項(xiàng)目公司技術(shù)澄清管理辦法初稿.docx

武夷山一體化項(xiàng)目公司 發(fā)布2014-04-16實(shí)施2014-04-12發(fā)布項(xiàng)目公司技術(shù)澄清活動(dòng)管理辦法 Q/TC TCD-WYS-000(V1.0)武夷山一體化項(xiàng)目公司管理制度目 錄前 言I文件修訂歷史II一目的：1二適用范圍1三總體要求和活動(dòng)原則1四澄清活動(dòng)流程2五附件3前 言本文件由武夷山一體化項(xiàng)目公司提出；本文件由武夷山一體化項(xiàng)目公司歸口；本文件由武夷山一體化項(xiàng)目公司起草并負(fù)責(zé)解釋；本文件主要起草人：吳濤；本文件起草部門審核人：呂勇；本文件批準(zhǔn)人：王偉；本文件為首次發(fā)布，版本號(hào)為V1.0。文件修訂歷史版本狀態(tài)修改條款增加（A）或刪除（D）修訂內(nèi)容項(xiàng)目公司技術(shù)澄清活動(dòng)管理辦法一目的：規(guī)范項(xiàng)目公司技術(shù)澄清過程管理，提高項(xiàng)目技術(shù)團(tuán)隊(duì)對(duì)外交流活動(dòng)效率和活動(dòng)信息再利用價(jià)值，特制訂項(xiàng)目公司技術(shù)澄清活動(dòng)管理辦法。二適用范圍本辦法適用于武夷山一體化項(xiàng)目公司技術(shù)澄清過程的管理，主要適用項(xiàng)目進(jìn)程中發(fā)現(xiàn)的初設(shè)問題、施工圖問題、施工過程中存在技術(shù)歧義問題，需要項(xiàng)目公司技術(shù)人員向業(yè)主或原設(shè)計(jì)單位以及其他項(xiàng)目相關(guān)方（項(xiàng)目相關(guān)方包括勘察設(shè)計(jì)單位、咨詢單位、聯(lián)合體、分包方、業(yè)主方）進(jìn)行正式澄清的活動(dòng)過程。三總體要求和活動(dòng)原則3.1總體要求在項(xiàng)目進(jìn)程中發(fā)生需要與項(xiàng)目相關(guān)方發(fā)出正式澄清時(shí)，均需按本辦法規(guī)定執(zhí)行。3.2澄清活動(dòng)原則3.2.1批準(zhǔn)原則：即項(xiàng)目公司正式技術(shù)澄清的提出均需要技術(shù)經(jīng)理批準(zhǔn)。3.2.2經(jīng)辦人主辦原則：即針對(duì)每一次正式澄清的提出由一人經(jīng)辦到底，正式澄清前的基礎(chǔ)聯(lián)絡(luò)、正式澄清函的發(fā)出與催辦、發(fā)出澄清后回函信息的收集、傳遞、等均由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)，避免多人經(jīng)辦造成混亂。3.2.3有效追溯原則：項(xiàng)目公司技術(shù)澄清活動(dòng)的主要信息均要完整保存，實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)辦人、澄清過程時(shí)限、技術(shù)澄清內(nèi)容等能夠追溯。3.2.4澄清函檔號(hào)編碼原則：WYXM-工程代號(hào)（QJGDCZTXXHGACHJDTCGPDJQT）-年月（年月用兩位）WYXM-代表武夷山項(xiàng)目組為方便澄清函件歸檔和后期查閱，澄清函檔號(hào)編碼以工程代號(hào)進(jìn)行。QJ-代表區(qū)間工程范圍內(nèi)的澄清；GD-代表軌道工程范圍內(nèi)的澄清；CZ-代表車站工程范圍內(nèi)的澄清；TX-代表通訊工程范圍內(nèi)的澄清；XH-代表信號(hào)工程范圍內(nèi)的澄清；GA-代表供電工程范圍內(nèi)的澄清；CH-代表車輛段與綜合基地工程范圍內(nèi)的澄清；JD-代表機(jī)電設(shè)備安裝工程范圍內(nèi)的澄清；TC-代表通風(fēng)、采暖與空調(diào)工程范圍內(nèi)的澄清；GP-代表給排水工程范圍內(nèi)的澄清；DJ-代表電力監(jiān)控工程范圍內(nèi)的澄清；QT-代表上述范圍之外的澄清；四澄清活動(dòng)流程項(xiàng)目公司需要向項(xiàng)目相關(guān)方提出技術(shù)澄清時(shí)，經(jīng)辦人在確認(rèn)好對(duì)方負(fù)責(zé)人的情況下，填寫紙質(zhì)澄清函交業(yè)務(wù)組長(zhǎng)審核、技術(shù)經(jīng)理批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后經(jīng)辦人到辦公室資料管理員處登記項(xiàng)目公司技術(shù)澄清發(fā)、收函登統(tǒng)臺(tái)賬，同時(shí)將紙質(zhì)澄清函交辦公室資料員留存?zhèn)浒?。（澄清函模板見附?；技術(shù)澄清發(fā)、收函登統(tǒng)臺(tái)賬見附件2）4.1發(fā)出澄清函。經(jīng)辦人做好以上工作后即以傳真方式向相關(guān)方發(fā)出澄清函，發(fā)出澄清函后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)通報(bào)澄清函接收人辦理澄清函回執(zhí)，收到澄清函回執(zhí)后交辦公室資料員存檔。4.2澄清過程催辦。經(jīng)辦人應(yīng)視澄清事項(xiàng)的急緩程度，適時(shí)向接收單位了解回函情況，催促接收單位按時(shí)間節(jié)點(diǎn)辦理回復(fù)。預(yù)計(jì)可能造成不良后果時(shí)要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便必要時(shí)可以高層次催辦。4.3收到對(duì)方回函的處理。經(jīng)辦人收到回函后應(yīng)將原件進(jìn)行備份，原件備份后，將原件交辦公室資料員登記、歸檔、保存，備份文件的電子文檔傳遞給項(xiàng)目公司相關(guān)人員閱辦，對(duì)于需要公司領(lǐng)導(dǎo)閱批的重要回函，經(jīng)辦人需將備份回函的紙質(zhì)文檔交公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。4.4技術(shù)澄清資料保存。辦公室資料員按一次澄清活動(dòng)，對(duì)發(fā)出的澄清函、澄清函回執(zhí)和澄清回函原件合并保存，具體保存管理執(zhí)行項(xiàng)目公司項(xiàng)目資料管理辦法。五附件附件1：澄清函模板致To填接收單位法人全稱日期Datexxxx年xx月xx日收件人Attn填聯(lián)系確認(rèn)好的接收人檔號(hào)Ref.按辦法規(guī)定填發(fā)件人From填注冊(cè)的項(xiàng)目公司法定名稱傳真Fax實(shí)際用的傳真機(jī)號(hào)關(guān)于Re.填澄清函涉及的主題詞頁(yè)數(shù)Page按實(shí)際頁(yè)數(shù)填數(shù)量澄清函致xxxxx院/xxxxxx公司： 我公司針對(duì)xxxxx事項(xiàng)需要貴方給予澄清，具體內(nèi)容如下，請(qǐng)貴方予以回復(fù)支持。一、 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx；二、 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx；三、 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx；X、X、澄清函回執(zhí)注：收到此函后請(qǐng)務(wù)必按下列格式簽字蓋章確認(rèn)并回傳此頁(yè)至：區(qū)號(hào)-傳真號(hào)或郵箱收函單位 （蓋章）簽 收 人簽 名日 期備