單機(jī)版快速操作說明.doc

云南省云南省 機(jī)關(guān)電子文件歸檔管理利用系統(tǒng)機(jī)關(guān)電子文件歸檔管理利用系統(tǒng) 快速使用指南快速使用指南 版本 版本 V2 0V2 0 紫光軟件系統(tǒng)有限公司電子檔案事業(yè)部紫光軟件系統(tǒng)有限公司電子檔案事業(yè)部 云南分銷中心 昆明信迪科技開發(fā)有限公司云南分銷中心 昆明信迪科技開發(fā)有限公司 目目 錄錄 第一步 文件整理第一步 文件整理 1 第二步 文件歸檔第二步 文件歸檔 12 第三步 打印歸檔文件目錄第三步 打印歸檔文件目錄 14 第四步 檔案查詢利用第四步 檔案查詢利用 17 第五步 檔案信息打包移交檔案局第五步 檔案信息打包移交檔案局 20 第六步 軟件數(shù)據(jù)備份第六步 軟件數(shù)據(jù)備份 24 1 第一步 文件整理第一步 文件整理 1 雙擊紫光檔案館系統(tǒng)單機(jī)版圖標(biāo)打開系統(tǒng) 圖標(biāo)如下圖所示 2 打開系統(tǒng)登錄界面 在此輸入用戶名及密碼 并點(diǎn)擊確認(rèn)按 鈕 默認(rèn)用戶名及密碼都是 root 如下圖所示 3 登錄成功進(jìn)入系統(tǒng)主界面 如下圖所示 2 4 點(diǎn)擊主界面上的檔案錄入進(jìn)入收集整編管理功能模塊 如下 圖所示 5 進(jìn)入收集整編頁面 點(diǎn)擊增加按鈕 即可新增檔案條 點(diǎn)擊主界面上的檔案錄入按鈕或是左邊功能面板檔案點(diǎn)擊主界面上的檔案錄入按鈕或是左邊功能面板檔案 收集中的收集整編都可以收集中的收集整編都可以 系統(tǒng)主界面 同時(shí)提供系統(tǒng)主界面 同時(shí)提供 4 個(gè)快捷功能按個(gè)快捷功能按 鈕鈕 3 目 然后點(diǎn)擊編輯按鈕或是雙擊新增的條目 即可打開新增文 件錄入界面 如下圖所示 6 進(jìn)入新增文件錄入界面 如下圖所示 7 在此界面下 針對(duì)錄入界面字段信息對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文檔信息一一 雙擊新增文件條目或是點(diǎn)擊編輯按鈕都可打開新增文雙擊新增文件條目或是點(diǎn)擊編輯按鈕都可打開新增文 件錄入界面件錄入界面 4 對(duì)應(yīng)的錄入 也可使用條碼槍對(duì)紙質(zhì)文檔上的二維條碼進(jìn)行掃描 自動(dòng)填寫相對(duì)應(yīng)的字段信息 結(jié)果如下圖所示 8 掃描槍掃描只能得到部分文件信息 需要通過手工錄入更多 詳細(xì)信息 填寫內(nèi)容如下 a 輸入文件信息 鼠標(biāo)點(diǎn)擊字段輸入框直接修改即可 詳細(xì)填寫 順序如上圖中所示 b 輸入完成后點(diǎn)擊保存按鈕 c 在保存的同時(shí) 系統(tǒng)可自動(dòng)生成檔號(hào) 填寫順序 填寫順序 1 根據(jù)文件的重要程度選擇保管期限 根據(jù)文件的重要程度選擇保管期限 2 填寫機(jī)構(gòu)問題 若單位檔案管理規(guī)范問題 則填寫問題內(nèi)容 填寫機(jī)構(gòu)問題 若單位檔案管理規(guī)范問題 則填寫問題內(nèi)容 3 件號(hào)字段在保存時(shí) 件號(hào)可自動(dòng)生成 件號(hào)字段在保存時(shí) 件號(hào)可自動(dòng)生成 4 根據(jù)文件的敏感程度 選擇文件的控制標(biāo)識(shí) 如無的話填寫待 根據(jù)文件的敏感程度 選擇文件的控制標(biāo)識(shí) 如無的話填寫待 定 定 5 d 文件錄入完成 結(jié)果如下圖 9 接下來需要將紙質(zhì)文件掃描為電子版 雙擊打開掃描軟件 acrobat 圖標(biāo)如下圖所示 10 首先需要設(shè)置掃描中的各項(xiàng)參數(shù) 如圖所示 點(diǎn)擊創(chuàng)建按鈕 從掃描儀創(chuàng)建 配置預(yù)設(shè) 進(jìn)入掃描參數(shù)配置界面 6 11 掃描參數(shù)設(shè)置如下圖所示 掃描儀選擇為當(dāng)前連接到電腦的掃描儀型號(hào) 預(yù)設(shè)選擇為 彩色文檔 頁面選擇為 正面 顏色模式選擇為 彩色 分辨率選擇為 300DPI 紙張大小選擇為 自動(dòng) 把使內(nèi)容可搜索 運(yùn)行 OCR 前面的鉤子去掉 點(diǎn)擊確定按鈕 7 12 點(diǎn)擊確定按鈕后 系統(tǒng)提示是否保存配置信息 如下圖 點(diǎn) 擊確定按鈕即可完成對(duì)掃描配置的修改 13 將需要掃描的文件放到掃描儀上 并點(diǎn)擊創(chuàng)建按鈕 從掃描 儀創(chuàng)建 彩色文檔 如下圖所示 8 14 如下圖所示 正在進(jìn)行掃描 請耐心等待 15 掃描完成后 軟件顯示掃描結(jié)果 如下圖所示 9 16 接下來就可以將文件保存到硬盤了 點(diǎn)擊保存按鈕 如 下圖所示 17 掃描軟件彈出文件保存界面 掃描電子文件命名規(guī)范建議使 用檔號(hào)進(jìn)行命名 以方便批量掃描電子文件后期批量掛接方便 保 存方法如下圖所示 18 至此紙質(zhì)文件掃描完成 下面需要將電子文件對(duì)應(yīng)掛接到文 件目錄上 19 打開文件目錄詳細(xì)信息 如下圖 1 選擇文件保存位置 選擇文件保存位置 2 輸入保存文件名稱 建議文件名輸入保存文件名稱 建議文件名 稱與檔號(hào)相同 稱與檔號(hào)相同 3 點(diǎn)擊保存按鈕 點(diǎn)擊保存按鈕 10 20 點(diǎn)擊電子文件信息欄中的掛接按鈕 如下圖 21 進(jìn)入文書類檔案的電子文件掛接窗口如下圖所示 22 在電子文件掛接窗口分為兩部分 左邊一部分為電子文件路 徑選擇窗口 在此窗口中選擇電子文件所在的位置 右邊顯示當(dāng)前 位置下所有電子文件 選中需要掛接的電子文件 23 選中需要掛接的電子文件后 點(diǎn)擊掛接按鈕 如下圖所示 點(diǎn)擊掛接按鈕點(diǎn)擊掛接按鈕 選中電子文件后點(diǎn)擊掛接按鈕選中電子文件后點(diǎn)擊掛接按鈕 11 24 系統(tǒng)提示掛接成功 電子文件就成功的掛接到該條目中了 如下圖 點(diǎn)擊掛接按鈕 彈出資源管理器選擇掛接點(diǎn)擊掛接按鈕 彈出資源管理器選擇掛接 文件的路徑 找到要掛接的電子文件文件的路徑 找到要掛接的電子文件 選擇要掛接電子文件后 點(diǎn)擊打開按鈕即選擇要掛接電子文件后 點(diǎn)擊打開按鈕即 可可 12 第二步 文件歸檔第二步 文件歸檔 1 在已整理好的數(shù)據(jù)條目上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵 選擇歸檔選項(xiàng) 或 者點(diǎn)擊歸檔按鈕如下圖所示 2 歸檔后的文件轉(zhuǎn)移到檔案管理功能界面中 點(diǎn)擊退出按鈕返 回系統(tǒng)主界面 如下圖 3 在系統(tǒng)主界面下點(diǎn)擊檔案管理按鈕或者點(diǎn)擊左邊功能面板檔 案管理后進(jìn)入檔案管理功能界面 如下圖 13 4 在檔案管理功能界面下 可看到已經(jīng)整理好歸檔的數(shù)據(jù) 如 下圖 點(diǎn)擊主界面上的檔案管理按鈕或者點(diǎn)擊左邊功能面板點(diǎn)擊主界面上的檔案管理按鈕或者點(diǎn)擊左邊功能面板 上的檔案管理進(jìn)入檔案管理模塊上的檔案管理進(jìn)入檔案管理模塊 檔案管理界面 顯示已歸檔的所有數(shù)據(jù)檔案管理界面 顯示已歸檔的所有數(shù)據(jù) 14 第三步 打印歸檔文件目錄第三步 打印歸檔文件目錄 1 選中需要打印的檔案條目 如下圖所示 2 點(diǎn)擊打印按鈕 系統(tǒng)顯示打印報(bào)表選擇界面 選擇需要打印 的報(bào)表 如下圖所示 選中需要打印的檔案數(shù)據(jù)目錄選中需要打印的檔案數(shù)據(jù)目錄 15 4 選擇歸檔文件目錄 并點(diǎn)擊打印按鈕 系統(tǒng)顯示打印預(yù)覽效 果 如下圖 5 點(diǎn)擊打印機(jī)設(shè)置按鈕 顯示打印機(jī)屬性設(shè)置 如下圖 16 6 點(diǎn)擊確認(rèn)即可將歸檔文件目錄打印出來 完成打印操作 17 第四步 檔案查詢利用第四步 檔案查詢利用 1 在系統(tǒng)主界面上點(diǎn)擊檔案利用或是點(diǎn)擊左邊功能面板中的綜 合利用 檔案檢索 如下圖所示 2 打開的檔案檢索界面中 在請輸入關(guān)鍵字窗口中輸入檢索的 內(nèi)容 按下檢索按鈕即可實(shí)現(xiàn)快速的跨庫檢索 如下圖所示 系統(tǒng)主界面上點(diǎn)擊檔案利用或是點(diǎn)擊左邊功能面板 中的綜合利用 檔案檢索都可以 18 3 鼠標(biāo)雙擊檢索出來的檔案目錄 進(jìn)入檔案信息查看界面 如 下圖所示 4 檔案信息查看界面如下 1 在請輸入關(guān)鍵字輸入框中輸入搜索條件 在請輸入關(guān)鍵字輸入框中輸入搜索條件 2 點(diǎn)擊檢索按鈕即可快速搜索 點(diǎn)擊檢索按鈕即可快速搜索 雙擊檔案條目 進(jìn)雙擊檔案條目 進(jìn) 入檔案查看界面入檔案查看界面 這里顯示符合關(guān)鍵這里顯示符合關(guān)鍵 字內(nèi)容的所有檔案字內(nèi)容的所有檔案 列表列表 19 5 雙擊電子檔案名即可查看電子檔案 如下截圖 查看電子文件詳細(xì)內(nèi)容查看電子文件詳細(xì)內(nèi)容 20 第五步 檔案信息打包移交檔案局第五步 檔案信息打包移交檔案局 1 在軟件主界面點(diǎn)擊檔案移交或是功能面板中的檔案管理 檔案 移交都可以 2 進(jìn)入檔案移交功能 在目錄樹中點(diǎn)開全宗名稱列出檔案類型 選擇需要移交的檔案 右側(cè)數(shù)據(jù)窗口內(nèi)顯示出移交檔案的數(shù)據(jù) 點(diǎn) 擊數(shù)據(jù)范圍旁邊的小箭頭 出現(xiàn)下拉框選擇未導(dǎo)出數(shù)據(jù) 然后在右 側(cè)數(shù)據(jù)窗口內(nèi)選擇需要移交的檔案數(shù)據(jù) 并點(diǎn)擊按鈕 如下圖所示 點(diǎn)擊主界面上的檔案移交或是右邊功能面板檔案管理點(diǎn)擊主界面上的檔案移交或是右邊功能面板檔案管理 檔案移交都可以檔案移交都可以 21 3 系統(tǒng)會(huì)彈出如下圖所示的窗口 在此窗口中可以查看要生成 檔案發(fā)送包的檔案目錄 4 點(diǎn)擊下一步后 出現(xiàn)如下圖所示窗口 1 點(diǎn)開全宗選擇需要移交的檔案點(diǎn)開全宗選擇需要移交的檔案 2 點(diǎn)擊數(shù)據(jù)范圍旁邊的小箭頭出現(xiàn)下拉框 點(diǎn)擊數(shù)據(jù)范圍旁邊的小箭頭出現(xiàn)下拉框 選擇未導(dǎo)出數(shù)據(jù) 選擇未導(dǎo)出數(shù)據(jù) 3 在右側(cè)數(shù)據(jù)窗口內(nèi)選擇需要導(dǎo)出的檔案數(shù)在右側(cè)數(shù)據(jù)窗口內(nèi)選擇需要導(dǎo)出的檔案數(shù) 據(jù) 據(jù) 4 點(diǎn)擊移交導(dǎo)出 點(diǎn)擊移交導(dǎo)出 查看導(dǎo)出的數(shù)據(jù)詳細(xì)信息查看導(dǎo)出的數(shù)據(jù)詳細(xì)信息 點(diǎn)擊下一步按鈕點(diǎn)擊下一步按鈕 1 2 4 3 22 5 在 SIP 包存放目錄 處指定檔案發(fā)送包存放的位置 SIP 包 的名稱建議用導(dǎo)出時(shí)間來命名 勾選上封裝電子原文 點(diǎn) 導(dǎo)出 按鈕后 選定的數(shù)據(jù)將生成檔案發(fā)送包 6 導(dǎo)出成功提示 確定后系統(tǒng)彈出檔案移交與接收登記表 點(diǎn) 擊打印機(jī)圖標(biāo)打印登記表后 點(diǎn)擊退出進(jìn)入下一個(gè)報(bào)表的打印 1 點(diǎn)擊選擇檔案發(fā)送包保存路 點(diǎn)擊選擇檔案發(fā)送包保存路 徑徑 3 點(diǎn)擊導(dǎo)出按鈕 點(diǎn)擊導(dǎo)出按鈕 2 勾選上封裝電子原文 勾選上封裝電子原文 23 7 找到第 5 步 SIP 信息包導(dǎo)出時(shí) 指定的導(dǎo)出路徑找到導(dǎo)出的 SIP 包 SIP 包后綴名為 zip 通過網(wǎng)絡(luò) 優(yōu)盤 光盤刻錄等手段遞交給 檔案館 打印報(bào)表后 點(diǎn)擊退出進(jìn)入下一個(gè)報(bào)表的打印界打印報(bào)表后 點(diǎn)