用數(shù)據(jù)透視表做工作總結(jié)與計劃表.doc

談Excel2000數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用更多2010思想?yún)R報請訪問:2010思想?yún)R報 也許你知道精確的數(shù)據(jù)管理有助于工作的，于是每天辛苦地把一組組枯燥的數(shù)字輸入的電腦，結(jié)果換來的卻是一堆堆令人頭痛的流水帳。的確，計算機和數(shù)據(jù)庫，的分類求和只是舉手之勞，然而人們卻又了匯總數(shù)據(jù)和交叉列表設(shè)計的交互式表格的要求，這對普通的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)確有點強人所難，起碼程序的編寫絕一蹴而就的事。 面對緩不濟急的情況，你有想到求助于Excel2000的數(shù)據(jù)透視表呢？Excel2000的數(shù)據(jù)透視表可以將數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總?cè)齻€過程在一起，它可以轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，可以顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)，還可以需要顯示所選區(qū)域中的明細數(shù)據(jù)，非常便于用戶在清單中重新組織和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。 使用它，只要簡單的幾步操作，流水帳立即排隊站好，再給它幾個簡單的設(shè)定，雜亂的數(shù)據(jù)立刻你的要求分門別類地統(tǒng)計分析，真可謂“匯總交互兩相宜，數(shù)據(jù)透視有專攻”。下面就實例來體會一下它的妙處吧。 在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表之前要有數(shù)據(jù)源，它可以是已數(shù)據(jù)清單、表格中的數(shù)據(jù)或外部數(shù)據(jù)源，當(dāng)然也可以從透視表中直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方法是“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂?shù)據(jù)源交叉制表和匯總，然后重新布置并立刻計算出結(jié)果?，F(xiàn)以無規(guī)則“流水帳”式數(shù)據(jù)清單為例，按商品類別和月份統(tǒng)計的各地區(qū)銷售額列表。單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А遍_始操作，總共有4個： 步：選定數(shù)據(jù)源和報表類型。這里在“請選擇待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型”中選“Microsoft Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫”；在“所需創(chuàng)建的報表類型”中選“數(shù)據(jù)透視表”，然后單擊下一步。 步：選定創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域?？梢灾苯釉趯υ捒蛑墟I入選定的區(qū)域，如$A$2:$G$18；也可單擊“壓縮對話框”按鈕后在數(shù)據(jù)源中用鼠標(biāo)框選單元格。選定后單擊下一步。 步：選擇數(shù)據(jù)透視表顯示位置。共有兩種選擇：選擇“現(xiàn)有工作表”，則數(shù)據(jù)透視表與源數(shù)據(jù)在同一工作表中；想讓透視表獨立于數(shù)據(jù)源，就選擇缺省的“新建工作表”。最后單擊“”按鈕退出向?qū)А?步：設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局。這時會導(dǎo)用數(shù)據(jù)源的7個列條目被向?qū)０逯瞥闪?個按鈕，設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局只要用鼠標(biāo)將按鈕拖至“行”、“列”、“數(shù)據(jù)”或“頁”字段區(qū)域即可。拖入到“頁”字段中的按鈕于選擇了“自動篩選”命令，可以控制顯示每一項；拖入 到“行”字段中的按鈕變成了行標(biāo)題；拖入到“列”字段中的按鈕變成了列標(biāo)題；拖入到“數(shù)據(jù)”字段中的按鈕于選擇了“分類匯總”命令。 本例中把月份設(shè)為頁字段，在透視表生成后頁字段會變?yōu)橄吕斜淼?，而且自動在下拉的?shù)據(jù)項前加上“”一項；把和類別設(shè)為行字段，把地區(qū)設(shè)為列字段，用鼠標(biāo)把各按鈕拖入到位置后結(jié)果，這時原來的“”按鈕的名稱被改為“求和項：”，雙擊按鈕可對話框，你可從中選擇使用的匯總，如：求和、乘積、標(biāo)準偏差等；再把銷售額做為數(shù)據(jù)項拖入到數(shù)據(jù)區(qū)可以結(jié)果。 本例可以看出數(shù)據(jù)透視表含有多個字段，每個字段匯總了源數(shù)據(jù)中的多行信息?？梢造`活變換查看角度，方法是單擊字段旁的下拉箭頭在顯示的可用項列表中選擇，也可以將字段按鈕拖動到數(shù)據(jù)透視表的另一位置。例如，本例中“月份”是能用于按月份自動篩選匯總數(shù)據(jù)的頁字段，選擇頁字段列表的不同項，那么數(shù)據(jù)透視表會自動生成與該項的匯總數(shù)據(jù)；需要顯示每個月的匯總數(shù)據(jù)可以把頁字段“月份”拖入到列字段位置，這時的表格就有兩個行字段、兩個列字段，生成詳盡的匯總情況。行字段和列字段也可以交換位置，以產(chǎn)生不同結(jié)構(gòu)而匯總結(jié)果相同的表格；同樣行字段、列字段也可與頁字段交換位置，以產(chǎn)生不同的統(tǒng)計結(jié)果?？傊\用之妙，存于一心，一切視你的需要而定。 Excel2000除了有功能強大數(shù)據(jù)透視表功能外，還新增了數(shù)據(jù)透視圖功能，它是交互式的圖表，功能與數(shù)據(jù)透視表類似，只不過以圖形化的來罷了。數(shù)據(jù)透視圖會在同一工作薄中包含聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表和該數(shù)據(jù)透視表中的所有源數(shù)據(jù)，并會隨數(shù)據(jù)透視表的變動自動更新數(shù)據(jù)。 看完，今后你就再也不用擔(dān)心老板和客戶苛刻的數(shù)據(jù)匯總要求了，打開電腦，讓Excel2000的數(shù)據(jù)透視表說話吧！想不到我是第一個交小結(jié)的！那我就交了，寫得較簡單，都是聽課時記下的要點。課程三：打造精美的數(shù)據(jù)透視表美是與生俱來的，美在數(shù)據(jù)透視表的作用，為同事、老板、客戶達到賞心悅目的效果。一、自動格式的功能：1、快速為數(shù)據(jù)透視表套用格式： A、調(diào)用的方法：設(shè)置報告格式B、菜單-格式-自動套用格式共有22個格式，其中報表10個，表10個，傳統(tǒng)1個，無1個；2、四類格式的特點：報表、表、傳統(tǒng)、無報表：是一維表格，相當(dāng)于是列表，不同級別呈縮進狀態(tài)，梯級遞進，直到數(shù)據(jù)出現(xiàn)；狀態(tài)：列字段沒有了，插入到行字段的最前列，套上顏色，其他沒有太多的改變?？偨Y(jié)：報表的格式會改變透視表的布局，選中格式雙擊相對應(yīng)的圖表即可無需點確認鍵，表：是二維形態(tài)的表格；不帶縮進，傳統(tǒng)：就是回到原來的樣子。與刪除報表或表的格式一樣的效果。無：使用后無邊框，數(shù)量上無按鍵了。應(yīng)用場景有限制，總結(jié)：無的格式可以使透視表變得像普通表的特點，數(shù)據(jù)行項目變無，無和項等字段也變無了，添加自動篩選，改變底色，可以使透視表不像透視表的效果，3、自動格式的優(yōu)點和缺點：優(yōu)點：快，應(yīng)用快，打開格式，選擇格式即可應(yīng)用；自動保鮮，透視表改變或刷新或增減或篩選均不影響格式的顯示，缺點：樣式太少，同制化嚴重，不支持自定義樣式上傳套用。二、個性DIY格式：顯示或隱藏透視表的行、列合計：A、 隱藏：光標(biāo)放在總計上面變成向下的箭頭-右鍵-隱藏；（列合計不要將光標(biāo)放在行的數(shù)量上了，否則會隱藏一整行）B、 隱藏/顯示：光標(biāo)放在透視表的任何位置-右鍵-表格選項-列總計/行總行打勾（隱藏則去掉勾即可）-確定。顯示或隱藏透視表的分類匯總項：A、 隱藏：將光標(biāo)放在分類匯總項-右鍵-隱藏；（啟用選定內(nèi)空特性的效果；調(diào)用：右鍵-選定-啟用選定內(nèi)容）B、 隱藏/顯示：將光標(biāo)放在表頭行項目-右鍵-分類匯總選擇：無/自動或達到隱藏/顯示的效果。顯示或隱藏透視表的明細項： 隱藏/顯示：選中前一級的字段-右鍵-組及顯示數(shù)據(jù)-隱藏/顯示明細數(shù)據(jù)。 選中雙擊即可。合并居中顯示標(biāo)題內(nèi)容： 光標(biāo)放在透視表的任何位置-右鍵-表選項-合并標(biāo)志-確認。（不可以單個合并，針對整表合并）每項后面插入空行： 雙擊字段名稱-數(shù)據(jù)選項-布局-每行后面插入空行-設(shè)置錯誤值的顯示方法： 光標(biāo)放在透視表的任何位置-右鍵-表格選項-對于錯誤值顯示-確定=ALT+小鍵盤的41409 =ALT+41420處理“空白“A、 光標(biāo)放在透視表的任何位置-右鍵-表格選項-對于空白單元格顯示-確定B、 在編輯行中選中“（空白）”-復(fù)制-查找-替換為一個空格（不能替換為空，透視表不允許）設(shè)置單元格式：A、 對文字外觀與普通表格一樣設(shè)置。B、 對數(shù)據(jù)區(qū)域，右鍵數(shù)量項-表字段-數(shù)字-（選擇后確定）這樣就不會出現(xiàn)格式丟失的效果。 三、智能外觀改變數(shù)值的顯示方式：(只能對有數(shù)值的字段設(shè)置)A、 計數(shù)的1變?yōu)楣矗河益I（計數(shù)項：*）-表字段-數(shù)字-自定義-確定B、 計數(shù)的1變?yōu)楣矗ü礊榧t色）：右鍵（計數(shù)項：*）-表字段-數(shù)字-自定義（在自定義前輸入“紅色”）-確定C、 字段后插入字：在自定義處輸入（”*”）-確認(即可)隱藏零值：A、 菜單的工具-選項-視圖-零值的勾去掉。（適用于只有透視表而沒有其他數(shù)據(jù)的情況）B、 自定義格式的代碼：（正數(shù)；負數(shù)；零；文本）輸入：0.00;紅色-0.00即可.突出顯示符合條件的數(shù)值：A、 按數(shù)值大?。悍椒ㄒ?自定義-紅色500; 藍色500即可;方法二:菜單-格式-條件格式里設(shè)置即可.B、 按目標(biāo)值差距：選中-格式-條件格式-公式(普通EXCEL)的內(nèi)容.四、永恒的邊框：A、 尋找每行都有數(shù)據(jù)的列或行：a) 由下往上選中-格式-條件格式-公式-=AND($A5”,A$5”)-選中邊框-確空.B、 設(shè)置條件格式：C、 問題：如何創(chuàng)建通用條件？五、格式保鮮注意透視表美化后格式丟失的問題：A、 盡量使用字段屬性：B、 借助條件格式：解決列寬問題：A、 設(shè)置表格選項：方法：取消自動套用格式；優(yōu)點：可解決列寬在刷新后不會自動跳轉(zhuǎn)為最適合列寬的長度；缺點：不能再用任何格式了。B、 利用空格：方法：在相應(yīng)的列單元格加上空格，加到合適的長度，刷新。C、 借助宏：方法