NGO發(fā)展高峰論壇.doc

民間NGO發(fā)展高峰論壇執(zhí)行手冊主題：時間：2011.12.18-12.21地點：待定論壇執(zhí)行框架相關指導、支持、協(xié)辦、贊助等單位聯(lián)絡、溝通、及確定、嘉賓聯(lián)絡、各NGO組織確定、論壇冠名贊助確定、論壇志愿者招募及培訓工作，論壇傳播資料的設計及制作、車輛、接待、新聞發(fā)布會、論壇開幕式、晚宴、表演的節(jié)目、會后休閑活動執(zhí)行期會后事務歡送嘉賓、撤展、感情溝通、論壇總結、會后報銷機場迎接、酒店接待、新聞發(fā)布會、論壇開幕式、晚宴及文藝表演、會后及休閑活動會議期間執(zhí)行事務12月5日12月15日11月3日12月5日會前執(zhí)行事務前期傳播、會場布置及調(diào)試、籌備期9月4日10月20日前期傳播、車輛、新發(fā)會、開幕式、晚宴及文藝表演、會后休閑活動、其他資料、操作細節(jié)、分工執(zhí)行前溝通會7月2日9月28日論壇前期籌備6月18日7月22日論壇主題、論壇時間、論壇視覺、論壇行程及內(nèi)容、論壇資料、論壇場地、人員分工、費用策劃方案確認策劃方案撰寫論壇主題、論壇時間、論壇視覺、論壇行程及內(nèi)容、論壇資料、論壇場地、人員分工、費用6月10日6月15日論壇執(zhí)行細案方案的撰寫與確認時間工作項目內(nèi)容備注責任人方案的撰寫與確認論壇主題論壇時間時長論壇視覺論壇行程及內(nèi)容：新聞發(fā)布會、開幕式、晚宴及文藝表演詳細流程見下頁會議行程及內(nèi)容論壇物料清單論壇場地效果人員分工費用明細表論壇行程及內(nèi)容論壇前一天休閑活動時間：論壇前一天-19:00之后內(nèi)容：活動亮點：設置專場（或專區(qū)）、專用通道、或在節(jié)目中提到貴賓新聞發(fā)布會時間：會議日-15:30地點：新聞發(fā)布廳主題時間：會議日-16:00地點：會議廳晚宴及文藝表演時間：會議日-18:0019:30地點：晚宴廳菜單：暫略餐桌亮點：每桌設置冰雕花節(jié)目單：詳見附件部分穿插其余活動論壇后休閑活動時間：會議日-19:5022:00方案A方案A亮點：如：方案B方案B亮點：設置專場（或專區(qū)）、專用通道、或在節(jié)目中提到貴賓方案C方案C亮點：設置專場（或專區(qū)）、專用通道、專職的服務人員陪同娛樂論壇前籌備時間工作項目內(nèi)容備注責任人論壇傳播、物料的制作（主要環(huán)節(jié)以外的其他細項）物料詳見物料清單前期傳播內(nèi)容、媒體、排期表可參考新發(fā)會的邀請媒體詳見附件車輛為高管人員設置高級轎車數(shù)量待定為其他與會人員設置斯柯達數(shù)量待定設置接送計劃通過前期邀請環(huán)節(jié)確定后再行定奪后備計劃的確定機場迎接站內(nèi)迎接的 貴賓車行通道 洽談站外迎接的 貴賓人行通道 洽談新聞發(fā)布會邀請媒體建議邀請媒體明細表見部分選擇新發(fā)會結束后贈送的禮品贊助商提供企業(yè)的產(chǎn)品場內(nèi)設計詳見物料清單場外設計詳見物料清單發(fā)布會所需音視頻文件及設備的形象包裝需帶有會議主視覺發(fā)言稿等詳見物料清單嘉賓、記者進入聯(lián)盟會的路線及秩序設計主題人員邀請設計制作精美的邀請函書面邀請與會人員，邀請函邀請函形式設計需突出本次會議主題、會議風格、會議基調(diào)邀請函附介紹文字，概述會議時間、地點和內(nèi)容與流程各企業(yè)設置專職人員，以專業(yè)的、禮儀的、規(guī)范的行為直接邀請與會人員論壇主題、logo、邀請信文字注意與會人員的細節(jié)要求飲食葷素禁忌、抵哈時間及方式會議廳場內(nèi)布置設計詳細布置及要求參見物料清單場外布置設計詳細布置及要求參見物料清單燈光方案設計燈光顏色強弱，配合節(jié)點會議音響方案設計音樂曲目、長短、強弱宴會廳場內(nèi)布置設計詳細布置及要求參見物料清單場外布置設計詳細布置及要求參見物料清單燈光方案設計燈光顏色強弱，配合節(jié)點音響方案設計音樂曲目、長短、強弱另外會議廳與宴會廳之間空間的視覺設計換場順序、秩序設計詳見執(zhí)行職責描述晚宴由主辦方擬定菜單要求 酒店制定菜單靠近前臺的數(shù)桌為領導區(qū)、后排為其他與會嘉賓區(qū)領導區(qū)按照重要程度、飲食要求再次劃分為數(shù)個區(qū)域待客戶數(shù)據(jù)上報后再行定奪他嘉賓區(qū)按照區(qū)域、性別、特殊要求砸此劃分為數(shù)個區(qū)域文藝表演與演出服務商溝通洽談，設計節(jié)目單演出氣氛營造方案設計燈光時點、時長音響時點、時長抽獎環(huán)節(jié)獎品為禮金會后休閑活動活動設計節(jié)目、路線、區(qū)域活動場地包裝設計活動服務人員設計、安排專職服務人員(志愿者)活動所需物料設計、采購、運輸活動所需費用執(zhí)行前溝通時間工作項目內(nèi)容前期傳播內(nèi)容及操作內(nèi)容及媒體電視、報紙、廣播、網(wǎng)絡車輛接送迎接方式新聞發(fā)布會邀請媒體活動內(nèi)容與形式活動所需物料民間NGO論壇各級別與會人員的數(shù)量、特殊要求活動內(nèi)容及形式活動所需物料配套方案燈光音響晚宴及文藝表演菜單內(nèi)容及數(shù)量上菜順序劃分區(qū)域的位置及形態(tài)桌子的擺放形態(tài)與數(shù)量活動所需物料配套方案如：服務、氣氛方案燈光音響抽獎節(jié)目單論壇后休閑活動愛心企業(yè)宣傳片、講座其他會議物料物料詳見物料清單會務管理操作細節(jié)分工職責其他臨時提及會前執(zhí)行事務時間工作項目內(nèi)容備注負責人前期傳播電視企業(yè)形象專題片報紙企業(yè)品牌故事廣播企業(yè)品牌傳播網(wǎng)絡綜合或篩選上述部分內(nèi)容會場布置及調(diào)試會場布置及調(diào)試新發(fā)會會場搭建布置、監(jiān)控按確定設計稿布置鋪設并調(diào)試音視頻設備驗收設計效果會議廳會場舞臺搭建布置、監(jiān)控按確定設計稿布置會場桌椅形象造型布置課桌式驗收設計效果及安全性鋪設并調(diào)試音視頻設備鋪設并調(diào)試燈光宴會廳會場舞臺搭建布置、監(jiān)控按確定設計稿布置宴會桌椅形象造型布置圓桌式驗收設計效果及安全性鋪設并調(diào)試音視頻設備鋪設并調(diào)試燈光等文藝節(jié)目所需的物料另外會議廳與宴會廳之間空間的視覺布置會議期間執(zhí)行事務時間工作項目內(nèi)容備注負責人機場迎接站內(nèi)迎接提前在場內(nèi)鋪設紅地毯、設置禮儀接待人員貴賓專用行車道提前將會議專車停放在停機地點附近嘉賓下班機后直接上車開往會務組安排的酒店根據(jù)嘉賓等級設置專車嘉賓在車上時提供飲料等細節(jié)服務站外迎接提前在場外設置接待牌、禮儀接待人員貴賓出站道提前將會議專車停放在出口附近嘉賓上車開往會務組安排的酒店根據(jù)嘉賓等級設置專車嘉賓在車上時提供飲料等細節(jié)服務酒店接待禮儀服務人員在服務臺等候來賓簽到、領取會議流程、會議贈品簽到時再次確認其餐飲要求注明離哈的時間與方式協(xié)調(diào)酒店服務人員，使之引導與會人員入住，并安排好隨后的事宜設置當天晚上的接風宴、次日早晨、中午的自助餐會議前一天活動安排時間：接風宴結束后30分鐘接風宴由會議管理員告知活動內(nèi)容會議管理員引導嘉賓上車前往論壇地點論壇地點設置服務人員提前等候論壇地點設置禮儀人員引導嘉賓論壇場地安排茶點論壇嘉賓參觀和諧新家園主題工程10:30 會務管理人員入場、管理10:50 媒體記者全部到場記者到場簽到時發(fā)放新聞稿11：00和諧新家園領導帶領到辦公樓前11：20嘉賓參觀和諧新家園主題工程11：30相關領導介紹工程進度和接受媒體采訪開幕儀式15:00 禮儀人員在場內(nèi)外接待來賓、提供引導服務15:30 參與某會的人員入會場落座15:45 領導全部到場，由禮儀人員引導嘉賓入座16:10 主持人介紹此次論壇背景16:30 政府部門嘉賓演講16:50 NGO代表發(fā)表主題演講17:30 企業(yè)代表發(fā)表主題演講17:50 結束、媒體記者憑邀請函獲得禮品19:50 主持人及嘉賓邀請媒體記者共同參加、觀賞晚宴節(jié)目禮儀人員協(xié)同引導民間NGO發(fā)展高峰論壇18:00 開始播放背景音樂或相關宣傳片正式開場時結束18:10 禮儀人員開始引導參會人員簽到、告知流程、安排休息場內(nèi)服務人員安排普通嘉賓入座18:15 會議廳前設置迎賓禮儀人員歡迎嘉賓新發(fā)會嘉賓入場時放歡迎音樂18:20 禮儀人員引導重要嘉賓入座前臺主席臺18:20 主席臺禮儀人員發(fā)放講話稿18:30 主持人開場燈光、音響配合18：35 迎賓禮儀全部從工作通道進入主席臺兩側及后方協(xié)助其他事宜19:00 場內(nèi)服務人員按照每人負責24桌服務的標準，停留于指定的位置19：1021:00 晚宴主要內(nèi)容企業(yè)介紹、領導發(fā)言（甲方詳定）15:30 主持人邀請雙方主要嘉賓走到臺前，準備啟動會場燈光逐漸暗淡論壇主題演講15:40 主持人倒數(shù)，雙方嘉賓共同啟動論壇慶祝儀式音響配合，慶祝儀式詳見執(zhí)行方案17:45 主持人串詞祝賀，會議結束，營造晚宴及文藝表演所需的氣氛禮儀人員協(xié)助與會嘉賓入宴會場17:50 禮儀人員就位，結束時引導嘉賓退離會議廳，進入宴席廳會中服務及管理細節(jié)會議間歇由酒店服務員遞送茶點時刻留意現(xiàn)場情況，隨時準備應對突發(fā)情況溫度、衛(wèi)生、現(xiàn)場秩序晚宴及文藝表演嘉賓入場前為每桌設置冰雕花(設置托盤防止冰體融化)部分禮儀人員引導重要嘉賓、媒體記者入座貴賓區(qū)部分禮儀人員引導普通嘉賓入座普賓區(qū)會務管理人員時刻留意現(xiàn)場情況，協(xié)調(diào)應對突發(fā)情況論壇休閑活動提前獲悉參與活動的大致人數(shù)對于參與休閑活動的嘉賓按原計劃進行對不參與休閑活動的嘉賓設置車輛停放于指定停車場隨時接送其出行會后事務時間工作項目內(nèi)容備注責任人歡送嘉賓根據(jù)此前獲知的離哈的方式及時間時段用此前確定的車輛送走嘉賓等候及途中安排飲料等細節(jié)服務撤展感情溝通把嘉賓各自的照片整理給予嘉賓對重要來賓進行感謝會后總結提供物料照片總結提供媒體報道等照片及文字的總結會后報銷執(zhí)行組織劃分職務劃分職位劃分職責劃分備注總監(jiān)會務總監(jiān)負責人員、事物的決策、執(zhí)導及部分事務的執(zhí)行會務副總監(jiān)負責人員、物料的統(tǒng)籌、調(diào)度、協(xié)調(diào)、執(zhí)導、執(zhí)行，使會議事宜正常運轉，媒介傳播執(zhí)行管理員物料管理員負責會務事宜的物料、道具的籌備、執(zhí)行及管理禮儀服務管理員負責禮儀人員的統(tǒng)籌、安排衛(wèi)生安全管理員負責飲食的安排以及飲食衛(wèi)生、意外防護車輛調(diào)度員負責接送車輛統(tǒng)籌安排執(zhí)行職責描述職務職責物料管理員聽從會務（副）總監(jiān)的分工安排，明確職責范圍并了解會議程序負責監(jiān)控活動中各項物料設計負責監(jiān)控活動中各項物料的制作負責監(jiān)控活動中各項物料的安裝、調(diào)試負責監(jiān)控活動中各項物料的維護、管理負責活動中所需的電力等資源的協(xié)調(diào)與管理嚴格遵循會務（副）總監(jiān)的工作安排儀表端莊，舉止大方杜絕同與會人員發(fā)生任何不愉快的事件（爭執(zhí)，投訴等）禮儀服務管理員聽從會務（副）總監(jiān)的分工安排，明確職責范圍并了解會議程序負責招募禮儀人員負責講解禮儀服務進出路線及會議流程負責監(jiān)督禮儀服務過程，保證流程順利進行儀表端莊，舉止大方杜絕同與會人員發(fā)生任何不愉快的事件（爭執(zhí)，投訴等）衛(wèi)生安全管理員聽從會務（副）總監(jiān)的分工安排，明確職責范圍并了解會議程序負責安排會議飲食事宜負責安排活動安全保險事宜，準備常規(guī)的備用藥品及急救工具（血壓計，氧氣瓶，擔架）及時發(fā)現(xiàn)潛在的威脅安全狀況并向會務（副）總監(jiān)反饋，并提出解決方案阻止陌生人或以找人為借口的外來人員在會議期間控尋與會人員，另外留意有無冒充與會人員的閑雜人員混入會場儀表端莊，舉止大方杜絕同與會人員發(fā)生任何不愉快的事件（爭執(zhí)，投訴等）車輛調(diào)度員聽從會務（副）總監(jiān)的分工安排，明確職責范圍并了解會議程序安排、調(diào)度接送車輛，登記用車情況儀表端莊，舉止大方杜絕同與會人員發(fā)生任何不愉快的事件（爭執(zhí)，投訴等）晚宴抽獎議程一等獎，由5位嘉賓抽取，每位抽獎嘉賓抽取1名，一共5名，每名獎金800元，合計4000元。名單暫略二等獎，由5位企業(yè)代表抽取，每位抽獎嘉賓抽取2名，一共10名，每名獎金600元，合計6000元。名單暫略三等獎，由5位企業(yè)代表抽取，每位抽獎嘉賓抽取3名，一共15名，每名獎金300元，合計4500元。名單暫略抽獎費用總計：14，500元活動物料序號負責人所屬區(qū)域名稱材料規(guī)格數(shù)量費用使用要求備注嘉賓邀請邀請函酒店外布置物料入口論壇歡迎背景板橫幅停車指示牌會場入口指示牌會場外的展架(待定)酒店大堂通道布置物料酒店水牌大堂活動指示牌活動宣傳牌活動展位（其他企業(yè)自行準備）簽到處物料簽到背景板簽到臺簽到臺卡簽到本簽到筆胸花胸卡簽到臺花通行卡筆水（小瓶）新發(fā)會會議廳布置物料背景板宣傳牌座位分區(qū)指示牌嘉賓座位臺卡場內(nèi)提醒牌（關閉手機等貼牌）講臺臺花講臺噴繪根據(jù)人數(shù)確定長度布置物料背景板活動宣傳牌活動分區(qū)指示牌重要嘉賓座位臺卡場內(nèi)提醒牌（關閉手機等貼牌）抽獎箱抽獎獎品講臺臺花講臺噴繪根據(jù)人數(shù)確定長度簽約桌餐廳布置物料背景板活動宣傳牌活動分區(qū)指示牌嘉賓席位太卡宣傳片、VCD音樂燈光音響視頻設備調(diào)音臺低頻音箱高頻音箱無線麥克CD或DVD燈光茶點茶點茶水桌椅紙巾會議禮品羽絨服， 手套保暖鞋視頻及音頻文件序號文件種類所用環(huán)節(jié)文件類型Music聯(lián)盟會接待簽到入場喜慶退場恢弘、振奮Video聯(lián)盟會開場前熱場、線上傳播贊助企業(yè)形象片主持人開場領導視頻Audio線上傳播廣播Word新聞發(fā)布會新聞稿平面素材線上傳播報紙活動預算分類細項數(shù)量單價總價（元）備注物料詳見活動物料酒店領導住宿其他嘉賓住宿會場租用餐飲會前接待餐會前自助餐會議當天晚宴會議當天酒水交通當?shù)剀囕v租賃返程機票媒體廣告投放到會媒體人員車馬費晚宴節(jié)目演出費用抽獎費用廣告公司禮品羽絨服保暖手套防滑保暖鞋合計（元）：附件：節(jié)目單序號形式內(nèi) 容時長燈光、音響備注1樂曲奇跡（炫樂坊）4分鐘以跳躍性的燈光為主，頻閃效果1、播放舞蹈音樂2、主持人上場音樂準備主持人2開始男女主持人共同上場串詞，揭開晚會序幕3分鐘全場燈亮主持人MC2只女民歌及伴舞候場3樂曲茉莉花（炫樂坊）5分鐘4歌舞塞北的雪（女）5分鐘追光追女民歌、其他燈煊染播放伴奏伴舞5串場男主持人上場串詞引出男通俗歌手2分鐘燈光全亮男通俗歌手候場6歌曲我的家在東北（男）5分鐘根據(jù)現(xiàn)場音樂自行安排播放伴奏音樂勁爆曲風調(diào)動臺下觀眾氣氛7舞蹈俄羅斯風情舞蹈10分鐘根據(jù)現(xiàn)場音樂自行安排播放相關伴奏音樂雜技演員候場8串場女持人上場串詞，引出雜技演員2分鐘全場燈亮播放相關伴奏音樂伴奏音樂以喜慶風格為主調(diào)9雜技蹬缸，頂枝，柔術等5分鐘全場燈亮播放相關伴奏音樂配解說10串場主持人上場串2分鐘全場燈亮11歌舞阿里郎5分鐘燈光變換播放伴奏曲目12歌舞大長今5分鐘燈光變換播放伴奏曲目13串場主持人上場串詞，介紹魔術演員上場2分鐘14魔術噴火，白紙變錢，大變活魚等10分鐘根據(jù)現(xiàn)場音樂自行安排播放相關曲目15串場主持人上場串詞2分鐘16樂曲香格里拉（炫樂坊）5分