辦公規(guī)范化管理.ppt

辦公規(guī)范化管理 大綱 公文信息調(diào)研會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)與督辦接待 公文 1 公文管理工作的基本要求是什么 公文是重要的管理工具 公文管理工作的基本要求是 準(zhǔn)確 及時(shí) 安全 2 公文管理規(guī)范是什么 公文管理要做到流程合理 流轉(zhuǎn)高效 擬辦 審核 正確 催 督 辦及時(shí) 歸檔完整 3 公文管理主要有哪些內(nèi)容 公文管理主要包括收文 發(fā)文 簽報(bào) 送閱件 工作聯(lián)系單等與管理工作直接有關(guān)的一系列文字類工具的管理 公文 4 收文管理主要有哪些環(huán)節(jié) 收文管理主要有簽收 拆封 登記 擬辦 分發(fā) 傳閱 批辦 承辦 催 督 辦 歸檔等環(huán)節(jié) 5 為什么說擬辦是收文管理的重要環(huán)節(jié) 擬辦是指由收文部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)工作人員 對收文辦理提出建設(shè)性意見 供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時(shí)參考的活動(dòng) 6 擬辦人員要有哪些能力 首先 要有正確的指導(dǎo)思想和參謀意識(shí) 其次 要有較高的政策水平 第三 要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力 第四 要有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力 公文 7 擬辦有哪些要求 8 如何撰寫擬辦意見 擬辦意見應(yīng)寫在 收文處理單 相關(guān)欄目內(nèi) 并簽注擬辦人姓名和日期 擬辦意見應(yīng)針對不同情況分別擬寫 1 對上級單位主送本單位 并需貫徹落實(shí) 辦畢回復(fù) 傳閱周知的公文 應(yīng)提出擬送哪位領(lǐng)導(dǎo)批辦或由哪個(gè)單位承辦的具體意見 2 對來自下級或平行 不相隸屬單位需要予以批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā)和回復(fù)的公文 要指定業(yè)務(wù)對口部門予以承辦 必要時(shí)應(yīng)注明辦理時(shí)限 涉及多個(gè)部門的共同辦理的公文 應(yīng)注明牽頭單位 防止推諉扯皮 3 對一般知照性公文 包括來往函件 抄送件等 可有選擇地送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱知 一般不必?cái)M辦意見 對于只是收文部門知道即可的閱件 僅寫 此件存檔 存檔備查即可 公文 9 發(fā)文管理主要有哪些環(huán)節(jié) 發(fā)文管理主要有起草 會(huì)簽 核稿 簽發(fā) 編號(hào) 編排 校對 印制 用印 封發(fā) 歸檔等環(huán)節(jié) 10 為什么說核稿是發(fā)文管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 核稿亦稱審核 是指公文草稿在簽發(fā)之前由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)工作人員對擬發(fā)公文進(jìn)行全面檢查和修正的活動(dòng) 11 核稿重點(diǎn)要把好哪些關(guān) 核稿重點(diǎn)要把好五關(guān) 一是把好行文關(guān) 二是把好內(nèi)容關(guān) 三是把好政策 法規(guī)關(guān) 四是要把好文字關(guān) 五是把好審批 簽發(fā)手續(xù)和公文體例格式關(guān) 公文 12 公文的質(zhì)量包括哪些內(nèi)容 公文質(zhì)量是由文體和格式兩部分組成的 13 公文文體質(zhì)量體現(xiàn)在哪些方面 公文是一種特殊的應(yīng)用文 要求其針對工作中某一方面的特定內(nèi)容直接表意 直筆表達(dá) 不尚浮華 不事曲筆 具有莊重嚴(yán)謹(jǐn) 質(zhì)樸平實(shí) 簡明得體的文風(fēng) 主要體現(xiàn)在三個(gè)方面 一是主旨要明確 必須正確 集中 鮮明 二是結(jié)構(gòu)要合理 要服從主旨 反映公務(wù)活動(dòng)規(guī)律 符合思維邏輯 文種選用正確 三是語言要規(guī)范 做到平實(shí) 簡明 莊重 14 公文格式質(zhì)量體現(xiàn)在哪些方面 公文格式標(biāo)準(zhǔn)主要體現(xiàn)在 公文編排符合國家標(biāo)準(zhǔn) 各種標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確合理 公文 15 管理人員起草公文要掌握哪些編排技能 管理人員起草公文時(shí) 要掌握每頁22行 每行30字 標(biāo)題用華康2號(hào)字 正文用4號(hào)宋體字 正文一級標(biāo)題用3號(hào)黑體字 二級標(biāo)題用4號(hào)黑體字等基本編排知識(shí) 確保公文材料合乎規(guī)范 16 什么是電子公文 電子公文是運(yùn)用現(xiàn)代信息管理技術(shù) 以數(shù)字代碼形式記錄于磁帶 磁盤 光盤等載體 依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?用以代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)公文的數(shù)字化形式 是具有規(guī)范格式的公文電子數(shù)據(jù) 在湛江市商業(yè)銀行內(nèi)部 電子公文通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng) ekp 生成 編輯 審校 提交審批 生產(chǎn)制作 發(fā)送公文 17 公文正文的格式標(biāo)準(zhǔn)有什么要求 公文正文格式有以下要求 一是每自然段要左空2個(gè)漢字的位置 回行頂格 二是正文結(jié)構(gòu)層次必須分項(xiàng)標(biāo)號(hào) 第一層為 一 標(biāo)題結(jié)束后不跟任何標(biāo)點(diǎn) 第二層為 一 第三層為 1 第四層為 1 三是正文不得穿插圖表 公文 18 為什么要嚴(yán)格控制轉(zhuǎn)發(fā)類公文 隨著辦公信息化不斷發(fā)展 目前各單位普遍都建立了內(nèi)部網(wǎng) 對需要轉(zhuǎn)發(fā)的公文 可充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢迅速傳播 因此 為減少重復(fù)勞動(dòng) 避免層層轉(zhuǎn)發(fā) 提高工作效率 現(xiàn)在對轉(zhuǎn)發(fā)類公文 除涉及國家秘密和湛商行核心商密以外的 一律采取上網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)的原則 對有具體貫徹落實(shí)要求的 可通過電子郵件等形式解決 19 如何正確選擇發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)的選用一般與行文方向 文件內(nèi)容有關(guān) 以總行為例 一般以行的名義報(bào)上級單位的公文 選用 湛商銀 以行的名義下發(fā)的公文 要區(qū)分政策性 規(guī)范性和事務(wù)性兩類 對政策性 規(guī)范性公文一般用 湛商銀發(fā) 或 湛商銀辦 用事務(wù)性公文一般用 湛商銀函 或 湛商銀辦函 業(yè)務(wù)方面具體事務(wù)的行文 由主辦部門直接行文 對向非隸屬關(guān)系單位的行文 一般用 湛商銀函 或 湛商銀辦函 實(shí)務(wù)中 各單位可參照上述規(guī)則制訂本單位公文發(fā)文字號(hào)的規(guī)則 注意與上級單位的銜接 前后保持一致即可 20 如何標(biāo)識(shí)附注 一般公文不設(shè)置頁眉 頁腳 批注 腳注 如有正文外需說明的事項(xiàng) 可以附注形式加于文后 附注一般應(yīng)當(dāng)加括號(hào) 左空2個(gè)漢字 標(biāo)識(shí)在公文落款日期下一行 如請示等上報(bào)文需標(biāo)識(shí)聯(lián)系人 聯(lián)系電話等 公文 21 如何標(biāo)引主題詞 主題詞的標(biāo)準(zhǔn)格式是什么 22 如何引用公文 引用公文一般應(yīng)從發(fā)文機(jī)關(guān)起先引標(biāo)題 后引發(fā)文字號(hào) 如 根據(jù)銀監(jiān)會(huì)下發(fā)的 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng) 工作的通知 銀監(jiān)辦發(fā) 2011 168號(hào) 精神要求 現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下 若引用的文件中還有文件 應(yīng)使用單書名號(hào) 比如 根據(jù) 關(guān)于印發(fā) 管理辦法 的通知 湛商銀辦 2011 號(hào) 精神 23 常用公文文種有哪些 使用范圍是什么 法定公文文種包括命令 令 決定 公告 通告 通知 通報(bào) 議案 報(bào)告 請示 批復(fù) 意見 函 會(huì)議紀(jì)要13種 根據(jù)我行實(shí)際 常用公文文種包括決定 通知 公告 通告 通報(bào) 報(bào)告 請示 批復(fù) 意見 函 會(huì)議紀(jì)要11種 非法定公文文種包括講話稿 計(jì)劃 總結(jié) 會(huì)議記錄 調(diào)查報(bào)告 述職報(bào)告 工作要點(diǎn) 方案 規(guī)劃等 法定公文文種具有固定格式 一般可套紅印發(fā) 具備法定權(quán)威和效力 非法定公文文種只可內(nèi)部流轉(zhuǎn) 需要向外部發(fā)送時(shí) 必須以法定文種加載 公文 24 公文的語體風(fēng)格是什么 語言運(yùn)用的特點(diǎn)有哪些 25 如何組織 傳閱 文件 傳閱是指文件只有一份或很少幾份的情況下 需要閱知的人較多 故在他們中間傳遞閱知 26 公文辦理時(shí)限是如何規(guī)定的 怎樣進(jìn)行 催辦 公文辦理時(shí)限規(guī)定是 一般公文不超過7天 急件 特急件 不得超過3天 但不能超過文件要求的時(shí)限規(guī)定 27 如何 簽發(fā) 文件 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件 若發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤 如何處理 28 簽報(bào)和送閱件有什么區(qū)別 重點(diǎn)要把握什么 29 工作聯(lián)系單有什么作用 信息 30 什么是信息 31 信息材料的收集有哪幾種方法 1 綜合法 2 追蹤法 3 調(diào)研法 4 會(huì)議收集法 32 收集和篩選信息有哪些步驟 1 占有盡量多的第一手資料 2 深入鉆研 挖掘揭示主旨的典型材料 3 量體裁衣 決定材料的取舍 33 如何提煉和深化信息主題 1 主題須鮮明突出 2 采用新的觀察角度 3 深入挖掘事物的本質(zhì) 信息 34 信息的具體寫作要求有哪些 1 內(nèi)容充實(shí) 忌空洞無物 2 緊扣題旨 忌蕪雜堆砌 3 客觀準(zhǔn)確 忌華而不實(shí) 35 撰寫信息時(shí)有哪些語言要求 做到在內(nèi)容上觀點(diǎn)正確 材料適合 觀點(diǎn)和材料高度統(tǒng)一 在表達(dá)上概念明確 判斷恰當(dāng) 符合邏輯 信息應(yīng)該是最大的確定性 最小的不確定性 盡可能不用基本 較好 差不多 部分等語言 能用數(shù)字定量分析的 盡可能用數(shù)字說明問題 以準(zhǔn)確地反映信息的內(nèi)容 36 如何把握信息需求規(guī)律 1 形勢發(fā)生變化 會(huì)對各項(xiàng)工作帶來不同程度的影響 2 在決策的不同階段 信息需求的重點(diǎn)不同 3 對同一項(xiàng)工作 在不同階段 對信息的需求不盡相同 4 某些工作有季節(jié)性 時(shí)期性 信息 37 收集信息材料的范圍有哪些 1 貫徹落實(shí)中央重要會(huì)議 重要政策及重大措施的情況以及存在的問題及建議 2 對黨政領(lǐng)導(dǎo)和行領(lǐng)導(dǎo)的重要指示 批示的辦理落實(shí)情況 3 當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo) 各類工作組來行調(diào)查研究 檢查工作 解決問題的情況 包括對重要事項(xiàng)的表態(tài)或提出的批評意見等 4 領(lǐng)導(dǎo)下基層調(diào)查研究 檢查工作 參加會(huì)議 發(fā)表講話 解決問題及基層貫徹落實(shí)的情況 5 年度 季度和階段性重點(diǎn)工作 主要措施 進(jìn)展情況 存在的問題及對策 6 在業(yè)務(wù)發(fā)展中出現(xiàn)的新情況 新問題 以及解決問題的具體措施 成效 7 在經(jīng)營管理 營銷和產(chǎn)品創(chuàng)新上的新進(jìn)展 新經(jīng)驗(yàn) 8 緊急情況 重大突發(fā)事件 重要社情民意及后續(xù)情況 9 重要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況 季度 半年經(jīng)濟(jì)形勢分析及預(yù)測信息 10 各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展 融市場新變化 同業(yè)競爭的新舉措 新動(dòng)態(tài) 11 對工作的意見和建議 信息 38 總行層面目前有哪幾種信息載體 分別有什么特點(diǎn) 為了提高信息傳遞的有效性 目前總行辦公室主要管理種信息載體 分別為 湛江市商業(yè)銀行簡報(bào) 行內(nèi)動(dòng)態(tài) 新聞 及內(nèi)部網(wǎng) 簡報(bào) 主要面向全行 不定期出刊 主要刊發(fā)一些經(jīng)驗(yàn)類信息 要求反映有一定深度 典型的工作 以供大家參閱 內(nèi)部網(wǎng)是近幾年出現(xiàn)的信息傳播工具 目的就是為了讓全行及時(shí)了解上級行的信息 提高全行的策略連接度 39 目前信息工作是如何考核的 信息工作一般都有考核制度 主要由辦公室制定 下一步黨群文化部也會(huì)對信息報(bào)送工作作考核 主要是針對行刊的材料收集 40 信息報(bào)送流程有何規(guī)定 1 領(lǐng)導(dǎo)參加的重要活動(dòng) 重要工作等有關(guān)信息 應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)經(jīng)有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審核后盡早報(bào)送辦公室 2 向領(lǐng)導(dǎo)提供的情況分析和政策建議 都應(yīng)先匯總至辦公室 再由辦公室統(tǒng)一編發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 3 各類信息都須各單位負(fù)責(zé)人審定后報(bào)送上級行務(wù)信息郵箱 信息 41 動(dòng)態(tài)類信息和經(jīng)驗(yàn)類信息有那些區(qū)別 動(dòng)態(tài)類信息是指反映某項(xiàng)工作 活動(dòng)或事件發(fā)生 發(fā)展和變化情況的信息 經(jīng)驗(yàn)類信息是把各種富有特色的典型事例 對系統(tǒng)內(nèi)一些值得推廣的做法等進(jìn)行提煉 加工 整理 高度概括 以揭示事物全貌 反映事物本質(zhì)和規(guī)律的信息 42 如何抓好信息管理工作 1 抓好信息管理員隊(duì)伍建設(shè) 2 明確信息工作流程和職責(zé) 3 及時(shí)處理重要信息 4 逐條把好信息內(nèi)容的文字關(guān) 調(diào)研 43 調(diào)研工作的一般程序有哪些 調(diào)研工作的程序大體上可分為 確定調(diào)研的任務(wù)和目的 制訂調(diào)研計(jì)劃或方案 開展調(diào)查 綜合分析 撰寫調(diào)研報(bào)告等 44 調(diào)查研究的主要方法有哪些 調(diào)查研究的方法主要有 重點(diǎn)調(diào)查法 典型調(diào)查法 抽樣調(diào)查法 定點(diǎn)調(diào)查法 對比調(diào)查法 問卷調(diào)查法 統(tǒng)計(jì)調(diào)查法等 45 怎樣選擇調(diào)研課題 一要圍繞各個(gè)時(shí)期經(jīng)濟(jì) 金融工作中心選題 二要圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策需要選題 三要圍繞熱點(diǎn) 難點(diǎn) 疑點(diǎn)問題選題 四要圍繞傾向性 趨向性問題選題 46 怎樣召開調(diào)查會(huì) 首先要制定調(diào)查提綱 其次要讓被調(diào)查者明確調(diào)查的內(nèi)容和目的 知道匯報(bào)什么 反映什么 談什么 第三要合理確定參加調(diào)查會(huì)的人數(shù) 人數(shù)以服從調(diào)查了解情況的需要和時(shí)間限制為前提 第四要注意選擇好參加調(diào)查會(huì)的人員 應(yīng)安排那些對調(diào)查的情況或問題比較熟悉的人員參加 第五要始終圍繞調(diào)查提綱 注意啟發(fā)引導(dǎo) 避免偏題跑題 調(diào)研 47 怎樣進(jìn)行個(gè)別訪談 個(gè)別訪談是通過調(diào)查者和被調(diào)查者面對面交談而獲得調(diào)查資料的調(diào)研活動(dòng) 48 怎樣撰寫調(diào)研報(bào)告 調(diào)查報(bào)告就是將調(diào)查中收集到的材料加以系統(tǒng)整理 分析研究 以書面形式表述調(diào)查情況的一種文書 調(diào)查報(bào)告分為情況調(diào)查報(bào)告 典型經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告 問題調(diào)查報(bào)告三種 調(diào)查報(bào)告一般由 標(biāo)題 正文 兩部分組成 1 標(biāo)題 標(biāo)題可以有兩種寫法 一種是公文式標(biāo)題 另一種是自由式標(biāo)題 2 正文 正文一般分前言 主體 結(jié)尾三部分 會(huì)務(wù) 49 會(huì)議管理有哪些主要環(huán)節(jié) 如何策劃 通常 按照會(huì)議進(jìn)程 會(huì)議管理可以分為會(huì)前 會(huì)中 會(huì)后三個(gè)部分 包括 會(huì)議策劃 會(huì)議籌備 會(huì)議記錄和紀(jì)要整理 會(huì)議督辦等主要環(huán)節(jié) 50 如何選擇召開會(huì)議的形式 在進(jìn)行會(huì)議管理時(shí) 需要根據(jù)出席對象 會(huì)議目的和會(huì)議議題 選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議形式 51 如何確定和設(shè)計(jì)會(huì)議議題與會(huì)議議程 1 會(huì)議議題的確定 2 會(huì)議議程的制定52 會(huì)場預(yù)訂要考慮哪些因素 要根據(jù)會(huì)議議程和參會(huì)人員數(shù)量 選擇適當(dāng)?shù)膱龅?會(huì)場大小要適中 會(huì)務(wù) 53 布置會(huì)場應(yīng)注意哪些要點(diǎn) 會(huì)場布置通常包括會(huì)標(biāo) 包括會(huì)議背板 橫幅與條幅等 會(huì)議主席臺(tái)座次 會(huì)場座區(qū) 會(huì)議桌簽等場景布置的環(huán)節(jié) 1 會(huì)議會(huì)標(biāo) 2 會(huì)議席卡 3 證件 4 場景花木54 會(huì)議座位如何安排 1 日常小型會(huì)議 2 大型會(huì)議主席臺(tái)座位安排順序?yàn)?7531246主席臺(tái) 會(huì)務(wù) 55 如何做好會(huì)場的設(shè)施管理工作 1 日常會(huì)議 2 大型會(huì)議相關(guān)檢查要點(diǎn)如下 a 對照座位表放桌簽 席卡 b 事先調(diào)試會(huì)場內(nèi)設(shè)備 c 確定演示用電腦是否到位 d 確定演示文件能全部正確打開并放映 e 根據(jù)需要 準(zhǔn)備臺(tái)燈 激光筆 f 演示時(shí)燈光要適當(dāng)調(diào)暗 會(huì)前確定需要的燈光效果 會(huì)場上指定專人控制燈光 g 錄音事宜提前接洽 將磁帶或u盤交音響師 同時(shí)準(zhǔn)備好錄音筆等設(shè)備 會(huì)務(wù) 56 如何發(fā)送會(huì)議通知和邀請函 1 會(huì)議通知種類a 書面通知b 電話通知c 網(wǎng)絡(luò)通知無論何種會(huì)議通知 還應(yīng)當(dāng)明示會(huì)議時(shí)間 地點(diǎn)及報(bào)到要求 2 邀請函 3 發(fā)送方式 第一 會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)確定后草擬正式會(huì)議通知 通知在會(huì)議前一周必須發(fā)出 要求參會(huì)單位在會(huì)議前三個(gè)工作日報(bào)會(huì)議回執(zhí) 如果逾期未報(bào) 電話聯(lián)系分行 第二 相應(yīng)的航班信息需及時(shí)轉(zhuǎn)交總務(wù)部 第三 擬寫外單位邀請函 湛江市委 市政府 人民銀行 湛江銀監(jiān)局等 要求相關(guān)部門發(fā)邀請函 并確定聯(lián)系人負(fù)責(zé)接待事宜 所有事項(xiàng)必須落實(shí)到人 在會(huì)議前三個(gè)工作日報(bào)參會(huì)人員名單 如果逾期未報(bào) 電話聯(lián)系相關(guān)部門催促 會(huì)務(wù) 57 如何填制會(huì)議預(yù)算表 統(tǒng)計(jì)參加會(huì)議人員人數(shù) 性別 職務(wù)等基本情況 按統(tǒng)計(jì)情況填制會(huì)議預(yù)算表 1 住宿費(fèi) 2 會(huì)議室費(fèi) 3 伙食費(fèi) 4 其他費(fèi)用58 制作會(huì)議須知要注意哪些要點(diǎn) 一般說來 會(huì)議須知主要包括以下內(nèi)容 1 目錄 2 會(huì)議紀(jì)律 3 會(huì)議議程安排 時(shí)間和地點(diǎn)必須明確 4 確定大會(huì)和分組討論地點(diǎn)情況 要事先查看 5 會(huì)議代表名單和住宿安排 6 會(huì)議材料清單 7 會(huì)議分組討論情況 8 用餐活動(dòng) 作息時(shí)間安排 時(shí)間和地點(diǎn)必須明確 9 會(huì)務(wù)組織人員聯(lián)系方式 10 其他需周知的信息 會(huì)務(wù) 59 如何準(zhǔn)備會(huì)議材料 1 專題材料 參閱材料盡早由相關(guān)部門定稿 在排版后要求部門派專人進(jìn)行校對 2 演示材料 ppt 要向行領(lǐng)導(dǎo)或者部門確認(rèn)何時(shí)定稿 是否需要印發(fā) 3 會(huì)議正式文件和會(huì)議須知應(yīng)至少在會(huì)議召開前一天印刷 印刷完成后直接裝袋 并提前發(fā)放給與會(huì)人員 4 文件袋中一般包括以下東西 會(huì)議文件 會(huì)議須知 座位表 水筆 筆記本等 文件袋中的文件要認(rèn)真檢查 避免出現(xiàn)錯(cuò)誤遺漏 60 如何做好會(huì)議簽到和統(tǒng)計(jì)工作 簽到方式有兩種 1 表式簽到 2 簿式簽到61 如何安排好分組討論工作 1 盡量保證每組人員數(shù)量相近 2 事前按組放置席卡 3 會(huì)議記錄要落實(shí)到人 會(huì)務(wù) 62 如何做好大型會(huì)議的會(huì)后善后工作 1 會(huì)議現(xiàn)場的清理首先是要取走會(huì)議現(xiàn)場留下的與會(huì)議有關(guān)的文件資料 其次 收回在會(huì)議現(xiàn)場的一些布置物品 如電腦 橫幅 桌簽 席卡 錄音設(shè)備等 第三 退還現(xiàn)場一些租借的物品和材料 2 結(jié)賬63 如何做好會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要 1 會(huì)議記錄 首先 在進(jìn)行會(huì)議記錄前 必須做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作 其次 為節(jié)約時(shí)間 在會(huì)議開始之前 可以將提前了解到的會(huì)議基本情況先記錄下來第三 作好詳細(xì)記錄 要充分反映討論的過程和發(fā)言者的主要觀點(diǎn) 將記錄重點(diǎn)集中到主要發(fā)言者身上 會(huì)議最后形成的決議要準(zhǔn)確無誤地記錄下來 2 會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議后形成的正式文件 是會(huì)議成果的書面反映 是會(huì)后督辦落實(shí)工作的主要依據(jù)首先 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該包括以下內(nèi)容 會(huì)議名稱 類型 時(shí)間 地點(diǎn) 主持人 會(huì)議議題 決議 出席人員 列席人員其次 編發(fā)會(huì)議紀(jì)要印發(fā)后 要與會(huì)議材料和會(huì)議記錄一并歸檔保存 64 會(huì)議資料歸檔需要注意些哪些事項(xiàng) 協(xié)調(diào)與督辦 65 什么是協(xié)調(diào)工作 協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)和作用是什么 協(xié)調(diào)就是指人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)一個(gè)共同的目的或完成某一項(xiàng)共同的任務(wù)而相互溝通 達(dá)到步調(diào)一致的一種行為方式 協(xié)調(diào)工作具有三個(gè)特點(diǎn) 1 具有一定的行政約束力 2 具有嚴(yán)格的程序性要求 3 具有較強(qiáng)的時(shí)效性 協(xié)調(diào)工作的作用是 1 協(xié)調(diào)能使領(lǐng)導(dǎo)的決策順利貫徹執(zhí)行 確保各項(xiàng)工作不偏離正確的方向 2 協(xié)調(diào)能使各單位 各部門 各機(jī)構(gòu) 各人員之間在工作上分工合作 密切配合 避免矛盾 掃除障礙 統(tǒng)一步調(diào) 為實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)而共同努力 真正起到凝聚功能的作用 3 協(xié)調(diào)能使組織的管理高瞻遠(yuǎn)矚 信息靈通 措施得力 指揮有方 減少失誤 提高工作效率 真正起到樞紐的作用 4 協(xié)調(diào)能使每個(gè)成員各行其權(quán) 各盡其責(zé) 忠于職守 把各個(gè)方面的力量組成一個(gè)和諧統(tǒng)一的合力 使整個(gè)工作井然有序 同步運(yùn)轉(zhuǎn) 真正起到調(diào)節(jié)功能的作用 5 協(xié)調(diào)能使人際關(guān)系更加和諧 融洽 使每個(gè)工作人員既能輕松愉快地完成自己的工作任務(wù) 又能與別人和睦相處 配合默契 增進(jìn)效益 真正起到服務(wù)功能的作用 協(xié)調(diào)與督辦 66 協(xié)調(diào)工作包括哪些主要內(nèi)容 應(yīng)遵循哪些原則 協(xié)調(diào)工作大致包括八個(gè)方面的內(nèi)容 即政策協(xié)調(diào) 計(jì)劃制定工作中的協(xié)調(diào) 事務(wù)工作中的協(xié)調(diào) 會(huì)議協(xié)調(diào) 受理請示報(bào)告工作中的協(xié)調(diào) 公務(wù)活動(dòng)協(xié)調(diào) 公文協(xié)調(diào)和關(guān)系協(xié)調(diào) 協(xié)調(diào)工作是一項(xiàng)難度很大的工作 要順利做好協(xié)調(diào)工作 必須遵循以下五大原則 1 從屬原則 2 服從全局原則 3 服務(wù)原則 4 平等協(xié)商原則 5 溝通原則 協(xié)調(diào)與督辦 67 協(xié)調(diào)工作有哪些技巧 協(xié)調(diào)的技巧是指富有創(chuàng)造性的協(xié)調(diào)工作的方式和方法 具體包括 1 抓住機(jī)遇 2 鎮(zhèn)定自若 3 注重感情 4 以團(tuán)結(jié)為目的 5 良好的口才68 如何協(xié)調(diào)好與上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 1 服從原則 2 尊重原則 3 請示原則 協(xié)調(diào)與督辦 69 如何協(xié)調(diào)好部門間的關(guān)系 部門間的協(xié)調(diào)可大致分為文字協(xié)調(diào)與事務(wù)協(xié)調(diào)兩大類 1 文字協(xié)調(diào) 2 事務(wù)協(xié)調(diào) 70 如何進(jìn)行跨部門的協(xié)調(diào) 在進(jìn)行跨單位協(xié)調(diào)的時(shí)候 一定要注意抓住利益結(jié)合點(diǎn) 采取博弈的方法尋找單位利益的最大結(jié)合點(diǎn) 只有這樣才能做好跨單位之間的協(xié)調(diào)工作 71 如何處置突發(fā)性事件的協(xié)調(diào)工作 在處置突發(fā)性事件協(xié)調(diào)工作中 要注意把握三個(gè)重點(diǎn) 一是時(shí)效性二是程序性三是及時(shí)了解和掌握事態(tài)發(fā)展情況 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀意見 協(xié)調(diào)與督辦 72 如何處理重大接待活動(dòng)的協(xié)調(diào)工作 接待上級領(lǐng)導(dǎo)等重大接待活動(dòng)的協(xié)調(diào)工作 包括擬定接待方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批 落實(shí)分解任務(wù) 安排好食宿 考察點(diǎn)及路線 安全保衛(wèi)等事宜 一次重大接待活動(dòng)要涉及到多個(gè)部門間的協(xié)同工作 做好相關(guān)部門和單位的協(xié)調(diào)工作 是確保順利完成接待任務(wù)的關(guān)鍵 接待活動(dòng)協(xié)調(diào)工作要注意把握兩個(gè)重點(diǎn) 一是周到細(xì)致 二是及時(shí)準(zhǔn)確 接待 73 接待工作要掌握什么原則和關(guān)系 接待工作要堅(jiān)持熱情周到 禮儀得當(dāng)?shù)脑瓌t 要根據(jù)不同活動(dòng)和對象要求組織好接待工作 重點(diǎn)要掌握兩類關(guān)系 一是上下級關(guān)系 二是主賓關(guān)系 接待 74 如何做好接機(jī)接車 住宿 進(jìn)入會(huì)場 會(huì)場休息間隙 離開會(huì)場等的接待工作 一般包括以下內(nèi)容 一是要認(rèn)真做好對參會(huì)人員接送和票務(wù)安排工作 并辦理好住宿預(yù)先登記和登記安排 二是安排好活動(dòng)期間人員的起居飲食 三是準(zhǔn)備活動(dòng)使用的宣傳袋或文件夾 準(zhǔn)備好視聽播放設(shè)備 四是需要安排新聞媒體發(fā)布新聞時(shí) 要盡早準(zhǔn)備新聞通稿和通知有關(guān)媒體 五是將活動(dòng)安排細(xì)節(jié)通知保衛(wèi)人員和停車場服務(wù)人員 安排好活動(dòng)的安全保障和車輛停泊工作等 六是如有外單位人員受邀參加活動(dòng) 應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)接待事宜 如有可能 最好能確保一對一接待 七是要處理好與會(huì)人員提出的特殊要求 做好會(huì)議的錄音 錄像工作 八是收集活動(dòng)的新聞信息并打印成簡報(bào) 并將活動(dòng)簡報(bào)發(fā)給與會(huì)者 加強(qiáng)協(xié)調(diào)組織 使得會(huì)議的其他活動(dòng)與會(huì)議進(jìn)程同步 做好拍攝團(tuán)體照片或其它事務(wù)的準(zhǔn)備工作 迎接并引導(dǎo)記者 攝像師到規(guī)定的拍攝現(xiàn)場 并把準(zhǔn)備好的新聞稿發(fā)給記者 接待 75 如何安排餐桌的坐席 舉辦正式宴會(huì) 應(yīng)當(dāng)提前排定桌次和席次 或者先排定主桌席位 其他的只排桌次 桌 席排次時(shí) 先定主桌主位 后排座位高低 1 正式中式宴會(huì)桌次的排列方法 1 居中為上 即各桌圍繞在一起時(shí) 居于正中央的那張餐桌為主桌 如圖 接待 2 以右為上 當(dāng)餐桌分為左右時(shí) 以面門為據(jù) 居右之桌為上 如圖 3 以遠(yuǎn)為上 當(dāng)餐桌距離餐廳正門有遠(yuǎn)近之分時(shí) 以距門遠(yuǎn)者為上 如圖 接待 4 臨臺(tái)為上 當(dāng)宴會(huì)廳內(nèi)設(shè)有專用的講臺(tái)時(shí) 應(yīng)該以靠講臺(tái)的餐桌為主桌 如果沒有專用講臺(tái) 有時(shí)候以背鄰主要畫幅的那張餐桌為主桌 5 各桌同向 指在舉行大型宴會(huì)時(shí) 其他各桌的主陪位置 要確保其視線能看到主桌主位 6 觀景為佳 在一些高檔餐廳用餐時(shí) 在其室內(nèi)外往往有優(yōu)美的景致或高雅的演出 可供用餐者觀賞 此時(shí)應(yīng)以觀賞角度最佳處為上座 7 在桌次較多的情況下 上述排列常規(guī)往往交叉使用 接待 2 正式中式宴會(huì)座次的排列方法 通常 餐桌上的具體位次有主次之分 在安排好桌次之后 就需要預(yù)先安排好主桌的坐席座次 以舉辦中餐宴會(huì)通常使用的圓桌為例 首先 面門為主 宴會(huì)的主人應(yīng)坐在主桌上 面對正門就座 其次 右高左低 桌上位次的尊卑 根據(jù)距離主人的遠(yuǎn)近而定 應(yīng)以面對宴會(huì)廳正門時(shí)為準(zhǔn) 排列順序講究以右為尊 以近為上 以遠(yuǎn)為下 通常要把主賓安排在最尊貴的位置 即主人的右手位置 第三 主人方面的陪客要盡可能與客人相互交叉 便于交談交流 避免自己人坐在一起 冷落客人 另外 如果碰上外賓 翻譯一般都安排在主賓右側(cè) 如圖 每張餐桌上只有一個(gè)主人 主賓在其右首就座 形成一個(gè)談話中心 接待 1 主人 或 主陪 位置 主人 或 主陪 是請客一方的第一順位 即是請客的最高職位者 或陪酒的最尊貴的人 位置在正對門口的正面 主要作用基本就是莊主 把握本次宴請的時(shí)間等 2 副主陪 位置 副主陪 是請客一方的第二順位 是陪客者里面第二位尊貴的人 3 副陪 位置 有些地方是沒有這個(gè)位置的 位置在 主陪 的右手邊第二位置 4 主賓 位置 主賓 是客人一方的第一順位 是客人里面職位最高者或地位最尊貴者坐的地方 位置在 主陪 的右手邊 5 副主賓 位置 副主賓 是客人一方的第二順位 位置在 主陪 的左手方 6 三賓 位置 三賓 是客人一方的第三順位 位置在 副陪 的右手方 7 四賓 位置 四賓 是客人一方的第四順位 位置在 副陪 的左手方