公文格式及常見錯(cuò)誤PPT課件

黨政機(jī)關(guān)公文格式及注意事項(xiàng) 1 一 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo) 公文用紙一般使用紙張定量為60g m2 80g m2的膠版印刷紙或者復(fù)印紙 2 二 公文用紙幅面尺寸及版面要求 1 幅面尺寸公文用紙采用GBT148中規(guī)定的A4型紙 其成品幅面尺寸為 210mm 297mm 2 頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^ 上白邊 為37mm 1mm 公文用紙訂口 左白邊 為28mm 1mm 版心尺寸為 156mm 225mm 3 4 3 字體和字號(hào)如無特殊說明 公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字 特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整 4 行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行 每行排28個(gè)字 每面共計(jì)616個(gè)字 并撐滿版心 特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整 5 文字的顏色如無特殊說明 公文中文字的顏色均為黑色 5 6 制版要求版面干凈無底灰 字跡清楚無斷劃 尺寸標(biāo)準(zhǔn) 版心不斜 誤差不超過1mm 7 印刷要求雙面印刷 頁碼套正 兩面誤差不超過2mm 黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜標(biāo)準(zhǔn) 印品著墨實(shí) 均勻 字面不花 不白 無斷劃 8 裝訂要求公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂 不掉頁 兩頁頁碼之間誤差不超過4mm 裁切后的成品尺寸允許誤差 2mm 四角成90 無毛茬或缺損 6 騎馬裝訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng) 1 訂位為兩釘訂眼距版面上下邊緣各70mm處 允許誤差 4mm 2 無壞釘 漏釘 重釘 釘腳平伏牢固 3 騎馬訂釘均訂在折縫線上 平訂釘與書脊間的距離為3mm 5mm 7 公文格式各要素的劃分本標(biāo)準(zhǔn)將版心的公文格式各要素劃分為版頭 主體 版記三部分 公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭 公文首頁紅色分隔線 不含 以下 公文末頁首條分隔線 不含 以上的部分稱為主體 公文末頁首條分隔線以下 末條分隔線以上的部分稱為版記 頁碼位于版心外 三 公文格式要素編排規(guī)則 8 1 版頭 1 份號(hào) 如需標(biāo)注份號(hào) 一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字 頂格編排在版心左上角第一行 2 密級(jí)和保密期限 如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限 一般用3號(hào)黑體字 頂格編排在版心左上角第二行 保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 3 緊急程度 如需標(biāo)注緊急程度 一般用3號(hào)黑體字 頂格編排在版心左上角 如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度 按照份號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度的順序自上而下分行排列 9 10 4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加 文件 二字組成 也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm 推薦使用小標(biāo)宋體字 顏色為紅色 以醒目 美觀 莊重為原則 聯(lián)合行文時(shí) 如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前 如有 文件 二字 應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè) 以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布 11 12 5 發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置 居中排布 年份 發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 年份應(yīng)標(biāo)全稱 用六角括號(hào) 括入 發(fā)文順序號(hào)不加 第 字 不編虛位 即1不編為01 在阿拉伯?dāng)?shù)字后加 號(hào) 字 上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排 與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行 13 6 簽發(fā)人由 簽發(fā)人 三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成 居右空一字 編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置 簽發(fā)人 三字用3號(hào)仿宋體字 簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字 如有多個(gè)簽發(fā)人 簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右 自上而下依次均勻編排 一般每行排兩個(gè)姓名 回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊 14 2 主體 1 標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字 編排于紅色分隔線下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行時(shí) 要做到詞意完整 排列對(duì)稱 長(zhǎng)短適宜 間距恰當(dāng) 標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形 中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦廳關(guān)于印發(fā) 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例 通知 中共中央關(guān)于印發(fā) 黨內(nèi)法規(guī)制定條例 的通知 15 2 主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置 居左頂格 回行時(shí)仍頂格 最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào) 如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí) 應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記 3 正文公文首頁必須顯示正文 一般用3號(hào)仿宋體字 編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行 每個(gè)自然段左空二字 回行頂格 文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用 一 一 1 1 標(biāo)注 一般第一層用黑體字 第二層用楷體字 第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注 16 4 附件說明如有附件 在正文下空一行左空二字編排 附件 二字 后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱 如有多個(gè)附件 使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào) 如 附件 1 XXXXX 附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí) 應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊 17 18 5 發(fā)文機(jī)關(guān)署名 成文日期和印章加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排 印章用紅色 不得出現(xiàn)空白印章 單一機(jī)關(guān)行文時(shí) 一般在成文日期之上 以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名 印章端正 居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期 使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文 或附件說明 一行之內(nèi) 19 20 6 成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年 月 日標(biāo)全 年份應(yīng)標(biāo)全稱 月 日不編虛位 即1不編為01 7 特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章 成文日期時(shí) 可以采取調(diào)整行距 字距的措施解決 8 附注如有附注 居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行 21 22 9 附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排 并在版記之前 與公文正文一起裝訂 附件 二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行 附件標(biāo)題居中編排在版心第三行 附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件與正文不能一起裝訂 應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注 附件 二字及附件順序號(hào) 23 24 3 版記 1 版記中的分隔線版記中的分隔線與版心等寬 首條分隔線和末條分隔線用粗線 推薦高度為1磅 中間的分隔線用細(xì)線 推薦高度為0 7磅 首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上 末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合 25 2 抄送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān) 一般用4號(hào)仿宋體字 在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行 左右各空一字編排 抄送 二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱 回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊 最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào) 如需把主送機(jī)關(guān)移至版記 除將 抄送 二字改為 主送 外 編排方法同抄送機(jī)關(guān) 既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí) 應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行 之間不加分隔線 26 3 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字 編排在末條分隔線之上 印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字 印發(fā)日期右空一字 用阿拉伯?dāng)?shù)字將年 月 日標(biāo)全 年份應(yīng)標(biāo)全稱 月 日不編虛位 即1不編為01 后加 印發(fā) 二字 版記中如有其他要素 應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開 27 28 4 頁碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字 編排在公文版心下邊緣之下 數(shù)字左右各放一條一字線 一字線上距版心下邊緣7mm 單頁碼居右空一字 雙頁碼居左空一字 公文的版記頁前有空白頁的 空白頁和版記頁均不編排頁碼 公文的附件與正文一起裝訂時(shí) 頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排 29 30 一 公文標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法公文標(biāo)題中除法規(guī) 規(guī)章名稱加書名號(hào)外 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 在實(shí)際工作中 標(biāo)題中確有除書名號(hào)之外的其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)存在 如頓號(hào) 括號(hào) 引號(hào) 破折號(hào) 標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用應(yīng)注意以下兩點(diǎn) 1 法律 法規(guī) 規(guī)章名稱全稱應(yīng)加書名號(hào) 2 如果在事由部分出現(xiàn)多個(gè)機(jī)關(guān) 人名等并列時(shí) 每個(gè)機(jī)關(guān)名稱 人名之間應(yīng)用頓號(hào)分開 不使用空格 標(biāo)題要盡量簡(jiǎn)短 不要占的行數(shù)太多 最好不超過三行 采用梯形或菱形排列 四 說明及注意事項(xiàng) 31 公文正文中的結(jié)構(gòu)層次 一般不超過四層 其層次序數(shù)依次可用 一 二 1 1 標(biāo)注 第一層一般用黑體字 第二層一般用楷體字 第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注 需要強(qiáng)調(diào)的是 第一層 一 后面跟的是頓號(hào) 第二層次 一 后面不跟標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 第三層 1 后面跟的是一個(gè)小圓點(diǎn) 第四層次 1 后面不能跟標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 層次序數(shù)可以越級(jí)使用 如果公文結(jié)構(gòu)層次只有兩層 第一層用 一 第二層既可用 二 也可以用 1 二 公文中的結(jié)構(gòu)層次 32 在使用數(shù)字進(jìn)行計(jì)量 編號(hào)的地方 已定型的含阿拉伯?dāng)?shù)字的詞語 如3G MP3等 應(yīng)該使用阿拉伯?dāng)?shù)字 作為非公歷紀(jì)年 概數(shù) 如三四個(gè)月 一二十個(gè) 已定型的漢字?jǐn)?shù)字的詞語時(shí) 應(yīng)該使用漢字?jǐn)?shù)字 如果表達(dá)計(jì)量或編號(hào)所需要用到的數(shù)字個(gè)數(shù)不多 選擇漢字?jǐn)?shù)字還是阿拉伯?dāng)?shù)字在書寫的簡(jiǎn)潔性和辨識(shí)的清晰性兩方面沒有明顯差異時(shí) 兩種形式均可使用 如17號(hào)樓 十七號(hào)樓 3倍 三倍 如果要突出簡(jiǎn)潔醒目的表達(dá)效果 應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字 如果要突出莊重典雅的表達(dá)效果 應(yīng)使用漢字?jǐn)?shù)字 正文中的數(shù)字間不能回行 同一類型的表述必須用同一種數(shù)字 三 公文中關(guān)于阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字?jǐn)?shù)字的用法 33 四 公文常見的幾種錯(cuò)誤 1 主送機(jī)關(guān)中的常見錯(cuò)誤 1 主送機(jī)關(guān)不規(guī)范 2 主送機(jī)關(guān)混亂 3 分類排列時(shí)未按類內(nèi)用頓號(hào) 類間用逗號(hào) 4 排格不正確 多行排列時(shí)在單位名稱處頓開 而不是書寫至行末才回行 回行不頂格 34 2 附件標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤 1 有附件不標(biāo)注 2 附件名未標(biāo)全稱 3 標(biāo)注不規(guī)范 附件 二字頂格標(biāo)注 正確的是左空2字 只標(biāo)一