測繪檔案管理制度

檔案管理制度檔案管理制度 一 目的 依據(jù)一 目的 依據(jù) 為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理 確保測繪成果 資料檔案 的安全 促進(jìn)測繪成果的廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè) 根據(jù) 中華 人民共和國檔案法 中華人民共和國測繪成果管理?xiàng)l例 制定 本制度 二 適用范圍二 適用范圍 對測繪成果及資料檔案的管理適用于本管理制度 三 職責(zé)三 職責(zé) 測繪成果檔案資料的管理 實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制 由單位分管領(lǐng)導(dǎo) 負(fù)責(zé) 測繪成果檔案資料管理的部門 檔案館 檔案室 檔案部 辦公室等 具體負(fù)責(zé)實(shí)施 并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作 四 基本規(guī)定四 基本規(guī)定 一 業(yè)務(wù)規(guī)定 1 測繪成果及資料檔案必須按要求歸檔 歸檔的資料應(yīng)當(dāng)齊全 完整 分類整理立卷 案卷標(biāo)題簡明確切 案卷質(zhì)量符合國家有關(guān) 規(guī)范 標(biāo)準(zhǔn) 2 測繪成果及資料檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家要求 制定歸檔范圍及保 管限期表 3 不得擅自改變檔案分類 組卷 編號(hào)方法 4 永久 長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水 純蘭墨水 圓 珠筆 復(fù)寫紙書寫 只能用蘭黑墨水 碳素墨水書寫 以利長期保 存 5 測繪成果及資料檔案的接收 移交 必須附有清單 嚴(yán)格清 點(diǎn)和履行簽字手續(xù) 6 數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于 5 讀取檢查 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí) 更換載體或恢復(fù)搶救 7 接收的檔案必須及時(shí)整理 組卷 歸檔 入庫 當(dāng)年接收的 檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作 8 所有檔案必須登記 詳細(xì)到文件級 盡量用數(shù)據(jù)庫或電子表 格進(jìn)行登記 9 做好保密 防蟲 防霉 防盜工作 定期檢查檔案保管狀況 對破損 變質(zhì)檔案資料及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見 二 檔案借閱規(guī)定 1 建立測繪成果及資料檔案借閱利用登記制度 借閱者均須填 寫借閱登記表 2 對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用 查閱人員要如實(shí) 說明查檔的目的和內(nèi)容 符合查閱條件的辦理手續(xù)后 方可查閱 且只能在檔案閱覽室查閱 特殊情況需借出閱覽者 須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn) 3 本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案 辦理借閱登記 手續(xù)后方可借閱 借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案 管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 方可借閱 4 如摘抄 拍照 復(fù)制所查檔案內(nèi)容 需經(jīng)檔案管理人員同意 其中涉密內(nèi)容需抄錄 復(fù)制 要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 且只能在檔案閱 覽室內(nèi)進(jìn)行 利用者對涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密 5 借閱機(jī)密 絕密檔案材料 需經(jīng)保密責(zé)任人簽署意見 單位 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 6 測繪成果及資料檔案利用者 對所借檔案要妥善保管 不得 轉(zhuǎn)借 遺失 拆散或損毀檔案 不準(zhǔn)拆卷 抽頁 不得在檔案原件 上劃線 加注 勾抹 涂改 圈劃 污損等 未經(jīng)許可 不得摘抄 或復(fù)制檔案 不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容 7 借閱國家密級測繪成果 不得擅自復(fù)制 確因工作需要復(fù)制 的 須經(jīng)國家密級測繪成果提供部門批準(zhǔn) 并按原密級進(jìn)行管理 8 借閱人員退還檔案時(shí) 檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量 檢查案卷有無損壞 文件是否齊全等 9 利用人員應(yīng)將利用效果及時(shí)向檔案提供部門反饋 為總結(jié)規(guī) 律 擴(kuò)大檔案宣傳積累素材 以更好地提供利用 三 庫房管理規(guī)定 1 庫房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地 是提供利用測繪成 果和檔案資料的重要場所 除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外 非檔案管理部門 的工作人員不得入內(nèi) 2 保管檔案必須有專用庫房 并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理 庫房內(nèi)應(yīng)采 取有效的防護(hù)措施 保證檔案安全 3 檔案進(jìn)出庫房 要建立嚴(yán)格的登記制度 包括檔案收進(jìn)入庫 庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱 歸還 4 檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜 防火 防潮 防塵 防蟲 防鼠 防 高溫 防強(qiáng)光等 八防 的設(shè)備和措施 光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防 磁檔案柜存放 5 對新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查 對有蟲蛀 發(fā)霉及其它問題 的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫 6 檔案庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計(jì) 環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對穩(wěn)定 庫房的溫度應(yīng)控制在 14 24 之間 相對濕度應(yīng)控制在 40 60 之間 7 庫房內(nèi)應(yīng)保持整潔 衛(wèi)生 不得堆放與檔案無關(guān)的物品 8 嚴(yán)禁在庫房區(qū)范圍內(nèi)吸煙 9 每天下班前 應(yīng)關(guān)閉庫房門窗 切斷水 電源 確保檔案安 全 10 定期打掃庫房衛(wèi)生 保持庫房與檔案的清潔 四 庫房防火規(guī)定 1 宣傳貫徹上級有關(guān)安全防火的規(guī)章制度 樹立防火意識(shí) 2 要經(jīng)常檢查庫房有無火災(zāi)隱患 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告 以便采取有效措施 防患于未然 3 庫房周圍及內(nèi)部要杜絕火源跡象 嚴(yán)禁吸煙 4 庫房內(nèi)必須依法配備消防器材和滅火裝置 不準(zhǔn)堆放易燃易 爆物品 5 不準(zhǔn)擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備 嚴(yán)禁亂接 亂搭臨 時(shí)線 6 定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置 管理人員要了解其性能并能 熟練使用 7 每天下班前 管理人員要做一次責(zé)任片區(qū)的安全檢查 切斷 電源 五 檔案工作人員要求 1 認(rèn)真學(xué)習(xí) 貫徹 檔案法 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度 了解檔案工作方針 掌握檔案管理工作的基本技能 2 忠于職守 負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案的收集 整理 保 管 鑒定 統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)具體工作 3 積極開發(fā)檔案信息 編制各類檔案檢索工具及參考資料 為 生產(chǎn) 科研等各項(xiàng)工作服務(wù) 4 負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作 5 負(fù)責(zé)檔案庫房的管理 做好 八防 工作 確保檔案的完整 與安全 6 熟悉館藏 做好檔案利用工作 積極主動(dòng)熱情為用戶提供服 務(wù) 7 積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動(dòng) 不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和 崗位工作質(zhì)量 8 加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作 遵守工作紀(jì)律 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作制度 六 檔案鑒定 銷毀工作規(guī)定 1 建立健全檔案鑒定 銷毀工作的組織機(jī)構(gòu) 由單位分管領(lǐng)導(dǎo) 主持 成立檔案鑒定工作小組 其成員由有關(guān)部門人員組成 2 鑒定工作要根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定工作的原則和標(biāo)準(zhǔn) 用全 面 歷史 發(fā)展的觀點(diǎn)考查分析檔案價(jià)值 確定保管期限 切忌隨 意性 3 對鑒定結(jié)果要寫書面報(bào)告 需延長保管期限的案卷 要在有 關(guān)目錄及案卷備考表中注明 對應(yīng)銷毀的檔案 要編制銷毀清冊一 式兩份 報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀 4 對保管期滿但屬國家重大工程項(xiàng)目的測繪檔案 要根據(jù)需要 適當(dāng)延長保管期限 5 應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售 6 銷毀國家密級圖紙或測繪成果 必須經(jīng)省測繪行政管理部門 批準(zhǔn) 7 銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷 并在指定地點(diǎn)銷毀 防止檔案 遺失和泄密 銷毀人 監(jiān)銷人 批準(zhǔn)人 鑒定小組人員均應(yīng)在銷毀 清冊上簽字 以示負(fù)責(zé) 8 鑒定報(bào)告 銷毀清冊及審批文件 應(yīng)存檔保存 七 檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定 1 檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量 保管狀況 鑒定情況 利用情況及 檔案部門基本情況的統(tǒng)計(jì) 檔案部門要建立上述各種情況的登記簿 定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析 2 各類檔案的統(tǒng)計(jì)由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì) 檔案統(tǒng)計(jì)工作 的匯總表 由單位分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)填報(bào) 3 要保證統(tǒng)