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文檔簡(jiǎn)介
一、檔案管理系統(tǒng)的需求分析1系統(tǒng)功能需求簡(jiǎn)介檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)功能強(qiáng)大、操作簡(jiǎn)便、實(shí)用的自動(dòng)化管理軟件,包括用戶管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、檔案數(shù)據(jù)錄入(分為文件錄入和案卷錄入兩部分)、案卷數(shù)據(jù)查詢(分為文件查詢和案卷查詢兩部分)、借閱管理、數(shù)據(jù)維護(hù)(分為數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)操作)、操作日志察查看、報(bào)表打印等??梢詰?yīng)用于一般的檔案室,也可以應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)中的辦公系統(tǒng),進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)操作。(1)用戶登錄在用戶進(jìn)入系統(tǒng)前,首先要求用戶進(jìn)行登錄,登錄時(shí)要驗(yàn)證用戶名和密碼是否匹配,驗(yàn)證通過(guò)后允許用戶進(jìn)入本系統(tǒng)操作。用戶的密碼需要進(jìn)行加密算法。用戶的登錄密碼要求加密保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中。用戶登錄后需要記入到日志庫(kù)中。(2)修改注冊(cè)信息用戶登錄以后,可以修改自己的注冊(cè)信息,包括修改用戶密碼、每頁(yè)顯示行數(shù)等信息,不允許修改用戶名、姓名和部門等信息。(3)權(quán)限設(shè)置本模塊只有系統(tǒng)管理員可以操作。本模塊可以增加系統(tǒng)用戶、刪除系統(tǒng)用戶、修改用戶的相關(guān)屬性、修改用戶的權(quán)限表。(4)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置本模塊需要具有“輔助庫(kù)設(shè)置”權(quán)限才可以操作。本模塊設(shè)置系統(tǒng)的輔助參數(shù)表,這些參數(shù)表示輸入數(shù)據(jù)時(shí)作為輔助使用的。每個(gè)參數(shù)表需要有增加、刪除、修改和查看等操作。另外,需要設(shè)置本系統(tǒng)的使用單位名、數(shù)據(jù)文件路徑等系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)。(5)數(shù)據(jù)錄入本模塊處理用戶輸入新的檔案文件信息或者檔案案卷信息。輸入數(shù)據(jù)時(shí)要考慮用戶連續(xù)錄入的情況,可以從以上條記錄復(fù)制數(shù)據(jù)到新的記錄中。不同的檔案有不同的輸入情況,比如科技檔案只有文件信息,沒(méi)有案卷信息。輸入案卷信息之后可以接著輸入此案卷下的文件信息,案卷信息中相應(yīng)的字段帶入文件信息輸入界面,而且不可更改。(6)數(shù)據(jù)維護(hù)本模塊需要具有“數(shù)據(jù)維護(hù)”的權(quán)限的用戶可以操作。數(shù)據(jù)維護(hù)模塊對(duì)已經(jīng)“刪除”(只是做刪除標(biāo)記)的檔案文件做最后判定,判斷該文件是否需要?jiǎng)h除。此模塊涉及兩種操作:恢復(fù)和徹底刪除。(7)數(shù)據(jù)查詢按用戶輸入的條件查詢相應(yīng)的檔案文件信息。查詢結(jié)果以列表目錄形式顯示,也可以卡片形式顯示。具體檔案處理權(quán)限的用戶可以對(duì)查詢的結(jié)果編輯并保存,也可以“刪除”(做刪除標(biāo)記)檔案文件記錄。(8)數(shù)據(jù)修改本模塊主要實(shí)現(xiàn)批量修改數(shù)據(jù)的功能,可以由用戶指定條件,將數(shù)據(jù)庫(kù)中所有符合條件的文件或案卷記錄按要求修改某個(gè)字段的值。例如可以指定將所有文件年份為“2002”的文件記錄的保管期限改為“長(zhǎng)期”。(9)報(bào)表打印打印各種檔案的目錄表和統(tǒng)計(jì)表??梢杂捎脩粼O(shè)計(jì)進(jìn)行報(bào)表的自動(dòng)生成。(10)檔案借閱此模塊分為外借登記、歸還記錄和電子借閱申請(qǐng)?zhí)幚韮刹糠?,具有“借閱管理”?quán)限的用戶可以操作此模塊。外借模塊實(shí)現(xiàn)檔案文件的借出登記和歸還登記功能。電子借閱申請(qǐng)由具有“借閱管理”權(quán)限的用戶處理。一般用戶提出閱讀電子文檔的請(qǐng)求后,被同意閱讀后,文件將被發(fā)送給申請(qǐng)人。(11)數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)本模塊需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)機(jī)制。數(shù)據(jù)備份操作可以按年度、檔案種類等條件做部分備份或完全備份。數(shù)據(jù)恢復(fù)就是將備份的數(shù)據(jù)恢復(fù)到數(shù)據(jù)庫(kù)中??梢詫?duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù),備份的路徑在系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置中指定。備份生成一個(gè)XML文件,恢復(fù)的時(shí)候自動(dòng)由此恢復(fù)。具有批量備份和恢復(fù)的功能。(12)查閱操作日志本模塊對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行日志操作,具有“日志操作”權(quán)限的用戶可以進(jìn)入本模塊??梢赃M(jìn)行查看日志記錄等操作。2、系統(tǒng)功能圖解(1)檔案管理系統(tǒng)圖1 檔案管理系統(tǒng)功能圖解(2)用戶管理模塊圖2 用戶管理模塊1)添加用戶:管理員可以對(duì)用戶進(jìn)行添加操作。2)刪除用戶:管理員可以對(duì)已有的用戶進(jìn)行刪除操作。3)查看用戶權(quán)限:每個(gè)用戶都具有一定的權(quán)限,管理員可以查看用戶的管理權(quán)限。4)修改管理權(quán)限:管理員可以修改用戶的管理權(quán)限。5)添加管理權(quán)限:管理員在權(quán)限管理中可以添加管理權(quán)限。6)刪除管理權(quán)限:管理員在權(quán)限管理中可以刪除管理權(quán)限。(3)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置模塊圖3 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置模塊1) 系統(tǒng)表:管理員可以修改單位名稱和卷宗號(hào)并保存。2) 檔案種類表:對(duì)檔案種類進(jìn)行添加、刪除操作。3) 文件種類表:對(duì)文件種類進(jìn)行添加、刪除操作。4) 文件類目表:對(duì)文件類目進(jìn)行添加、刪除操作。5) 其他參數(shù)表:對(duì)其他文件進(jìn)行編輯 、刪除操作。在編輯時(shí)可以修改附件存放路徑和備份文件存放路徑。(4)借閱管理模塊圖4 借閱管理模塊1) 借閱登記:輸入借閱條件后就可以申請(qǐng)借閱登記。2) 借閱查詢:提供對(duì)所借出案卷的查詢工作,對(duì)歸還日期做詳細(xì)說(shuō)明。3) 網(wǎng)上查詢:網(wǎng)上借閱又提供網(wǎng)上借閱申請(qǐng)、未提交的借閱申請(qǐng)、處理的借閱申請(qǐng)、借閱申請(qǐng)?zhí)幚砗途W(wǎng)上答復(fù)幾個(gè)小模塊。(5)案卷管理模塊圖5 案卷管理模塊1) 案卷查詢:對(duì)所需要的案卷進(jìn)行查詢操作。2) 案卷錄入:保存案卷。(6)文件管理模塊圖6 文
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