會計(jì)電算化檔案管理制度設(shè)計(jì)問題分析.doc

會計(jì)電算化檔案管理制度設(shè)計(jì)問題分析【摘要】 會計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分。因此,電算化會計(jì)檔案收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會計(jì)檔案管理勢在必行。關(guān)鍵字：電算化；檔案管理；會計(jì)會計(jì)檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)管理活動中產(chǎn)生的并作為歷史記錄保存的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，它既是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成果的歷史記錄，也是企業(yè)科學(xué)決策和實(shí)時(shí)管理的依據(jù)。會計(jì)檔案信息無疑會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和各項(xiàng)管理產(chǎn)生重大影響。然而,會計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。因此,加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高,可以使會計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。一、數(shù)據(jù)安全控制制度會計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)是為了確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，主要內(nèi)容包括：必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)的丟失,每日必須對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)資料在計(jì)算機(jī)硬盤中進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)保存要實(shí)行雙備份。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé)，數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)操作。另外，應(yīng)制定會計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時(shí)會計(jì)數(shù)據(jù)的維護(hù)制度，以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。（一）對重要資料進(jìn)行備份為了維護(hù)會計(jì)數(shù)據(jù)的安全，必須對重要資料進(jìn)行備份。防止因各種軟硬件故障、病毒入侵和黑客破壞等原因?qū)е孪到y(tǒng)崩潰，造成重大損失。因此，當(dāng)天的資料分兩處備份，一份備份到服務(wù)器上，一份備份在自己機(jī)器上的邏輯硬盤上。（二）防病毒安全計(jì)算機(jī)病毒對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的影響是災(zāi)難性的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的主要來源有兩種：一種來自文件的下載，這些被瀏覽的或是通過Internet下載的文件中可能存在病毒，而這些病毒就會感染共享文件和各種可執(zhí)行文件；另一種主要來自電子郵件，大多數(shù)的Internet郵件系統(tǒng)提供在網(wǎng)絡(luò)間傳送附帶格式化文檔郵件的功能，受病毒感染的- 4 -文檔或文件就可能通過網(wǎng)關(guān)和郵件傳入局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行傳播。有效地防止病毒入侵，必須安裝防病毒軟、硬件。（三）設(shè)置防火墻對于內(nèi)部局域網(wǎng)，可以通過在路由器上進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置或購買更為強(qiáng)大的防火墻產(chǎn)品來進(jìn)行。對于路由器產(chǎn)品而言，可通過內(nèi)置的IOS防火墻的設(shè)置，防范部分的攻擊，而購買的硬件防火墻，可以進(jìn)一步保證局域網(wǎng)的安全性。（四）信息保密防范為了保障網(wǎng)絡(luò)安全，可以利用網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)所提供的保密措施，進(jìn)行用戶名登錄注冊，設(shè)置登錄密碼。由網(wǎng)絡(luò)管理員增加用戶時(shí)，設(shè)置原始密碼，并在用戶登錄時(shí)自己修改原始密碼。對文件目錄設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，以控制什么用戶訪問什么樣的目錄和文件。二、電算化會計(jì)檔案管理制度電算化會計(jì)檔案具有磁性化、不可見及易修改的特點(diǎn)，因此，電算化會計(jì)檔案管理是非常重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作，企業(yè)必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的管理。計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔，建立和健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理。一個(gè)合理完善的檔案管理制度一般包括合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)有定期對所有檔案進(jìn)行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應(yīng)制定出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時(shí)相應(yīng)的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會計(jì)軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時(shí)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。（一）數(shù)據(jù)資料管理與保密機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會制度使用、保管。1、現(xiàn)金、銀行記賬憑證及日記賬的輸出及保管現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到日清月結(jié)。現(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計(jì)人員手工做記賬憑證，審核無誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記賬頁，審核后交現(xiàn)金出納員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。銀行記賬憑證分機(jī)制憑證和手編記賬憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。2、轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管轉(zhuǎn)賬憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。3、科目匯總表、賬簿打印時(shí)間現(xiàn)金、銀行日記賬每天打??；銀行余額調(diào)整表每月打印一次；總分類賬和各種明細(xì)分類賬每月打印一次；現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會人員審核無誤后簽字生效。由機(jī)器打印輸出的會計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并由操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。（二）數(shù)據(jù)備份管理1、由于會計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。2、在日常工作中，準(zhǔn)備兩個(gè)移動硬盤循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對工作的干擾。3、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。4、機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表，應(yīng)視同會計(jì)資料按月分別使用兩個(gè)移動硬盤備份，交會計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方，妥為保管。（三）會計(jì)檔案管理1、會計(jì)檔案立卷打印輸出的憑證、賬冊、報(bào)表，必須有會計(jì)主管的簽章才能存檔保管。裝訂會計(jì)憑證必須使用會計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計(jì)報(bào)表逐頁編制序號，分別填寫“會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會計(jì)備考表”。 2、會計(jì)檔案的存放管理會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。裝訂成冊的所有會計(jì)檔案都必須造冊登記，分門別類地建立目錄并編號保管。會計(jì)檔案應(yīng)存放在安全、防火、防水、防潮、防塵的地點(diǎn)妥善保管。存儲在外存儲介質(zhì)上的會計(jì)檔案，還應(yīng)注意防磁、防壓。重要的數(shù)據(jù)應(yīng)復(fù)制兩份以上分別存放在不同的地點(diǎn)。會計(jì)檔案在規(guī)定保管期間不得丟失、損毀、非法抄錄和復(fù)制。隨計(jì)算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計(jì)核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份硬盤，作為會計(jì)檔案保管。采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查、定期進(jìn)行復(fù)制、防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。3、會計(jì)檔案的借閱各類會計(jì)檔案的出借，均必須經(jīng)過會計(jì)主管審批同意并簽字蓋章，如果對備份硬盤的操作可能危及該備份硬盤的完整性，應(yīng)制作該備份硬盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。會計(jì)檔案的借閱會計(jì)檔案反映單位經(jīng)濟(jì)活動狀況，具有很高的利用價(jià)值，應(yīng)為本單位積極提供利用。因此，必須嚴(yán)格規(guī)定檔案借閱權(quán)限，認(rèn)真辦理檔案借閱手續(xù)。原則上本單位內(nèi)部人員只能借閱與其工作有關(guān)的檔案。會計(jì)檔案一般不能對外借閱，如特殊情況，應(yīng)由單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可。磁介質(zhì)檔案文件非本系統(tǒng)工作人員一律不得借閱。會計(jì)檔案借閱手續(xù):應(yīng)建立會計(jì)檔案借閱登記簿，借閱會計(jì)檔案時(shí)，必須由檔案員登記，注明借閱時(shí)間、借閱人姓名、借閱的文件名稱及編號，并由借閱人簽字。收回檔案時(shí)，檔案員要仔細(xì)檢查其完好性，如有損壞、失密等現(xiàn)象，應(yīng)追究借閱人責(zé)任。4、會計(jì)檔案的歸檔移交。當(dāng)年會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。會計(jì)檔案在向單位檔案部門移交時(shí)，應(yīng)由會計(jì)檔案管理員按歸檔要求認(rèn)真填寫“會計(jì)檔案移交清冊”，并分類按序?qū)?jì)檔案轉(zhuǎn)移給單位檔案部門，檔案部門在核收無誤后應(yīng)立即在移交清冊上簽收。檔案部門接收保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別確需拆封重新裝訂整理的，應(yīng)會同財(cái)會部門和會計(jì)檔案管理員共同進(jìn)行，以分清責(zé)任。未建立檔案管理部門的單位，會計(jì)檔案暫由財(cái)會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計(jì)人員，其會計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財(cái)會部門保管，不得自行存放。對已終止會計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計(jì)檔案應(yīng)交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。5、規(guī)范會計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。會計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會同財(cái)會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計(jì)檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會計(jì)檔案保管部門和財(cái)會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。結(jié)論：只有充分重視會計(jì)信息在企業(yè)管理中的地位和作