行政人事部SOP標(biāo)準(zhǔn)操作手冊.doc

行政辦公室標(biāo)準(zhǔn)操作程序一覽表序號任務(wù)號任務(wù)的題目頁碼1.EO-SOP-01代表酒店參加有關(guān)會議2.EO-SOP-02蓋酒店公章和開具介紹信3.EO-SOP-03交換文件（發(fā)文）4.EO-SOP-05酒店行政文件的登記及傳閱5.EO-SOP-06以酒店名義向外發(fā)文6.EO-SOP-07上級工作簡報7.EO-SOP-08為外籍人員辦理來華手續(xù)8.EO-SOP-09各部門領(lǐng)取辦公用品的審批與核算9.EO-SOP-10全店辦公設(shè)備的調(diào)配10.EO-SOP-12電話通知的處理 11.EO-SOP-13安排酒店管理人員會議12.EO-SOP-14為酒店業(yè)務(wù)訂報13.EO-SOP-16辦理賓客來店參觀手續(xù)14.EO-SOP-17接待參觀15.EO-SOP-18制定酒店工作計劃16.EO-SOP-19總結(jié)年度工作程序17.EO-SOP-20基本決策程序18.EO-SOP-21設(shè)施設(shè)備添置、更新、和裝修改造編制程序19.EO-SOP-22VIP接待程序20.EO-SOP-23總經(jīng)理辦公會程序21.EO-SOP-24內(nèi)部文件傳閱程序22.EO-SOP-25外部文件傳閱程序23.EO-SOP-26公文制定程序24.EO-SOP-27文件資料的歸檔處理程序25.EO-SOP-28保密文件的處理程序26.EO-SOP-29保密文件的查詢、借閱程序27.EO-SOP-30信件處理程序28.EO-SOP-31賓客意見書處理程序29.EO-SOP-33會客、訪客的程序30.EO-SOP-34內(nèi)部用車審批程序31.EO-SOP-35車輛油料填加和審批程序32.EO-SOP-36車輛維護程序33.EO-SOP-37出差審批程序34.EO-FORM-08文件收發(fā)登記表35.EO-FORM-09車輛行使及油耗登記表36.EO-FORM-10宿舍申請表37.EO-FORM-11辦公用品領(lǐng)用登記表38.EO-FORM-12發(fā)文稿紙39.EO-FORM-13公司文件稿紙40.EO-FORM-14賓客到店參觀申請表41.EO-FORM-15文件資料調(diào)閱登記表42.HR-SOP-01員工招聘程序43.HR-SOP-02員工入職辦理程序44.HR-SOP-03員工轉(zhuǎn)正考核程序45.HR-SOP-04員工晉升、調(diào)動辦理程序46.HR-SOP-05員工離職辦理程序47.HR-SOP-06優(yōu)秀員工評選程序48.HR-SOP-07員工投訴及建議處理程序49.HR-SOP-08人事檔案建立及保管程序50.HR-SOP-09員工社保申報程序51.HR-SOP-10員工考勤審核程序52.HR-SOP-11員工制服、工鞋及工號牌發(fā)放程序53.HR-SOP-12員工工資核算程序54.HR-SOP-13新員工培訓(xùn)程序55.HR-SOP-14在職員工培訓(xùn)程序56.HR-SOP-15培訓(xùn)效果評估考核程序57.HR-SOP-16假期工錄用及工資結(jié)算程序58.HR-SOP-17員工活動組織程序59.HR-SOP-18員工宿舍入住程序60.HR-SOP-19勞動爭議的協(xié)調(diào)處理程序標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-1任務(wù)的題目：代表酒店參加有關(guān)會議需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、接受指示（1） 接受酒店領(lǐng)導(dǎo)委托；（2） 問清會議主題、時間、地點和對參會者的要求；（3） 依據(jù)酒店領(lǐng)導(dǎo)和會議要求，做必要的準(zhǔn)備；（4） 按會議主題要求，選派相應(yīng)人選；個人不得私自代表酒店參會。2、參加會議（1） 準(zhǔn)時參加會議；（2） 準(zhǔn)確、全面地做好會議記錄；（3） 未經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，不得私自代表酒店就重大問題表態(tài)。3、匯報（1） 會議結(jié)束后，及時向酒店領(lǐng)導(dǎo)約定匯報時間及形式；（2） 重點匯報會議要求酒店來落實的工作項目及要求；（3） 對會議布置的工作，不得在匯報時私自取舍。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-2任務(wù)的題目：蓋酒店公章和開具介紹信需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、申請批準(zhǔn)（1） 由個人或部門提出申請；（2） 申請中寫明時間、部門、經(jīng)辦人、聯(lián)系單位和事由；（3） 公章一般由總經(jīng)理審批，人事章由行政人事部門主管審批。2、登記（1） 由經(jīng)辦人手持批文，到行政辦公室辦理登記；（2） 登記時寫明經(jīng)辦人、聯(lián)系單位、事由等3、蓋章開信（1） 按申請批文所示內(nèi)容，清楚、準(zhǔn)確地填寫介紹信；（2） 禁止開具空白介紹信；（3） 將公章蓋在指定位置或發(fā)出單位名稱與日期處，保證印章字跡清晰。如涉及到合同蓋章，按照天藝集團合同管理規(guī)定，蓋章之前先完成合同簽署前期調(diào)查表、日常經(jīng)營合同審批單報批，如企業(yè)租賃合同、在建工程項目合同。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-5任務(wù)的題目：酒店行政文件的處理需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、登記（1） 行政辦公室秘書接到文件后，要于當(dāng)日在收文本上登記，寫明來文原編號、收文日期、文件份數(shù)、內(nèi)容提要、來文機關(guān)及書文編號等；（2） 在每份文件的右上角空白處蓋收文章，寫明收文時間及收文號；（3） 填寫文件傳閱單，每份文件一張，并釘在文件封面。2、批示處理（1） 文件夾返回后，翻閱每份文件傳閱單，檢查是否有店領(lǐng)導(dǎo)批示；（2） 有批示的按批示辦理，并在傳閱單上結(jié)果及日期；（3） 無批示的文件暫放行政辦公室存檔，年終統(tǒng)交酒店檔案室保管；（4） 上級主管部門要求收回的文件要在指定時間交回，并辦理相應(yīng)手續(xù)；（5） 總公司郵件已審批的發(fā)文應(yīng)打印存放在收文文檔處。3、傳閱（1） 文件登記后將文件傳閱夾交部門經(jīng)理（急件放在最上面，并標(biāo)上記號）；（2） 秘書將文件夾送店領(lǐng)導(dǎo)傳閱，順序按先常務(wù)副總經(jīng)理，后其他店領(lǐng)導(dǎo)；（3） 部門經(jīng)理閱后在文件傳閱單上寫明建議和“請店領(lǐng)導(dǎo)傳閱”以及簽閱日期；最后呈送總經(jīng)理批準(zhǔn)。（4） 遇有保密文件時，要將文件交給店領(lǐng)導(dǎo)手中，并做傳閱記錄。（5） 當(dāng)天下班之前必須下發(fā)。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-6任務(wù)的題目：以酒店名義向外發(fā)文需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、擬文各部門受店領(lǐng)導(dǎo)委托或上級主管部門指示以酒店名義寫的報告、請示、簡報等，在行政辦公室填寫發(fā)文表，連同原稿一起交主管店領(lǐng)導(dǎo)審批；2、審批發(fā)稿被批準(zhǔn)后，到行政辦公室要發(fā)文號，并登記。3、打?。?） 發(fā)文部門自行擬稿；（2） 校對；（3） 打印，上報文件份數(shù)一般為一份。4、發(fā)出（1） 將打印好的文稿送至店領(lǐng)導(dǎo)處簽批；（2） 將簽批完的文件發(fā)放至抄送部門并要求收件部門簽字；（3） 原稿、批件及一份正式文稿交行政辦公室存檔。酒店的對外經(jīng)濟合同必須由總經(jīng)理、總審計師 / 財務(wù)總監(jiān)、相關(guān)部門責(zé)任人匯簽后加蓋酒店公章，正本由計財部存檔。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-7任務(wù)的題目：報送工作簡報需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、收集（1） 要了解簡報內(nèi)容和范圍，如：有重要人物參加的大型宴會、酒店主要經(jīng)營數(shù)字的最新紀(jì)錄、上級指派的重大接待工作、企業(yè)內(nèi)部改革的新舉措及黨、工、團開展的活動等。（2） 由前廳部、銷售部負(fù)責(zé)人提供信息，必要時向店領(lǐng)導(dǎo)征詢；（如海南新國賓館）（3） 認(rèn)真閱讀酒店各種職能組織的會議紀(jì)要或文件；2、起草整理（1） 行政辦主任在接待過程結(jié)束后盡快起草簡報；（2） 簡報中所反映事件的時間、人物、過程、結(jié)果、經(jīng)驗等要真實，不得虛構(gòu)；（3） 簡報文字和書寫格式要符合要求。3、報批（1） 填寫發(fā)文審批單并編號；（2） 將文稿和發(fā)文審批單一并交主管店領(lǐng)導(dǎo)審閱。4、打?。?） 店領(lǐng)導(dǎo)簽字后將批改過的稿件送交秘書打?。唬?） 校對；（3） 客人離店三天內(nèi)印發(fā)正式稿件；5、發(fā)送（1） 將正式稿件以公文流轉(zhuǎn)或傳真上報。（2） 原稿、批件由行政辦公室存檔。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序（各部門領(lǐng)取貨品都由財務(wù)部審核）部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-9任務(wù)的題目：各部門領(lǐng)取辦公用品的審批與核算需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、填寫領(lǐng)貨單（1） 申請部門要寫明辦公用品的名稱、申領(lǐng)數(shù)量、使用時限及用途；（2） 部門經(jīng)理在領(lǐng)貨單上簽字；（3） 交行政辦轉(zhuǎn)分管店級領(lǐng)導(dǎo)簽字。2、審批（1） 復(fù)核辦公室用品名稱是否為申領(lǐng)部門實際應(yīng)用的范疇；（2） 復(fù)核申領(lǐng)數(shù)量是否超出預(yù)算和歷史同期消耗標(biāo)準(zhǔn)；（3） 壓縮費用，把好審批關(guān)。3、提貨（1） 庫房發(fā)貨員要嚴(yán)格按照領(lǐng)貨單上批準(zhǔn)貨項和數(shù)量發(fā)放；（2） 暫時沒有的物品要及時消帳，并在提貨單上注明。4、核算酒店在每月固定日期，庫房要按部門對使用的辦公用品進(jìn)行核算；起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-10任務(wù)的題目：全店辦公設(shè)備的調(diào)配需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、提出申請（1） 因擴大業(yè)務(wù)需增加調(diào)配辦公設(shè)備的部門，需書面申請，說明原因；（2） 因現(xiàn)用辦公設(shè)備損壞或丟失需補充的部門，也需書面申請，說明原因（3） 將申請上交主管店領(lǐng)導(dǎo)審批。2、調(diào)配（1） 行政辦公室經(jīng)理接到批件后，根據(jù)批示進(jìn)行內(nèi)部調(diào)配；（2） 如內(nèi)部無法調(diào)配，通知申請部門辦理采購手續(xù)；（3） 新購進(jìn)的辦公設(shè)備到貨后，需到行政辦公室登記；（4） 替換下來的設(shè)備仍可維修使用的填寫清修單，不能修復(fù)的辦理報損手續(xù)。（5） 財務(wù)部需辦理固定資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-13任務(wù)的題目：安排酒店管理人員會議需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、確認(rèn)在會議前兩天向主管店領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)會期、時間、會議內(nèi)容及其它要求；2、訂會議室通知餐飲部及銷售部開會日期、時間、人數(shù)及其它要求，預(yù)訂會議室。3、通知（1） 通過電子郵件(緊急情況下電話)通知所有與會者，并講明要求；（2） 做通知記錄，將因故不能到會者上報店領(lǐng)導(dǎo)。(現(xiàn)階段根據(jù)酒店具體情況而定)4、會前檢查（1） 在會前半個小時到會場檢查設(shè)備、設(shè)施是否符合要求，發(fā)現(xiàn)問題要及時與餐飲部聯(lián)系，立即糾正；（2） 如遇特殊情況不能如期開會時，要及時向主管店領(lǐng)導(dǎo)匯報，以決定是否改期。5、參加會議（1） 提前到會；（2） 做會議出勤記錄，并于會前向會議主持人通報出勤情況；（3） 認(rèn)真做會議記錄，內(nèi)容完整。6、會后工作（1） 遇有重要會議時，會后要組織向缺席人員傳達(dá)；（2） 辦公室主任必要時收集一些相關(guān)的會議反饋，寫出書面材料供店領(lǐng)導(dǎo)參考。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-14任務(wù)的題目：為酒店業(yè)務(wù)訂報需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、預(yù)算（1） 在每年年底接到下一年訂報通知后一周內(nèi)做出訂報預(yù)算；（2） 將預(yù)算報酒店當(dāng)局審批；（3） 按店領(lǐng)導(dǎo)意見修改預(yù)算；（4） 向各部門通報酒店批準(zhǔn)的訂報預(yù)算及各部報紙名稱、份數(shù)；（5） 根據(jù)各部門的實際需要在預(yù)算范圍內(nèi)做適當(dāng)調(diào)整；2、申請支票填寫國內(nèi)采購單，并將已批準(zhǔn)的預(yù)算附后。3、訂報（1） 待支票批準(zhǔn)后，連同已填好的訂報單到郵局辦理訂報手續(xù)；（2） 將訂報單和發(fā)票帶回。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序（沒有）部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-15任務(wù)的題目：分發(fā)內(nèi)部報紙需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、 取報（1） 酒店報紙均由郵政局送到本酒店指定地點/報箱。（2） 行政辦文秘每日按規(guī)定時間前往領(lǐng)取。2、分報（1） 按分報單進(jìn)行分報，確保報紙種類份數(shù)準(zhǔn)確無誤；（2） 在分好的報頭上標(biāo)明部門，以便領(lǐng)取時查找；（3） 如遇某種報紙當(dāng)天未到，需與郵局及時聯(lián)系，問明原因，并耐心向領(lǐng)報人說明情況。3、送報（1） 每天按規(guī)定時間發(fā)報。 （2） 長住戶客人自訂報紙，由客房服務(wù)中心領(lǐng)取，并在領(lǐng)報登記本上簽字；起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-16任務(wù)的題目：辦理社會團體來店參觀程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、登記（1） 填寫參觀登記表，寫明參觀單位、參觀的目的、參觀日期、人數(shù)、參觀區(qū)域及特殊要求及酒店方申請人等；（2） 如對方所提參觀日期與本店經(jīng)營活動發(fā)生沖突，要向?qū)Ψ秸f明情況，建議對方改變?nèi)掌凇?、報批將登記表交主管店領(lǐng)導(dǎo)審批。3、通知（1） 接到審批表后，電話通知對方，確認(rèn)實際參觀日期、時間等；（2） 業(yè)務(wù)事由需要參觀酒店的，由業(yè)務(wù)對口部門自行安排。（此程序通常是針對外部各種社會團體）起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-17任務(wù)的題目：接待參觀需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1、參觀前準(zhǔn)備1、 接待部門必須持有店領(lǐng)導(dǎo)簽字的參觀登記表，任何個人或部門不得私自接待參觀，以免影響酒店正常經(jīng)營和秩序；2、 如有特殊參觀要求的，要提前做好準(zhǔn)備，并通知所參觀部門；3、 外賓及記者的參觀由酒店公關(guān)經(jīng)理負(fù)責(zé)，國內(nèi)賓客的參觀由行政辦公室統(tǒng)一辦理手續(xù)并安排有關(guān)部門接待。4、 準(zhǔn)備貴賓胸卡，抵店后每人發(fā)一枚。2、陪同參觀1、 接待人員要在指定時間、約定地點等候，將審批表交給當(dāng)班警衛(wèi)；2、 當(dāng)見到參觀客人時，接待人員要主動上前打招呼，說“歡迎來酒店參觀，指導(dǎo)”，并向來賓做自我介紹；3、 根據(jù)參觀者的要求熱情介紹酒店設(shè)施和服務(wù)項目，當(dāng)客人提出問題超出應(yīng)介紹的范圍或接待員不清楚時，要慎重回答；4、 參觀范圍一般是對外的營業(yè)場所、外室環(huán)境及酒店公共服務(wù)設(shè)施，在餐廳營業(yè)時間謝絕參觀，游泳池、健身房、美容室、電腦機房、電話機房等區(qū)域不宜參觀；5、 如要求參觀客房要到前臺辦理領(lǐng)取鑰匙手續(xù)，登記房間號及使用時間；6、 遇有貴賓參觀或上級單位安排的參觀，店領(lǐng)導(dǎo)要到場接待。3、歡送1、 當(dāng)參觀結(jié)束時，要征求對方對我店的印象及需改進(jìn)的意見；2、 接待人員要向客人說“再見，歡迎下次再來我們酒店參觀、指導(dǎo)”；3、 接待人員要到酒店大門外目送其離去；4、 辦理退鑰匙及其它收尾事宜。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-18任務(wù)的題目：制定酒店工作計劃需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 組織召開酒店辦公會議，布置部門工作計劃制定任務(wù)召開部門經(jīng)理以上人員參加的酒店辦公會議。要求各部門在酒店總體目標(biāo)和戰(zhàn)略框架下制定本部門的年度工作計劃讓各部門理解酒店總體目標(biāo)與戰(zhàn)略并制定相應(yīng)工作計劃2 收集、匯總；制定出酒店總體工作計劃1、 將各部門根據(jù)酒店總體工作目標(biāo)和戰(zhàn)略制定的工作計劃統(tǒng)一收集2、 對部門的工作計劃進(jìn)行匯總、整理，制定出酒店的總體工作計劃確立酒店系統(tǒng)、完整的總體工作計劃3 上報上述工作計劃由行政辦公室主任審閱后報總經(jīng)理審批領(lǐng)導(dǎo)決策4 修訂根據(jù)總經(jīng)理審核意見進(jìn)行修改和補充，最后定稿并印發(fā)完善工作計劃5存檔將批準(zhǔn)后的工作計劃電子文本存入電腦，正本收入文件柜科學(xué)建檔，方便日常資料查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-19任務(wù)的題目：年度總結(jié)工作需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 收集統(tǒng)一收集各部門制定的部門年度工作總結(jié)便于匯總2 匯總匯總各部門工作總結(jié)，整理出整個酒店的年度工作總結(jié)報告對整個酒店的年度工作進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、客觀地總結(jié)和評價3上報上述工作總結(jié)由行政辦公室主任審閱后報總經(jīng)理以便領(lǐng)導(dǎo)決策4 修改根據(jù)總經(jīng)理意見進(jìn)行修改和補充，最后定稿并印發(fā)補充、完善5 存檔將批準(zhǔn)后的工作總結(jié)電子文本存入電腦，正本收入文件柜?？茖W(xué)建檔，方便日常資料查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-20任務(wù)的題目：基本決策程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 各部門分別制定基本決策內(nèi)容1、部門根據(jù)工作需要制定基本決策；2、部門負(fù)責(zé)人審閱決策內(nèi)容2 轉(zhuǎn)送、上報1、轉(zhuǎn)相關(guān)部門審閱決策內(nèi)容，并會簽意見；2、上述決策要報總經(jīng)理審閱以便使各部門提出的基本決策更科學(xué)合理并確保各部門之間工作的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一3 修改決策根據(jù)總經(jīng)理意見進(jìn)行修改和補充，最后定稿并印發(fā)完善4存檔將批準(zhǔn)后的決策電子文本存入電腦，正本收入文件柜科學(xué)建檔，方便查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-21任務(wù)的題目：設(shè)施設(shè)備添置、更新、和裝修改造編制程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 接受申報1、各部門申報：需要添置、更新和裝修改造設(shè)備的理由、種類型號及費用預(yù)算等；2、部門負(fù)責(zé)人審核簽字。便于酒店領(lǐng)導(dǎo)決策2 轉(zhuǎn)送各部門1、轉(zhuǎn)相關(guān)部門審核設(shè)備的種類型號是否合適；2、根據(jù)相關(guān)部門所提出的修改意見修改；3、修改后將正式費用預(yù)算文件轉(zhuǎn)財務(wù)部審核。進(jìn)一步確認(rèn)添置、更新和裝修改造設(shè)備的必要性、合理性；審核設(shè)備種類型號、費用預(yù)算的合理性3 上報1、報總經(jīng)理審批；3、 將總經(jīng)理批閱后的文件轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理；4、 當(dāng)預(yù)算超過總經(jīng)理的審批權(quán)限，上報集團財務(wù)部審批。領(lǐng)導(dǎo)決策轉(zhuǎn)各部門實施4 存檔1、 集團財務(wù)部審批后，由總經(jīng)理批閱后轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理；2、 電子文本存檔電腦中，文件正本存財務(wù)部門，相關(guān)部門存檔復(fù)印件?？茖W(xué)建檔，方便查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-23任務(wù)的題目：總經(jīng)理辦公會程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1接到會議通知1、 根據(jù)總經(jīng)理的安排確定時間，地點及參加會議的人員；2、 與相關(guān)部門聯(lián)系布置會場；3、 根據(jù)會議內(nèi)容與會者提前準(zhǔn)備會議資料。4、 行政辦通知參加會議人員；2開會1、 行政辦公室人員在會前15分種到場落實各項準(zhǔn)備是否到位；2、 清點到場人數(shù)，并電話通知還未到場的人員；3、 做好會議紀(jì)錄；3整理1、 會議結(jié)束后24小時之內(nèi)，形成會議紀(jì)要；2、 行政辦公室主任審閱后報總經(jīng)理簽發(fā)；3、 下發(fā)各個與會人員；4存檔將文件的電子文本存于電腦中，文件正本存于文件柜中起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-24任務(wù)的題目：內(nèi)部文件傳閱程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：閱讀者必須簽字認(rèn)可做什么怎么做P為什么1 接受文件接受各部門上報的文件和材料，并對文件的格式和文字內(nèi)容把關(guān)，對不符合要求的文件和材料退回原部門。規(guī)范行文格式，提高行文水平2文件處理1、 按要求將文件轉(zhuǎn)送有關(guān)部門，較重要的文件應(yīng)由辦公室主任閱知后轉(zhuǎn)送2、 做好跟蹤催辦工作，并將處理結(jié)果及時反饋領(lǐng)導(dǎo)閱知。使工作真正落到實處，避免工作留于形式3存檔分類歸檔科學(xué)建檔，以備查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-25任務(wù)的題目：外部文件傳閱程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 文件接收1、收文后統(tǒng)一由秘書登記編號。2、行政辦公室主任簽署意見。對文件進(jìn)行過濾、整理2 上報及時呈報酒店主管領(lǐng)導(dǎo)并總經(jīng)理閱示。以便領(lǐng)導(dǎo)即時決策3 文件轉(zhuǎn)送和督辦1、將酒店領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件轉(zhuǎn)送有關(guān)部門閱辦。2、傳閱文件要進(jìn)行跟蹤、督辦。落實執(zhí)行情況并防止積壓和遺失。避免工作延誤，造成酒店損失4存檔及時收回已閱文件，并整理分類歸檔?？茖W(xué)建檔，以備查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-26任務(wù)的題目：公文制作程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 起草1、 根據(jù)實際工作起草文件；2、 遵照天藝集團文件格式制作公文；2 審核相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核文件便于情況核實和工作協(xié)調(diào)3 上報將審核的文件上報總經(jīng)理，經(jīng)簽批后下發(fā) 便于領(lǐng)導(dǎo)決策4 存檔正式文稿存于電腦中，文本文件分類歸檔存于文件柜中便于查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-27任務(wù)的題目：文件資料的歸檔處理程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 分類1、辦理完的文件，及時交行政辦歸檔處理。2歸檔前要先把資料進(jìn)行分類，分組裝入待辦卷宗、按字母順序排列、按題目分類、或按地區(qū)、時間等形式分類2、文件收回后按“條款類目”分別存放，整理立卷歸檔。避免文件的遺失2 歸檔1、須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并按順序排列。2、做好文件索引便于查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-29任務(wù)的題目：文件的查閱、借閱程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1查閱案卷不能借出，只供在行政辦/檔案室閱看，不立卷的文件夾及資料可借出。保密的需要2借閱手續(xù)1、 履行檔案借閱登記手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。2、 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離行政辦/檔案室。3、 外單位摘抄/復(fù)印卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進(jìn)行審核才能帶出。避免文件的外泄和文件丟失3歸還1、 文件、資料借閱期限不得超過一個星期，到期必須歸還，如需要再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)2、 借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)丟失或損壞，應(yīng)及時報告總經(jīng)理。保密需要起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-30任務(wù)的題目：信件處理程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 信件的分類、處置1、 行政辦統(tǒng)一對郵寄給酒店的信件進(jìn)行分類。2、 郵寄給店領(lǐng)導(dǎo)私人的信件交給本人外，其它信件統(tǒng)一由行政辦公室拆閱。3、 其他部門信件由酒店指定人員轉(zhuǎn)送給有關(guān)部門，重要信件由辦公室主任批閱并呈送店領(lǐng)導(dǎo)。避免信件收發(fā)工作的混亂、信件的遺失和延誤2 信件的回復(fù)根據(jù)店領(lǐng)導(dǎo)意見，決定是否復(fù)函。3 信件的保管重要信件要保留信封，連同處理結(jié)果一并存檔。以備日后查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-31任務(wù)的題目：賓客意見書處理程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1意見書收集 相關(guān)部門（前廳部、銷售部、客房部、餐飲部）收集賓客意見書送至行政辦公室。 提高服務(wù)質(zhì)量2整理行政辦將賓客意見書分類整理。3審批行政辦公室將整理后的賓客意見書報總經(jīng)理閱示。4下發(fā)1根據(jù)總經(jīng)理批示意見轉(zhuǎn)相關(guān)部門具體落實；2行政辦督促相關(guān)部門落實情況。5存檔1、把總經(jīng)理批示后的賓客意見書原件留行政辦備案。2、把賓客意見書送銷售部做統(tǒng)計分析報告。3、有典型性事例的可做培訓(xùn)案例。以備日后查詢起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-33任務(wù)的題目：會客、訪客程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1 會客、訪客前準(zhǔn)備1、 了解客人的身份，聽取總經(jīng)理對訪客、會客的具體要求。2、 與客人預(yù)先電話聯(lián)系，征得客人同意，并約定時間；3、 準(zhǔn)備相關(guān)資料；4、 檢查著裝、注意儀表儀容；2 會客1、禮貌、熱情接待；2、做好記錄；及時匯報3 訪客1、 將拜訪客戶的姓名、地址、事由，以口頭或書面形式向總經(jīng)理匯報；2、 安排總經(jīng)理訪客具體事宜。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-34任務(wù)的題目：內(nèi)部用車審批程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1填寫派車單凡屬本市外地區(qū)用車，各部門用車人提前一天填寫派車單送到行政辦報總經(jīng)理批準(zhǔn)；2派車1、 在市內(nèi)用車，各部門用車人提前半天填寫派車單送到行政辦主任簽字派車；2、 車隊司機出車一律憑派車單出車；3、 部門經(jīng)理以上管理人員因工作需要自駕車到市外必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；4、 如遇特殊情況急需用車，先電話請示派車，后補派車單。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-35任務(wù)的題目：車輛油料填加和審批程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1檢查車輛油量由主車司機每日上班根據(jù)車輛調(diào)度情況和派車單檢查車輛油料剩余情況。2定點加油1、 如需加油時，由司機領(lǐng)取加油單到指定加油站加油，同時做好加油登記。2、司機同時要做好行車?yán)锍痰怯洝? 非定點加油如屬途中（長途）補充燃料，需開具發(fā)票，憑里程和燃料實際數(shù)憑發(fā)票按程序報銷。3匯總加油單審批月末匯總加油單，需由行政辦審批，報財務(wù)部審核。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-36任務(wù)的題目：車輛維護程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么1發(fā)現(xiàn)問題主車司機在日常維護檢查中發(fā)現(xiàn)問題；發(fā)現(xiàn)問題及時匯報2確定問題發(fā)現(xiàn)問題的主車司機和車隊維修主管、車隊隊長共同確定維修部件；正常程序3審批1、 主車司機提出維修意見轉(zhuǎn)維修主管、車隊隊長簽字后，轉(zhuǎn)行政辦公室主任審閱后報財務(wù)部門審核；2、 財務(wù)部門審閱后報總經(jīng)理簽批；4送修送酒店定點維修廠進(jìn)行維修。起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：行政辦公室實行者職稱：辦公室人員任務(wù)號：EO-SOP-37任務(wù)的題目：出差審批程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么傳遞、上報1、 員工出差填寫出差審批單由部門負(fù)責(zé)人審批后轉(zhuǎn)行政辦公室報總經(jīng)理審批；2、 部門負(fù)責(zé)人出差填寫出差審批單報行政辦公室轉(zhuǎn)酒店總經(jīng)理審批；3、 酒店總經(jīng)理出差填寫出差審批單后由行政辦公室轉(zhuǎn)酒店集團領(lǐng)導(dǎo)審批。4、 員工出差填寫出差審批單由部門負(fù)責(zé)人審批后轉(zhuǎn)行政辦公室報總經(jīng)理審批；5、 部門負(fù)責(zé)人出差填寫出差審批單報行政辦公室轉(zhuǎn)酒店總經(jīng)理審批；6、 酒店總經(jīng)理出差填寫出差審批單后由行政辦公室轉(zhuǎn)酒店集團領(lǐng)導(dǎo)審批。酒店管理規(guī)定起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期： 標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：人力資源部實行者職稱：人事專員任務(wù)號：HR-SOP-01任務(wù)的題目：員工招聘程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么費用、場地（1） 擬定招聘方案、確定崗位需要量 方案內(nèi)容應(yīng)包括招聘時間、招聘地點、招聘人物、招聘所需的所有費用（2） 確定招聘方案、預(yù)支所需費用（3） 應(yīng)聘者填寫應(yīng)聘表（4） 人事部進(jìn)行初次面試，通過后通知部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)試 對收到的簡歷進(jìn)行篩選、初步的面談（5） 未通過職位或已滿編的崗位對其簡歷需備注清楚，放在檔案袋統(tǒng)一存檔（6） 通過的員工約定上崗日期 管理層員工需店長面試，通過后方才可約定上崗起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：人力資源部實行者職稱：人事專員任務(wù)號：HR-SOP-02任務(wù)的題目：員工入職辦理程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么入職準(zhǔn)備（1） 通知員工準(zhǔn)備兩張一寸照片（2） 身份證復(fù)印機一張、（3） 健康證（入職三十天內(nèi)上交）（4） 管理層員工需提前將手機卡、辦公位置、辦公用品準(zhǔn)備好（5） 相關(guān)證書：畢業(yè)證書、技能證書入職報到（1） 到人事部辦理入職手續(xù)，提交入職準(zhǔn)備所需物品（2） 人事部帶領(lǐng)認(rèn)識新同事、大概瀏覽酒店各部門入職培訓(xùn)（1） 組織新員工培訓(xùn)（2） 執(zhí)行新員工培訓(xùn)流程（3） 培訓(xùn)考核入職結(jié)束（1） 員工上崗前的最后考核（2） 送至工作崗位（3） 人事部錄入花名冊起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：人力資源部實行者職稱：人事專員任務(wù)號：HR-SOP-03任務(wù)的題目：員工轉(zhuǎn)正考核程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么提交人事變動表（1） 每月25日之前由部門負(fù)責(zé)人提交當(dāng)月需轉(zhuǎn)正的員工的“人事變動表”（2） 每月26日人事部對提交的表進(jìn)行匯總考核（1） 一線員工由人事部組織對員工的考勤、工作表現(xiàn)、崗位技能等進(jìn)行測試。（2） 領(lǐng)班級以上的員工由人事部組織考核，分為筆試考核與面試考核?？己私Y(jié)束（1） 考核結(jié)束需在人事變動表填考核結(jié)果及意見。（2） 呈店長進(jìn)行審批，通過的員工，次月方可轉(zhuǎn)正起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：人力資源部實行者職稱：人事專員任務(wù)號：HR-SOP-04任務(wù)的題目：員工晉升調(diào)動辦理程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么（1）每月25日前提交員工晉升調(diào)動表至人事部（2）每月26日人事部對提交的表進(jìn)行匯總（1） 晉升與調(diào)動先確認(rèn)崗位是否有空缺，調(diào)動后現(xiàn)崗位是否有人接替（2） 雙方部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)調(diào)動（3） 對該員工進(jìn)行考核 企業(yè)文化、公司制度 調(diào)動后的崗位技能的考核（1） 通過考核的員工在其變動的崗位上進(jìn)行試用期1-3個月起草者：批準(zhǔn)者：職稱：簽字/日期：職稱：簽字/日期：標(biāo)準(zhǔn)操作程序部門：人力資源部實行者職稱：人事專員任務(wù)號：HR-SOP-05任務(wù)的題目：員工離職辦理程序需要使用的工具：效益/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：做什么怎么做P為什么提出申請（1） 試用期員工提前15天前向部門負(fù)責(zé)人提出離職，部門負(fù)責(zé)人同意后到人事部領(lǐng)取離職申請表（2） 正式員工30天前向部門負(fù)責(zé)人提出離職，部門負(fù)責(zé)人同意后到人事部領(lǐng)取離職申