tǒng)的BS體系結(jié)構(gòu)。BS結(jié)構(gòu)將OA系統(tǒng)中的三要素（數(shù)據(jù)、功能、行為）分離，形成前端客戶層，負責可移植的邏輯表達；中間的應(yīng)用層，允許用戶通過將其與設(shè)計應(yīng)用隔離而共享和控制業(yè)務(wù)邏輯；后端的設(shè)計隔離和服務(wù)層，提供對專門數(shù)據(jù)服務(wù)的訪問，處理客戶端與數(shù)據(jù)庫間的數(shù)據(jù)流。與CS結(jié)構(gòu)體系相比，其優(yōu)點在于： （1）不必開發(fā)專用的客戶端軟件，在用戶端不需要增加任何代碼，用戶只需使用現(xiàn)行的瀏覽器，其操作十分方便，簡單易學，界面統(tǒng)一，降低了用戶學習新知識的難度，用戶易于接受，這樣既節(jié)省了開發(fā)時間，也減少了系統(tǒng)出錯的可能性，降低了維護費用。（2）網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)跨平臺，兼容性好，保護原有的軟硬件設(shè)施，原來的網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫都可以很容易地加以利用，可以使系統(tǒng)在最短的時間內(nèi)發(fā)揮效益。（3）技術(shù)上相對成熟，投入費用少，系統(tǒng)維護簡便，簡單易用，見效快，回報率高。應(yīng)用Web技術(shù)，OA系統(tǒng)只需在服務(wù)器上集中實現(xiàn)和配置的維護、管理，大大降低了用戶用于軟件系統(tǒng)維護和升級的難度和費用，使辦公自動化更加容易實施，用戶投資風險小。（4）系統(tǒng)運行穩(wěn)定、安全、可靠，并可進行擴展。（5）軟件移植容易，并可以進行嚴密的安全管理。另外，BS層次分離的優(yōu)勢體現(xiàn)在界面風格統(tǒng)一為瀏覽器，并具有統(tǒng)一的語言格式、統(tǒng)一的傳輸協(xié)議，系統(tǒng)管理簡單，能夠優(yōu)化資源，可支持異種數(shù)據(jù)庫和方便信息發(fā)布等。4OA系統(tǒng)的功能簡介OA系統(tǒng)作為現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)，不僅要有辦公事務(wù)處理的功能，而且還必須具有辦公業(yè)務(wù)的管理功能（如對公文流轉(zhuǎn)的支持等），以及人力資源的管理等諸多功能，以增強OA系統(tǒng)辦公處理能力。OA系統(tǒng)的設(shè)計內(nèi)容包括如下幾個模塊：日程安排、備忘提醒、公告板、自我工作、項目管理、客戶管理、人力資源、辦公用品管理等，支撐模塊有資源庫、系統(tǒng)管理、用戶管理、系統(tǒng)日志等。各個模塊定位明確，相互依賴。其核心為兩大模塊：自我工作和項目管理。自我工作模塊實際依托的是工作流技術(shù)，是工作流技術(shù)的具體體現(xiàn)，它針對辦公的業(yè)務(wù)流程，詳細的記錄和反映整個工作全部過程。整個OA系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)見圖6。OA系統(tǒng)的各個模塊各自獨立，又相互依存，組合成一個完整有機的整體。公文管理模塊主要包含撰寫、收文、發(fā)文、傳閱和歸檔，可對文件的會簽和審批過程進行跟蹤、全程催辦和統(tǒng)計；個人信息管理包括日常安排、重要提醒和提供郵件服務(wù)等，幫助安排和處理個人事務(wù)和日常工作，采用多種形式及時提醒個人重要事務(wù)，如參加會議、重要約會時間等，它具備電子秘書的功能，使自己能夠合理地安排工作時間；項目管理模塊可以進行多重任務(wù)的規(guī)劃和設(shè)立，進行項目管理的多種管理工作，如項目的交流、項目的預(yù)算、費用的統(tǒng)計，對項目工作的進展進行跟蹤管理，并具備進行項目協(xié)調(diào)的功能，可以對項目參與者進行管理，發(fā)揮團隊作用；自我工作模塊主要基于工作流技術(shù)來完成工作的全過程，從一項工作的確立，涉及各個工作步驟流轉(zhuǎn)直到工作結(jié)束的整個過程，它可以選擇下一步工作的接管人，添加必要的工作附件，辦理人員可以查看工作附件，并填寫自己的辦公意見等；會議管理主要組織制訂與審批會議計劃、預(yù)定會議室、確定參加人員和安排、發(fā)送會議通知，以及記錄會議紀要；公共信息具有提供公告欄、綜合信息、人員外出、電子討論和信息快報等功能；人力資源模塊提供人力資源管理功能，可以方便地了解掌握關(guān)于員工的多種信息、編排員工培訓計劃，合理進行人力資源的規(guī)劃、人事檔案管理和政策法規(guī)文件管理。用戶管理主要授權(quán)用戶登錄系統(tǒng)，設(shè)置賬號和權(quán)限等，系統(tǒng)管理主要功能管理員對系統(tǒng)欄目編輯，選擇公文流轉(zhuǎn)部門，設(shè)置用戶LOGO，還可運行其他Web應(yīng)用程序等；資源庫模塊提供各種文檔資料，供用戶查詢和閱讀，也可發(fā)表自己的意見，常用文檔可以收入自己的文件夾，但文件分機密等級，查閱、修改等均根據(jù)權(quán)限確定。為了實現(xiàn)OA系統(tǒng)的多項功能和維護數(shù)據(jù)流，需進行基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)，首先必須建立基于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的開發(fā)環(huán)境，在此基礎(chǔ)上才能進一步開展工作。系統(tǒng)平臺配置要求：服務(wù)器端：網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)Windows 2000 Server中文版，網(wǎng)絡(luò)協(xié)議TCPIP，Web服務(wù)器MicrosoftIIS50，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)Microsoft SQLServer 2000?？蛻舳耍篗icrosoft windows 98中文版或Microsoft workstation40、IE50中文版。開發(fā)工具：ASP40、Microsoft VisualInterDev 60和Macromedia Dreamweaver UltraDev 4等。5結(jié)語本文研究基于工作流管理技術(shù)和采用BS結(jié)構(gòu)的OA系統(tǒng)，能夠?qū)⑥k公等諸多項工作集成在一起，通過InternetIntranet進行辦公業(yè)務(wù)處理，提供數(shù)字化辦公環(huán)境。采用SQLServer 2000數(shù)據(jù)庫作為后臺支撐，設(shè)計開發(fā)了OA系統(tǒng)。系統(tǒng)提供規(guī)范、靈活的辦公流程管理，具有功能齊全、使用方便、安全性好、可靠性高等特點，并已得到實際應(yīng)用?？茖W化的管理需要依靠現(xiàn)代化的辦公工具，智能化決策、無紙化辦公已經(jīng)成為政府部門和企業(yè)現(xiàn)代化管理的趨勢，而辦公自動化系統(tǒng)將在現(xiàn)代化的管理中發(fā)揮越來越重大的作用。參考文獻：1陸侗，胡獎榮辦公理論與協(xié)同OA的模型研究J北京機械工業(yè)學院學報，2000，15（1）：35412KimY，Kang S，KimD，etalWWFLOW：Webbased workflowmanagement withruntime encapsulationJIEEEInternet Computer，2002，4（3）：55643尹建偉，陳剛，董金祥柔性