采購部操作流程圖.doc

.采購部操作流程圖采購是保證企業(yè)進行產品開發(fā)，保證質量，提高生產效率，進行成本控制的關鍵環(huán)節(jié)。然而，很多企業(yè)出現采購管理疲軟無力、混亂不堪的局面，或者運行效率低、成本高，給企業(yè)造成很大的損失。企業(yè)特別是中型或大型的企業(yè)，為了企業(yè)的正常運行，必須健全采購管理組織和采購管理流程。一般來說，采購管理包括采購計劃、采購申請單的下達、執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫到采購結算的全過程，采購部需對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進行嚴密的跟蹤、監(jiān)督，以實現對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學管理。為達到這一目的，企業(yè)應對采購的每一階段都建立相應的流程，明確規(guī)定采購管理的權限、職權范圍、審批權限、工作內容等，這有利于采購管理工作的順利開展。下面是采購管理中的幾個常見流程，僅供參考。采購管理總流程序號總經理財務部采購部相關部門相關規(guī)程/表單123456678審批審核審批審批審核付款入賬辦理結算編制采購計劃詢價議價選擇供應商起草合同績效評價辦理退貨合格組織驗收簽訂合同跟催監(jiān)督下訂購單申請采購備貨配合供應商調查表、供應商質量評價表采購績效考核表、采購評價報告采購物資驗收報告、入庫單、購結算申請單、采購發(fā)票及單據、退貨單采購合同采購申請單、采購計劃書采購訂單、貨物催交單詢價記錄表、比價議價記錄表采購管理總流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1編制采購計劃采購部匯總整理各部門提交的請購單，制訂采購計劃，并應與相關人員溝通確認審核財務部審核是否在預算內以及相關信息的準確性審批總經理審批是否同意采購計劃2詢價議價采購部收集市場調查信息和資料，選擇合適的供應商進行詢價，詢價結束后，應與供應商進行比價和議價3選擇供應商采購部根據供應商開發(fā)、選擇標準選擇供應商，通過初審的供應商，要求其提供樣品進行檢測或試用，并填寫供應商質量評價表4起草合同采購部根據談判和磋商結果確定采購合同的內容、格式和具體要求審核財務部審核采購合同相關條款審批總經理簽字審批簽訂合同采購部合同審批后，與供應商簽訂正式合同下訂購單下達訂購單5跟催監(jiān)督采購部1.了解供應過程是否正常，確保能按時交貨。發(fā)現交貨延遲等狀況時，采購員應及時進行催交、補救2.供應商發(fā)貨后了解承運人的相關信息，跟蹤貨物在途中的狀態(tài)6組織驗收采購部1.組織通知質量部檢驗，并將廠商、品名、規(guī)格、數量以及驗收單號碼填入檢驗記錄表合格采購部1.交貨判定合格后，將貨物標識合格，填寫檢驗合格單，并通知倉儲部辦理入庫手續(xù)2.質量部驗收不合格的貨物，由采購部進行退貨處理7辦理結算財務部審核采購貨物的發(fā)票和單據，與合同條款對照，確認無誤后辦理付款手續(xù)，并向供應商索要貨物發(fā)票和貨單；財務付款結算前，必須由總經理審批簽字付款入賬財務部審批通過的合同按合同規(guī)定的時間、方式辦理付款，并入賬，同時更新財務帳8績效評價采購部對采購效果進行評價，評價采購人員的績效和部門績效，并對供應商進行評審采購申請管理流程序號總經理財務部采購經理采購員相關部門相關規(guī)程/表單123465審批審核審批采購到所需物資執(zhí)行采購采購預算匯總采購需求庫存調查否替代品采購申請?zhí)顚懖少徤暾埍硖岢霾少徤暾埲霂焓褂貌少徯枨笥媱?、采購計劃書采購需求匯總表采購管理制度物資請購單采購合同訂購單采購申請管理流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1提出采購申請相關部門1.各部門應根據日常經營活動需要，提出采購申請2.各部門向采購部遞交請購單，請購單要說明請購的品名、數量、需求的日期、預算金額等內容2匯總采購需求采購員采購部根據請購單的內容對采購需求進行匯總，并進行需求分析，制訂采購計劃3庫存調查采購員查核采購物資庫存情況4采購預算采購員進行采購預算，上交采購經理審批審批采購經理審批采購預算審核財務部對采購申請進行預算復核，并交總經理審核審批總經理審批簽字，特別是數額較大的采購項目，必須有總經理的審批簽字5執(zhí)行采購采購部采購經理安排采購任務，制訂采購作業(yè)計劃，并組織實施采購工作，參照采購總流程6替代品采購申請相關部門1.當不能采購到計劃采購物資時，由采購部或所需采購物資部門提出替代品采購申請2.一般替代品物資采購申請由所需采購物資部門經理審批，重要物資或者關鍵物資的替代品采購申請由總經理審批，若采購物資涉及相關技術方面的問題，應有相關技術人員的參與入庫使用采購合格的物資，交由倉儲部入庫，分發(fā)使用采購詢價管理流程序號總經理財務經理采購經理采購員供應商相關規(guī)程/表單12345667審批審核進一步洽談編制詢價報告簽訂合同制作并發(fā)出詢價單匯總、分析供應商報價收集匯總價格信息審核審核商談價格確定供應商報價洽談相關條件價格洽談采購合同詢價供應商名單供應商報價單供應商價格信息表采購計劃表采購詢價記錄表采購詢價單采購詢價報告采購詢價管理流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1收集匯總價格信息采購員通過各種渠道收集供應商的價格信息，充實采購的價格數據庫，并初步確定詢價供應商的范圍2制作并發(fā)出詢價單根據特定的采購對象制作詢價單，并向初步選定的供應商發(fā)出詢價通知詢問價格報價供應商供應商按照詢價要求報價3匯總、分析供應商報價采購員在規(guī)定日期內，將詢問得到的價格信息進行匯總、整理、分析后，與各供應商進一步商談價格編制詢價報告在詢價截止日期后，匯總并整理所有報價，經過對比分析，編制采購詢價報告，并交由采購部經理審核4審核采購經理詢價書面報告報采購經理進行審核5進一步洽談采購人員根據審核意見或建議，繼續(xù)與價格合理的供應商洽談質量、售后、結算等條件6確定供應商根據洽談結果，選擇確定綜合條件最好的供應商審核采購經理采購經理對采購人員最終選擇的供應商情況進行審核審批總經理總經理對采購員最終選擇的供應商進行審批7簽訂合同采購員與供應商簽訂采購合同采購合同管理流程序號總經理采購經理采購部供應商相關規(guī)程/表單1234567689審批N審核審批Y審核YN選擇供應商供應商評審制訂供應商名單采購談判合同歸檔履行合同簽訂合同修改編制合同起草合同配合履行合同采購談判簽訂合同采購合同供應商名單供應商評審表供應商調查表采購合同管理流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1選擇供應商采購部根據采購需要選擇供應商2供應商評審會同相關部門和人員對供應商的綜合實力進行評審3制訂供應商名單將通過初審的供應商記錄形成名單審核采購經理審核供應商名單審批總經理審批簽字4采購談判采購部提出基本的采購要求，向供應商詢價，并比價、議價，供應商做出回應洽談5起草合同采購部企業(yè)的法律顧問應針對合同的合法性和法律保障性提出相應的意見，配合采購部擬訂采購合同審核采購經理審核起草后的采購合同，核查合同條款，需要修改的合同應返回相關人員進行修改審批總經理審批簽字6修改編制合同采購部經總經理審批后由采購部相關人員匯總相關人員的意見和建議，對合同中存在問題的地方進行修改7簽訂合同采購部采購合同編制完畢后，與供應商簽訂采購合同，雙方代表簽字蓋章8履行合同采購部供應商簽訂合同后，按照合同規(guī)定條款履行合同。經辦采購員負責對合同的履行進行追蹤。如在合同履行過程中發(fā)生爭議，經辦采購員應及時向采購經理報告，不能與對方協商解決的，應請示上級是否依法采取措施9合同歸檔采購部將采購合同及與采購合同有關的資料進行建檔、歸檔采購退貨管理流程序號采購經理采購部供應商相關規(guī)程/表單1234566Y審批到貨組織驗收合格N辦入庫使用辦理其他手續(xù)辦理退貨處理方案發(fā)貨賠償，取回貨物核對信息取消付款申請采購問題說明、文件退貨單不合格品處理申請單貨物驗收單采購退貨管理流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1到貨采購部供應商發(fā)貨后，采購員跟蹤貨物運輸情況，到貨后通知相關部門檢驗2組織驗收1.采購部進行清點核對，清點貨物的數量，逐一檢查貨物的啟封，并將清點數量與采購訂單核對2.技術部、質量等協助檢驗貨物合格檢驗貨物是否存在質量問題3處理方案如有問題，則由采購員及質量檢驗人員提出具體的解決方案審批采購經理審閱簽批處理方案4辦理退貨采購部采購員根據檢驗結果開具退貨單，并與供應商交涉退回、賠償事宜核對信息供應商核對相關信息5賠償，取回貨物供應商供應商核對信息并經雙方協商后，由供應商自行取回不合格物資并進行賠償6辦理其他手續(xù)采購部/供應商供應商收到采購部的退貨后，應及時向采購部辦理退款及其他相關事宜；如果采購部還未進行付款，則應填寫取消付款申請招標采購流程圖節(jié)點總經理采購經理采購部供應商相關規(guī)程/表單7654311109821審批選取中標者簽訂合同組織論證審核準備招標文件、人員宣布中標單位確定合格供應商初步評審接收投標書資格審查發(fā)售標書編制招標書發(fā)布招標廣告購買填報標書參與評標填報資格審查文件簽訂合同資格審查文件采購招標書采購招標流程說明流程節(jié)點責任人工作說明1準備招標文件、人員采購部準備采購招標文件，成立評標小組。評標小組成員由總經理根據評標內容審批確定，小組成員除專業(yè)技術人員外，根據采購業(yè)務的不同應有財務、預算、研發(fā)等相關人員。如有必要，還應有外聘專家。評標小組成員數應為奇數，不得少于5人2編制招標書編制采購招標書，報采購經理審核審核采購經理審核招標書3發(fā)布招標廣告采購部發(fā)布招標廣告，說明招標項目的名稱、地點和任務等情況填報資格審查文件供應商填報企業(yè)發(fā)出的資格審查文件，在規(guī)定時間內反饋給企業(yè)采購部4資格審查采購部根據資格審查條件，對供應商資質、信譽等方面進行審查，確認其是否符合采購需求5確定合格供應商通過審查供應商各方