合同管理制度(試行)

恒興集團2008法務01號 廈門恒興集團有限公司合同管理制度（試行）第一節(jié) 總 則 第一條 為了規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行程序，加強集團公司合同管理工作，減少或避免合同糾紛，有效預防和控制法律風險，維護集團公司利益，根據(jù)我國現(xiàn)行有效的合同法及其他相關法律、法規(guī)，結合集團公司實際情況，制定本制度。 第二條 本制度所稱合同，是指以廈門恒興集團有限公司名義對外簽訂的各種經濟合同，包括但不限于各種合資合作合同、借貸款合同、擔保合同、企業(yè)并購、資產重組、債務重組、工程發(fā)承包合同、設備（包括辦公設備、工程設備等）及原材料、辦公耗材等采購合同、聯(lián)營合同、租賃合同、代理合同以及其他公司資產權益處分協(xié)議等等。本制度所稱“重大合同”，是指涉及聯(lián)營、合資合作、股權轉讓、企業(yè)改制、投資收購、企業(yè)兼并、資產重組、債務重組、工程發(fā)承包、企業(yè)或資產招拍掛、金融機構借貸等各類重大經濟活動的合同，以及董事會認為的涉及集團公司重大利益的其他合同。本制度所稱“一般合同”，是指集團公司在日常經營及管理過程中發(fā)生的除以上重大合同外的各類合同。本制度所稱“經常性合同”，是指集團公司日常經營及管理過程中經常性、重復性發(fā)生的、首次簽訂的合同期限屆滿后未作任何條款或內容實質性變更而續(xù)簽的各類金融機構借貸合同、租賃合同、物業(yè)管理合同及各類采購合同等等。公司內部簽訂的各種協(xié)議及勞動合同、人事聘用合同，不適用本辦法。第三條 訂立合同，必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定，并貫徹和堅持“平等互利、協(xié)商一致、等價有償、擇優(yōu)簽約”的原則。第二節(jié) 合同簽訂和審批 第四條 集團公司法定代表人有權對外簽訂合同。其他簽約人必須持有集團公司合法授權的委托書。具備獨立法人資格的子公司需要以集團公司名義簽訂的合同，必須取得集團公司的授權。各職能部門、專業(yè)部門及分支機構，都不得以自己的名義對外簽訂合同。第五條 每一項合同都應當有確定的合同承辦人。合同承辦人對合同的談判、起草、申報、簽訂和執(zhí)行全過程負責。合同簽訂和履行過程中，各相關部門應相互支持、配合，認真執(zhí)行合同條款、全面履行合同義務。第六條 合同除即時清結的，一律采用書面形式。凡國家或行業(yè)有格式標準或示范合同文本的，應當優(yōu)先采用。沒有統(tǒng)一、格式文本的，應當采用由法律事務部起草、制作、審核的文本，對方提供的格式合同文本，應由法律事務部進行審核后采用。第七條 合同雙方當事人協(xié)商一致的修改、補充合同的文書、電報、傳真、圖表、會議紀要、備忘錄等都是合同的組成部分；但不得以計劃單、報價單、預算單、出庫單、付款單等單一文件代替合同。第八條 合同簽訂前，根據(jù)合同的具體情況，合同承辦人應將合同草案和相關證明材料提交相關部門、履行相應審批手續(xù)。本制度規(guī)定的重大合同，一般應由承辦部門、財務審計部、法律事務部及相關部門進行會審并出具審核意見，報送董事會審批后簽署。特殊需要或緊急情形下，經董事會授權由財務審計部、法律事務部兩部門會審后即可簽署。本制度規(guī)定的一般合同，由承辦部門總經理、法律事務部、財務審計部會審后報分管業(yè)務的公司高管批準后簽署。涉及金額較大或法律關系較為復雜的一般合同，分管業(yè)務的高管可根據(jù)需要報總裁批準后簽署。分管業(yè)務的公司高管、總裁或董事會對上述合同不予批準的，應寫明相應理由及意見。對合同的相關事實需要進行補充調查或對合同文本內容需要進行補充修改的，合同承辦人應在及時作出補充調查或者補充修改后，依照本節(jié)規(guī)定的程序再次報請審批。本制度規(guī)定的經常性合同，承辦人無須報送合同文本及審批單，續(xù)簽時直接由首次批準簽署的分管高管或總裁簽署。第九條 合同獲得審批后，承辦人持合同、審批單到合同專用章保管部門加蓋合同專用章。第十條 合同正本經雙方當事人蓋章簽字生效后3天內，承辦部門應將合同審批單、合同正本、合同附件、補充協(xié)議及與合同有關的材料一并移交至法律事務部進行歸檔。合同審查流程圖：合同承辦人填寫審批表，并附合同草案及相關材料承辦部門總經理出具審核意見財務審計部、法律部或相關部門出具審核意見集團公司董事會審查并簽署批準意見分管高管審查并簽署批準意見或報總裁批準簽署持審批單與合同至合同主管部門加蓋合同專用章重大合同一般合同根據(jù)需要經法律部、財務審計部會審經常性合同首次批準簽署的高管或總裁進行簽署將合同正本及相關附件、資料在簽訂后3天內交法律部歸檔，并將合同復印件分發(fā)至相關部門第三節(jié) 合同的履行、變更和解除第十一條 合同在正式生效以前，不得實際履行合同。合同生效以后，必須全面、及時、正確履行合同。第十二條 合同承辦人負責組織合同的履行，隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題應及時處理，維護公司的合法權益。如對方當事人不履行或不完全履行合同時，承辦人除催促對方當事人繼續(xù)履行外，應將對方不履行或不完全履行合同的情況及時向承辦部門和分管高管和董事會匯報。第十三條 在履約過程中因情況變化確需變更、中止或解除合同的，合同承辦人應及時采取相關措施，維護公司的合法權益。變更、解除合同，一律采用書面形式。合同變更和解除的審批、歸檔程序與合同簽訂的審批、歸檔程序相同。第四節(jié) 合同糾份的處理第十四條 合同發(fā)生糾紛時，應當盡量采用協(xié)商、調解方式解決。難以協(xié)商或調解解決的，應當及時報告分管高管和董事會，并在相應的訴訟時效內提起訴訟或向仲裁機構申請仲裁。合同糾紛由法律事務部負責委托代理人和訴訟方案的協(xié)調工作，合同承辦人及部門必須予以配合并提供相應的資料。第十五條 合同承辦人和承辦部門在合同的簽訂和履行過程中，應注意收集相關材料并及時存檔，以保存證據(jù)。在履約過程中，簽約方的履約行為及雙方的經濟往來、履約情況、爭議由來等，必須有書面材料的證實，嚴防證據(jù)的滅失。第十六條 仲裁或訴訟所形成的調解書、協(xié)議書、裁決書、判決書歸檔程序與本制度規(guī)定的合同正本歸檔程序相同，副本或復印件可交承辦部門或承辦人使用。第五節(jié) 合同的管理 第十七條 集團公司對合同管理實行合同承辦人具體負責制、合同專用章制及基礎管理等制度。第十八條 各合同承辦人及職能部門相關人員具體負責各自授權范圍的合同簽訂、履行以及糾紛處理工作。第十九條 根據(jù)集團公司印章管理制度規(guī)定，簽訂合同均實行專用章制度。集團公司對外簽訂合同所加蓋的印章，重大合同均使用法人公章，一般合同、經常性合同除特別需要外，一律使用合同專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，財務審計部有權拒絕辦理結算手續(xù)。第二十條 合同專用章的刻制、使用、保管、銷毀等，均應符合公司印章管理制度規(guī)定。公司印章管理制度沒有規(guī)定的，適用本制度規(guī)定，嚴禁任何人私自刻制、保管、使用。第二十一條 法律事務部設置合同檔案分類管理專人負責制，負責合同管理基礎工作?；A工作包括：（1）建立合同檔案，對各類合同原件及材料進行分類編號并歸檔保管；（2）建立合同管理總臺帳和分類臺帳。第二十二條 合同承辦人應按照本制度第十條的規(guī)定將合同原件及相關附件、材料等一并交法律事務部進行編號歸檔。合同承辦人及所在部門一般不保留任何合同原件及其他材料原件。合同正本原件持有二份以上的，可由承辦部門負責保管一份合同原件。編號后合同承辦部門、財務審計部各留存一份合同復印件，其他相關部門根據(jù)需要留存相應份數(shù)的復印件。合同復印件均應由法律事務部并加蓋歸檔章，寫明歸檔編號、歸檔時間、歸檔人。法律事務部將歸檔合同按編號登記入冊后，將合同原件分類進行保管，并按照國家及集團公司相關檔案管理辦法和制定進行文件保管和調閱。第六節(jié) 檢查與獎懲第二十三條 集團公司各部門和全體職員應當自覺執(zhí)行本規(guī)定。法律事務部定期或者不定期對合同管理進行檢查。各部門合同管理工作作為該部門年終績效考核的量化指標之一，對合同管理工作作出突出貢獻或者為公司挽回、避免重大經濟損失的，集團公司予以表彰和獎勵。第二十四條 嚴重違反本管理辦法，給公司造成或者可能造成重大經濟損失的，對責任人員予以批評或者處分，并責令賠償經濟損失；情節(jié)嚴重的，依據(jù)勞動合同的規(guī)定，解除勞動合同。構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。第七節(jié) 附 則第二十五條 本制度經批準實施后，此前有關文件與本制度抵觸者自行失效。 第二十六條 集團公司下屬控股公司的合同管理制度可以參照本制度并根據(jù)實際情況自行制定合同管理制度，經集團公司批準后執(zhí)行，并報法律事務部備案。第二十七條 本制度由法律事務部負責進行解釋，并可根據(jù)本制度制定實施細則。第二十八條 本制度自2008年7月29日起施行。 廈門恒興集團有限公司 二00八年七月二十九日主題詞： 資金使用審批 授權管理抄報： 柯希平 董事長抄送：集團總部各部門廈門恒興集團法律事務部 2008年7月29日編號資料1人力資源12大必修模塊（7000份）2HR總監(jiān)8大強化提升工具（4000份）335家著名咨詢公司資料全案（35G880套案例）4100家知名公司人力資源體系全案（含華為、中移動等）5股權激勵（2GB）6薪酬福利（1100份）7著名咨詢公司案例（17家2700余份）82300份績效管理資料9人力資源規(guī)劃（1000份）101200份名企內部人力資源資料111400份精選培訓資料12素質模型及人才測評（580份）13節(jié)日活動策劃方案（360份）14招聘與配置（500份）15員工關系（450份）16企業(yè)文化（450份）17350GB房地產資料大全18麥肯錫資料大全（2800份）19OKR最佳實踐手冊20員工手冊案例與指導21互聯(lián)網金融績效與薪酬（160份）22最新招聘規(guī)劃全攻略（260份）23名企企業(yè)文化建設（45家企業(yè)）24人才梯隊建設（1600份）25崗位說明書的