行政辦公室日常管理制度.doc

行政辦公室日常管理制度行政辦公室日常制度遵循公司一切管理制度。一、考勤制度1、請假必須填寫請假條，并請相關領導簽字批準。假期結(jié)束按時上班并要提前找辦公室主任銷假。如果假期結(jié)束還不能上班，必須按規(guī)定續(xù)假，否則視為曠工。2、不準代替請假，特殊原因也必須電話請假，再請別人代填假條。3、必須在當日班前會前請假，否則視為遲到。4、請假每個月不能超過3天（婚喪、分娩、大病等除外）。5、班前會和當日總結(jié)會前簽到簽退，凡遲到早退半小時扣除半天考勤，遲到超過一小時，視為曠工。6、無故曠工1日內(nèi)由行政辦公室處理，停職反省寫出深刻檢查，1日以上者交公司處理。二、現(xiàn)場管理制度1、行政辦公室各分辦公室實行現(xiàn)場5S管理，保證辦公室清潔，物品擺放整齊有序。2、各辦公室的設備禁止外人操作，保證設備完好。3、行政辦公室人員著裝要雅致大方，舉止文明，禮貌待人，集體活動時必須統(tǒng)一穿工作服，女員工把頭發(fā)盤起。4、在公司范圍內(nèi)行走不準勾肩搭背，嚴禁串崗。5、辦公室電腦不準用來上網(wǎng)玩游戲、聽音樂、聊天等，做與工作無關的事情。不準圍成一團、嬉戲、打鬧、閑聊。6、上班時間禁止吃東西。7、講話要文明，有禮貌。上門辦事的要熱情接待，接電話時必須說“您好、再見”，杜絕“不知道、不清楚”等詞語。如有涉及公司機密，不可告知的內(nèi)容要委婉的拒絕。三、值班制度1、為進一步加強和規(guī)范公司行政辦公室值班管理制度，結(jié)合實際情況，制定本規(guī)定：2、行政辦公室所屬行政科長、宣傳科長、檔案科長及行政科人員。3、科長全天候值班，每人一天輪流值班。4、行政科人員每天早7：30至晚21：00除正常工作時間外的其余時間。5、值班科長負責主持辦公室班前會和班后會，落實辦公室當日工作完成情況后向辦公室主任匯報，以便按計劃安排第二天工作。6、行政科值班人員必須堅守辦公室，負責值班時段的電話接聽、客房和會議室安排、會議通知、領導臨時交辦的事務等。遇到突發(fā)事件和職責外事件要立即向辦公室主任報告。特別是緊急會議通知，必須立即通傳。7、行政科值班員下班后負責清理辦公室衛(wèi)生，走后關好門窗和樓道電燈。8、值班人員要做好值班記錄。9、值班人員要按照“值班表”編排輪流值班，需要調(diào)整時，提前向辦公室主任請示。10、值班人員實行交接班制度。四、例會制度1、每天召開班前會和班后會，每月召開一次工作總結(jié)會。2、班前會上午8：00召開，班后會下午5：50召開。每月總結(jié)月底下午召開。五、郵件收發(fā)管理制度1、為保障公司全體員工的個人信件、訂閱報刊能及時收到，根據(jù)需要，特制定本制度。2、辦公室內(nèi)勤每天負責收取分發(fā)信件、報刊，并對各類信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。3、屬于掛號信、包裹單、匯款單等由辦公室內(nèi)勤及時通知本人或家屬，收件人或其家屬直接到辦公室簽字領取。4、收件人委托工作人員代收的信件或特殊信件，如：國外或境外信件，破損信件等，工作人員要特殊收管，及時通知收件人或其家屬，并直接面交收件人。5、一般信件，要及時通知收件人領取。6、查無收件人的信件，要注明情況退回。7、凡是只寫明“山西通洲煤焦集團收”的信件，由辦公室文書負責拆閱，視情況處理；寫明董事長收的信件，由辦公室主任拆閱后視情況處理。8、凡收到信件、報刊須及時分發(fā)，不得積壓，造成信件延誤或遺失按有關規(guī)定追究責任。六、電視臺設備管理制度1、電視臺全部設備及器材均為公司資產(chǎn)。2、各類設備及器材均應有專人保管，使用前須征得保管人的同意，遇有特殊情況，須經(jīng)電視臺領導批準方可動用。 3、保管人不得私自出借、互換或拆御設備。保管人對設備要定期清潔、養(yǎng)護、檢修并做好記錄，保證設備完好率。4、攝錄像系統(tǒng)、編輯系統(tǒng)、照相機、電視節(jié)目收轉(zhuǎn)系統(tǒng)等屬貴重設備，確定專人使用，其它人員不得擅自動用設備。 5、使用設備應嚴格遵守操作規(guī)程，及時作好使用情況記錄，使用中發(fā)生異常情況或事故，應立即停機、斷電并迅速報告，由辦公室指定專人查明原因，進行處理，做好情況記錄，屬違章操作或人為事故，要追究當事人責任，并按學校有關規(guī)定處理。 6、新到設備開機前必須熟讀說明書，掌握使用方法和操作規(guī)程，否則不可使用，驗收設備的技術人員有責任向使用人員介紹新設備的性能及使用方法。 7、私人不得借用電視臺的設備、儀器。七、有線電視管理制度1、閉路電視系統(tǒng)安裝維護工作實行統(tǒng)一管理，所有安裝維護及改造工作都需要事先與辦公室聯(lián)系并進行登記。2、辦公室將在2日內(nèi)做安排，技術人員將進行系統(tǒng)安裝維護。3、安裝維護完成后，將在5個工作日內(nèi)派人對安裝維護情況回訪。4、凡未經(jīng)辦公室許可私自進行安裝維護工作，由此所產(chǎn)生的一切后果由當事人負責，情節(jié)嚴重的上報相關部門追求責任。5、維護人員必須詳細記錄安裝時間、工作過程、所用材料。6、如遇特殊情況須立即進行安裝維護工作的，則事后要補填安裝登記表。7、維護人員需熟悉閉路電視系統(tǒng)的工作原理、線路分布、連接。8、維護人員需隨時注意設備工作狀態(tài)，并做好運行記錄。9、負責閉路電視系統(tǒng)為正常維護工作，認真對待用戶反映的問題。10、雷雨季節(jié)，強雷天氣需關閉系統(tǒng)所有電源，待雷雨過后重新啟動設備。11、設備擺放科學、合理、整齊，做到防漏電、防雷擊，防靜電、方便操作使用，保證設備安全正常運行。12、室內(nèi)設備每周維護檢查一次，使之經(jīng)常保持良好運行狀態(tài)。13、對千線放大器和分支分配器每半年維護檢查一次，維護時間和設備運行狀態(tài)應做詳細紀錄，如發(fā)生雷擊，電擊而導致設備損壞的，應急時維修更換。14、臨時需要購買的材料，急時向公司申請，領導批準后方可購買。15、設備出現(xiàn)故障時，應及時排除，個人不能解決的應急時向有關部門反映。進行維修或更換。16、每年檢查一次設備運行狀態(tài)，不能使用的應及時報廢，做好低質(zhì)易耗品登記。八、會議室管理制度1、會議室音響設備、器材等由行政辦公室宣傳科負責管理。2、會議室衛(wèi)生、供水、會標等實際會務工作由行政科負責。 3、各個會議室的用電設備、音響設備安排專人管理，掌握會議室設備的操作要領，對近期會議安排心中有數(shù)。重要會議須提前到達會場，檢查落實會議室準備情況。 4、音響設備管理人員應熟練掌握會議室內(nèi)各種設備的使用操作方法，保持其經(jīng)常處于良好狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)故障及時報告處理。 5、會議室音響由專人管理，任何無關人員未經(jīng)許可不得進入，更不可隨意操作相關設備（包括投影議）。6、連接自帶設備（如IT、電臺錄音等），請在會議室預定時向管理員提出相關要求，根據(jù)設備的兼容性、連接線接口是否匹配等情況，需提前30至60分鐘到場。7、會議結(jié)束后，辦公室應安排人員做好衛(wèi)生清掃、關閉所有電器設備，關嚴窗，鎖好門。 8、會議室音響設備管理人員應本著認真負責的態(tài)度去做好音響設備的日常維護和管理工作。每季度應對音響設備進行清點和檢查，平時應不定期做好日常檢查和維護工作，確保設備有較高的完好率。發(fā)現(xiàn)失竊，及時報案。9、音響設備使用前，應檢查線路連接是否正確，電壓是否正常，確保設備用電安全。未經(jīng)管理人員同意，嚴禁私自改動設備線路的連接。音響設備使用完畢后，要關閉音響，切斷電源，做到人走電斷。各音響設備和場地的保管單位應由指定專人負責保管，所借音響設備場地的鑰匙應由借用人或指定專人負責保管。10、新設備交付使用，要把說明書、保修卡、供應商、驗收單等設備資料及時收集和保存，配合公司檔案管理部門做好建檔工作；對各套設備按場地分類，在保管人員變動時，做好設備和檔案資料移交工作；年終對音響設備使用記錄進行總結(jié)統(tǒng)計，統(tǒng)計結(jié)果存入設備管理檔案。九、郵件收發(fā)管理制度1、為保障公司全體員工的個人信件、訂閱報刊能及時收到，根據(jù)需要，特制定本制度。2、辦公室內(nèi)勤每天負責收取分發(fā)信件、報刊，并對各類信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。3、屬于掛號信、包裹單、匯款單等由辦公室內(nèi)勤及時通知本人或家屬，收件人或其家屬直接到辦公室簽字領取。4、收件人委托工作人員代收的信件或特殊信件，如：國外或境外信件，破損信件等，工作人員要特殊收管，及時通知收件人或其家屬，并直接面交收件人。5、一般信件，要及時通知收件人領取。6、查無收件人的信件，要注明情況退回。7、凡是只寫明“山西通洲煤焦集團收”的信件，由辦公室文書負責拆閱，視情況處理；寫明董事長收的信件，由辦公室主任拆閱后視情況處理。8、凡收到信件、報刊須及時分發(fā)，不得積壓，造成信件延誤或遺失按有關規(guī)定追究責任。公文管理規(guī)定第一條 為了規(guī)范公司各類公文的收發(fā)、審批、處理，特制定本制度。第二條 本規(guī)定適用于公司各部門。第三條 本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具，由辦公室實行統(tǒng)一管理、科學管理、保密管理，真正做到規(guī)范、準確、及時、安全。第四條公文管理在公司分管經(jīng)理的領導下，由辦公室主任、秘書、文書和檔案管理員負責，對上級公文的接收、閱辦、整理、歸檔和公司內(nèi)部公文的起草、核對、簽發(fā)、歸檔進行管理，相關部門要密切配合。第五條 上級來文、函件、傳真，均由辦公室文書登記編號，并附“公文閱辦卡”，由辦公室主任提出分送或擬辦意見，及時送有關領導批閱處理。第六條 對于急件、急電，或是無法及時請示辦公室主任批辦的特殊情況下，文秘可視情況直接送分管領導批示或交由相關部門處理，再另行匯報。第七條 機、絕密文件不得自行處理，要單獨造冊，安全存放。一般的函件，可由辦公室轉(zhuǎn)有關部門處理。第八條 業(yè)務往來的文件由辦公室主任和文書根據(jù)文件內(nèi)容要求經(jīng)公司領導批示后，交有關部門處理。第九條 凡是寫給“通洲集團公司”且沒有具體處室和姓名的函件一律由辦公室文書拆閱。寫明部門和姓名的直接轉(zhuǎn)給相關部門處理。第十條 要符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級的有關辦法等。如提出新的政策規(guī)定應盡量與原來的有關政策銜接，并加以說明。第十一條 情況要確實，觀點要明確，文字要簡練，條理要清楚，層次要分明，篇幅要簡短。第十二條 引用的公文要寫明標題、發(fā)文機關、公文編號和發(fā)文時間。公文如有附件，則在正文后注明附件及其順序。第十三條 在使用簡稱時，應先用全稱，再加以說明。字體要規(guī)范，年、月、日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等一般不要用簡稱。約定俗成的可以用簡稱。第十四條 注意數(shù)字的寫法，正式的文件中除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號專用術語和百分比等必須用阿拉伯數(shù)字外，其他均用漢字書寫。第十五條 公文由辦公室秘書和文書根據(jù)相關會議或精神起草，由辦公室主任核稿，送主管副總審批，然后安排打印，辦公室蓋章、發(fā)送。分送要填寫文件收發(fā)登記表。第十六條 核稿的重點：看有無必要行文要素；是否符合國家的方針政策、法律法規(guī)；與本單位已發(fā)公文是否銜接、是否相互抵觸；所涉及的要求和措施是否明確，切實可行；行文關系和公文格式是否符合相關規(guī)定或是習慣；文字敘述是否符合文法邏輯；標點符號是否合適等。如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要內(nèi)容或是原則性問題，則應退回起草部門修改。第十七條 專業(yè)性公文由相關部門起草，分管副總審批后按原程序進行。第十八條 重大決策、規(guī)章制度、人事任免、機構(gòu)設置、以及其他重要公文，由董事長簽發(fā)。一般性公文由分管副總簽發(fā)。第十九條 簽發(fā)的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送簽。公文發(fā)送的范圍、份數(shù)根據(jù)其內(nèi)容確定，需要的發(fā)夠，無關的不發(fā)。第二十條 每年總結(jié)完畢后，將一年來形成的文書，按相關檔案管理規(guī)定和要求整理、分類、組卷歸檔，并確定保存期限。第二十一條 重要的會議材料，包括通知、報告、決議、總結(jié)、講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議紀要等公司內(nèi)部發(fā)文；上級機關發(fā)來的與本公司生產(chǎn)經(jīng)營有關的決定、通知、指示、命令、條例、規(guī)定、批復等；公司對外的正式發(fā)文和與相關單位來往文書都在歸檔范圍。第二十二條 公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等；與有關單位簽訂的重要合同、協(xié)議、意向書等；公司內(nèi)部獎懲、任免等文字材料；員工工資、福利等方面的材料；大事記，反映本公司重要活動的簡報，照片，其他資料；公開媒體上有關通洲的報道；通洲報；其他一些有價值的資料也都需要歸檔管理。第二十三條 需要銷毀的公文，應登記造冊，寫明發(fā)文單位或部門、標題、文號、份數(shù)，報主管領導批準后，方可銷毀。第二十四條 各處室、各單位及各有關人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項，必須嚴守機密不準隨便向他人泄露。第二十五條 紅頭文件只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等。第二十六條 所有發(fā)文，文件原稿(經(jīng)領導簽字)審核稿件連同正本二份送辦公室存檔。有領導指示的，還應附批復件。第二十七條 公司發(fā)文，一定要由辦公室統(tǒng)一編號：以公司名義對外發(fā)文，一律晉通焦（年)號；公司黨委發(fā)文，用晉通黨(年)號。檔案管理制度一、總則 1、為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。 二、公司檔案范圍 公司建檔范圍確立為： 1、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2、公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料； 3、財務、會計及其管理方面的文件材料； 4、經(jīng)營管理方面的文件材料； 5、生產(chǎn)技術管理方面的文件材料； 6、產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； 7、儀器、設備方面的文件材料； 8、基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料； 9、科研、技術引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料； 10、教育培訓方面的文件材料； 11、信息、情報方面的文件材料； 12、黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料； 13、其他具有利用和保存價值的文件材料。 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。公司檔案還包括聲像資料：1、照片檔案：新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成； 2、影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明； 3、錄音檔案：唱片、錄音帶； 4、錄像檔案：政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動。 三、公司檔案管理體制 1、公司檔案工作，實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政辦公室檔案科負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。2、根據(jù)有關檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。 四、檔案管理工作(一)、檔案材料的收集： 1、建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限； 2、對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 3、及時辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。 (二)、檔案的歸檔、立卷與管理。 1、區(qū)分全宗，確定立檔單位。 2、分類。依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。 3、歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。 4、案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄。 5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。 6、每年對檔案進行一次清理： 1）、清除不必要保存的材料； 2）、對破損和褪色的材料進行修補和復制。 (三)、檔案的保管： 1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 2、做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作。(四)、檔案的鑒定： 1、從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。 2、確定各類檔案的保存期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。(五)、檔案的銷毀： 1、對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存； 2、辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準，方能銷毀； 3、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。 (六)、檔案借閱、利用工作 1、凡需使用檔案者，均須填寫文件借閱單，依據(jù)借閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能借閱 3、借閱期限不得超過三個星期，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。4、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。 5、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 五、附則 1、檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進行管理，提高管理效率。 2、本辦法由行政辦公室解釋、補充，由公司總經(jīng)理批準頒行。 接待管理制度為加強公司對外接待工作的管理，促進對外接待工作規(guī)范化，本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標準，統(tǒng)一管理”的原則，制定本制度。一 接待范圍1、來訪接待。2、會議、培訓和其他重大活動。3、公務性接待。包括各級、上級部門來我公司檢查、調(diào)研、指導、聯(lián)系工作。二 接待程序堅持先請示后接待原則：1、各部門向公司領導報告來客人數(shù)及事由；2、公司領導同意；3、辦公室核實后，按規(guī)定標準安排或配合有關部門接待。三 接待辦法1、對上級部門的領導接待，由公司領導參加；2、縣以上相關部門的主要負責人由公司領導接待，一般工作人員實行對等接待。四、接待標準及要求1、本公司接待人員由公司領導根據(jù)情況確定，安排客飯。由相關領導作陪。2、凡臨時性接待或迎檢工作需要煙、水果等物品的，應事先報公司領導同意后由辦公室統(tǒng)一安排。3、就餐后原則上不安排與工作無關的其他活動。4、確需超標準超范圍接待的，需經(jīng)請示公司領導同意后方可安排。5、因工作需安排住宿的，請示公司領導同意后，由辦公室具體負責安排客房。包括洗漱用具、床上用品、開水，茶葉等。 6、用餐原則上在公司機關食堂，由辦公室通知食堂做好接待工作。7、業(yè)務洽談需用會議室的，應提前與辦公室聯(lián)系說明，由辦公室負責安排。8、因工作接待需送禮品的，由公司領導安排，公司辦公室核實人數(shù)、按程序領取、發(fā)放。會議管理規(guī)定第一條 為加強公司現(xiàn)代化建設，加快發(fā)展步伐，保障信息溝通，有關指令、精神、部署的及時性，達到相互協(xié)調(diào)，政令暢通，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于公司組織的各種會議。第三條 例會和公司領導決定召開的會議，如總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、全體職工大會等由辦公室組織安排。由公司名義通知公司有關領導參加的專業(yè)會議，辦公室協(xié)同其他專門部門組織安排。第四條 辦公室在收到會議通知后，及時準確地把會議時間、地點、主題通知與會人員。特殊情況及時請示相關領導。第五條 辦公室協(xié)同后勤等部門，做好會議室的會議準備工作和會議接待工作。大型會議需要保衛(wèi)處協(xié)助做好會議安保工作。第六條 嚴格會議的組織性和紀律性，準時到會，不得中途離開。不得無故遲到，缺席。第七條 會議要聽取不同意見，與會者要嚴肅認真對待會議議題，要議而有決，達到集中統(tǒng)一。特殊問題、難點問題可適當擱置下次會議或會后商討解決。第八條 相關人員在收到會議通知后要嚴格認真的準備會議。第九條 開會期間，特別是有人發(fā)言時，應把手機等通訊工具設置為靜音或關機狀態(tài)。第十條 會議由辦公室秘書記錄，要求字跡清晰，內(nèi)容完整，并妥善保存記錄本，定期歸檔備查。重要會議要制作音頻或視頻文件存檔備查。第十一條 總經(jīng)理辦公會議是公司最高的決策機構(gòu)。主要包括：公司年度、季度工作計劃和具體工作安排，重大決策、重大投資或項目、重要合同、規(guī)章制度、人事任免、機構(gòu)設置和變動、員工福利待遇、安全、生產(chǎn)、供銷、財務等臨時出現(xiàn)重大問題等。第十二條 總經(jīng)理辦公會議參加人員：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、工會主席、辦公室主任，和會議特別要求參加的人員。會議由辦公室主任記錄。第十三條 總經(jīng)理辦公會議會后由辦公室整理會議內(nèi)容，視情況以文件的形式下發(fā)會議紀要，督促各相關單位執(zhí)行。第十四條 中層干部會議向下傳達上級有關文件、會議精神，安排落實執(zhí)行措施，向上反映日常經(jīng)營情況、臨時出現(xiàn)問題等，是公司日常運作的紐帶機構(gòu)。第十五條 中高層干部會議由總經(jīng)理，或者常務副總經(jīng)理，或者相關副總經(jīng)理主持，公司中層以上干部參加，由辦公室秘書做會議記錄。第十六條 中層干部議會后視實際情況，需要形成文件下發(fā)的由辦公室整理，起草、印發(fā)，并負責檢查會議決定的落實情況及時上報相關負責人。印章管理規(guī)定第一條 為規(guī)范公司印章使用，以利于公司發(fā)展，特制定本制度。第二條 本規(guī)定適用于公司各部門。第三條 本規(guī)定所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件以及憑證文書等與公司權利義務有關的文件上，需以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。主要是指印鑒：公司向主管機關登記的公司章、法人私章、合同章、財務專用章等具有法律效力的印章；部門章：刻有公司部門名稱的印章，不具備對外法律效力。第五條 公司印章的制定、改制與廢止經(jīng)總經(jīng)理辦公會批準后由辦公室發(fā)文頒布，同時，如有需要更換或廢止的印章應由印章管理使用部門迅速將印章交還辦公室入檔。第六條 公司印章遺失、損毀、被盜的情況下，印章管理者應迅速向辦公室遞交原因報告書，辦公室根據(jù)情況依本制度有關規(guī)定的手續(xù)予以處理。第七條 辦公室應建立印章登記臺帳和影子。每個印章的起印、廢止、使用部門與管理者等詳細情況均應登記入臺帳，并將此臺帳永久保存； 第八條 每次蓋章（公章）必須有主管領導的批準，辦公室根據(jù)情況填寫印章使用登記表，每次用印必須都有登記，寫明文件名、使用時間、批準人、經(jīng)辦人等。代理使用要在備注中說明。董事長的私章使用要經(jīng)本人同意方可用印，并在備注中特別注明。第九條 公司印章的使用原則上由印章管理人擔任。印章使用人必須嚴格控制用印范圍，并仔細核實印章使用是否獲準。用印完畢應將用印情況予以記錄。代理實施用印的人在用印后應將用印依據(jù)或用印申請表交印章管理人審查，同時用印依據(jù)或用印申請表上應有代理人簽字。第十條 公章主要用于上報或下發(fā)的文件、員工外出的介紹信、證明、信函等；各部門上報的月度、年度計劃、報表，財務處信貸業(yè)務相關資料等。第十一條 用印必須遵循正確的方法：公司印章應蓋在文件正面；蓋印文件必要時應蓋騎縫印；印章一般蓋于公司名稱、部門名稱的中部，并能騎年蓋月半遮日；蓋印除特殊規(guī)定之外，一律用朱紅印泥；部門文件份數(shù)較多，可蓋只須保留原件的份數(shù)，其他可采用復印方式。做到不漏蓋，不錯蓋，濃淡均勻，清晰完整。小車管理制度第一條：為了適應集團公司小車管理改革的需要，制定本辦法。本辦法適用于集團所屬各單位小車。第二條：車輛由行政辦公室統(tǒng)一管理。第三條：車輛出行實行派車制度，領導專用車由領導調(diào)派，其它車輛由行政辦公室統(tǒng)一調(diào)派。第四條：用車單位（人）填寫用車申請單要經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。分管副總不在公司，可以電話告知辦公室，隨后補辦。用車人要提前申請用車，每天8：20以前必需把申請單送到辦公室，8：30以后不在派車，特殊情況逐情處理。第五條：司機憑派車單出車。持蓋有派車專用章的派車單到公司門登記外出里程和時間，門衛(wèi)蓋章（出行章）后放行出差車輛。第六條：司機要如實填寫派車單車輛行使情況，詳細記錄。行駛途徑，加油、過路費、停車費等。第七條：車輛外出必須當日返回公司。確因工作需要，路途遙遠不能當時返回，可酌情處理。但必須保證車輛安全，如因停放不慎造成車輛損壞或零件丟失，責任均由司機自負。第八條：車輛返回公司后，司機持派車單到公司門衛(wèi)登記返回時里程和時間，門衛(wèi)值班員簽字、蓋章（車輛返回章）確認返回后把派車單交回辦公室。第九條：除出差外，其余時間車輛統(tǒng)一停放到所屬各公司院內(nèi)。第十條：車輛外出前必須辦理以上派車手續(xù)，不辦理或辦理不完整以上派車手續(xù)出車，本月結(jié)算時，其本次行駛里程在本月行駛里程中核減。第十一條：以車輛折舊租用形式抵頂車款的轉(zhuǎn)讓車輛，在車款未付清前，車輛登記證由集團公司辦公室統(tǒng)一保管，還清車款時交車主。第十二條：隨車手續(xù)由司機保管，登記證、保單由辦公室保管。相關手續(xù)由辦公室負責辦理。發(fā)生事故由辦公室負責與保險公司進行理賠。第十三條：司機遵守交通法規(guī)和公司規(guī)章制度，服從調(diào)派，不得借故刁難不出車。第十四條：司機要堅守崗位，隨時待命出車，需要請假應提前申請，杜絕突發(fā)請假而不能出車延誤工作。第十五條：司機要愛護車輛，保持車輛清潔衛(wèi)生，要按期保養(yǎng)，保持車況良好。第十六條：嚴禁酒后駕車或讓他人駕車，更不準讓無證人員駕駛車輛。第十七條：行車時，注意力要高度集中，不得接、打電話，要確保乘坐人員及車輛安全。第十八條：嚴格執(zhí)行車輛轉(zhuǎn)讓合同和車輛租用合同。車主及司機承擔安全風險及車輛相關的法律責任。第十九條：對出車情況進行逐日登記，并認真核對派車單填寫內(nèi)容是否準確完整，以便考核時查對。第二十條：司機負責按期年審車輛。如有違章要及時處理，必須在三個月以內(nèi)處理完畢，隨后并要進行查詢，是否注銷違章記錄，避免給以后車輛手續(xù)辦理造成麻煩。如不能按期處理，給予500元罰款的處罰。第二十一條：以車核定費用周轉(zhuǎn)金，事前向財務處打借條預支，用于該車的費用周轉(zhuǎn)。第二十二條：各車輛正常規(guī)定費用在所屬公司報支。第二十三條：保險費、二保費、運管費、過路費為正常開支，由公司支付。油料消耗，維修保養(yǎng)及其它開支依照各車的車輛租用合同約定標準執(zhí)行。第二十四條：車輛租用合同中第4 條1 款規(guī)定的部分租車費為司機工資，由租車所屬公司財務處以車對司機逐月核發(fā)。第二十五條：考核按月進行，每月20日截止核算，年終匯總結(jié)算。第二十六條：由集團行政辦公室（留神峪公司辦公室）負責考核統(tǒng)計匯總，由財務處負責核準結(jié)算。第二